Uma empresa de sucesso precisa que as tarefas funcionem perfeitamente, onde cada colaborador saiba exatamente o que fazer e quando fazer, com projetos concluídos com pontualidade. Parece um sonho? Na verdade, isso é totalmente possível com um workflow bem estruturado.
Então, se você está cansado de processos desorganizados, prazos perdidos e a sensação constante de apagar incêndios, neste post, vamos te ajudar a montar um fluxo de trabalho eficiente. Basta seguir a leitura para conferir as dicas!
O que é workflow?
Workflow, também chamado de fluxo de trabalho, é um processo usado para completar um projeto. Na prática, é a forma como a equipe trabalha, e pode ser expressada numa série de etapas que precisam ser concluídas em sequência num diagrama ou lista.
O fluxo de trabalho bem definido visa melhorar os resultados da empresa. São as normas, procedimentos e padrões estabelecidos como a melhor forma de otimizar os processos para chegar ao resultado final.
A ferramenta pode ser simples ou complexa, usada para as mais diversas ações em qualquer organização, como a gestão de projetos, para organizar e acompanhar tarefas, automatizar processos, gerenciar as interações com os clientes e mais.
Ela pode ser vista como o fluxo de um estágio para outro, concluído por meio de ferramentas e processos. Você pode executar um fluxo de trabalho completo sozinho (como ao escrever, editar e publicar postagens de blog) ou pode envolver várias pessoas (para fazer vendas complexas para clientes, por exemplo).
No entanto, o workflow não deve ser confundido com apenas uma demanda isolada ou um conjunto desconexo, pois é estratégico e se constitui como um projeto feito em sequência e frequente.
Como, por exemplo, a inserção de colaboradores: sempre que você contrata um novo membro da equipe, precisa explicar como a empresa funciona, quais são suas funções e assim por diante.
Esse treinamento pode ser um workflow, com o cenário dos novos colaboradores envolvidos em várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos. Eles precisam ser devidamente monitorados, gerenciados e capacitados para garantir que sejam eficientes e estejam integrados.
Quais são os tipos de workflow?
O workflow é um importante sistema que ajuda a determinar as atividades de um fluxo que trazem bons resultados. Uma das melhores maneiras de ter um bom desempenho em uma empresa é estabelecer fluxos de trabalho claros e objetivos.
Embora essa seja uma estratégia bastante conhecida, algumas empresas ainda não sabem como usar o método. Nessa linha, existem tipos de workflow que podem garantir o acompanhamento dos processos e o alcance do melhor resultado final.
Conheça os três tipos de fluxos de trabalho:
Workflow de produção
Um workflow de produção é formado por etapas que descrevem como um produto ou serviço é criado até ser entregue ao cliente - contendo até processos como manutenção contínua e pós-venda. A descrição dessas etapas deve otimizar a eficiência, minimizar erros e garantir um resultado final de qualidade.
Cada empresa deve adaptar seu workflow de produção segundo necessidades específicas. Essa ferramenta costuma ser recomendada para grupos que envolvem dados em grande escala, estratégias financeiras e de negócios.
Workflow administrativo
Este workflow descreve como as tarefas administrativas e operacionais são feitas. O método é usado para melhorar a eficiência, a transparência e a precisão desses fluxos. O seu formato depende do tipo de organização e das tarefas que ele descreve.
Um workflow administrativo pode ser simples ou complexo, dependendo da empresa e das suas demandas. A automação e o uso de sistemas integrados são importantes para ganhar eficiência e precisão.
Ele é um meio-termo entre os outros modelos. É recomendado para grupos que participam de atividades contínuas e previsíveis coordenadas por regras simples, além de tarefas que envolvem o processamento de documentos e formulários.
Workflow ad hoc
O workflow ad hoc também é chamado de "workflow não estruturado" ou "workflow sob demanda". É um tipo de fluxo que não segue uma sequência pré-definida, mas é criado e ajustado para situações específicas.
Essa metodologia é mais flexível, pode ser adaptada e personalizada segundo as circunstâncias. Ela envolve a colaboração entre diversas partes, ajudando a garantir agilidade.
Por isso, é o oposto do fluxo de trabalho de produção, que é rígido e não permite alterações. O Workflow ad hoc é adequado principalmente para grupos de pessoas que realizam tarefas sozinhas ou que querem cumprir demandas não tradicionais.
Diferença entre workflow e gestão de processos
Embora os dois termos pareçam muito semelhantes, o workflow é um método que faz parte da gestão de processos e possui um escopo mais amplo numa empresa.
O fluxo de trabalho se concentra nas etapas de organização de pessoas e instruções para garantir que as atividades sejam seguidas corretamente, enquanto o gerenciamento de processos é uma abordagem que se concentra na coordenação de todos os processos de negócios.
