Anywhere Office com a suite de colaboração Zoho Workplace

Você conhece o Anywhere Office? Saiba como esse modelo de trabalho pode revolucionar a sua empresa! Continue nos acompanhando. Ao longo dos últimos anos, o mundo passou por diversas modificações, e uma delas ocorreu no ambiente de trabalho. Isso se deu em razão da evolução de recursos tecnológicos, o que modificou totalmente a forma de trabalho. Nesse sentido, uma das tendências que veio para ficar é o Anywhere Office, que é um termo em inglês para se referir à prática de trabalhar em qualquer local do mundo. A popularização desse termo pode ser explicada pela virtualidade mais frequente ou globalização. Fato é que essa opção tem atraído muito mais os profissionais, tendo em vista que traz benefícios para o dia a dia. Inclusive, destaca-se que essa nova realidade já está sendo demonstrada por diversas pesquisas, como a realizada pela Owl Labs. Nesta pesquisa, vemos que mais de 50% dos profissionais atuais tendem a recusar propostas de emprego com horários e presencialidade engessados. Na nossa atual era digital, esse número é compreensível (e tende a aumentar), já que a tecnologia está a nosso dispor – auxiliando, inclusive, no local de trabalho. Dito isso, entenda a seguir o que é o Anywhere Office e como ele pode ser benéfico para a sua empresa!

Conceito de anywhere office

Neste momento inicial, é importante explorar o conceito de anywhere office. Como dito acima, esse termo em inglês dá a ideia de que você pode trabalhar de qualquer lugar do mundo. Assim, a sua tradução literal seria “escritório em qualquer lugar”. Desse modo, o anywhere office se refere a um modelo de trabalho capaz de ser realizado em qualquer lugar do mundo. Com isso, os profissionais envolvidos podem realizar as suas atividades de maneira remota. Dentre as principais características deste formato de trabalho, é possível citar a liberdade de horário e independência dos profissionais. Isso porque, você não precisa estar todos os dias, em um horário específico, em um local. É possível trabalhar na sua casa, no hotel, em outro país e por aí vai. Porém, ao contrário do que muitos pensam, o anywhere office não tem nada a ver com o home office – modalidade mais conhecida e que exploraremos a seguir.

Qual a diferença entre o home office e o anywhere office?

Ambos os termos utilizam o mesmo nome: office. Que, em sua tradução literal, significa escritório. Assim, o que realmente difere um termo do outro é a primeira palavra. Home significa casa em português, e anywhere, qualquer lugar. Por isso, o anywhere office pode acontecer em qualquer lugar do mundo, não precisando ser na sua casa. E embora muitos acreditem que a diferença é mínima, isso impacta bastante na sua contratação. Quando você é admitido em uma empresa que adota o home office, isso significa que você precisa executar suas tarefas de casa. Por isso, é possível (e não necessário) exigir o custeio de contas como energia, aparelhos eletrônicos e o que for necessário para o seu trabalho. Como foi isso, essa não é a regra, varia bastante de acordo com a empresa. Por outro lado, o anywhere office não exige um local específico para você colocar em prática o seu trabalho. Literalmente você pode estar na Grécia e o seu trabalho ser do Brasil. Não fará diferença para a empresa o lugar que você está, desde que entregue todas as suas demandas. Por esse motivo, do ponto de vista da empresa, é necessário contar com ferramentas de colaboração e produtividade para uma execução de tarefas mais controlada.

Por que o anywhere office hoje é uma tendência?

Na verdade, o anywhere office se trata de uma revolução na modalidade de trabalho, pois, antes sem tecnologia, era impossível pensar na possibilidade de trabalhar de outra forma, senão na sede da empresa. Por isso, com tantos recursos disponíveis à nossa volta, esse modelo ganhou força dentre os profissionais e algumas empresas. Porém, é inegável como a pandemia do novo coronavírus impactou nisso. Afinal, a recomendação dos órgãos mundiais da saúde e de toda a comunidade científica era de distanciamento social. Com isso, muitas empresas precisaram fechar as portas – temporária ou definitivamente. Contudo, algumas empresas optaram por seguir com o trabalho de maneira remota, e mesmo agora, após o ápice da pandemia, essa é uma realidade que continua. Até porque o trabalho remoto é muito benéfico para os funcionários e para as empresas. Assim, graças à conexão com a internet, bem como com a disposição de ferramentas virtuais, hoje é possível realizar as atividades profissionais à distância. Dessa maneira, hoje as pessoas estão distantes fisicamente, em diferentes cidades, estados ou países, e mesmo assim trabalham de maneira conjunta. Claro que para isso você, como gestor, deve investir em um pacote completo de apps que promovem o trabalho colaborativo – como o Zoho Workplace, mas conheceremos melhor essa plataforma a seguir. Nesse sentido, é possível afirmar que o avanço tecnológico foi o responsável por clarear a mente de muitas empresas. Ou seja, por que continuaríamos no mesmo modelo engessado de sempre, quando temos a oportunidade de trabalhar mais confortável e de qualquer lugar do mundo? Um dado que merece destaque é extraído do Índice de Confiança Robert Half, que em sua 7ª edição, aponta como os profissionais estão considerando mais relevante a flexibilidade no trabalho que o próprio salário.

