Intranet social: saiba o que é e a importância em seus negócios

Intranet Social: Confira a seguir o que é a Intranet Social e a sua importância para os negócios. Em uma empresa, é preciso contar com diversos recursos que tornem o ambiente de trabalho mais simples e dinâmico. Nesse cenário, surge a intranet social, que pode auxiliar a colaboração de todos os funcionários. Em resumo, podemos entender a intranet social como uma rede privada, e que pode ser implementada na sua empresa. Sendo assim, ao aderir a essa ferramenta, o seu negócio pode usufruir de diversos benefícios. Entenda melhor sobre o tema abaixo.

Definição de intranet social 

A priori, é de suma importância trazer uma definição de intranet social, a fim de contextualizar melhor o tema. Desse modo, entende-se que a intranet se trata de uma rede corporativa ou empresarial. Assim, esse serviço oferece alguns recursos para a sua empresa. O diferencial é que essa intranet social será utilizada somente por colaboradores e funcionários no geral da sua empresa. Ou seja, aderir a intranet social para o seu negócio significa ter uma rede social privada apenas para quem exerce alguma função no trabalho. Isso agrega, dentre outros benefícios, uma melhor comunicação interna.

Origem da intranet

A intranet teve o início da sua história na década de 90, com o surgimento dos primeiros testes. Nessa época, a internet era utilizada tanto para fins sociais como comerciais. Inclusive, as empresas ainda estavam explorando como a internet poderia auxiliar nas vendas, por exemplo. Com o tempo, os profissionais da área de TI enxergaram o que os outros não viam: facilidade da rede de computadores. Sendo assim, eles desenvolveram ferramentas que auxiliavam as empresas com base nas principais necessidades dessa organização. Além disso, as empresas queriam ter um controle maior em relação aos seus funcionários. Com essa nova ferramenta, os negócios viram uma maneira de aproveitarem a oportunidade. Para isso, foram usadas algumas infraestruturas como rede, servidores e computadores com conexão à rede. Porém, agora, essa estrutura seria destinada a um ambiente restrito da empresa.

Primeiros visuais da intranet social

Como vimos acima, a intranet social surgiu de uma necessidade das empresas e das possibilidades trazidas pela internet naquela época. Com isso, os primeiros visuais da intranet surgiram. Porém, desde o início, a ideia era ter algo simples como design e com muita funcionalidade prática. Desse modo, nesse momento inicial, as informações mais relevantes estavam na rede, junto com alguns recursos, como e-mail, recursos humanos, informações de produtos e conteúdos. Isto é, todo e qualquer dado que poderia facilitar a rotina dos funcionários.

Como era o acesso à intranet social? 

Outro fator que melhorou com o tempo foi o acesso à intranet. Isso porque, no início, para acessar a rede era preciso estar na empresa. Dessa maneira, os colaboradores iriam se conectar à rede da empresa e ter acesso à ferramenta. Em seguida, o colaborador deveria criar um login e senha. Além disso, destaca-se que o acesso ocorria através de um endereço IP. No entanto, hoje em dia, ainda é comum encontrar intranets com base nesse modelo, apesar de existirem outros mais modernos.

Existe uma extranet? O que é? 

Quando falamos em intranet, é comum que algumas pessoas perguntem se existe uma extranet. E a resposta é sim! Uma extranet é também como uma rede corporativa e que traz recursos muito parecidos com o da intranet. A diferença é que, como o nome já nos propõe, a extranet pode ser utilizada fora do ambiente de trabalho, desde que com conexão à internet. Destaca-se ainda que esse modelo traz algumas limitações ao acesso, além de preocupações específicas com a segurança. Afinal, como o acesso ocorre fora da empresa, essa rede deve estar muito protegida. A prevenção ocorre contra o acesso de pessoas não autorizadas, por exemplo.

Estrutura da extranet e como ela funciona

No que se refere à estrutura usada na extranet, podemos trazer o data center ou um serviço de empresa voltado para hospedagem. É possível sim usar uma infraestrutura própria, no entanto, pode ser uma tarefa muito árdua sem necessidade. Atualmente, as empresas que optam pelo extranet preferem a terceirização ou o outsourcing. Isso porque existem diversos benefícios a partir do uso do know-how. Assim, você terá mais segurança e menos investimento.

