Sem um guia, é comum que as equipes fiquem perdidas e não saibam qual tarefa é mais urgente. Para que os resultados não caiam, é essencial saber como hierarquizar demandas e aumentar a produtividade, evitar atrasos e dores de cabeça. Para te ajudar nessa jornada, conte com a matriz de priorização!
Os gestores de projetos precisam lidar com inúmeras demandas, recursos, prazos e colaboradores. É como ter “incêndios” para apagar a todo momento, embora essas sejam situações diárias na empresa.
Dessa forma, manter uma ferramenta para priorizar tarefas ajuda a saber o que é urgente e caminhar para os resultados esperados. Siga a leitura para entender o que é matriz de priorização, como usá-la, quais as suas vantagens e mais.
O que é matriz de priorização?
A matriz de priorização é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a hierarquizar demandas, processos e mais, identificando o que é mais importante segundo critérios.
Ela é muito útil na gestão de projetos, especialmente quando se tem muitas tarefas e é necessário determinar a ordem de execução de acordo com a sua importância ou urgência.
O principal benefício é ajudar a sua equipe a ter as prioridades certas para que o projeto caminhe. Com uma lista de prioridades, o planejamento será mais preciso e a equipe não terá que correr para conter urgências.
Assim, a matriz de priorização entrega visibilidade para as partes interessadas sobre prazos para cumprir demandas, negociar, avaliar se o planejamento está realista, se é preciso mudar ordens e mais.
A matriz costuma ter formato de gráfico, tabela ou quadrante para ser mais visual e intuitiva. Por fim, o seu funcionamento é quase sempre o mesmo, mudando apenas os critérios usados pela ferramenta. Entenda mais a seguir:
Como funciona uma matriz de priorização?
Uma matriz de priorização funciona a partir de um esquema visual que ajuda a estabelecer a ordem em que deseja realizar as atividades. Ela normalmente tem duas dimensões: impacto e esforço.
1. Impacto
O benefício que você obtém ao completar a atividade, como valor do negócio, satisfação do cliente, ou qualquer outro critério relevante para o projeto.
2. Esforço
O trabalho necessário para completar a atividade: tempo, custo ou recursos necessários.
Aqui está uma visão geral do funcionamento:
Identifique as tarefas: Liste todas as tarefas individuais ou projetos inteiros que devem ser priorizados.
Defina critérios: Determine os critérios para avaliação, como Impacto e Esforço.
Avalie cada tarefa: Avalie cada tarefa de acordo com os seus critérios definidos, dando uma pontuação de 1 a 5, por exemplo, em termos de Impacto e Esforço.
Desenhe a matriz: Crie uma grade 2x2 e rotule os eixos de acordo com seus critérios. O eixo x pode representar o Esforço e o eixo y pode representar o Impacto, por exemplo.
Coloque as tarefas na matriz: Baseado nas pontuações que você deu para cada tarefa, coloque-as na matriz correspondente. Tarefas com alto Impacto e baixo Esforço ficarão no quadrante superior direito, enquanto tarefas com baixo Impacto e alto Esforço ficarão no quadrante inferior esquerdo.
Aqui está um exemplo:
| | Alto Impacto | Baixo Impacto |
|----------------|--------------|---------------|
| **Alto Esforço** | Ação 2 | Ação 1 |
| **Baixo Esforço** | Ação 4 | Ação 3 |
Aqui, a "Ação 4" teria a maior prioridade (alto impacto, baixo esforço) enquanto a "Ação 1" teria a menor prioridade (baixo impacto, alto esforço).
A matriz de priorização é uma ferramenta flexível e pode ser adaptada às necessidades específicas do seu projeto, da empresa e da equipe. Por exemplo, você pode usar critérios diferentes ou pode adicionar mais dimensões à sua matriz.
Exemplos de matrizes de priorização
A forma mais simples de começar a sua jornada de priorização de tarefas é usando uma destas matrizes:
GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Esse método de priorização de tarefas permite relacionar esses três conceitos e definir a ordem de atividades. A GUT foi criada por especialistas em resoluções de problemas em empresas, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe.
A Matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito seguindo os parâmetros:
Gravidade: efeitos da demanda
Sem gravidade;
Pouco grave;
Grave;
Muito grave;
Extremamente grave.
Nível de urgência
Sem urgência;
Pouco urgente;
Urgente;
Muito urgente;
Extremamente urgente.
