Uma ferramenta de email para empresas é mais do que uma plataforma para enviar mensagens. Trata-se de um canal de representação da sua marca, que gera confiança, organização, produtividade e alcance do público-alvo.
Desta forma, é importante que a sua empresa tenha um e-mail com domínio personalizado, completo e seguro.
Por isso, compilamos uma lista com alguns dos melhores provedores e as suas características. São algumas opções de serviços disponíveis no mercado, contabilizando fatores como usabilidade, preço, escalabilidade, segurança, colaboração e mais.
Prepare-se para levar a comunicação da empresa a novos patamares! Vamos lá?
Principais provedores de email para empresas do mercado
Como escolher o melhor email profissional diante de tantas opções de ferramentas de email para empresas? A lista a seguir mostra alguns dos melhores serviços pagos. Revise os prós e contras:
1. Zoho Mail
A Zoho é reconhecida mundialmente por fornecer um compilado de softwares, é referência no setor e cresce a cada dia, com mais de 22 milhões de usuários.
O Zoho Mail tem layout simples, permite que a sua empresa tenha domínio personalizado de email, calendários, integração, excelente segurança, suporte humanizado e proativo, planos flexíveis e acessíveis.
Ele apresenta planos livres de anúncios e inclui sistema anti-spam, versão mobile, agrupamento de e-mails e alta segurança, como criptografia de ponta a ponta, proteção contra phishing, controle de acesso e autenticação de dois fatores.
O sistema facilita e impulsiona a colaboração e a comunicação entre as equipes diariamente.
É possível contratar um plano de hospedagem de e-mail gratuito para hospedar até 5 contas, com 5 GB de armazenamento de e-mail por usuário, limite de anexo de 25 MB e mais.
Mas, se você já entendeu a importância do e-mail como um canal oficial de comunicação empresarial, você deve optar por um plano pago. E o Zoho Mail conta com o melhor custo-benefício do mercado, com planos que custam a partir de R$ 5 reais/usuário/mês.
A depender do plano, o e-mail cresce em recursos, oferecendo acesso off-line, calendário, backup, recall de e-mail, Streams, suporte aos protocolos POP e IMAP, anexos de até 1 GB e mais. É um provedor de e-mail poderoso, repleto de recursos.
A ferramenta Streams permite a comunicação e a colaboração através de e-mails em uma equipe ou grupo . Ele aumenta a produtividade através da comunicação aberta, reduzindo o número de respostas e de encaminhamentos, evitando a desorganização.
Um Grupo de Streams é onde qualquer mensagem que precise ser enviada a todos os membros do grupo possam ser publicadas, com curtidas, comentários, debates e mais.
Por fim, o Zoho Mail Premium, que inclui todos esses recursos e muitos outros, custa apenas R$ 20/usuário/mês.
O aplicativo pertence ao Zoho Workplace, uma plataforma completa, composta por diversos outros softwares. Ela proporciona colaboração, gerenciamento de demandas e equipes. Oferece um pacote office completo com ferramentas para criação e edição de documentos, planilhas e apresentações, além de contar ainda com solução de videochamadas, chat corporativo, calendários, WorkDrive e uma poderosa intranet social.
A função de bate-papo facilita o debate, reduzindo a necessidade de centralizar a comunicação em e-mails. Todos os aplicativos estão conectados ao armazenamento na nuvem.
É o melhor serviço de hospedagem de e-mail, já que agrupa o serviço principal com ferramentas de produtividade, impulsionando o seu fluxo de trabalho.
E, se não bastasse ser uma das ferramentas de e-mail corporativo mais completas do mundo, o Zoho Mail foi eleito pelo Reclame Aqui como o provedor mais bem avaliado, com nota 8.9, muito a frente do segundo colocado.
2. Outlook
O Outlook é oferecido pela Microsoft, dentro do pacote Microsoft Office. Há uma versão gratuita, anteriormente chamada de Hotmail.
A ferramenta funciona em vários dispositivos, exceto no Linux, o que pode ser um problema para empresas do segmento de tecnologia e inovação, que costumam usar esse sistema operacional. Não é produtivo criar máquinas virtuais apenas para utilizar o e-mail corporativo.
Assim como o Zoho Mail, o Outlook permite permite integrações e recursos como recuperação de e-mail excluído, suporte e organização automática.
A principal desvantagem é que a interface pode ser complicada e confusa para novos usuários, o que dificulta o treinamento da sua equipe.
O serviço de hospedagem de e-mail inclui a versão mobile dos aplicativos Microsoft Office e o armazenamento de arquivos no OneDrive. Ele inclui recursos para gerenciar projetos, acompanhar tarefas e mais.
O Microsoft 365 possui planos que variam de R$32 a R$ 140/usuário/mês.
O plano mais popular é o Business Standard, com 50 GB de armazenamento de e-mail por usuário, acesso offline e custo de R$ 80/usuário/mês. Embora ofereça recursos, pode ser caro para pequenas empresas.
Se quiser abrir mão de videochamadas, o plano para Pequenos e Médios Negócios custa R$ 52,80/usuário/mês, mas não permite que você adicione um domínio personalizado ou 50 GB para armazenamento.
3. Gmail
O Gmail, e-mail do Google, é popular e gratuito. Ele também oferece planos pagos para empresas, com diferentes armazenamentos, opções de suporte e outros recursos.
É compatível com vários dispositivos, sistemas operacionais e navegadores. Todos os planos são livres de anúncios e incluem anti-spam, agrupamento de e-mails, segurança, criptografia, proteção contra phishing, spam e autenticação de dois fatores.
