Queremos te ajudar a entender de uma vez por todas porque o controle de finanças é tão importante e como implementá-lo na prática.
O dinheiro é o recurso mais importante que uma empresa pode ter. Sem ele, você não pode comprar matéria-prima ou pagar as contas necessárias para manter a estrutura funcionando. Isso torna o controle financeiro uma estratégia fundamental, pois pode agregar uma vantagem competitiva ao negócio. Mas precisa ser bem feito para obter bons resultados.
Pensando nisso, listamos as principais dicas, levando em consideração as melhores práticas (métodos e técnicas) aplicadas no mercado.
Confira!
A importância de manter o controle financeiro eficiente na empresa
Quanto maior a empresa, mais difícil é controlar as finanças. Sem dedicação, há brechas para perda, roubo e outras formas de mau uso dos recursos financeiros. Isso pode levar a não conformidades quase identificáveis na conta.
É importante neutralizar esses riscos para reduzir a imprevisibilidade de custos para que você não fique sem dinheiro quando mais precisar.
Os controles financeiros também ajudam a identificar falhas, como investimentos ruins, compras em excesso e atrasos no prazo certo, inadimplências esquecidas de clientes e muito mais.
Todas essas falhas prejudicam os orçamentos porque geram desperdício de dinheiro e impactam diretamente na entrada de novas receitas para a empresa.
Como manter o controle das finanças na empresa?
O primeiro passo para alcançar um controle sobre as finançasmais eficaz é organizar as informações e analisá-las em profundidade. Isso ajudará você a entender a situação econômica atual do seu negócio.
Mas para manter tudo organizado, você precisa se concentrar mais no controle. Para ajudar nessa tarefa, listamos as principais dicas abaixo. Se você segui-los, você terá menos trabalho e mais resultados. Veja à seguir!
1. Tenha um fluxo de caixa para estudar o que entra e sai das contas
Não importa se você está usando planilhas, o sistema CRM da sua empresa ou um sistema autônomo de gestão financeira. O fluxo de caixa é uma importante ferramenta de monitoramento e análise que requer projeto e manutenção rigorosos.
Basicamente, ele terá uma visão clara das receitas e despesas em caixa e contas bancárias.
O fluxo de caixa é a chave para colocar sua próxima dica em prática. Se você não juntar tudo, terá dificuldade em seguir seu plano para melhorar o controle sobre as finanças. Então, mãos à obra.
2. Realize projeções de possíveis resultados com base nas médias das finanças
Ao fornecer fluxo de caixa de forma regular, você sempre terá informações atualizadas que podem ser utilizadas como ferramenta estratégica para o controle financeiro de sua empresa. Depois de manter essa prática por meses e anos, você terá os dados para calcular a média e prever seu futuro nas finanças.
Por exemplo, você pode obter a média de receitas e despesas mensais e anuais, descobrir os meses que mais gasta e os meses que mais ganha e identificar o que está causando o aumento ou a diminuição do volume de transações.
O potencial para esse resultado preditivo deve adicionar uma enorme vantagem estratégica ao negócio.
3. Mantenha registrado todas as movimentações financeiras da empresa
Depois de ter sua estrutura de fluxo de caixa em ordem, é hora de começar a registrar os dados financeiros. Nesta fase, é importante não pular transações de qualquer valor.
Muitas pessoas fazem isso e, quando fazem o fechamento do mês ou do ano, balanço patrimonial e relatórios de demonstração de resultados, lidam de maneira muito diferente, o que pode criar suspeitas de não conformidades.
Portanto, por mais insignificante que seja o valor, certifique-se de registrá-lo em seu fluxo de caixa. Para isso, comece a recolher todos os cupons e faturas emitidos em nome da empresa e só os jogue fora quando o fluxo de caixa do período corrente estiver fechado. Eles serão usados para fins de reunião.
4. Crie relatórios com recursos visuais
Se você usa apenas planilhas, certamente perderá melhores recursos de visualização que podem lhe dar uma melhor compreensão da saúde das finançasda sua empresa.
Além dos valores, é importante adicionar porcentagens e gráficos em forma de colunas, barras e pizzas, pois são ferramentas que auxiliam nas tarefas de análise e tomada de decisão.
Em uma planilha, até é possível configurar essas funções, mas, além do trabalho que precisa ser feito, você também pode perder fórmulas e imagens caso haja algum erro de digitação.
5. Programe os investimentos com base nas projeções
Com base nas médias criadas com o auxílio de registros das finanças, os investimentos, como compras de ações, podem ser planejados com base na demanda prevista para o período. Isso significa comprar a quantidade certa na hora certa, otimizando o processo de compra e reduzindo gastos excessivos e desnecessários.
Você também pode contar com Contas a Receber e Contas a Pagar para planejar compras que pagam em dias favoráveis, como quando o caixa e as contas estão com saldo positivo.
6. Tenha sempre um fundo de reserva nas finanças
Você se lembra de quantas vezes foi surpreendido por despesas imprevistas e teve que gastar mais? Este é um fato muito comum nas empresas brasileiras e um claro sinal de falta de controle financeiro. Para evitar que isso aconteça, anule uma porcentagem de sua renda líquida a cada mês para formar um fundo de reserva.
A princípio, por ser pequeno, vale a pena mantê-lo em uma conta poupança. Quando você começa a atingir valores mais substanciais, é melhor transferir parte para renda fixa, como Tesouro Direto ou CDB, para obter melhores retornos.
Com o tempo, se você não precisar usar o fundo com muita frequência, ele se tornará uma conta de investimento e sempre cobrirá quaisquer necessidades financeiras, como seguro.
7. Automatize os processos
Todas as dicas apresentadas até aqui podem ser colocadas em prática com mais facilidade e eficiência se você utilizar um sistema de gestão financeira.
O fluxo de caixa foi agregado e os relatórios podem ser gerados automaticamente. Você pode economizar horas, melhorar o controle financeiro e obter previsões de ganhos mais precisas.
Além disso, com o sistema de gestão financeira, as informações podem ser compartilhadas entre os departamentos relacionados, pois podem ser totalmente integradas ao sistema CRM da empresa.
Use essas dicas para melhorar o nível de controle financeiro da sua empresa. Isso pode ser uma questão de segurança para sua sobrevivência no mercado e uma garantia de que o projeto de desenvolvimento sustentável seja mantido.
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