O impacto da pandemia na cultura de anywhere office

Como foi mencionado acima, a pandemia do novo coronavírus teve um papel fundamental na adoção do anywhere office. Isso porque a principal recomendação era o isolamento e distanciamento social. Porém, o que poucos sabem é que esse modelo já estava sendo discutido antes mesmo dessa crise sanitária. A pandemia fez acelerar a implementação desse modelo, já que não havia outra opção. Primeiro, foi adotado o home office, abandonando a necessidade de comparecimento à empresa. Assim, era suficiente executar suas tarefas profissionais no conforto de cada. Nesse sentido, com o avanço da vacinação em muitos lugares do mundo, e com o afrouxamento das restrições, as empresas perceberam que poderiam voltar ao modelo antigo do trabalho. Entretanto, muitas empresas notaram que houve uma queda de produtividade, em comparação ao período de home office. Isso porque, no home office, as pessoas se sentem mais motivadas a trabalhar, o que não aconteceu com o modelo tradicional de presencialidade. Diante desse cenário, algumas organizações começaram a investir no anywhere office, permitindo que o profissional trabalhasse de qualquer lugar do mundo. Com a popularização deste termo, outras empresas se inspiraram no modelo novo de trabalho.

Principais benefícios ao investir no anywhere office

Adotar o anywhere office é uma prática vantajosa para todos os envolvidos, e isso inclui a empresa e os profissionais envolvidos. Do ponto de vista da empresa, é possível monitorar de longe os funcionários e não é necessário contar com um espaço físico – o que inclui o custo de manutenção e compra de móveis, por exemplo. E do ponto de vista do profissional, ele pode ser mais independente e livre quanto aos seus horários. Organizando-se da maneira correta, é possível ter mais qualidade de vida, com tempo para estudar, sair, ficar com a família e cuidar da sua casa. Diante disso, vamos explorar a seguir os benefícios de investir nesse modelo de trabalho.

- Atrair profissionais de qualidade

Como vimos acima, o modelo de anywhere office é bastante procurado pelos profissionais atuais, que estão frescos no mercado. E não é à toa. Imagine que você poderá trabalhar no lugar que sempre almejou, e pouco importa onde está, pois será possível trabalhar de qualquer local do mundo. Assim, essa é uma forma de atrair profissionais de qualidade e renome no mercado. Até porque este é um modelo de trabalho mais desejado pelos jovens, que acabaram de se formar, mas que têm uma certa experiência de trabalho.

- Flexibilidade é a palavra-chave

No anywhere office, a palavra-chave deste modelo de trabalho com certeza é a flexibilidade. Você tem total liberdade para montar o seu horário de trabalho. Ou seja, o seu emprego permite que você tenha uma vida normal, sem perder consultas ao médico, visitas ao banco e outras atividades que costumam ocorrer no período do horário comercial. Nos trabalhos convencionais, muitas vezes é necessário se planejar com muita antecedência para fazer um simples exame de saúde, por exemplo. E com uma empresa anywhere office, é possível conciliar demandas com horários para suas atividades pessoais.

- Redução do estresse

Ter a obrigação de sair de casa às 07h, chegar no trabalho às 08h, e voltar às 18h, que é o horário comercial, com certeza é uma rotina cansativa. Isso quando o trabalhador precisa sair mais cedo ainda para pegar o transporte coletivo. Nessa rotina, o profissional não tem tempo para cuidar de si mesmo, pois passa a semana inteira trabalhando (e às vezes, isso se estende aos sábados). Por isso, o anywhere office tende a reduzir o estresse dos profissionais, pois não há necessidade de deslocamento ou que ele cumpra um horário de trabalho. Essa rotina mais leve agrega qualidade de vida para os trabalhadores.

