O escritório digital é uma parte essencial da expansão e da captação de oportunidades na sua empresa. A tecnologia pode te ajudar a interagir com os clientes por variados canais, personalizar as mensagens, gerar autonomia e agilidade para a equipe… E mais.
As vantagens apenas crescem enquanto os processos se tornam mais velozes e menos custosos. E, ao contrário do que alguns empreendedores pensam, não é preciso abandonar o escritório físico.
A empresa pode funcionar de forma híbrida, com a ajuda do suporte tecnológico.
Mas, para saber como construir um escritório digital, você precisa contar com boas ferramentas. Para descobrir alguns dos recursos essenciais, confira esse conteúdo, que é uma parceria entre Zoho Workplace e Safetec.
Quem é e como funciona a parceria entre o Zoho Workplace e a Safetec?
A Safetec, fundada em 2005, é uma consultoria de excelência em soluções de computação em nuvem, destacando-se como Cloud Advisor com mais de 4 mil clientes e 1 milhão de usuários atendidos. Localizada no Porto Digital de Recife, a empresa se uniu à Zoho para expandir sua expertise em colaboração e comunicação corporativa. Essa parceria estratégica reforça o compromisso da Safetec em entregar soluções inovadoras e eficazes, oferecendo suporte personalizado que agrega valor ao dia a dia das empresas. Com mais de 19 anos de experiência, a Safetec se consolida como uma parceira confiável, dedicada a transformar e simplificar o ambiente de trabalho, impulsionando a produtividade e a inovação de seus clientes em todo o país.
Afinal, o que é o Zoho Workplace?
O Zoho Workplace é um dos principais produtos da Zoho, a multinacional especializada em tecnologia e referência no setor, presente em mais de 190 países e com mais de 50 soluções.
O Zoho Workplace é um pacote completo de produtividade e colaboração para as empresas, com 8 aplicativos: e-mail profissional com domínio personalizado, chat corporativo, plataforma de hospedagem para webinars e videoconferências, sistema de armazenamento em nuvem, Pacote Office e intranet social corporativa.
No mundo, são mais de 22 milhões de usuários de Workplace. Só no Brasil, já são mais de 5 milhões de usuários. O grande objetivo é democratizar a tecnologia, por isso, os pacotes possuem valores que se encaixam para qualquer tamanho de empresa, com planos a partir de R$ 12 reais por usuário/mês.
Isso significa uma diferença de no mínimo 30% se comparado aos concorrentes. É o melhor custo-benefício do mercado.
Então, pronto! Agora que apresentamos o Zoho Workplace e a Safetec, é hora de iniciar o conteúdo e tirar as suas dúvidas. Vamos lá?
O que é um escritório digital?
No mercado atual, o conceito de escritório digital ganha cada vez mais relevância. Trata-se de um ambiente de trabalho remoto que utiliza tecnologias para facilitar a comunicação, colaboração e o cumprimento de demandas.
Diferente do escritório tradicional, onde os colaboradores precisam estar fisicamente presentes, no escritório digital, eles podem trabalhar de qualquer lugar.
A criação de um escritório digital eficiente é essencial para o sucesso de qualquer empresa. E por isso, contar com boas ferramentas não só facilita a comunicação e a colaboração, como também aumenta a produtividade e a eficiência.
Para que um escritório digital funcione, normalmente, as equipes contam com e-mails, mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, compartilhamento de documentos, armazenamento em nuvem, planilhas, apresentações e mais.
Por isso, também é preciso contar com análise de dados, automação de tarefas, segurança, flexibilidade e acessibilidade.
Por que investir numa estrutura de escritório online
A estrutura de um escritório online se tornou não apenas uma opção, mas uma necessidade no mundo pós-pandemia.
Com um escritório online, os colaboradores têm acesso às ferramentas e informações a qualquer hora, facilitando que equipes se mantenham alinhadas e trabalhem em diferentes fusos horários.
Além disso, permitir que os colaboradores trabalhem de qualquer lugar aumenta a satisfação, a produtividade e a economia.
O trabalho acompanhado da tecnologia traz ótimas vantagens, como ferramentas de automação, que reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas, geram precisão e permitem que os colaboradores se concentrem nos clientes.
A comunicação se torna mais rápida, a colaboração em documentos pode ocorrer em tempo real, e a empresa expande os seus horizontes para contratar colaboradores no mundo todo.
Boas plataformas, como o Zoho Workplace, oferecem uma suíte completa de ferramentas que facilitam a comunicação, colaboração e as rotinas da sua equipe. A boa tecnologia facilita a conformidade com regulamentações de proteção de dados, garantindo que a sua empresa esteja segura.
Como montar um escritório digital
Agora,entenda a série de etapas estratégicas para criar um escritório digital:
Avalie as necessidades da sua empresa
Antes de dar qualquer passo em direção ao escritório digital, você deve avaliar a sua empresa para entender como os processos dela podem funcionar no modelo digital, sempre com foco nos objetivos gerais da corporação.
Entenda as operações principais da organização, como os processos internos, necessidades de comunicação, colaboração entre equipes e gestão de projetos.
Se já utiliza algumas ferramentas, avalie se elas estão atendendo às suas necessidades. Se não, identifique lacunas que precisam ser preenchidas, como um melhor armazenamento de dados, a comunicação mais eficiente ou a automação.
