Independente do porte da organização, é preciso ter atenção à comunicação interna dos colaboradores. Afinal, as equipes enfrentam desafios para estabelecer uma conexão e uma comunicação eficientes. Logo, investir no uso de um sistema intranet é uma solução para diminuir falhas e prejuízos, incentivar a integração e os melhores resultados.
Ainda assim, nem todas as empresas desenvolveram uma cultura de compartilhamento e colaboração apoiada nas melhores ferramentas e tecnologias. A dependência de sistemas não eletrônicos, mais burocráticos e manuais, acaba por afetar a produtividade.
Documentos trancados em um armário podem ser difíceis de acessar e encontrar, especialmente quando uma empresa tem muitos dados, várias filiais e processos complexos.
Por isso, a intranet é uma ferramenta tão poderosa. Ela é essencial para a gestão do conhecimento no meio digital e para a otimização dos processos de forma segura e controlada. Entenda a seguir como pode ser útil melhorar sua comunicação interna com um sistema intranet eficiente.
O que é um sistema intranet?
O sistema intranet é uma rede privada interna que permite a comunicação e colaboração entre usuários. A rede corporativa pode apenas ser acessada pelos funcionários da empresa, sendo um canal para:
- compartilhar dados,
- visualizar e agenda reuniões,
- contatar unidades e departamentos,
- distribuir treinamentos e informações,
- transferir documentos,
- acessar sistemas internos,
- utilizar recursos,
- comunicar,
- divulgar produtos e serviços, etc.
E mais, tudo de forma segura e controlada dentro do espaço da organização. Acessada pelos funcionários através de um navegador da web ou de um aplicativo, pode ser hospedada localmente ou terceirizada.
A intranet pode ter vários recursos e funcionalidades, mas uma das suas várias vantagens é que todos os colaboradores passam a ter acesso a processos internos de forma facilitada. Além disso, por se tratar de um sistema integrado e único, aprimora ainda mais o trabalho colaborativo entre as equipes.
Outro diferencial desse tipo de rede é que ela pode ser customizada para se adequar ao layout da empresa, reforçando aspectos da cultura organizacional e dando aos colaboradores um sentimento de pertencimento.
Como funciona a intranet de uma empresa?
A intranet é privada, usada exclusivamente por uma empresa. Na prática, ela é semelhante à internet, mas acessível apenas a usuários autorizados, podendo ser usada para comunicação, colaboração, troca de informações, uso de aplicativos e sistemas (ERP e CRM, por exemplo) e mais.
Os colaboradores podem acessar a intranet usando o seu próprio endereço de login e senha, já que, para entrar, os funcionários precisam autenticar suas identidades usando credenciais exclusivas.
A segurança é essencial, por isso a intranet deve ser protegida por firewalls, criptografia e outras medidas. É possível usá-la remotamente, trabalhando de casa ou de qualquer outro lugar. Além disso, a intranet pode ser personalizada segundo as necessidades específicas da empresa.
Ela pode ser hospedada em um servidor interno da empresa ou na nuvem: o servidor hospeda a intranet, o software é usado para gerenciá-la, a rede conecta os usuários a seu conteúdo, que inclui páginas, documentos, arquivos, aplicativos etc.
O objetivo principal da intranet é facilitar a comunicação, a colaboração e o acesso às informações internas da empresa. Assim, a intranet melhora a eficiência e a produtividade diária.
Como estruturar seu sistema intranet para melhorar a comunicação interna
Para estruturar um sistema intranet e melhorar a comunicação interna da sua empresa, confira as etapas a seguir:
Saiba os objetivos da implementação do sistema intranet
Identifique os objetivos que você deseja alcançar com o sistema intranet, como melhorar a colaboração, a comunicação, facilitar a troca de informações importantes, etc. Entenda os requisitos específicos que o seu sistema intranet deve ter para atingir esses objetivos.
Ele deve ser contextualizado por uma abordagem centrada no funcionário, pois a intenção é que o recurso facilite o dia a dia do time e disponibilize as informações para todos.
Planeje a organização dos dados
Entenda e planeje a sua comunicação interna, organizando e estruturando as informações na intranet a partir de uma hierarquia e categorias claras para que a navegação seja facilitada. As categorias podem ser para produtos, serviços, departamentos, documentos importantes, recursos específicos e mais.
Conheça o público-alvo
Saiba quem são os principais usuários da sua intranet, como os colaboradores de diferentes departamentos, equipes e outros stakeholders. É importante manter todos interessados. Faça pesquisas sobre os pensamentos dos futuros usuários da sua intranet para entender o que eles precisam e resolver problemas reais.
Integre outras ferramentas
Avalie todas as ferramentas disponíveis para ajudar o dia a dia da sua empresa: e-mail, ferramenta de videoconferência, compartilhamento de arquivos e mensagens importantes são apenas alguns dos recursos que você precisa em seu trabalho diário. No entanto, eles tendem a ter aplicações diferentes, o que reduz a produtividade.
Integre essas ferramentas adotando uma intranet para que todo o conteúdo esteja disponível no mesmo canal. Assim, sua equipe terá rápido acesso aos dados e recursos e algumas tarefas, como upload de arquivos, se tornarão mais fáceis.