- Otimização do tempo

Outro benefício que merece destaque é a otimização do tempo dos colaboradores. Só o fato de não precisar pegar diversos ônibus ou vans até chegar no trabalho, isso já economiza seu tempo. Na prática, essa economia é revertida em mais qualidade de vida, como tempo para malhar, dormir, se exercitar, cozinhar e muito mais. Como resultado, você terá funcionários mais tranquilos para o trabalho. Consequentemente, as suas produções serão mais criativas e agregarão resultados positivos para a empresa como um todo.

- Diminuição de custos internos

Os benefícios do anywhere office também são percebidos do ponto de vista da empresa, uma vez que esse modelo de trabalho diminui os custos internos. Lembre-se de que você não precisa ter uma estrutura física para receber os funcionários diariamente. Com um espaço físico, o seu colaborador deve receber conforto, pelo menos, ou seja, uma cadeira e mesa de qualidade. Com uma equipe grande, isso significa que precisa de muitos móveis, aumentando o custo dessa sede. Caso a sua empresa alugue um espaço para ter a sede, isso também aumenta os custos internos. Porém, isso não acontece com o anywhere office, já que cada profissional vai executar suas atividades de onde quiser.

- Quebra da barreira geográfica

O anywhere office quebra totalmente as barreiras geográficas entre a sua empresa e o profissional. Isso não é perceptível apenas no trabalho em si, mas também na retenção de talentos. Você pode encontrar o candidato ideal para a sua vaga em um estado diferente do seu. E com o modelo novo de trabalho implementado, é possível contratar essa pessoa sem nenhum problema. Afinal, você não precisará arcar com os custos de mudança desse profissional, ele pode continuar onde está morando hoje e integrar o quadro de funcionários da sua equipe.

- Estímulo à criatividade

Com o anywhere office, é possível perceber um maior estímulo à criatividade. Afinal, o profissional terá mais liberdade para explorar e executar o seu trabalho, sendo uma experiência totalmente inovadora, aguçando essa habilidade criativa. Não é segredo para ninguém que o local de trabalho é uma verdadeira inspiração para a criatividade. Porém, os escritórios tradicionais não têm nenhum elemento que motive os colaboradores a se tornarem mais criativos. Destaca-se que, por criatividade, queremos dizer que esse funcionário conseguirá pensar com mais agilidade, ter soluções criativas para problemas mirabolantes e encontrar respostas facilmente. Assim, a execução de tarefas se torna mais leve.

- Equipe engajada e produtiva

Uma equipe engajada e produtiva consegue trazer resultados positivos para a sua empresa. E, ao trabalhar em qualquer lugar do mundo, com certeza esses colaboradores se sentem mais à vontade para exercer suas funções. Com o trabalho à distância e a flexibilidade nos horários, o seu funcionário perceberá que trabalhar na sua empresa é a melhor opção para ele. Por isso, ele vai entregar resultados expressivos no final do mês, aumentando a sua lucratividade. Inclusive, é importante manter a sua equipe sempre engajada, com possíveis premiações, bônus no salário ou outras formas que você achar conveniente.

- Networking e desenvolvimento profissional

Por fim, o último benefício que trouxemos é a possibilidade de desenvolvimento profissional com mais facilidade. Desde que você organize direitinho a sua rotina e prazos, é possível participar de eventos profissionais, cursos e palestras, por exemplo. Esse é o tipo de vantagem que os modelos convencionais de trabalho não oferecem. Por isso, a empresa que conta com o anywhere office consegue se destacar. Isso sem contar com o networking que o profissional pode fazer, conectando-se com as pessoas de dentro e fora da empresa.

Como adaptar uma empresa ao anywhere office?

Agora que você conhece o anywhere office e já explorou as suas principais vantagens, saiba como adaptar a sua empresa a essa realidade. Primeiro, é importante que você tenha em mente que uma mudança organizacional desta altura não ocorre da noite pro dia. Essa mudança deve ser gradativa, com muita paciência e alinhamento de objetivo com a sua equipe. Por exemplo, você deve se preocupar com uma mentalidade mais aguçada da sua equipe, a fim de que ela entenda a importância desse novo modelo de trabalho – e como continua sendo algo sério. Com a atuação à distância da sua equipe, você deve encontrar formas de monitorar o trabalho e acompanhar os prazos das tarefas (se estão sendo executadas dentro do período indicado). Além disso, é preciso mostrar à empresa como o anywhere office traz benefícios a todos, criando uma relação melhor de confiança e de comunicação. Dito isso, vamos conferir a seguir algumas das principais dicas que podem te ajudar a transformar a sua empresa completamente, adotando o modelo de trabalho do anywhere office.

A tecnologia é a sua maior aliada!

