O plano do projeto é uma maneira fácil de visualizar as tarefas e quanto tempo elas levarão para serem concluídas. Pela sua facilidade de uso, é uma das principais ferramentas de gestão, justamente por poder correlacionar diretamente a entrega necessária com o tempo a ser investido, tornando mais segura a definição do prazo de entrega.
Para gerentes - especialmente aqueles que trabalham com vários projetos e equipes - uma das maiores dificuldades diárias é visualizar e gerenciar as entregas com precisão, gerenciar a agenda da equipe com base na disponibilidade de recursos e determinar a entrega do projeto com prazo realista.
Portanto, o cronograma do projeto é a forma mais eficaz de realizar essas atividades, pois pode determinar o momento em que cada atividade deve ser iniciada e concluída em uma cadeia lógica e sequencial para garantir a entrega no tempo correto. Ou é uma maneira de ver gargalos, problemas pendentes e possíveis atrasos.
O que é um cronograma de projetos?
Cronograma é uma palavra derivada do grego, que significa "registro do tempo" ou "escrita do tempo". Conforme mencionado acima, a capacidade de associar o tempo às atividades e suas respectivas entregas é um dos grandes pontos fortes desta ferramenta de cronograma.
Basicamente, um cronograma de projeto simples corresponde a um cronograma que se distribui em um determinado período de tempo de forma linear, por exemplo, corresponde ao tempo que leva para concluir um projeto.
Portanto, podemos imaginar uma mesa cujo eixo X corresponde ao tempo e o eixo Y corresponde à tarefa a ser realizada.
Considerando esta estrutura, você pode facilmente definir seu próprio cronograma de projeto de acordo com a particularidade de suas necessidades, especialmente considerando os benefícios deste modelo, que são:
● Estrutura simples: em formato linear, você pode ver a sequência de tarefas / etapas necessárias para concluir o projeto ou fluxo de trabalho;
● Fácil visualização: como contém todas as tarefas em um só lugar, é fácil identificar prioridades, atrasos, gargalos e prazos.
● Definição de prazos: Devido à sua estrutura de tarefas de posicionamento na linha do tempo, torna a definição de prazos uma parte essencial do plano;
● Acompanhamento do desenvolvimento do projeto: Além de facilitar o planejamento do projeto, também pode acompanhar o conteúdo que está sendo desenvolvido de forma simples e fácil.
Como elaborar um bom cronograma?
Um bom plano de projeto começa com um escopo claramente definido, que inclui as principais informações que você pode começar a planejar. Uma boa variedade deve incluir:
● Equipes e/ou colaboradores envolvidos;
● Briefing;
● Prazo de entrega;
● Etapas;
● Responsáveis por cada fase;
● Orçamento.
Em seguida, defina a estrutura analítica do projeto (EAP), que simplesmente divide o escopo em atividades / tarefas que farão parte do desenvolvimento do projeto. No EAP, você pode dividir as atividades no nível macro e depois passar para o nível micro para listar absolutamente tudo o que deve ser concluído e entregue quando o trabalho for concluído.
Agora, quando o EAP estiver pronto, você deve listar as atividades em ordem de importância e execução, e determinar a relação entre elas. Portanto, se a conclusão de uma tarefa depende de outra tarefa a ser iniciada, isso deve ficar bem claro para que tais erros não ocorram na construção do cronograma do projeto.
Com todas as atividades na ordem e organização corretas, é hora de estimar quanto tempo levará para concluir cada atividade e quantos funcionários serão necessários para concluí-la. Para fazer essas estimativas, você pode contar com outros projetos de escopo semelhante ou, se necessário, consultar sua equipe.
É hora de colocar a mão na massa e organizar seu plano de projeto com base nas informações que você coletou!
Comece na primeira etapa do projeto e prossiga de acordo com o cronograma para que as tarefas nas etapas subsequentes possam ser implementadas com mais facilidade.
Mas não se esqueça de que o cronograma do projeto não é estático!
Como o mundo está em constante mudança, imprevistos e incertezas podem ocorrer e afetar diretamente o planejamento do cronograma.
Porém, justamente por ser fácil visualizar tarefas, pendências e gargalos, é mais fácil fazer esses ajustes e entender as mudanças de prazos para não impactar negativamente o relacionamento com seus clientes.
Motivos para ter uma ferramenta de cronograma de projetos
Esta é uma maneira muito intuitiva de exibir as atividades em sequência durante o projeto - seja o projeto um lançamento de aplicativo ou um novo evento de lançamento de produto.
Devido à acessibilidade do cronograma do projeto, é importante que você, como gestor, possa compartilhar essas informações com sua equipe para que ela possa cumprir os prazos e cronogramas de entrega.
Isso prova a utilidade da ferramenta de cronograma:
● Estimar o tempo de cada atividade: Isso garante que seu plano tenha maior confiabilidade e melhora a taxa de sucesso de todo o plano;
● Monitorando o desempenho da equipe: A partir das informações fornecidas no cronograma do projeto e das mudanças de status feitas pela equipe, é possível medir quanto tempo realmente leva cada atividade;
● Pode alocar melhor os recursos: por meio de um cronograma de projeto bem estruturado, você pode saber exatamente quando os profissionais podem assumir novas tarefas, se sua equipe tem a carga de trabalho adequada ou se você precisa adicionar novos colaboradores para lidar com todas as atividades em execução.
● Melhorar o relacionamento com o cliente: Isso porque você pode determinar melhor o prazo de entrega, e até mesmo mostrar o andamento do projeto, deixando-o mais confiante.
● Gestão eficiente do tempo: Gerenciar o tempo disponível do dia é uma das principais vantagens para quem consegue manter a produtividade e fazer as entregas necessárias. Um bom planejamento é parte essencial dessa gestão, justamente porque garante o desenvolvimento das atividades prioritárias e auxilia líderes e colaboradores na gestão de tarefas.
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