Monte um status report de projetos em 6 passos para seus stakeholders

O status report de projetos é essencial para que a gestão, equipes e clientes entendam o progresso das soluções, obtendo atualizações e detalhes essenciais.

A reunião de informações e a comunicação deve gerar melhores resultados para o projeto, que pode ser otimizado e atualizado. Relatórios eficazes são a ferramenta para isso, mantendo todos alinhados com eficiência.

Com os dados, você pode até ajustar e corrigir o curso do que está sendo desenvolvido. Então, para saber como criar o seu relatório de status do projeto, continue a leitura!

O que é status report de projeto?  

Um status report é um relatório que fornece uma atualização instantânea sobre o progresso de um projeto a todos os envolvidos. O objetivo é comunicar o estado atual do que está sendo desenvolvido aos stakeholders, ao time e a qualquer outra pessoa interessada.

É uma ferramenta essencial de comunicação, com funções de:

  • Gerar transparência para todas as partes envolvidas no projeto. Ele mostra o progresso, os obstáculos, as soluções e os próximos passos.

  • Permitir o monitoramento do progresso para atingir os objetivos estabelecidos.

  • Ajudar a identificar problemas em potencial em uma fase inicial, o que permite tomar medidas corretivas.

  • Manter todos responsáveis pelo trabalho.

  • Registrar o progresso e compartilhar dados com todos os membros da equipe.

Qual a importância do status report?  

Além de todas as funções do status report, os seus benefícios mostram ainda mais a sua importância. Os relatórios seguem um objetivo, garantindo diversas vantagens.

O status report permite acompanhar a saúde do projeto, garantir que ele chegue ao final dentro do cronograma ou perceber atrasos e corrigi-los. Ele ajuda a impulsionar a comunicação da equipe, que verá no relatório os temas que devem ser abordados.

Os relatórios ajudam a atualizar todos sem muito esforço, gerando resumos e mostrando indicadores-chave importantes.

Também resumem o que aconteceu na última semana ou no último mês. São uma oportunidade para que os interessados, como parceiros, investidores e clientes, saibam os bons resultados que você está conseguindo.

Além disso, o status report de projetos permite encontrar todas as informações em um só lugar. No registro, será fácil verificar quais passos virão a seguir.

O relatório de projeto servirá para informar sobre o motivo do atraso, onde está o erro, quais são os obstáculos Os erros são denotados e podem ser corrigidos com rapidez.

Você poderá obter insights e entender o que fazer para resolver os obstáculos, mostrando proatividade para os stakeholders. Também é uma forma de gestão de riscos, impedindo vulnerabilidades que podem danificar os resultados.

Com o status report de projetos, é possível dispensar as reuniões desnecessárias. Os relatórios passam a manter todos informados, economizando tempo e gerando registros para futuros debates de ideias.

Como fazer um status report de um projeto?  

Criar um status report de projetos é fundamental para garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página. Então, confira o guia:

  1. Identificar os Destinatários  

Saiba quem são os destinatários do relatório e o que eles esperam dele. Entenda quem são os envolvidos: a equipe do projeto, stakeholders, patrocinadores, investidores, clientes, a liderança e outros.

  1. Coletar Informações   

Reúna todas as informações necessárias para o relatório. Documente as etapas e inclua o progresso atual do projeto, resultados até o momento, marcos alcançados, prazos, tarefas a serem concluídas, problemas e riscos.

  1. Criar uma Estrutura   

Crie uma estrutura para o relatório, escolha o formato adequado. Ela deve ser fácil para os leitores, incluindo resumo do projeto, progresso, próximos passos, questões e preocupações, solicitações de decisão ou ação, e atualizações.

  1. Escrever o relatório  

Use a estrutura para escrever o relatório. Seja claro e conciso, e evite o jargão sempre que possível. Resuma seu relatório logo no início, para que ele apresente os dados centrais facilmente.

  1. Revisar e editar  

Revise o relatório para garantir que ele esteja livre de erros, verificando novamente se os dados coletados estão precisos e que todas as informações estão corretas.