A nossa primeira dica é que você veja a tecnologia como a sua grande e principal aliada. Afinal, o trabalho remoto só é possível graças aos recursos tecnológicos e modernos. Caso contrário, como você iria se comunicar com a equipe, senão através de reuniões online ou chats de mensagens instantâneas? Por isso, busque na tecnologia o seu maior aporte, com ferramentas que facilitam o dia a dia na empresa. Neste momento, é importante que você priorize os recursos de colaboração e produtividade, a fim de manter a qualidade dos serviços, mesmo à distância.

Adotar uma nova cultura organizacional

Uma cultura organizacional pode ser entendida como o conjunto de regras, hábitos e valores de uma empresa. Assim, ao decidir que você vai implementar o anywhere office, é preciso alinhar o seu objetivo com todos os presentes no negócio, alinhando os objetivos para que todo mundo esteja na mesma página. Esse momento é importante, uma vez que a adoção deste novo modelo de trabalho tende a mudar totalmente o comportamento dos profissionais, além da maneira a qual eles se relacionam. Lembre-se de que pode ser um choque para muitas pessoas essa mudança, já que o ambiente, que era físico, agora se tornará virtual. Mas esse choque pode ser reduzido com uma melhor e nova cultura organizacional. Por isso, convoque todos os seus colaboradores e converse sobre essa mudança.

Faça parcerias

Se você pretende adotar, realmente, o anywhere office na sua empresa, saiba que esse não será um processo simples. É necessário ter planejamento, dedicação e paciência, em especial se você tiver uma equipe grande. Por isso, é preciso encontrar algumas formas de driblar certos obstáculos no momento dessa implementação. Por isso, a nossa dica é que você faça parcerias estratégicas, de modo a impulsionar o trabalho em equipe. Dois exemplos práticos são parcerias com softwares ou com um coworking. Ambas as opções são interessantes para incentivar os seus colaboradores a trabalhar de maneira mais produtiva e em colaboração.

Capacite os seus líderes de equipe

Toda empresa tem os seus setores bem divididos, ou pelo menos deveria. Com isso, eleja um líder para cada setor, a fim de que eles acompanhem o desempenho dos profissionais. Essa é uma decisão que também faz muito sentido no trabalho físico, e com o modelo remoto, você deve capacitar esses líderes para tratar a equipe da melhor forma. Conduzir uma equipe no trabalho físico já é um desafio, e no online então nem se fala. Entretanto, essa não é uma tarefa impossível, e sim difícil. Para diminuir essa complexidade, os gestores devem investir em uma capacitação conjunta de todos os líderes, a fim de criar uma comunicação transparente, adotar uma linguagem fluida e saber o que fazer diante das adversidades do dia a dia. Contando com uma boa preparação dos líderes de equipe, é possível perceber diferenças nos resultados. Para isso, é necessário alinhar os times, explorar as habilidades dos integrantes e ter um líder forte nas equipes.

Principais modalidades do anywhere office

Você deve ver o termo “anywhere office” como um guarda-chuva, tendo em vista que ele pode se expandir para diversas opções. O significado do termo propõe que você pode trabalhar de qualquer lugar, e por esse motivo temos acesso a outras possibilidades. Por isso, para adotar, de maneira correta, esse modelo de trabalho no seu negócio, é necessário conhecer as principais modalidades do anywhere office. No geral, a premissa desse modelo é que o colaborador pode executar as suas tarefas independentemente do local que ele esteja. Para isso, a sua empresa deve adotar os recursos adequados para tornar o acesso mais rápido aos documentos e que o desenvolvimento das tarefas seja ágil.

Home office

O home office é o modelo mais comum e popular hoje no trabalho. Nesse modelo, o funcionário deve estar em sua casa para executar o trabalho demandado, não havendo necessidade de se deslocar até a sede da empresa. Claro que o home office abrange alguns desafios, como o barulho externo, conexão à internet ruim e até mesmo a falta de uma estrutura. Dentre esses problemas, a empresa que adota o modelo de home office pode oferecer uma ajuda de custos com o plano de internet e custear o equipamento necessário para trabalhar.

Espaço de coworking

Outro modelo é o espaço de coworking, que também é chamado de escritórios flexíveis. Desse modo, você não precisa comparecer todos os dias a esse espaço, bastando realizar visitas pontuais e quando realmente for necessário. Dentre os seus benefícios, é possível citar o conforto de um ambiente temporário, internet de qualidade, menores custos de infraestrutura (já que é um aluguel por hora, geralmente) e os contratos têm flexibilidade. Por isso, o coworking é ideal para as empresas que não querem ter um ambiente fixo e deseja realizar poucas reuniões no mês. Lembre-se de que uma quantidade exagerada de reuniões pode ir contra os benefícios do anywhere office.