Um workflow consiste em estruturação de etapas, já que nem todos os processos estão em um fluxo de trabalho bem definido, pois eles existem naturalmente em uma empresa, com ou sem a devida organização garantida pelo método.
Por fim, são estratégias diferentes, mas complementares, que caminham juntas.
Desafios enfrentados na gestão de workflow
É natural que, com tantas vantagens, a gestão de workflow apresente vários desafios. É importante se preparar para eles:
Complexidade
Com a empresa crescendo, seus processos e workflows se tornam mais complexos. Gerenciar esses fluxos pode parecer desafiador, já que envolvem prazos, regras, várias equipes e departamentos.
Coordenação e comunicação
A coordenação dos membros da equipe, departamentos e partes interessadas é essencial. Por isso, é preciso superar os obstáculos da falta de comunicação e de colaboração para não gerar atrasos ou erros.
Falta de visibilidade
É preciso ter uma visão clara do status e do progresso de um workflow para detectar gargalos e áreas que precisam de melhorias. Do contrário, a falta de visibilidade pode gerar ineficiências e baixa produtividade.
Mudanças constantes
Os fluxos podem ser afetados por mudanças, e o gestor precisa saber adaptar os fluxos de trabalho, mesmo diante de prazos apertados a serem cumpridos.
Integração de sistemas
As empresas usam vários sistemas e ferramentas, e fazer a integração dessas plataformas é essencial para garantir a harmonia e a transferência de dados entre as equipes.
Controle de qualidade
Garantir a qualidade dos processos em um workflow pode ser um desafio. Por isso, você deve estabelecer padrões claros, realizar monitoramentos e implementar medidas para corrigir problemas.
Benefícios de investir em numa gestão de workflow
Para reduzir custos e desperdícios, melhorar a eficiência dos processos, ter mais transparência no processamento das informações, aumentar a colaboração e otimizar os fluxos de trabalho, conte com a metodologia workflow.
Ele permite que as tarefas sejam executadas com menos riscos de falhas, redundâncias e retrabalhos, o que resulta numa utilização mais eficaz dos recursos da empresa, além da capacidade de entregar projetos dentro do prazo.
Num workflow, é possível estabelecer padrões claros para realização das demandas por todos os colaboradores, gerando consistência e qualidade.
Quando bem estruturado, facilita a comunicação e a colaboração entre as partes interessadas, evitando lacunas, reduzindo conflitos e garantindo que todos estejam alinhados e conscientes do trabalho feito.
No workflow, há maior visibilidade sobre o progresso das tarefas. O gestor passa a ter mais controle, encontrando gargalos e tomando medidas corretivas para evitar prejuízos.
Você terá controles de qualidade mais eficazes, com etapas de monitoramento, revisão e validação, processos de feedback e verificações de qualidade. Assim, a empresa se torna mais adaptável às mudanças. É mais fácil fazer ajustes quando necessário, diante de novas demandas.
Como usar o workflow na prática com as equipes da sua empresa
São quatro etapas básicas para aplicar um bom sistema de workflow:
Fase 1: Planejando o negócio para implementar a estratégia
Uma boa aplicação do workflow depende de um entendimento geral do negócio, por isso é importante mapear todas as tarefas, quais atividades são executadas pela equipe, quem desempenha cada função, quais processos de negócios e os profissionais envolvidos.
Esse é o primeiro passo para entender quais práticas no fluxo de trabalho precisam ser aprimoradas ou alteradas.
O planejamento e a implementação dessas tarefas com certeza serão facilitados pelo Zoho Workplace, que engloba os mais diversos aplicativos de produtividade para a sua estratégia.
Nele, você pode automatizar fluxos de trabalho, publicações, gatilhos para tarefas e muito mais. Você terá um dashboard intuitivo para acompanhar as demandas e o status no qual estão.
Fase 2: Automação de sistemas de fluxo de trabalho
Depois de entender as necessidades envolvidas no fluxo de trabalho da empresa, é importante adotar também uma ferramenta que torne a gestão do fluxo mais fácil e eficiente.
Identifique quais atividades exigem um monitoramento mais específico e como a tecnologia pode facilitar esse processo, facilitando o gerenciamento.
Atualmente, existem plataformas que facilitam tarefas operacionais, como o Zoho Workplace. O sistema permite a geração de fluxos automatizados, além de regras automatizadas para classificar e-mails, atribuir tarefas e atualizar status.
Passe a configurar respostas automáticas, agendar reuniões, lembretes e até usar a Inteligência Artificial para lidar com dados e cumprir tarefas.
Um dos grandes diferenciais é o seu alto grau de integração, seja com produtos da Zoho ou de terceiros. As integrações passam a centralizar dados e otimizar a capacidade de automação das mais diversas demandas.
