O envio do email corporativo permanece sendo uma ferramenta essencial para o fluxo de informações em um ambiente de trabalho. Se você quer se comunicar com clareza e sem prejuízos, precisa saber como usá-lo.
Apesar de existirem várias ferramentas de comunicação devido aos avanços tecnológicos, o email permanece sendo um meio eficiente de enviar uma mensagem, evitando ruídos na comunicação.
Além de comunicar algo relevante, o email corporativo pode alimentar um relacionamento entre os comunicantes e expressar o tom de voz da empresa. Então, se você pensa que apenas uma conversa pode resolver todos os problemas, pense duas vezes.
Nem sempre pode ser necessário mandar emails, mas eles ajudam a evitar aqueles pequenos problemas que são fáceis de acontecer, mesmo os inocentes. Então, você sabe como criar o seu email corporativo sem ter problemas com a comunicação? Confira as dicas a seguir!
Como fazer o envio de email corporativo corretamente
O email corporativo é uma ferramenta para gerar mensagens poderosas, compartilhar ideias, passar recados, enviar dados e informações com eficiência.
Mas, se a mensagem for transmitida com erros, pode afetar a forma como o fluxo caminha e como o colaborador olha e é olhado pela empresa. Confira como criar os componentes do seu email corporativo e evitar problemas:
1. Assunto do email corporativo
Muitos profissionais não se atentam ao assunto de um email empresarial, mas a verdade é que ele é uma peça-chave para chamar a atenção com objetividade. Um assunto atraente pode fazer toda a diferença na forma como a sua mensagem é recebida.
Escreva um assunto conciso, agradável, gerando atenção para o recado que o email guarda. Evite assuntos longos, confusos e termos como “urgente” se a mensagem não é de fato uma prioridade.
2. Saudações
Tenha atenção e gentileza ao iniciar o seu email corporativo cumprimentando o destinatário, não importa quem seja (colegas de equipe, fornecedores ou clientes, por exemplo).
Sempre comece com uma saudação que se ajuste ao seu relacionamento com os outros. Palavras como "Bom dia!", "Caro”, “Boa tarde!", "Querido”, “Boa noite!" sempre soam bem. Se você enviar vários emails para essa mesma pessoa durante todo o dia, não precisa repetir saudações, basta chamá-la pelo primeiro nome.
3. Introdução
É normal estruturar o email corporativo em etapas, sendo o começo a introdução do assunto. Mas lembre-se: menos é mais. Não é preciso investir em muita “enrolação”, mas sim em objetividade. Explique o motivo do seu e-mail de forma clara e concisa.
O destinatário deve saber imediatamente o que você deseja, então seja sucinto, vá direto ao ponto, use uma comunicação objetiva e adaptada ao público-alvo. Nada de introduções densas e confusas, pois você quer economizar o tempo dos seus colegas.
4. Corpo do email corporativo
O corpo do email corporativo é a parte mais importante, pois é onde você fornece as informações necessárias para que o destinatário possa efetivar demandas.
Evite erros gramaticais ou ortográficos, sempre revisando o que escreveu. Organize os dados de forma lógica e, se preciso, use tópicos para proporcionar uma boa leitura. Assim, o destinatário achará tudo facilmente.
5. Solicitação
Informe ao destinatário o que você espera dele e forneça todos os dados necessários para que a demanda seja feita. Prefira a linguagem mais ativa à passiva, usando chamadas para a ação (CTAs).
Certifique-se de que o destinatário tenha tudo o que é preciso para atender à solicitação. Nessa hora, se usar termos técnicos, pode ser preciso explicar o que significam.
6. Encerramento
Antes do encerramento, se preciso, reforce a mensagem passada. Você pode adicionar “melhores cumprimentos”, “aguardo retorno”, “cordialmente”, “atenciosamente”, “estou à disposição em caso de dúvidas”, “grato (a)” e outros termos para encerrar o email.
7. Assinatura
O último ponto é a assinatura, que pode conter o seu nome completo, cargo, setor e meios de contato, como telefone. Assim, o destinatário pode entrar em contato sempre que precisar.
A assinatura é como um selo, então você pode construir a sua. Apenas não esqueça de incluir todas as informações necessárias para o destinatário.
Cuidados essenciais ao escrever um email corporativo
Finalmente, confira algumas dicas complementares:
1. Utilize a linguagem ideal
Ao realizar o envio de email com conteúdo profissional, prefira apostar em termos claros. A forma como o email corporativo é escrito transmite uma mensagem sobre o profissional que o escreveu, bem como sobre a empresa.
Evite termos inusitados onde você está tentando “impressionar” a outra pessoa. No final, você pode não estar se permitindo ser entendido e atrapalhar a comunicação.
2. Tenha atenção à ortografia
Nos e-mails da empresa, a ortografia merece atenção especial. Nunca digite todo o texto em letras maiúsculas, pois isso significa que você está gritando com o destinatário.
Use letras maiúsculas para nomes próprios, início de frases e após pontos. Também não escreva tudo em minúsculas.
3. Organize as informações do email corporativo
É importante que o seu email corporativo tenha começo, meio e fim – ou seja, uma introdução, desenvolvimento e conclusão do tópico – para que seja fácil de entender. Comece com uma introdução ao assunto do e-mail, depois fale sobre o tópico e termine.
4. Seja objetivo e transparente
O email corporativo é uma ferramenta de comunicação que requer um texto claro. Afinal, a pessoa que recebeu o seu email provavelmente tem muitas outras demandas.
Certifique-se de responder à pergunta principal no email. Não escreva mensagens cheias de informações desnecessárias - economize o tempo do destinatário. Emails muito longos podem ser ignorados.
Vale lembrar que ter objetividade não significa ser grosseiro ou enviar emails incompletos. Às vezes, pode ser necessário investir em textos mais longos para transmitir os dados.
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