Intranet social na prática nas empresas

Após ter uma noção ampla do que é a intranet e a extranet, saiba como funciona a intranet social na prática dentro das empresas. No geral, ela é muito semelhante à internet comum que estamos acostumados. Essa semelhança pode ser ainda maior quando a empresa opta por um data center ou hosting. Isso porque, normalmente, o acesso à intranet ocorre por meio de um subdomínio ou uma pasta do domínio principal. Contudo, mesmo que você escolha uma estrutura interna dessa ferramenta, ainda é possível compartilhar alguns dados dos serviços da internet. Isto é, seja qual for o modelo que você escolheu, ainda é necessário contar com um servidor web, e-mail, bando de dados e demais serviços. O foco do intranet social é criar um ambiente virtual focado na comunicação interna da empresa. Logo, é como usar a internet normal e convencional, porém, com os estímulos voltados para o ambiente corporativo.

Principais benefícios ao investir na intranet social

O uso da intranet social em uma empresa com certeza agrega diversos benefícios, e trouxemos alguns deles a seguir.

Intranet social para diminuir os custos operacionais do negócio 

O primeiro benefício que trouxemos é a diminuição de custos operacionais do seu negócio. Isso por conta da otimização e simplificação dos processos internos da empresa. Afinal, o licenciamento do servidor pode ter um valor muito menor do que a instalação de modelos individuais. A partir do momento que a intranet é hospedada por uma empresa especializada na área, isso indica também a economia de toda a estrutura necessária – sem contar com a manutenção.

Aumentar a produtividade dos colaboradores com intranet social

Outro benefício da intranet social é contribuir para o aumento de produtividade envolvendo todos os colaboradores. Até porque toda a informação estará, a partir de agora, centralizada. Ademais, os assuntos são puramente profissionais, o que ajuda a manter o foco no trabalho. A produtividade também é aumentada por conta das ferramentas que estão presentes no intranet social, facilitando a rotina de tarefas. Por isso, os resultados podem ser muito mais positivos e satisfatórios para o seu negócio.

Melhorar a comunicação interna corporativa

Cita-se ainda como benefício da intranet social a melhora da comunicação interna no seu negócio. O diálogo envolvendo a sua equipe se tornará mais dinâmico, efetivo e ágil. Todos os pontos que precisarem de urgência poderão ser tratados como tal. Por esse motivo, a intranet social lida com informações relevantes e importantes para o dia a dia da empresa, como comunicados, avisos, políticas internas e demais informações. Isso economiza o tempo de todos.

Ter um negócio moderno 

Ter um negócio moderno pode não estar (ainda) entre as suas prioridades no momento. No entanto, isso é um benefício. Atualmente, estamos inseridos em um mercado cada vez mais competitivo e aderir a elementos mais modernos pode fazer total diferença. A transformação digital está chegando para todas as empresas, independente do porte ou do segmento. Logo, se você já está investindo em ferramentas digitais, com certeza isso é estar um passo à frente dos demais concorrentes.

Melhor usabilidade

As novas tecnologias estão se tornando cada vez mais fáceis de acessar, e com o intranet social isso não é diferente. O benefício de utilizar essa ferramenta é poder trabalhar com mais facilidade.

Administrar e organizar tarefas da melhor forma 

Por fim, o último benefício que trouxemos é uma melhor administração e organização de tarefas dentro de uma empresa. Afinal, a intranet pode incluir o CRM, controle de ponto, banco de horas, folgas e outras informações. Esses recursos tornam o dia a dia muito mais ágil, com tarefas organizadas e melhor administradas.

A importância de boa comunicação interna nos negócios

Como foi dito anteriormente, a comunicação interna e a sua melhora é um dos benefícios da implementação da intranet social. Sendo assim, destaca-se que a comunicação interna tem papel estratégico para o negócio. Isso porque essa comunicação é capaz de alinhar os valores e objetivos da empresa com os funcionários. Além disso, ela também contribui para o clima organizacional, e mantém sempre a equipe informada e motivada. No entanto, para alcançar bons resultados, ela deve ser planejada e executada de maneira correta. Usar a intranet social é um exemplo disso. você pode contar com todos os recursos que lhe forem mais convenientes no momento.

Vantagens da comunicação interna

Seja qual for o segmento ou porte da sua empresa, as ações de comunicação interna trazem muitos benefícios. Conheça alguns deles a seguir.