Use uma interface fácil de navegar
O design dos recursos usados pela sua empresa tem um grande impacto na qualidade da comunicação e do trabalho da equipe. Se a informação for mais difícil de visualizar corretamente, a mensagem que ela transmite fica comprometida.
Se a interface estiver muito poluída, alguém levará mais tempo para encontrar o que precisa. Por isso, otimizar a navegação não é uma questão de estética, mas de funcionalidade.
Integre as informações importantes
Muitas vezes, um determinado departamento pode precisar de informações diretas de outro departamento e, como os setores de marketing e vendas, eles podem trabalhar de forma integrada para otimizar os resultados.
Não é vantajoso ter que se deslocar entre regiões para obter os dados de que você precisa, podendo gerar atrasos ou no mínimo mais tempo do que deveria. Portanto, é melhor deixar que a intranet forneça todas essas informações. Dessa forma, aqueles que precisam de um dado para seguir com o fluxo podem encontrá-lo rapidamente.
Forme uma equipe para atualizar as informações
Seu sistema intranet também pode ser um excelente portal para divulgar as novidades da empresa em escala. No entanto, para que isso aconteça, a página deve ser atualizada regularmente.
Com isso em mente, pode valer a pena investir em uma equipe dedicada a coletar e listar as informações mais importantes, mantendo o site da empresa consistentemente rico.
Conte com o suporte da equipe de TI
Claro, você nunca deve esquecer que, quando está lidando com ferramentas técnicas, obter ajuda de um departamento profissional pode fazer uma enorme diferença.
A instalação, otimização e manutenção do sistema dependem diretamente do trabalho do departamento de TI da sua empresa. Certificar-se de que eles seguem o processo de implementação pode ajudar a evitar muitos erros.
Quanto custa um sistema de intranet?
O custo de um sistema de intranet pode variar a depender de vários fatores, como o tamanho e complexidade da organização, recursos e funcionalidades, personalizações e mais. Portanto, é difícil fornecer um valor exato.
Para criar um sistema de intranet, é possível contratar uma equipe para desenvolvimento personalizado, sob medida, o que é geralmente o caminho mais caro. Também existem plataformas prontas disponíveis no mercado, com diferentes planos e preços.
As soluções de intranet baseadas em nuvem geralmente são contratadas por assinatura mensal ou anual, com custos variados. É recomendável fazer testes, focar na segurança e avaliar a reputação dos fornecedores.
Vantagens de um sistema intranet na sua empresa
A intranet é uma ferramenta valiosa, que gera inúmeras vantagens: é capaz de melhorar a comunicação interna, aumentar a colaboração, facilitar o fluxo de informações, melhorar a eficiência operacional e muito mais. Confira:
Compartilhamento de informações
Com um sistema Intranet, todos os dados da empresa podem ser compartilhados, como metas para cada área, ganhos, notícias relacionadas ao departamento, gerenciamento de documentos e o que mais está acontecendo no dia a dia. Ao compartilhar essas informações, a rotina diária de todos os colaboradores pode ser facilitada.
Fácil acesso a informações
Com fácil acesso aos dados da empresa de qualquer local, é possível consultar informações importantes a todo momento. As intranets oferecem aos funcionários da empresa acesso rápido a dados necessários para solucionar problemas, seguir processos ou completar relatórios.
Controle de produtividade
Ao utilizar a intranet no dia a dia de sua empresa, você pode realmente controlar suas atividades. É possível, por exemplo, realizar manutenções, atualizações e controle do horário de trabalho no sistema da empresa.
Sistema intuitivo
A intranet é muito fácil de usar, e, com um bom fornecedor, pode ser implementada sem grandes problemas. Quem está acostumado a usar computador não terá dificuldade em usar a intranet no dia a dia da empresa.
Interação entre colaboradores com sistema intranet
Um sistema intranet oferece a vantagem de permitir que todos os funcionários participem, seja fazendo sugestões de melhoria, participando de pesquisas ou tomando algumas decisões importantes. Tudo isso ajuda a reduzir o tempo gasto em reuniões da empresa, pois os tópicos podem ser avançados para simplificar o processo.
Ferramenta online para um sistema intranet de sucesso
O Zoho Connect é a sua ferramenta para criar um sistema intranet eficaz e de sucesso. Conte com recursos para comunicação interna, organização das informações, colaboração entre diferentes equipes e compartilhamento de informações, como:
- Criação de páginas e grupos para diferentes departamentos, projetos ou tópicos;
- Compartilhamento de documentos, pastas, atualizações, comentários e interações;
- Chat e chamadas de áudio/vídeo para garantir comunicação instantânea;
- Calendário integrado para agendar reuniões, eventos e lembretes;
- Monitoramento de respostas de confirmação de presença e manutenção de sua programação;
- Compartilhamento de aplicativos internos e integrações com sistemas;
- Mural para debater ideias com a equipe;
- Stakeholders podem ser adicionados como usuários externos;
- Criação de formulários de forma simples e rápida.
E muito mais!
Elimine a necessidade de enviar anexos por e-mail, simplifique o processo de compartilhamento de dados, use a sua intranet via dispositivos móveis de qualquer lugar e a qualquer momento! Colabore e comunique mesmo em movimento.
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