Entender o que são fluxos de trabalho é o primeiro passo para colocar essa metodologia em prática. No fundo, corresponde a um método que enfoca os diversos processos que compõem os resultados da empresa.
Por exemplo, imagine um provedor de Internet. O processo de execução envolve muitas etapas. O negócio começa com a prospecção, passa pelos serviços e, por fim, chega à conversão do cliente.
A gestão de processos visa identificar cada um desses pontos e entender a relação entre eles, principalmente como melhorá-los.
Por exemplo, isso é diferente de uma abordagem orientada para o departamento. As ideias não estão focadas em uma ou outra área da empresa, mas em toda a cadeia de ações que levam à construção de resultados.
Conheça as estratégias que podem otimizar os fluxos de trabalho
Com o gerenciamento adequado dos fluxos de trabalho, essas vantagens podem ser acionadas. É necessário ter alguns cuidados especiais, pois farão o melhor uso possível desse método.
Ao mesmo tempo, não é tão difícil quanto parece. Com a estratégia certa, você pode integrar tudo com sucesso. Para fazer isso, consulte as seguintes etapas dos fluxos de trabalho:
Faça um diagnóstico interno
Se você não conhece a situação atual primeiro, não há como saber o que fazer para levar seu negócio adiante. Portanto, o diagnóstico interno é recomendado.
Este não é o momento de determinar esses processos individualmente. No entanto, é importante compreender os pontos-chave e os resultados da tarefa como um todo.
Para sua conveniência, trate sua empresa como um provedor de Internet.
Para diagnóstico interno, recomenda-se considerar as seguintes questões:
● Satisfação do cliente;
● Taxa de recuperação / saída de negócios;
● O número de novos serviços gerados;
● Quanto cada cliente gasta (completar e estabelecer relacionamento);
● Serviço de call center e nível de suporte;
● Retorno do investimento;
● Lucratividade corporativa, etc.
O objetivo é identificar quais estão com desempenho abaixo do esperado ou não se destacam da concorrência, bem como fatores que dificultam o crescimento. Também vale a pena reconhecer o que é eficaz para que possa ser copiado em outro lugar.
Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho
Assim que os principais problemas forem identificados, é hora de desenvolver um processo. Portanto, todas as etapas necessárias para alcançar cada resultado devem ser reconhecidas.
Por exemplo, no processo de obtenção de novas vendas, alguns processos incluem encontrar: novos clientes, acompanhamento de relacionamento, ações da equipe de vendas, etc.
No campo financeiro, alguns processos incluem pontos relacionados, como orçamento, controle de despesas e gestão de receitas.
Mapeie todas as etapas existentes e crie fluxos de trabalho a partir delas. Entenda quais são as etapas de entrada e saída e como cada etapa afeta uma à outra.
Além de melhorar a visibilidade de toda a empresa, também ajuda a estruturar o trabalho a ser realizado. É muito mais fácil determinar etapas burocráticas ou que podem ser eliminadas sem prejudicar os resultados esperados.
Faça um planejamento
Com tudo isso, é necessário elaborar um plano de como atuará a gestão de processos. O objetivo principal é determinar quais pontos precisam ser melhorados, quais são as maiores resistências, quais são as prioridades de atuação e como a gestão deve atuar.
É também neste momento que se define o responsável por determinadas alterações. Você deve considerar os líderes locais para ajudá-lo a completar a tarefa em vez de fazer tudo. Em outras palavras, você precisa escolher as pessoas certas responsáveis pelos processos-chave para que possam implementar as mudanças.
Isso é muito importante para economizar recursos - incluindo esforço, dinheiro e tempo das pessoas. Se a gestão estiver longe desse estágio, as chances de erro aumentarão e tudo pode sair muito caro.
O plano deve ser totalmente documentado, pois a integração entre os departamentos exige que todos tenham acesso total às informações.
Invista em tecnologia adequada
Com a melhoria contínua do desempenho técnico do negócio, a execução estritamente manual de tarefas não faz mais sentido. A tecnologia pode e deve beneficiar as empresas, principalmente seus processos de trabalho.
Quando você perceber o que é gerenciamento de trabalho, verá que ele está relacionado a tarefas de otimização, portanto, a tecnologia deve fazer parte dela. As empresas devem voltar sua atenção para o investimento na tecnologia certa, especialmente na automação de tarefas.
Os call centers das operadoras de Internet precisam ser completos e altamente disponíveis para garantir a satisfação. Nesse caso, a automação de determinados recursos - como o uso de plataformas centralizadas e inteligentes - ajuda a garantir os efeitos necessários e otimizar todas as operações.
Recomenda-se considerar questões como a experiência e segurança da empresa do fornecedor, conformidade técnica com o seu negócio e métodos de implementação.
Prepare a sua equipe
A gestão de processos é baseada na mudança como forma de produzir o efeito desejado. Se a mesma coisa for feita repetidamente, você não terá um fluxo de trabalho melhor.
Ao mesmo tempo, a conversão significa inserir colaboradores em diferentes panoramas. A criação de contratos de prestação de serviços e até a implantação de diversas ferramentas são exemplos de fatores que afetam o dia a dia da equipe.
Se você não incorporar essas mudanças, não poderá desfrutar de seus efeitos. Portanto, o melhor é preparar sua equipe para que ela se adapte aos novos cenários trazidos pela gestão.
A abordagem correta é se preparar para o treinamento e usar o treinamento contínuo. Por exemplo, antes de usar uma nova tecnologia, todos devem ser treinados para aproveitar ao máximo a ferramenta.
Este é o ponto-chave da produtividade e, o mais importante, é um ponto-chave para a continuidade da transformação e a criação de ambientes e processos dinâmicos.
Monitore os resultados
Mesmo se você fizer tudo certo, não pode ter certeza de que seu processo irá melhorar exatamente como você esperava. Portanto, os resultados devem ser monitorados de perto.
Isso não só apontará possíveis falhas e pontos que requerem mais atenção, mas também permitirá que você aproveite as melhores oportunidades.
Por exemplo, os resultados de um sistema automatizado podem ser muito melhores do que o esperado. Portanto, a administração precisa considerar a expansão do seu escopo de uso e utilização dos recursos economizados.
Para esse fim, defina claramente os indicadores de rastreamento relacionados aos processos-chave. Os indicadores precisam ser altamente estratégicos, mas fáceis de medir.
Defina também o intervalo de medição. Isso garante que você obterá insights sobre as mudanças e efeitos reais - não distorções causadas por um tempo muito curto ou muito longo.
A partir disso, é possível identificar oportunidades de melhorias e desafios que ainda precisam ser superados.
Bônus: CRM para melhorar os fluxos de trabalho
Para aplicar todas as estratégias mencionadas acima, você precisa ter ferramentas que vão te ajudar nesse processo. O Zoho Workplace tem ferramentas incríveis que vão otimizar os processos do seu negócio.
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