Todos os dias, as empresas processam muitos documentos essenciais para que cada um dos seus fluxos funcione bem. Só essa correta gestão de documentos permite uniformizar a produção, facilitando a comunicação e evitando erros.
Por isso, a gestão de documentos online não pode mais ser subestimada nas empresas. Sejam contratos, recibos, calendários ou outros registros, eles precisam ser bem geridos, já que representam as informações necessárias para garantir bons resultados.
No post de hoje, você verá o que é gestão de documentos, como ela pode acontecer, quais processos são beneficiados e como ela pode ser executada. Boa leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos, também chamada de gestão documental, é o conjunto de processos para a produção, o armazenamento e o uso adequado de arquivos. Essa área administra e organiza os documentos para otimizar a busca segura por dados.
A prática evita perda de informações, facilita a rastreabilidade dos dados, otimiza os fluxos de trabalho que dependem da distribuição desses documentos, controla processos e mais.
Afinal, as empresas lidam diariamente com uma série de documentos, como contratos, cadastros, fichas, contas, recibos, calendários, notas fiscais e outros. Esses registros movem o negócio, e precisam ser organizados de acordo com as suas especificidades.
O gerenciamento dos documentos irá organizá-los, facilitando o acesso aos arquivos mais usados e protegendo contra danos os que não são tão usados assim.
É um processo necessário, que leva em conta as características dos arquivos, as necessidades da empresa, os prazos e as melhores maneiras para que o acesso diário seja eficiente.
Saiba mais sobre a prática do gerenciamento de arquivos online!
Qual a importância da gestão de documentos?
Dos variados ramos, seja da saúde à indústria e outros, muitos gestores ignoram a importância da gestão de documentos, deixando de lado as ferramentas que otimizam essa organização.
É bom lembrar que a perda de um documento pode parar completamente um fluxo empresarial, e a falta de organização contribui para uma empresa mais burocrática, menos produtiva e com altos riscos jurídicos.
Enquanto isso, a boa gestão de documentos online permite o acesso a eles de qualquer lugar do mundo, por qualquer colaborador, através de bons softwares em cloud. A correta metodologia para gerir documentos torna qualquer processo mais ágil.
A partir da organização e digitalização dos arquivos, a empresa ganha em praticidade no fluxo diário, pode recuperar documentos em caso de exclusões acidentais, e não terá dores de cabeça pela perda de arquivos importantes.
Além disso, a gestão de documentos online diminui as cópias físicas, reduzindo o uso do espaço da empresa e o desperdício.
8 formas de fazer uma boa gestão de documentos online
A gestão de documentos torna a documentação mais prática, acessível, sustentável, segura e ágil. Essa é uma atividade base para as corporações, e melhora inclusive a entrega dos produtos/serviços aos clientes, integrando os dados e diminuindo falhas.
Entenda o passo a passo da gestão de documentos online na prática:
1. Estabeleça um sistema de organização
Já que a gestão de documentos precisa ser sistemática, é preciso ter um padrão para a organização e armazenamento dos registros.
Crie uma estrutura lógica para armazenar os documentos, com as suas categorias, subcategorias, a depender do nível de segurança que ele precisa ter e do quão acessível precisa estar, pois é mais usado ou menos.
Use tags e metadados para facilitar essa classificação.
Entenda como é a segurança dos dados em nuvem!
2. Defina permissões de acesso adequadas
Há documentos que precisam de alta segurança, e só pessoas autorizadas podem ter acesso. Use plataformas para gestão de documentos que permitam essa proteção, onde só alguns usuários acham os arquivos controlados.
Também há diferentes permissões para editar e compartilhar esses documentos, garantindo a confidencialidade dos dados.
3. Estabeleça políticas de nomenclatura e padronização
Para ajudar a organização, padronize ao máximo a estrutura e estabeleça diretrizes claras para a nomenclatura dos documentos. Toda a equipe deve saber dessas regras.
As nomenclaturas devem ser consistentes, descritivas e precisam facilitar a localização do conteúdo. Os formatos e estilos dos documentos também devem ser padronizados.
4. Promova a colaboração em tempo real
É essencial ter recursos de edição simultânea e compartilhamento de documentos em tempo real para que a equipe possa trabalhar de forma colaborativa. A plataforma usada deve facilitar o trabalho do dia a dia, permitindo que todos trabalhem de forma integrada.
