Muitas empresas enfrentam os “silos departamentais”, que são verdadeiros empecilhos que dificultam a comunicação e a colaboração entre as equipes. Esta fragmentação pode levar a prazos perdidos, ineficiências e, em última análise, a um declínio na produtividade. Por isso, é essencial investir na colaboração multifuncional.
Essa colaboração não pode ser subestimada, já que elimina redundâncias e aqueles erros que podem gerar altos prejuízos, melhorando a eficiência das operações e trazendo resultados muito mais coesos.
Para adotar boas práticas de colaboração multifuncional, você precisa das ferramentas adequadas, como o Zoho Connect, capaz de quebrar silos, melhorar a transparência e a produtividade.
Continue a leitura deste guia para receber um verdadeiro passo a passo. Explore o conceito de colaboração multifuncional, os obstáculos, as boas práticas e as ferramentas certas. Vamos lá?
O que é colaboração multifuncional?
A colaboração multifuncional é uma abordagem que envolve a integração de diversas áreas e competências da empresa para alcançar objetivos comuns. Assim, os grupos de diferentes departamentos colaboram de forma coordenada, trocando conhecimentos e perspectivas, gerando soluções mais inovadoras e embasadas.
A abordagem fomenta a inovação, combinando diferentes pontos de vista e expertises, além de alimentar soluções mais robustas. Afinal, na hora de superar desafios, as equipes que colaboram podem reunir informações mais precisas, que englobam toda a empresa.
A colaboração multifuncional permite a identificação e a resolução de problemas de maneira mais rápida, eliminando redundâncias e gargalos, melhorando o engajamento e a motivação dos colaboradores, que se sentem mais integrados.
Essa forma de colaboração fortalece a cultura da empresa, permitindo uma troca mais aberta e transparente, com maior confiança mútua.
5 desafios da colaboração multifuncional nas empresas
Diante do mercado acelerado e competitivo, onde dados são essenciais, a colaboração multifuncional se torna um diferencial estratégico. Com essa troca, a empresa pode se adaptar rapidamente às mudanças, mitigar possíveis riscos e aproveitar o potencial dos seus profissionais.
A estratégia ajuda na resolução de problemas complexos, combinando perspectivas e habilidades. Com tantas vantagens, a colaboração multifuncional é mais do que uma tendência, mas uma necessidade.
Empresas que conseguem integrar equipes ganham uma vantagem competitiva significativa. Mas, naturalmente, essa forma de colaboração vem acompanhada de desafios. Conheça alguns dos principais:
1. Comunicação ineficiente
Diferentes departamentos podem ter linguagens e jargões específicos, dificultando a compreensão mútua de forma completa - ou até perdendo informações no meio do caminho, caso não use os melhores canais. Dados importantes podem ser perdidos ou mal interpretadas durante a troca.
É preciso implementar treinamentos para melhorar a comunicação entre equipe, além de disponibilizar as melhores plataformas de colaboração e comunicação. A empresa deve medir o sucesso da colaboração multifuncional, com feedbacks regulares, transparência, reconhecimento e recompensas apropriadas para os colaboradores.
2. Cultura e mentalidade
As equipes podem estar acostumadas a trabalhar de forma isolada e podem resistir a novas formas de colaboração. Além disso, diferentes departamentos podem ter culturas organizacionais distintas, o que pode gerar conflitos.
Para implementar bem a colaboração multifuncional, a empresa deve ter verdadeiros programas para aumentar a integração e reduzir conflitos, com atividades, eventos, capacitações para uma liderança forte, políticas e procedimentos claros para a colaboração.
Sem uma liderança ou uma padronização forte, as equipes podem se sentir desorientadas, desorganizadas e desmotivadas. Quando bem aplicada, a colaboração multifuncional cria uma cultura organizacional forte e colaborativa, de crescimento saudável.
3. Alinhamento de objetivos
Para aplicar a colaboração multifuncional em toda a sua eficiência, é preciso estabelecer metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que sejam compartilhados por todas as equipes.
Aplique reuniões regulares, alimentando a interação para garantir que todos estejam na mesma página. Cada departamento pode ter seus próprios objetivos que nem sempre são os objetivos gerais da empresa, mas as metas em comum devem estar bem comunicadas.
4. Gestão de projetos
Projetos multifuncionais requerem uma coordenação maior para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados. É importante definir as responsabilidades, encontrar horários que funcionem para todos e estabelecer prazos que sejam realistas para as partes envolvidas.
Pode parecer difícil, mas, quando as equipes colaboram de forma eficaz, e com as plataformas certas, elas conseguem alinhar estratégias, o que resulta na melhor execução dos projetos.
5. Tecnologia e ferramentas
Diferentes departamentos podem usar diferentes ferramentas de software que não são compatíveis, não centralizam dados ou não entregam os recursos necessários.
Além disso, mudar constantemente de interface durante o trabalho para usar funcionalidades ou mexer em ferramentas complexas que exigem grandes treinamentos podem ser fatores prejudiciais para a produtividade.
Adote ferramentas úteis para todos, intuitivas, com rápida adaptação e que funcionem bem para o orçamento da empresa.
5 boas práticas para melhorar a colaboração multifuncional com o Zoho Connect
Não se preocupe: a colaboração multifuncional pode ser desafiadora, mas, com as estratégias e tecnologias certas, é possível superar esses obstáculos. Afinal, a abordagem é essencial para conectar as diferentes partes da sua empresa e entregar um resultado de qualidade padronizada para os clientes.