O Google Workspace é um serviço de hospedagem de e-mail com fluxo de trabalho baseado na nuvem. Ele gera integração com outros aplicativos do Google.
O serviço de hospedagem de e-mails oferece planos que variam entre R$ 35 e R$ 105/usuário/mês. Há um teste gratuito de 14 dias.
O plano intermediário, Business Standard, custa R$ 70/usuário/mês, com 2 TB de armazenamento em nuvem por usuário e reuniões com até 150 participantes.
Infelizmente, o Gmail não possibilita o envio de e-mails a partir de um endereço de e-mail que não seja do próprio Gmail sem o uso de uma ferramenta de terceiros. Além disso, alguns usuários não gostam da categorização automática dos e-mails em guias, como "Principal", "Social" e "Promoções"
4. Locaweb
E-mail profissional com domínio grátis que pode ser acessado por navegador ou aplicativo, fácil de usar e com recursos adicionais. Os planos são escaláveis.
O serviço conta com proteção anti-spam, antivírus, versão mobile, personalização e flexibilidade. Os valores variam de R$ 9,90 até R$ 49,90 por mês. O primeiro conta com 1 conta de e-mail e 10 GB, enquanto o maior plano tem 100 contas de e-mails com 10GB cada.
A empresa brasileira não oferece uma interface tão intuitiva ou moderna quanto a dos concorrentes, também pode não oferecer tantas integrações e apresentar instabilidades, o que acaba por prejudicar a sua produtividade empresarial.
No seu plano de 7 reais mensais por usuário, não há opção de lembretes, modo offline, criptografia de ponta a ponta, relatórios de Spam, prevenção de perda de dados e outros recursos presentes no Zoho Mail Premium, de R$ 4,00 mensais por usuário.
5. Hostinger
A Hostinger tem uma hospedagem de e-mail corporativo com vários recursos, como filtragem de spam, suporte para IMAP e POP3, infraestrutura Cloud, compatibilidade mobile e mais.
O serviço possibilita integração com outros serviços de hospedagem e websites, além de alguns recursos de segurança e conformidade como antivírus e anti-spam. Infelizmente, esses recursos podem não ser tão avançados.
Existem os planos de email Business Starter por R$ 3,99/mês ou o Business Premium pelo valor de R$ 7,99/mês, com mais funcionalidades. Os preços são cobrados por cada caixa de entrada.
O menor plano possui 10 GB de armazenamento de e-mail, enquanto o Business Premium dispoibiliza 50 GB de armazenamento de e-mail.
A principal desvantagem da Hostinger é que ela pode ser mais complexa de configurar do que outras opções, especialmente para usuários menos técnicos. Além disso, embora a Hostinger ofereça suporte 24/7, alguns usuários relatam que a qualidade do suporte pode ser inconsistente.
O que um bom provedor de email para empresas precisa ter?
Cada solução de hospedagem de e-mail para empresas tem seus prós e contras, mas quais são os recursos principais e essenciais para qualquer empresa? Aqui estão alguns deles:
1. Confiabilidade
Confiabilidade é essencial. Garanta que a empresa tenha referência no mercado ou que o sistema não cause perda de e-mails, inatividade ou falta de backups, por exemplo.
2. Segurança
O provedor deve possuir medidas de segurança robustas, como proteção contra spam, vírus e phishing, criptografia, autenticação de dois fatores e mais.
3. Facilidade de uso
Uma interface intuitiva e fácil de usar é essencial para que a produtividade possa de fato acontecer. Escolha um serviço com configuração fácil e interface amigável.
4. Armazenamento
Considere a quantidade de espaço para e-mail e armazenamento em nuvem, também verifique se poderá ampliar segundo as necessidades da empresa.
5. Escalabilidade
A capacidade de expandir o plano é um recurso valioso. À medida que sua empresa cresce, o seu provedor de e-mail para empresas deve acompanhar.
6. Integração
A integração com outras ferramentas aumenta a eficiência e a produtividade. O sistema de e-mail deve permitir integrações para centralizar dados.
7. Suporte ao cliente
Um suporte ao cliente de alta qualidade é essencial. Então, verifique se o suporte é ágil e disponível a todo momento.
8. Custo
Considere o custo-benefício, pois serviços de e-mail para empresas com preços altos nem sempre são os melhores ou mais flexíveis.
9. Mobilidade
Acesso móvel é importante para manter a produtividade. Verifique se o sistema escolhido se adapta a diferentes dispositivos.
10. Recursos avançados
Além da funcionalidade básica, um provedor deve oferecer recursos adicionais para otimizar a colaboração e a comunicação.
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Conclusão
O Zoho Mail oferece tudo o que você precisa. A plataforma de e-mail para empresas traz recursos avançados, como áudios nos e-mails. Sim, você pode anexar mensagens de voz, acelerando a comunicação!
Use os Streams, recurso para criar canais de debate dentro do e-mail, gerando colaboração. Compartilhe rascunhos para acelerar a produção, envie e-mails em massa, envie convites para toda a equipe com o Zoho Cliq e aproveite o eDiscovery.
O eDiscovery te ajuda a a rastrear, manter, pesquisar e descobrir os dados que desejar, quando quiser. Sempre em conformidade com as leis do setor, o recurso garante segurança e privacidade incomparável.
As consultas incluem filtros para gerar eficiência, relatórios de auditoria, regras para retenção de e-mails, personalização de políticas e mais.
O Zoho Mail se integra perfeitamente com várias ferramentas da Zoho e de terceiros, para proporcionar uma experiência completa e eficiente. Ele conta com profunda segurança e outras vantagens exclusivas.
O Zoho Mail, da plataforma Zoho Workplace, é sem dúvida a escolha certa de e-mail para empresas!
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