5. Faça backup regularmente
É essencial retirar os arquivos desnecessários, assim como fazer backups regulares para que os documentos importantes não sejam perdidos. É a proteção que a empresa precisa contra perdas por erros humanos ou técnicos.
6. Implemente fluxos de trabalho automatizados
Aproveite os recursos da plataforma de arquivamento para automatizar os fluxos durante a gestão de documentos, como as aprovações, revisões, notificações à equipe e mais.
Assim, você evitará ao máximo as tarefas manuais, minimizando erros e aumentando a eficiência operacional.
7. Treine e eduque os usuários
Todos os seus colaboradores devem ser capacitados para utilizar a plataforma de gestão de documentos. Ensine-os a utilizar os recursos, seguir as diretrizes estabelecidas para manter a organização, garantir a segurança e a privacidade.
8. Monitore e revise regularmente
Faça revisões periódicas do seu sistema de gestão de documentos. Você precisa observar se existem áreas que precisam de melhoria ou se as práticas precisam ser ajustadas, por exemplo.
Analise as atualizações e recursos adicionais oferecidos pela plataforma de gestão de documentos e mantenha os seus colaboradores preparados.
O Zoho WorkDrive é um espaço unificado para armazenar e compartilhar os documentos, onde a equipe pode trabalhar em conjunto, em tempo real. No WorkDrive, o administrador gera dados e estatísticas sobre os movimentos dos arquivos, como acessos e downloads.
Com alta segurança, pesquisa inteligente e fácil organização de dados, a plataforma que você precisa é o Zoho WorkDrive! Conheça as funcionalidades.
Quais são as vantagens de fazer a gestão de documentos?
A gestão de documentos é uma verdadeira estratégia de funcionamento para a sua empresa. Entenda mais sobre os benefícios desse procedimento:
1. Acesso e compartilhamento facilitados
Com a gestão de documentos online, os arquivos podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter conexão à internet.
Qualquer documento necessário está sempre à mão! Assim, os seus colaboradores podem trabalhar livremente e em colaboração de forma eficiente.
2. Colaboração em tempo real
A colaboração em tempo real é mais fácil com a gestão de documentos, já que vários colaboradores editam o mesmo arquivo simultaneamente. Não é preciso enviar versões diferentes por e-mail e causar confusões por causa de várias cópias do mesmo arquivo.
3. Controle de versões
Com a gestão de documentos online, você pode controlar diferentes versões de um documento, acompanhando as alterações feitas, restaurando versões anteriores e mantendo um histórico completo das revisões.
4. Segurança e proteção de dados
A plataforma escolhida por você deve oferecer recursos avançados de segurança, como criptografia de dados, permissões de acesso granulares e backups automáticos. Assim os seus documentos estão protegidos contra perdas, roubos ou acesso não autorizado.
5. Organização e busca eficiente
A organização deve ser feita através de pastas, tags e metadados. A melhor categorização de arquivos gera eficiência para toda a empresa, pois torna mais fácil encontrar documentos específicos quando necessário, reduzindo o tempo gasto.
6. Automação de fluxos de trabalho
Escolha uma plataforma de gestão de documentos online que ofereça recursos de automação, para criar fluxos de trabalho personalizados e para que as aprovações, revisões e outras tarefas sejam feitas com agilidade, aumentando a eficiência operacional.
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7. Redução de custos
A gestão de documentos online reduz os custos associados à impressão, armazenamento físico e transporte de documentos. Também é uma solução eficiente que elimina a necessidade de investir em infraestrutura de TI local, uma grande equipe e manutenções.
Armazenamento em nuvem é a melhor ferramenta para sua gestão
Você já conseguiu perceber todas as vantagens de ter uma boa gestão de documentos online? A sua empresa pode estar perdendo tempo, dinheiro e eficiência pela simples falta de um software nessa área.
O armazenamento em nuvem no Zoho WorkDrive gera:
- Eficiência,
- Redução de custos,
- Segurança de dados,
- Escalabilidade,
- Flexibilidade,
- Recuperação em caso de danos,
- Controle,
E muitas outras vantagens.
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