A pandemia Covid-19 trouxe mudanças tremendas em nossas vidas diárias. Diante da necessidade de isolamento social, como forma de prevenir e combater doenças, profissionais e estudantes de todas as idades são repentinamente obrigados a transferir conversas, cursos e encontros para reuniões online em plataformas digitais.
Como resultado, eles não têm mais o controle inerente sobre as conversas face a face, colocando sua privacidade sob o domínio da plataforma escolhida para viabilizar esse novo padrão de comunicação.
Na prática, as plataformas de comunicação digital nos conectam com familiares e amigos, realizam reuniões online de empresas importantes, nos permitem realizar happy hours, e assim por diante.
No contexto atual, o design de ferramentas e plataformas de comunicação em tempo real deve permitir que as pessoas controlem nossa privacidade como nas conversas da vida real.
Existem muitas ferramentas diferentes disponíveis para facilitar a comunicação entre profissionais que precisam trabalhar remotamente e alunos que mudaram para o ensino online.
Neste artigo, mostramos a importância da privacidade e da segurança da informação em plataformas digitais que suportam cursos e conferências online.
A explosão das reuniões online no isolamento social
Desde março de 2020, o mundo passou por mudanças sem precedentes, levando a maioria dos profissionais a trabalhar em casa.
De acordo com a Harvard Business School Work Knowledge Survey, que analisou convites para reuniões - número, duração e número de participantes - algumas mudanças foram observadas desde o início do trabalho remoto:
● O número de participantes aumentou 13%;
● Cada reunião é encurtada em 12 minutos - 20% mais curta, e o horário de reuniões reduzido em 19 minutos, o que equivale a 12%;
● O número de convidados para cada reunião aumentou 14%;
● Esse movimento levou a duas mudanças importantes.
Primeiro, a organização percebeu repentinamente a necessidade de implantar reuniões online em grande escala. Em segundo lugar, a ameaça dos riscos à segurança da videoconferência rapidamente se tornou um dos principais desafios no campo das plataformas de comunicações unificadas (UC).
Reuniões online: boas práticas de segurança
Tanto a TI quanto os usuários finais precisam ter em mente a lista principal de práticas recomendadas de videoconferência. Esse foco na segurança do local de trabalho e flexibilidade digital é essencial.
Confira algumas dicas de gerenciamento de videoconferência para garantir um nível mais alto de segurança de dados:
Monitorando e rastreando indicadores: rastrear indicadores relevantes relacionados à videoconferência é essencial para ajudar a formular políticas e melhorar a satisfação do usuário.
Alguns exemplos de métricas a serem rastreados incluem: número de convidados, convidados que participaram de reuniões com mais frequência (e onde compareceram), comportamento incomum de usuário e administrador, contas inativas no último mês, usuários internos ingressando como convidados, etc.
Estratégia de implantação: Crie e implante estratégias poderosas em toda a organização. Isso garantirá que todas ou a maioria das etapas a seguir se tornem o comportamento padrão. Por exemplo, deixe a reunião terminar automaticamente após um determinado horário ou se houver apenas um participante restante.
Proteja e verifique os links da reunião: as senhas geralmente podem ser definidas no nível individual, de usuário, de grupo ou de conta. Evite compartilhar publicamente o link completo da reunião. Ao receber um convite, certifique-se de que seja de um remetente confiável.
Autenticar usuários convidados: ao criar um novo evento, você deve permitir que apenas usuários convidados participem. Portanto, os intrusos podem ser evitados em reuniões online.
Evite o compartilhamento de arquivos: Monitore as funções de compartilhamento de arquivos, especialmente para usuários externos.
Verifique a confidencialidade dos documentos: Isso garante que você não compartilhará ou salvará acidentalmente documentos confidenciais em seu computador. O fundo virtual pode impedir que outras pessoas vejam informações confidenciais.
Além disso, desabilitar o compartilhamento de tela (não aprovado pelo host) evita o compartilhamento acidental de tela. Obter permissão antes de gravar é essencial, pois pode ser a lei dependendo do estado ou país.
A importância das reuniões online
Reuniões online não são novidade, pelo menos para quem está acostumado a segmentos de mercado como marketing digital e tecnologia. Mesmo que o trabalho presencial seja mais frequente, esse tipo de reunião é muito conveniente quando você precisa falar com um cliente de outra cidade. Mesmo com colegas que trabalham em diferentes ramos.
Mas sabemos que as reuniões online ganharam outro status durante a pandemia de Covid-19. Nesse sentido, nem discutiremos os benefícios desses encontros virtuais em outras áreas, como a educação ou mesmo a fraternidade. Portanto, o foco está no ambiente corporativo.
Entre eles, vemos aproximadamente dois tipos de empresas. Algumas pessoas se acostumaram com as reuniões online, então passaram a realizá-las de uma forma mais moderna. No entanto, outras pessoas não estão acostumadas com essa forma e têm que se apressar para aprender a fazer coisas que possam substituir os encontros no local.
Em todos os casos, as reuniões online são importantes para criar momentos em que o diálogo é necessário, é necessário chegar a um acordo e todas as dúvidas possíveis devem ser eliminadas. No entanto, também o associa a razões menos complicadas - aquelas que você pode resolver indo até a sua mesa ou a de seu colega.
As reuniões online são uma ferramenta básica para se adaptar aos requisitos gerais da Covid-19. Então, concordamos que precisa ser o mais eficaz possível, certo?
Qual a plataforma de reuniões online mais segura?
Como vimos, desde que você tenha a solução certa, garantir o mais alto nível de segurança em reuniões online e processos de colaboração não é tão complicado.
Além de colocar em prática as ideias atuais, é fundamental contar com a melhor plataforma para garantir a segurança das reuniões online.
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