A reunião por videoconferência se tornou uma realidade para muitas empresas de todos os portes, especialmente para aquelas que concentram a maioria de suas ferramentas em um ambiente online, mesmo que trabalhem em modo híbrido ou presencial.
Infelizmente, muitas corporações podem não estar devidamente preparadas para uma videoconferência bem-sucedida. É por isso que, neste conteúdo, vamos falar sobre: como funciona a videoconferência, o que você deve procurar em uma plataforma, dicas práticas e mais.
Seja no conforto de sua casa ou em um local de trabalho, você verá os benefícios dessa abordagem e quais são as melhores ferramentas para realizar reuniões produtivas e manter a produtividade máxima.
O que é videoconferência e como funciona?
A videoconferência, como você provavelmente já sabe, é um formato de comunicação que permite a realização de reuniões em tempo real.
Para isso, ela usa tecnologias de áudio e vídeo, permitindo que os colaboradores vejam e ouçam uns aos outros. O processo precisa de conexão à internet, bons dispositivos e programas, e de preferência, um agendamento prévio.
Os participantes costumam receber o link para o acesso à videoconferência, e assim podem se conectar por meio de fluxos de vídeo de qualquer lugar do mundo. A videoconferência permite a comunicação, colaboração e conexão do time - ou com terceiros.
No mercado acelerado e com o crescimento do trabalho online, os profissionais passaram a realizar reuniões frequentes para definir tarefas e metas diárias, além de analisar dados e tomar decisões por meio de videoconferências, um meio fácil e de incríveis vantagens.
O que uma boa plataforma de videoconferência precisa ter?
Para garantir esse aumento da eficiência e da produtividade a partir do uso da videoconferência, é importante contar com a plataforma certa. Confira o que analisar:
1. Boa capacidade de pessoas
A plataforma deve ter a capacidade de acomodar os participantes que a sua empresa precisa, variando de algumas dezenas a centenas de pessoas. Além disso, ela deve permitir que você controle quem pode entrar na reunião para garantir a segurança e privacidade da equipe.
2. Compartilhamento de tela, áudio e vídeos
A plataforma deve proporcionar um vídeo de alta qualidade, suportando chamadas de com clara visualização dos participantes. O áudio também deve ser claro, nítido, sem atrasos, para que todos se escutem claramente. É claro, esses fatores também vão depender dos equipamentos e internet de todos.
A ferramenta também deve permitir que você compartilhe a tela para demonstrações, apresentações e colaboração em arquivos.
3. Versão para aplicativo móvel
Uma boa plataforma deve ter um aplicativo móvel para permitir que os participantes usem os seus dispositivos móveis, como smartphones e tablets, para colaborar e participar.
4. Sessões de reunião por videoconferência seguras
A segurança é fundamental. Conte com recursos como criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores, controle de acesso e mais. Eles são essenciais para proteger a privacidade das reuniões e evitar problemas.
5. Gravação da reunião
O recurso de gravar uma reunião é útil para usar o vídeo para referências futuras, treinamentos, registros e para compartilhar com aqueles que não puderam comparecer. Use uma plataforma que grave, reproduza e compartilhe gravações com outros colaboradores.
6. Solução de webinar
Além de videoconferências tradicionais, uma boa plataforma pode oferecer recursos de webinar para que você realize apresentações para vários participantes, com recursos como perguntas e respostas, enquetes e mais.
7. Área de chat
Um recurso de chat instantâneo vai te ajudar a agilizar várias tarefas durante a reunião. Troque mensagens e compartilhe links para facilitar o fluxo.
8. Compartilhamento de arquivos
A plataforma deve possibilitar que você compartilhe arquivos durante a videoconferência para a colaboração e debate de documentos, apresentações e outros materiais.
9. Geração de relatórios
Uma boa plataforma de videoconferência pode ainda fornecer recursos de geração de relatórios para acompanhar o desempenho das suas reuniões: veja métricas como o número de participantes, duração e engajamento.
10. Planos flexíveis e escaláveis
Garanta planos flexíveis e escaláveis, que se adaptem às necessidades da empresa e possam ser expandidos ou reduzidos conforme necessário.
O Zoho Meeting tem todas essas vantagens e muito mais!
A plataforma tem amplos recursos para facilitar o dia a dia da sua empresa. É um recurso para reunião online e também uma solução segura de webinar que ajuda o seu time a encontrar novas maneiras de colaborar e trabalhar remotamente com mais eficácia.
Aproveite soluções de reuniões seguras, com integração a calendários, controle de participantes, criptografia, chat, amplo suporte e muito mais. O Zoho Meeting tem um plano gratuito, mas, se você quiser funções avançadas, pode contar com planos acessíveis.
Vantagens de realizar reunião por videoconferência
Existem diversos benefícios no uso da videoconferência. Como você já sabe, contanto que você tenha acesso a uma Internet estável (com ou sem fio) e um dispositivo, é possível realizar a reunião de qualquer lugar do mundo.
Não importa a ocupação que você exerça, onde quer que esteja, você pode planejar e definir metas com a sua equipe de trabalho. Seja viajando localmente, em outra cidade ou até em outro país em um fuso horário completamente diferente.
Use a videoconferência para entrar em contato com seus parceiros ou clientes, alinhar processos, metas e resultados, apresentar arquivos, fotos, vídeos, planilhas e mais. A partir de uma boa videoconferência, todos os colaboradores podem ser informados sobre as novas diretrizes, ter acesso a informações, capacitações ou mudanças.
O Zoho Meeting é parte do Zoho Workplace, a melhor suíte de produtividade para apoiar a sua empresa na garantia dos melhores resultados!
Comments