O armazenamento de arquivos na nuvem já está presente no cotidiano de todas as pessoas. A tecnologia está em serviços de e-mail, acesso a arquivos audiovisuais e até mesmo no processamento de dados dos clientes para construir estratégias mais precisas.
Dessa forma, na era digital, o armazenamento de arquivos na nuvem não é mais um “se”, mas uma questão de “onde”: qual ferramenta você deve escolher e como proceder para salvar os seus dados em nuvem diariamente.
A tecnologia permite que você salve dados através de um provedor de serviços - uma alternativa mais segura e acessível em relação aos métodos tradicionais, como discos rígidos e pen drives.
Com a quantidade de dados que a sua empresa produz todos os dias, a importância de buscar soluções seguras e eficientes para o armazenamento das informações privadas dos seus clientes é um meio de evitar muitas dores de cabeça com a legislação.
Além disso, a nuvem também pode te ajudar na otimização das tarefas da sua empresa, tornando os processos mais ágeis, fáceis, e disponíveis a qualquer momento, em todo lugar.
Por isso, neste post, mostraremos como guardar arquivos na nuvem para reduzir custos, aumentar a agilidade nas transações e manter a segurança.
Entenda as vantagens da técnica, como usar a tecnologia para aumentar a produtividade, as ferramentas disponíveis e mais!
O que é armazenamento na nuvem?
O armazenamento em nuvem é um modelo para arquivar dados na Internet por meio de um provedor. Os arquivos na nuvem são armazenados em servidores online que guardam, gerenciam e processam informações.
As empresas que disponibilizam o serviço de armazenamento possuem datacenters que devem ser monitorados a todo momento, com diversos servidores para atender inúmeros usuários a todo momento.
Esses servidores são mantidos pelas corporações responsáveis pela hospedagem, que fornecem acesso aos clientes através da Internet pública ou em conexão de rede privada dedicada.
Naturalmente, o armazenamento na nuvem levanta também questões importantes sobre privacidade de dados.
A tecnologia deve contar com proteção dos dados, como criptografia, possíveis backups, auditorias e outras medidas, cuidando para que a infraestrutura remota seja protegida e acessível a partir de qualquer lugar, a qualquer momento, contando com o acesso via Internet.
As empresas que fornecem o serviço devem ser robustas para proteger as informações armazenadas contra perdas e danos. Normalmente, o serviço é contratado através de planos com diferentes preços, onde os clientes pagam pelo espaço que utilizam.
A solução de armazenamento de arquivos na nuvem deve ser flexível, escalável e segura, eliminando a necessidade de comprar e gerenciar uma infraestrutura física para armazenar dados, o que seria mais custoso para a empresa que contrata o serviço.
Como salvar arquivos na nuvem?
Imagine um lugar onde todos os seus arquivos podem ser armazenados com segurança, acessados a partir de qualquer dispositivo instantaneamente - e nunca se perdem, não importa o que aconteça com o dispositivo. Parece um sonho, mas este lugar existe, e se chama armazenamento em nuvem.
Como consequência a tantos benefícios e facilidades, diversas empresas e usuários têm implementado soluções de armazenamento de arquivos na nuvem. Então, como usar esse método?
Ao guardar os arquivos na nuvem, eles não são mais colocados em seus próprios servidores físicos, mas distribuídos em servidores de fornecedores terceiros.
Como você viu, passa a ser responsabilidade da empresa garantir que os dados estejam sempre disponíveis e não possam ser destruídos ou acessados por pessoas não autorizadas.
Na realidade, essa tecnologia está presente na sua rotina. Existem muitos sistemas que usam computação em nuvem: você ouve músicas no Spotify que não estão salvas em seu telefone ou pode usar qualquer dispositivo da Internet para acessar imagens.
No gerenciamento de documentos, o serviço corporativo que merece destaque é o System of Agreement. Com eles, documentos podem ser criados, assinados eletronicamente, compartilhados com pessoal autorizado e até mesmo todas as informações sobre cada transação podem ser armazenadas na nuvem.
Vantagens de salvar arquivos na nuvem
Ao guardar arquivos na nuvem, você tem a possibilidade de expandir a memória disponível para os processos da sua empresa. Afinal, você pode ajustar os planos adquiridos de acordo com as necessidades da corporação.
Você ganha organização, passa a facilitar a localização de registros importantes, evitando problemas e desespero na hora de seguir com operações. Basta digitar o nome do arquivo que você está procurando no campo de pesquisa e ele será exibido.
Gostou das facilidades? Então, conheça mais vantagens de guardar arquivos na nuvem a seguir!
1. Intuitividade
As boas plataformas de armazenamento de arquivos na nuvem são de fácil acesso e possuem um painel intuitivo que permite pesquisar ou enviar arquivos com apenas alguns cliques.
2. Espaço
Quando os servidores físicos eram o padrão do mercado corporativo, o primeiro problema ficou muito claro: restrições de espaço. Se uma empresa comprar espaço e, após alguns meses, ele estiver cheio, há apenas duas opções: limpar os arquivos ou comprar outro hardware.
Ao guardar arquivos na nuvem, essa lógica muda. A empresa pode aumentar seu espaço de armazenamento sempre que precisar. O processo é escalável, não implicando em aumentos proporcionais de tarifas.
3. Histórico
Com o armazenamento na nuvem, você pode ter a organização dos documentos da empresa até para evitar que se percam, de forma segura e bem registrada.