Escritório sob medida

Outro modelo de anywhere office é o escritório sob medida. Essa opção costuma ser escolhida por empresas que desejam ter privacidade, e acham que não têm isso no coworking. Assim, com esse modelo, você tem um escritório personalizado e de acordo com as suas preferências. Porém, o colaborador não precisa comparecer no escritório todos os dias, e sim quando houver algum evento ou reunião importante. O ponto negativo é que esse modelo eleva os custos de infraestrutura, e você precisa manter este lugar, com os custos de limpeza, por exemplo.

Cafés e bibliotecas

Por fim, é interessante destacar a possibilidade de realizar reuniões com os seus colaboradores em cafeterias e bibliotecas. Muitos desses espaços já tem mesas próximas a tomadas para carregador de celular ou notebook, e permitem o aluguel do espaço. No entanto, essa é uma opção viável somente para reuniões com poucas pessoas, uma vez que as cafeterias costumam ter um número reduzido de mesas. Logo, avalie essa possibilidade e se ela realmente será interessante para a sua empresa. Esse encontro deve ser produtivo.

A adoção do anywhere office no Brasil

No Brasil, é mais comum ver o modelo de anywhere office nas empresas modernas e inovadoras, as startups. Isso porque a principal característica das startups é justamente essa ruptura com o tradicional e convencional. Nesse sentido, as empresas mais antigas ainda estão se acostumando com essa nova realidade de trabalho, sem adotar nenhum tipo de flexibilidade ainda. Contudo, é comum ver que as empresas com mais tempo de mercado estão se atualizando e adotando este modelo de trabalho. Porém, uma das notícias que mais incentivou o Brasil a se enquadrar nesse modelo foi o anúncio do Spotify. Neste anúncio, o Spotify declarou que iria adotar as operações WFA (work from anywhere), incluindo o Brasil, até o final das restrições derivadas da pandemia. Esse passo foi muito importante para que as empresas brasileiras pudessem perceber como o modelo de trabalho à distância era (e é) necessário. Inclusive, destaca-se que, segundo o The IWG Global Annual Workspace Survey 2020, 62% das empresas no mundo estão ocupando espaços flexíveis de trabalho, como escritórios compartilhados e ambientes de coworking. Outro índice que merece destaque é o crescimento da procura por coworking. Com base no relatório produzido pela International Workplace Group (IWG), a busca por esses locais está crescendo bastante, e que a tendência é aumentar daqui para frente.

Como superar os desafios do anywhere office?

Sabemos que o modelo de trabalho do anywhere office é muito vantajoso para a sua empresa e os seus colaboradores. Porém, ele também inclui alguns desafios, sendo o principal deles a falta de infraestrutura. Sabe-se que a internet é o ponto principal desse modelo de trabalho, contudo, essa não é a única etapa necessária. Você também precisa oferecer ao colaborador um espaço agradável de trabalho. Ou seja, uma plataforma online que seja simples de usar, intuitiva e completa. Mas você sabe qual a melhor solução para o seu negócio? O Zoho Workplace.

O que é Zoho Workplace?

O Zoho Workplace é um pacote de aplicativos que reúne, em uma só plataforma, todos os recursos que a sua empresa precisa para adotar o anywhere office. Assim, no Zoho Workplace, você encontra as ferramentas que tornam o trabalho do seu negócio integrado e simplificado. O uso dessa plataforma é primordial para os gestores que desejam mudar a sua cultura organizacional e implementar o anywhere office, um modelo de trabalho inovador e moderno. Então, de onde quer que você e a sua equipe estejam, é possível trabalhar à distância, rompendo as barreiras geográficas.

Como o Zoho Workplace promove o anywhere office?

O Zoho Workplace possui diversos apps em sua plataforma, e isso é suficiente para fazer com que a sua equipe trabalhe de modo colaborativo no anywhere office. Assim, os seus principais recursos são:

• Zoho Mail: com o e-mail corporativo seguro e estável● Zoho Cliq: com a troca de mensagens instantâneas ● Zoho Show: crie slides interativos e profissionais ● Zoho Sheet: elaboração de planilhas automatizadas, além de tabelas dinâmicas ● Zoho Writer: processador de textos que pode promover a edição colaborativa de documentos ● Zoho WorkDrive: com a centralização de arquivos e documentos da equipe.

Tudo isso ocorre de forma integrada e colaborativa com a sua equipe. Por isso, o Zoho Workplace é a melhor solução para a sua empresa! Acesse o nosso site oficial e saiba como podemos ajudar o seu negócio.