  1. Distribuir o relatório  

Envie o relatório para todos os destinatários interessados. Organize reuniões frequentes para repassar as informações, focando em debates de ideias, feedbacks e resoluções.

O bom relatório de status do projeto deve manter a comunicação clara e concisa. As informações devem ser úteis, diretas e funcionais para os stakeholders.

A frequência da construção de um novo status report pode variar segundo as necessidades. Alguns projetos podem precisar de relatórios semanais ou mensais, por exemplo.

Lembre-se que o documento leva em consideração o progresso, então precisa de tempo para ser gerado novamente.

6 coisas que não podem faltar em seu status report  

O seu registro precisa ser completo e informativo. Aqui estão alguns elementos cruciais:

  1. Resumo do Projeto  

Uma visão geral do projeto, incluindo os dados centrais, objetivos e a visão geral do status.

  1. Progresso Atual  

Essa parte deve incluir detalhes sobre o que foi alcançado até agora, incluindo marcos, tarefas concluídas, resultados e o progresso em relação aos objetivos.

  1. Próximos passos  

Planeje tarefas a serem iniciadas e marcos a serem alcançados.

  1. Questões e preocupações   

Qualquer problema ou preocupação que possa afetar o progresso.

  1. Solicitações de decisão ou ação  

O que deve ser decidido ou as ações que precisam ser tomadas pelos stakeholders.

  1. Atualizações de riscos e problemas  

Informações sobre quaisquer riscos ou problemas que possam afetar o projeto, incluindo atrasos e formas de gestão.

Exemplo de status report  

Status report: Desenvolvimento do Novo Website

Data: 02 de setembro de 2024

Resumo do projeto

Estamos desenvolvendo um novo website para a empresa. O objetivo é melhorar a experiência do usuário e aumentar o número de vendas online.

Progresso atual

- 80% do design front-end concluído

- 65% do back-end desenvolvido

- Testes de usabilidade iniciais realizados

Próximos passos

- Finalizar o desenvolvimento do front-end e back-end

- Concluir o design da interface

- Realizar testes de usabilidade avançados

Desafios e problemas

- Atraso no desenvolvimento do back-end devido a problemas de integração

- Feedback dos testes de usabilidade indicando um processo de checkout confuso

Solicitações de decisão ou ação  

- Precisamos de aprovação para alocar mais recursos para acelerar o desenvolvimento

- Precisamos de diretrizes sobre como simplificar o processo de checkout

Atualizações de riscos

- Risco de atraso no lançamento devido a problemas no desenvolvimento do back-end

- Risco de baixa conversão de vendas se o processo de checkout não for otimizado.

Conte com uma ferramenta de gestão de projetos  

Ter uma ferramenta de gestão de projetos é necessário na execução do status report de projetos. Com a tecnologia, você terá uma visão clara e em tempo real do progresso do projeto segundo dados precisos.

Acompanhe tarefas, quem está trabalhando nelas e se estão sendo concluídas dentro do prazo. Registre e acompanhe problemas ou riscos, facilite a comunicação e faça previsões baseadas em dados.

Relate quaisquer atrasos potenciais ou questões que possam surgir, armazene e organize documentos, centralizando informações - inclusive feedbacks e resultados sobre testes.

Em resumo, uma ferramenta de gestão de projetos pode melhorar a criação de status reports de projetos.

Então, conte com o Zoho Projects para isso! O software tem os mecanismos para te ajudar a reunir informações e monitorar o progresso de projetos, marcos, tarefas, problemas e riscos.

Acesse informações centralizadas, organizadas em gráficos e relatórios. Rastreie cada etapa, visualize o que já foi concluído ou está pendente, monitore o tempo e o uso de recursos.

Com o Zoho Projects, fica mais fácil rastrear quaisquer problemas ou riscos que surjam durante o projeto. A comunicação e colaboração é mais eficiente, e os seus status report de projetos se tornam mais completos, precisos e detalhados. Experimente o Zoho Projects!

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