1. Alinhamento da equipe de trabalho: para ter um bom desempenho, a empresa deve contar com uma equipe de trabalho alinhada com os valores e a estratégia do negócio, por isso o investimento em comunicação interna é essencial para que essas informações cheguem para toda a equipe.
2. Agilidade nos processos: com a integração dos colaboradores, os procedimentos e com os outros setores da empresa, os processos internos serão mais ágeis e eficientes.
3. Decisões mais assertivas: a comunicação interna também contribui para a tomada de decisões e a produtividade da equipe.
4. Ter um melhor ambiente de trabalho: outro fator positivo se refere ao ambiente de trabalho. Assim, ter uma comunicação clara e objetiva traz mais transparência nas atividades e evita boatos que podem gerar conflitos entre o público interno.
5. Clima organizacional da empresa: o clima organizacional e a motivação da equipe são elementos primordiais para o sucesso e crescimento do negócio.
6. Fortalecimento da marca: todos os fatores citados ajudam muito na construção e no fortalecimento da marca empregadora, também conhecida como employer branding.
7. Engajamento dos colaboradores: o engajamento dos profissionais é um dos desafios da gestão de pessoas, e contar com um bom tipo de comunicação interna é essencial, por permitir que os funcionários entendam sua participação no negócio e faz com que eles se sintam mais valorizados, tornando-os defensores da companhia.

Problemas de uma comunicação interna ineficaz

Quando uma organização não prioriza a comunicação interna, ela está exposta a diversas situações que podem comprometer a produtividade e competitividade. A seguir, conheça alguns dos riscos aos quais a empresa está sujeita.

• Ruídos na comunicação: sem uma boa comunicação institucional, os colaboradores podem propagar, por seus próprios meios, o que julgam interessante. Em resumo, não é pela falta da comunicação interna que as informações deixam de circular na empresa. Evite esse problema com toda a transparência necessária, evitando que falsas informações contaminem o ambiente.
• Não ter uma imagem de credibilidade: não demonstre aos seus funcionários que você preza pela informalidade somente, pois a credibilidade da empresa estará comprometida e mudar esse cenário depois será bem mais difícil.
• Reduzir a produtividade: a comunicação interna faz com todos tenham foco nos objetivos e metas da empresa.

Intranet social:Principais erros ao investir na comunicação interna

Entender a comunicação interna como um fator estratégico para a empresa é uma maneira de prevenir prejuízos e impactos negativos nos seus resultados. Na maioria dos casos, devido ao desconhecimento ou por não valorizarem os processos de comunicação interna, as empresas não investem em ações e estratégia para melhorar isso. Pensando nisso, trouxemos alguns dos principais erros ao investir na comunicação interna.

Falta de timing

Possui o controle sobre o fluxo da informação é fundamental para um negócio. Dessa maneira, a comunicação no momento ideal e ao público correto significa que você tem maturidade no assunto e domínio da estratégia de comunicação interna. Entretanto, não entender qual o momento apropriado para se comunicar um fato importante aos colaboradores pode não ter boas consequências. Pode ser prejudicial para o funcionário tomar conhecimento de uma alteração significativa em sua empresa através de uma fonte externa, a exemplo do jornal ou rádio local.

Comunicação sem comunicadores

Outro erro comum é definir as funções da comunicação interna de forma exclusiva a equipes de áreas como o setor de marketing ou o RH, sem garantir a estrutura para desempenharem uma missão tão importante como essa Apesar de essas áreas serem indispensáveis para o sucesso da comunicação interna, é primordial que o processo possua à frente profissionais especializados, de preferência, jornalistas ou relações-públicas, quem poderão elaborar as estratégias e executar as ações da área.

Processo de mão única

O fluxo da comunicação interna não acaba no momento que o público recebe o conteúdo. Não é suficiente oferecer os canais para que os colaboradores recebam as notícias pertinentes da empresa. Esse fluxo deverá ter também um meio de retorno. Isso porque ter o feedback do colaborador e saber o impacto que a comunicação exerce também faz parte dessa implementação. Além, claro, de saber como transformar esse retorno em subsídio para as estratégias da empresa — não somente de comunicação, mas da gestão, de maneira mais abrangente.

Principais maneiras de investir na comunicação com os colaboradores

No mercado, podemos encontrar hoje diversas ações e ferramentas que te ajudam na comunicação interna. Assim, esses métodos podem tornar a estratégia mais eficiente e atrativa com base no perfil do público e os objetivos da organização. Algumas alternativas são:

• Intranet: como vimos, é um portal interno voltado para a divulgação de notícias, comunicados, conteúdo institucional etc.;
• Mural de recados: ele pode ficar em um ponto estratégico na empresa, o que possibilita a comunicação com os trabalhadores nos locais em que a equipe não tenha acesso à internet;
• Tv corporativa: esse canal é criado com o intuito de disseminar informações de maneira atrativa e dinâmica com o uso de vídeos;
• Rede social corporativa: a rede social corporativa se trata de um canal a fim de promover uma relação entre os funcionários e incentivar a troca de informação;
• Eventos internos: eles auxiliam a promover o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho, capacitar equipes e comemorar datas como dia das mães, dos pais, páscoa, aniversariantes do mês etc.