Por isso, se o objetivo é simplificar a comunicação, melhorar o monitoramento e fortalecer a coesão da equipe, o Zoho Connect é o que você precisa. Com ele, as suas equipes podem trabalhar em harmonia, em tempo real.
Trata-se de uma intranet social corporativa, um espaço exclusivo de transparência para que a equipe possa fazer gestão de demandas, comunicar, compartilhar atualizações e colaborar - uma ótima maneira de promover conexões, compartilhar perguntas e receber respostas, impulsionando resultados diários.
A sessão de perguntas e respostas permite discussões abertas regulares, até mesmo com a liderança, aproximando os departamentos e a gestão. Também é possível aplicar pesquisas internas especificamente com os colaboradores.
Saiba mais sobre os recursos do sistema que podem te ajudar a impulsionar a colaboração multifuncional da empresa:
1. Crie espaços colaborativos para conectar os times
Afaste-se da confusão de intermináveis cadeias de e-mail e do armazenamento desorganizado de documentos. O Zoho Connect oferece espaços colaborativos que integram ferramentas essenciais, garantindo que todos os membros da equipe, incluindo partes interessadas externas, estejam continuamente sincronizados.
Isso fornece acesso simplificado a todas as informações, documentos, discussões e atualizações oportunas relacionadas ao projeto, facilitando um trabalho muito mais eficiente, alinhado e preciso.
Você terá, por exemplo, fóruns de discussões, canais, controle sobre eventos e mais. Além disso, com o Zoho Connect, é possível aplicar a estratégia da gamificação, incentivando e recompensando os colaboradores com bom desempenho.
2. Use quadros compartilhados para gerenciar tarefas
Os quadros intuitivos do Zoho Connect dão vida ao gerenciamento de projetos, além de facilitar as demandas e atribuições diárias. Eles são no estilo Kanban, com responsável, status da atividade, descrição das demandas, os seus prazos e mais.
As tarefas são atribuídas sem esforço, as prioridades são claramente definidas e o acompanhamento do progresso em tempo real é facilitado através de listas de verificação fáceis de usar.
Esta transparência promove a responsabilização e um sentimento de objetivo partilhado, levando a uma equipe mais motivada.
3. Ferramentas de comunicação personalizadas para cada interação
A colaboração eficaz só funciona com uma comunicação clara e consistente, e o Zoho Connect é a ferramenta ideal para agilizar as interações da sua equipe.
A plataforma oferece uma variedade de ferramentas de comunicação para atender a todas as necessidades. Use o bate-papo da equipe para atualizações rápidas, organize reuniões virtuais para abordar tópicos complexos e mantenha todos atualizados com Feeds que funcionam como verdadeiras redes sociais.
4. Centralize o acesso a recursos importantes
O Zoho Connect vai te ajudar a quebrar barreiras de informação e promover o compartilhamento de metas, dados, critérios, atualizações e muito mais.
Com o Zoho Connect, você pode centralizar todos os documentos, manuais e arquivos essenciais para cumprir as operações, garantindo que todos estejam na mesma página e reduzindo erros causados por informações desatualizadas.
Esses manuais também são importantes para o onboarding de novos colaboradores e para que as equipes tenham uma verdadeira biblioteca que reúne o conhecimento necessário para gerar resultados.
5. Coordene horários com um calendário unificado
Equipes sobrecarregadas podem não ter tempo ou energia para colaborar eficazmente, por isso, é preciso coordenar bem os horários.
Gerencie e sincronize agendas com o calendário do Zoho Connect. Veja agendas individuais e de equipe e organize facilmente reuniões e eventos. Aproveite para coordenar esforços entre departamentos e garantir uma colaboração bem-sucedida.
Conclusão
A adoção dessas cinco estratégias com o Zoho Connect pode aumentar significativamente a eficiência da empresa, com uma cultura corporativa unificada. À medida que o cenário empresarial se torna cada vez mais complexo, a ferramenta possui escalabilidade para suprir as necessidades da sua empresa.
Aproveite o Zoho Connect para unificar seus colaboradores, melhorar os esforços cooperativos e começar o caminho para um trabalho em equipe cada vez mais produtivo.
Crie grupos específicos para diferentes projetos, mantenha todos atualizados, gerencie tarefas e projetos, colabore em documentos em tempo real e facilite a cooperação, independentemente de onde os colaboradores estejam.
O Zoho Connect faz parte do Zoho Workplace, a suíte de produtividade que a sua empresa precisa. Com o sistema que reúne 8 aplicativos, você estará dando o passo certo para unificar seus colaboradores e transformar os esforços diários em ótimos resultados.
Reduza a fragmentação e os silos, promovendo uma comunicação mais aberta e eficaz através do Zoho Cliq (chat corporativo), Zoho Meeting (para reuniões e webinars) e Zoho Mail (e-mail corporativo).
Com ferramentas integradas de processamento de texto (Zoho Writer), planilhas (Zoho Sheet) e slides (Zoho Show), suas equipes podem trabalhar de maneira coordenada. Além disso, armazene todos os arquivos em nuvem de alta segurança com o Zoho WorkDrive.
São ferramentas intuitivas, e rapidamente as suas equipes saberão utilizar as funcionalidades com alta integração. Centralize dados e implemente uma verdadeira colaboração multifuncional com todos os recursos em tempo real do Zoho Workplace!
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