4. Organização
Com o armazenamento em nuvem, passe a separar os documentos com base em informações relevantes, como a data em que foram criados e enviados, o tipo de arquivo ou quem esteve envolvido no processo. Então, basta inserir um desses dados na guia de pesquisa e encontrar o que você precisa em poucos cliques.
5. Facilidade de compartilhamento
Trabalhar com arquivos digitais é mais prático e barato do que trabalhar com arquivos físicos. Quando uma empresa ainda estava na era do papel, tinha que fazer um trabalho demorado e repetitivo: imprimir documentos e gerenciar a papelada.
Quando o arquivo é digital, o manuseio é mais flexível, com etapas colaborativas feitas diretamente de um computador ou celular.
6. Segurança
Uma empresa precisa ter cuidado redobrado na hora de proteger os dados. Caso uma pessoa não autorizada tenha acesso a arquivos confidenciais, as perdas financeiras poderão prejudicar a imagem corporativa.
A boa notícia é que guardar arquivos na nuvem é uma forma segura, com recursos para garantir a integridade dos dados. Mesmo com um servidor offline, os seus arquivos ainda poderão ser encontrados através de acesso autenticado. Vale lembrar que os serviços são gerenciados atendendo aos requisitos legais.
7. Mobilidade
Com a nuvem, há uma variedade de serviços e arquivos que podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à Internet, seja um computador desktop, notebook ou smartphones e tablets.
Além da comodidade, a mobilidade proporcionada pela nuvem permite a produtividade mesmo em trânsito, como em uma viagem de negócios.
Qual a melhor nuvem para guardar arquivos?
Existem diversas opções de serviços de armazenamento em nuvem disponíveis no mercado, com suas próprias vantagens, desvantagens e preços. São exemplos o DropBox, fácil de usar, ou o WeTransfer, comum para enviar arquivos muito grandes para serem enviados por e-mail.
Então, você já deve ter percebido o quanto guardar arquivos na nuvem pode ser vantajoso para o seu negócio. Agora, o que acha de começar a armazenar esses documentos na nuvem hoje mesmo com a ferramenta certa?
Entre tantos outros softwares, o Zoho WorkDrive se destaca
O Zoho WorkDrive é um espaço unificado para armazenar, compartilhar e trabalhar em arquivos de forma colaborativa, em tempo real.
O sistema avisa sobre alterações e atualizações da sua equipe, é ideal para guardar documentos na nuvem, auxiliar o trabalho do time, gerar produtividade e impulsiona os processos, pois foi projetado para o trabalho eficiente.
Ele oferece uma gama de recursos em um espaço centralizado e protegido, permitindo que você controle quem tem acesso a quais arquivos e pastas.
Conta com criptografia de ponta a ponta, auditorias frequentes, backups e mais, além do cumprimento de regulamentos nacionais e internacionais de segurança.
No sistema, vários usuários poderão editar o mesmo documento simultaneamente, sincronizando arquivos entre vários dispositivos, gerando relatórios de uso, visualizando quais são as pastas mais acessadas, configurando permissões de acesso e mais, tudo a um preço econômico em comparação com outros serviços.
Além disso, a integração do Zoho WorkDrive com outras ferramentas torna muito mais fácil gerenciar todos os seus arquivos e processos de negócios em um único lugar.
Para completar os recursos poderosos da ferramenta, as funcionalidades com IA disponíveis no Zoho WorkDrive podem revolucionar a forma com a qual você trabalha diariamente.
Com técnicas avançadas de Inteligência Artificial, é possível gerar imagens e textos dentro do Zoho WorkDrive integrado ao ChatGPT. Basta pesquisar o termo e salvar o resultado dentro da pasta desejada no WorkDrive!
A ferramenta oferece a Zia, assistente virtual impulsionada por IA que pode te ajudar a realizar várias tarefas, como enviar e-mails, agendar reuniões, fornecer insights sobre tendências, encontrar documentos armazenados na nuvem e muito mais.
Com o Zia Search, você economiza tempo na pesquisa. O recurso te ajuda até mesmo a definir lembretes e traduzir mensagens em tempo real. Na hora de processar arquivos de textos, a sua redação pode ser assistida por IA para otimizar a qualidade e a gramática.
O Zoho WorkDrive pertence ao Zoho Workplace, que se destaca por suas funcionalidades avançadas, preços competitivos e integração e absoluta segurança.
O Zoho Workplace é um pacote online de aplicativos de produtividade e colaboração que também inclui: Zoho Mail, um serviço de email seguro e confiável, Zoho Cliq, ferramenta de chat para comunicação em tempo real, Zoho Connect, uma intranet social para colaboração, Zoho Show, ferramenta para criar apresentações, Zoho WorkDrive, para gerenciar documentos, Zoho Sheet, para as suas planilhas e, por fim, o processador de texto online Zoho Writer.
Todos esses aplicativos são integrados, em um painel centralizado, intuitivo e facilitado. Por exemplo: é possível salvar um anexo do Zoho Mail diretamente na sua pasta do WorkDrive, bem como os textos do Writer, apresentações do Show e planilhas do Sheet.
Por isso, entre as soluções para guardar arquivos na nuvem, o Zoho WorkDrive é com certeza a mais poderosa.
Salvar arquivos na nuvem é um processo bastante simples e direto, basta encontrar a tecnologia certa. Acesse o Zoho Workplace, crie a sua conta e aproveite o espaço do WorkDrive para fazer upload do que você deseja.
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