Fase 3: Engajamento da equipe
Todos os colaboradores precisam entender suas funções para que o fluxo de trabalho produza resultados positivos. Afinal, um fluxo de trabalho mais organizado será inútil se os trabalhadores envolvidos no processo não tomarem providências para concluir a tarefa adequadamente.
O Zoho Connect, que faz parte do Zoho Workplace, é a ferramenta ideal para aumentar o engajamento da sua equipe.
Ele gera um espaço onde todos podem comunicar, compartilhar, colaborar e se expressar. É uma rede social interna da sua empresa, um local privado e seguro para os funcionários, gerando uma sensação de pertencimento e criando uma comunidade.
Você pode promover discussões abertas com sessões de perguntas e respostas, criar grupos de interesse, compartilhar elogios ao bom desempenho, solicitar feedbacks, atualizar a todos sobre os acontecimentos, aproveitar o feed, os fóruns, murais e outros canais.
Fase 4: Monitoramento de processos e pessoas
Por fim, a etapa final é monitorar processos, pessoas e métricas de desempenho. Assim, é possível determinar se um workflow está trazendo bons retornos. Além disso, o monitoramento pode prevenir problemas de gestão, analisando regularmente a jornada de trabalho.
No Zoho Workplace, o Kanban é nativo, e integrado com todas as ferramentas de produtividade. Nele, você verifica o fluxo, os gargalos, o progresso, o status das demandas, a colaboração e os processos no geral.
Os dados sobre as tarefas passam a ser centralizados para que esse monitoramento se torne muito mais fácil. Eles são sincronizados em tempo eral: chat, videoconferências, webinars, tarefas, planilhas, apresentações, textos e muito mais.
Além disso, por causa da alta segurança da plataforma, você conta com registro de atividades, controle de acessos e análise das ações feitas nas demandas.
Ferramenta de workflow: conheça o Zoho Workplace
Não se preocupe: organizar e controlar processos pode ser mais fácil do que você pensa. Tudo que você precisa é usar uma ferramenta de workflow eficiente para te ajudar.
A melhor solução de workflow para a sua empresa é o Zoho Workplace!
Trata-se de uma suíte de aplicativos projetada para facilitar a colaboração, comunicação e produtividade. Com uma variedade de ferramentas integradas, ele oferece uma solução robusta para gerenciar fluxos de trabalho. Você terá:
O pacote Office (com o Writer, processador de texto, o Show, para apresentações, e o Sheet, para planilhas);
Zoho Meeting para webinars e videoconferências;
Zoho Cliq (chat corporativo);
Zoho Mail (e-mail corporativo com domínio personalizado);
Zoho WorkDrive para armazenamento de arquivos em nuvem;
Zoho Connect (intranet social corporativa).
Todos os aplicativos do Zoho Workplace são integrados, facilitando a troca de informações e a colaboração entre diferentes ferramentas. Você terá acesso via web e aplicativos móveis, permitindo o trabalho de qualquer lugar, a qualquer hora.
Também terá alta segurança e privacidade dos dados, com criptografia, backups, auditorias e políticas de conformidade robustas.
E não se preocupe: mesmo com tantas funções, a interface é intuitiva e amigável, reduzindo a curva de aprendizado e aumentando a produtividade da equipe.
Com os recursos do Zoho Workplace, você pode criar um workflow bem definido e compartilhá-lo com as pessoas envolvidas no processo.
Use a funcionalidade Manuais do Workplace para construir a base de dados de conhecimento de sua equipe, como uma biblioteca online que o time pode usar quando necessário.
Essa funcionalidade está dentro do Zoho Connect, uma intranet social corporativa onde a sua equipe pode usar as funcionalidades de uma rede social para colaborar, comunicar e produzir.
No Zoho Connect, você terá um feed, fóruns, murais, pesquisas para solicitar feedbacks, anúncios, possibilidades de automação de fluxos de trabalho e muito mais.
Nos Manuais, você terá uma verdadeira biblioteca que pode ser usada sempre que necessário. Reúna dados como as políticas da empresa, o guia de práticas recomendadas para o trabalho, documentações e outros recursos. Os profissionais podem colaborar para o Manual.
Crie um fluxo de trabalho eficiente e descomplicado, molde-o da maneira que você acha que é ideal e garanta melhores resultados! Verifique qual é o melhor tipo de fluxo para cada atividade, dos mais rígidos até os que podem ser ajustados à medida que o projeto avança.
Permita melhor comunicação, maior colaboração, de forma que todos os funcionários entendam a necessidade do processo de trabalho e como ele deve correr. Padronize processos, garanta redução de custos e aumente a produtividade, alcançando resultados maiores e melhores.
Conheça o Zoho Workplace e otimize o workflow da sua empresa em absoluta segurança e eficiência!
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