Durante esse processo, conte com uma equipe que te ajude a fazer o diagnóstico, analisando a infraestrutura necessária para cumprir as demandas. Depois, os colaboradores precisarão ser treinados para lidar com as novas tecnologias.
Defina políticas e processos
Os processos devem ser planejados: defina horários de trabalho, expectativas de disponibilidade, e como a performance será avaliada. Políticas claras ajudam a manter o comprometimento e a produtividade.
Além disso, desenvolva padrões para tarefas comuns, como comunicação interna e backup de dados. Isso ajuda a garantir que todos saibam como realizar cada processo.
Por fim, implemente políticas e práticas de segurança, como controle de acesso, autenticação de dois fatores, criptografia e mais.
Conte com armazenamento em nuvem
Lembre-se que os documentos da empresa e dos processos precisam ser armazenados com segurança e disponibilidade para o time, podendo ser acessados em poucos cliques, em diversos dispositivos.
Por isso, use soluções como o Zoho WorkDrive para armazenar e compartilhar documentos de forma segura e acessível de qualquer lugar, a qualquer momento.
Aproveite a ferramenta para contar com backups automáticos e garantir que os dados críticos estejam sempre seguros e possam ser recuperados em caso de erros humanos ou qualquer outro problema.
Lembre-se da importância de ter uma comunicação eficaz
No escritório digital, a comunicação entre os colaboradores é essencial. O trabalho à distância pode até mesmo gerar mais aproximação e alinhamento, já que boas tecnologias geram rapidez na comunicação, maior colaboração e compartilhamento de dados.
A partir de conversas diárias em chats corporativos e outros canais, a colaboração em documentos, dados atualizados em tempo real e mais, a sua equipe poderá gerar harmonia para tomar decisões com coesão.
Então, use boas ferramentas como o Zoho Cliq (chat corporativo), Zoho Mail (e-mail corporativo), Zoho Meeting (para webinars e videoconferências) e Zoho Connect (intranet social corporativa).
Todos pertencem ao Zoho Workplace e te ajudarão a manter o contato regular e o alinhamento. Saiba mais!
Invista em ferramentas de produtividade
Muitos softwares vão verdadeiramente facilitar o trabalho dos profissionais na sua empresa. A tecnologia é capaz de gerar maior precisão e deve ser aproveitada para facilitar a entrega de resultados no dia a dia e para gerar eficiência.
Boas ferramentas contribuem para a otimização dos resultados, do tempo, da organização, produtividade e velocidade.
Implemente automações para processos repetitivos, além de adotar uma suíte de produtividade que inclua ferramentas para criação de documentos, planilhas e apresentações, como o Zoho Office, que também está no Zoho Workplace.
Prepare-se para gerir tarefas à distância
A empresa deve ser capaz de atualizar, gerenciar e acompanhar as demandas no formato do escritório digital, mantendo a organização e aumentando a eficiência. Monitore o desempenho e garanta que as metas estão sendo cumpridas.
O software de intranet chamado Zoho Connect pode te ajudar nessa etapa: seja para gestão de tarefas, comunicações internas, engajamento, integração ou colaboração em tempo real.
O sistema pode te ajudar a gerar uma rotina de feedbacks para ajudar os colaboradores a melhorar continuamente, mantendo-os motivados e alinhados. Além disso, forneça uma base de conhecimento e suporte técnico para que todos estejam confortáveis com as ferramentas.
Com a ajuda desses passos, você estará bem encaminhado para montar um escritório digital.
Monte seu escritório digital com o Zoho Workplace
O Zoho Workplace oferece uma suíte completa de ferramentas que tornam a implementação de um escritório digital mais simples e eficiente. Você terá aplicativos integrados para e-mail, chat, armazenamento de arquivos, edição de documentos, planilhas e apresentações.
Com o Workplace, você tem todas as ferramentas necessárias para uma experiência de trabalho completa no escritório digital.
Zoho Mail: E-mail corporativo seguro e sem anúncios.
Zoho Cliq: Chat corporativo e chamadas de áudio e vídeo.
Zoho WorkDrive: Armazenamento em nuvem seguro.
Zoho Connect: intranet social corporativa.
Zoho Meeting: hospedagem de webinars e videoconferências.
Pacote Office: Zoho Writer ou editor de documentos online, Zoho Sheet ou processador de planilhas colaborativas, e o Zoho Show para apresentações dinâmicas.
As ferramentas permitem que os colaboradores trabalhem juntos em documentos sem a necessidade de enviar e-mails de ida e volta. A colaboração em tempo real reduz o tempo gasto em revisões, mensagens demoradas e aprovações.
Com o Zoho WorkDrive, todos os arquivos da equipe estão armazenados em um local centralizado. Isso não só facilita o acesso e a colaboração, mas também garante que todos os dados estejam seguros e protegidos - seguindo regulamentações nacionais e internacionais de proteção de dados.
Segundo dados, o Zoho Workplace cresce mais de 30% ao ano, oferecendo soluções com custo inferior a 50% em relação às demais opções, mas com qualidades maiores e segurança robusta.
O Zoho Workplace representa um grande custo-benefício e um passo importante para modernizar e otimizar o ambiente de trabalho da sua empresa. Com as ferramentas certas, você pode montar o escritório digital com a maior eficiência!
Conte com os profissionais especializados da Zoho para prestar suporte ao implementar uma estrutura de escritório online e de outras soluções empresariais!
Conheça o Zoho Workplace, compare os planos e transforme a comunicação da sua empresa!
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