Conheça o Zoho Workplace

Se você deseja modificar o local de trabalho da sua empresa, o Zoho Workplace é a melhor opção. Afinal, essa plataforma tem o intuito de centralizar e unificar o espaço de trabalho. Com isso, o Zoho Workplace traz diversos recursos que facilitam a rotina de uma companhia.

O que é a Zoho Workplace? 

A priori, é importante salientar que o Zoho Workplace é uma solução tecnológica para as empresas que desejam se destacar e modernizar os processos internos. Além disso, o software traz como principal benefício facilitar a comunicação interna de toda a equipe.

Qual a finalidade do Zoho Workplace? 

Tenha em mente que o Zoho Workplace tem como finalidade integrar e unir toda a sua empresa em um único espaço. Assim, o Workplace traz um contexto muito interessante de marketing, finanças e vendas. Com a plataforma, a sua equipe foca naquilo que realmente importa. Além disso, o Zoho Workplace torna possível um trabalho remoto de qualidade, por contar com recursos diferenciados do mercado. Essa é uma possibilidade de aderir ao trabalho remoto de maneira integral ou parcial.

Integração de apps do Zoho Workplace

Um dos principais diferenciais do Zoho Workplace é que a plataforma possui integração com outros apps a fim de tornar o trabalho remoto ainda mais simples. Alguns exemplos de apps integrados são:

• Reunião online
• Intranet social
• Apresentação
• Processador de texto
• Planilha
• Chat
• Gerenciamento de arquivos
• E-mail

Com o Zoho Workplace, o seu escritório vai junto com você para qualquer lugar do mundo. Nesse cenário, você pode usufruir dos apps integrados para aproveitar melhor as ferramentas de trabalho. Assim, utilize as ferramentas de Show (para apresentar), Sheet (para planilhas) e Writer (para editar documentos).

Planos de serviços do Zoho Workplace

Como você já deve ter percebido, o Zoho Workplace é a solução que a sua empresa está precisando. Logo, se você decidiu investir nessa plataforma, saiba que ela oferece alguns planos de serviço. São 3 opções: plano padrão, profissional e plano somente com o mail.

Plano Zoho Workplace padrão 

O Zoho oferece o plano padrão, que é o mais popular dentre as opções. Nesse plano, você usufrui do período de 15 dias para experimentar o serviço de forma gratuita. Assim, você tem acesso a armazenamento de 30 GB por usuário no Mail e 10 GB por usuário no Work Drive. Além disso, você tem acesso a outros serviços, como hospedagem para vários domínios, anexos de até 500 MB e roteamento de e-mail. Outros exemplos de serviço são:

• Aliases de domínio
• Compartilhamento de pastas
• Compartilhamento de e-mail
• Ferramentas de stream de colaboração
• Acesso sem necessidade de conexão à internet
• Recuperação de e-mail
• Apps para dispositivos Android e iOS.

No que se refere ao compartilhamento de documentos, o plano padrão traz para o cliente um limite de 1 GB para upload de arquivo, pasta de equipe e controle de acesso. A sua equipe pode ainda compartilhar arquivos externos e pré-visualizar cerca de 160 formatos de arquivos.

Plano Zoho Workplace Profissional 

Por outro lado, tem a opção do Zoho Workplace profissional. Nesse plano, você conta com outros serviços e disponibilidade maior no que se refere ao limite. Por exemplo, o armazenamento por usuário no Mail é de 100 GB por usuário, ao contrário do padrão, que é menor. Já o armazenamento no Work Drive será de 100 GB por usuário, também sendo muito maior que o padrão. Aqui, você conta com os mesmos serviços do plano padrão, porém, com alguns adicionais e que fazem toda a diferença. Por exemplo, as suas videoconferências podem ter 100 participantes, os anexos são de até 1 GB, grupos ilimitados e e-mail personalizado. Para escolher o melhor plano, é necessário analisar as suas necessidades no momento e adequar às melhores condições. Se você precisa de espaço e muitos serviços, o plano profissional com certeza é a opção ideal. No entanto, se a sua empresa ainda está no início, o plano padrão será maravilhoso neste momento.Acesse o site oficial do Zoho Workplace e confira todas as condições dos planos Padrão e Profissional. Com certeza você encontrará a solução ideal para a sua empresa.