Tendência: irá piorar?
Sem tendência de piora;
Piora a longo prazo;
Piora a médio prazo;
Piora a curto prazo;
Agravamento acelerado.
2. Matriz de priorização BASICO
A matriz BASICO significa benefícios, abrangência, satisfação, investimentos, cliente externo e operacionalização. Entenda os detalhes:
Benefícios: avalia o retorno possível com o projeto em questão;
Abrangência dos resultados: a quantidade de funcionários que se beneficiarão com a tarefa;
Satisfação dos colaboradores: o nível de satisfação do cliente interno;
Investimentos necessários: recurso financeiro para o projeto;
Cliente externo: o impacto na experiência do cliente externo;
Operacionalização: mensura como será a execução, os obstáculos e mais.
3. Matriz de priorização RICE
A matriz RICE significa Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). Ela é mais analítica, parecida com a matriz de priorização GUT. Entenda:
Reach: estima o percentual de alcance de um projeto em um período;
Impact: aponta o impacto da ação em:
pontuação 3: impacto muito grande;
pontuação 2: impacto grande;
pontuação 1: impacto médio;
pontuação 0.5: impacto pequeno;
pontuação 0.25: impacto mínimo.
Confidence: identifica quais projetos requerem mais empenho, usando:
pontuação 100%: alta confiança;
pontuação 80%: média confiança;
pontuação 50%: baixa confiança.
Effort: o esforço de cada profissional envolvido, observando quanto de trabalho cada membro da equipe pode entregar em um mês.
4. Matriz de priorização 4x4
A matriz 4×4 tem dois critérios principais. Para priorizar tarefas, considera, por exemplo, o custo-benefício, o esforço, o impacto, a urgência e a importância. A matriz atribui uma nota de 1 a 4 para cada critério, criando quadrantes que definem as prioridades.
5. Matriz de priorização Eisenhower
A matriz de priorização de Eisenhower busca o aumento da produtividade a partir da priorização de tarefas. O método é do Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos.
Essa matriz tem quatro quadrantes de prioridade separados por dois eixos:
importante e urgente: deve ser executada imediatamente;
importante, porém não urgente: pode ser a médio ou longo prazo;
urgente, porém não importante: pode ser feita posteriormente;
não urgente, não importante: atividades que podem até ser eliminadas.
Assim, fica mais fácil otimizar prioridades, direcionar o esforço e diminuir o estresse da equipe.
Importância de saber priorizar tarefas em seu projeto
A priorização de tarefas na gestão de projetos é essencial, pois apenas com essa organização é possível obter:
1. Eficiência máxima
Ao priorizar tarefas, fica mais fácil direcionar os seus recursos (tempo, mão de obra e dinheiro, por exemplo) para as atividades que de fato importam, sem as quais você terá prejuízos. Assim, os esforços não serão desperdiçados em tarefas de baixo valor.
2. Gerenciamento de tempo
Priorizar tarefas ajuda a gerenciar melhor o tempo. As tarefas com maior prioridade são tratadas primeiro, sem atrasos, garantindo que os prazos sejam cumpridos na ordem certa e a pressa não gere problemas.
3. Redução de estresse
A priorização também ajuda a reduzir o estresse, já que pode gerar dores de cabeça tentar descobrir por onde começar. Ao classificar as tarefas por prioridade, é mais fácil ver um plano claro de ação para toda a equipe.
4. Tomada de decisão
Assim, a tomada de decisões é facilitada diante de tantas tarefas. Todos saberão qual terá o maior impacto e deve ser realizada primeiro.
5. Satisfação do cliente
A priorização eficaz pode levar a um melhor atendimento ao cliente. Concentrando-se nas tarefas que importam, é mais provável que a equipe cumpra as expectativas do cliente e entregue projetos de alta qualidade.
Conte com uma ferramenta de gestão de projetos
Priorizar efetivamente é essencial na gestão de tarefas, mas, para te ajudar nessa missão, você precisa da ferramenta certa.
Uma ferramenta de gestão de projetos ajuda a organizar cada etapa de acordo com a importância e a urgência, permitindo que a equipe se concentre nas tarefas de maior valor.
Através do rastreamento do progresso e a partir de dados precisos, a equipe pode garantir que as tarefas de alta prioridade estejam com boa performance.
O Zoho Projects tem todos esses recursos e muitos outros! O software facilita a colaboração e comunicação entre os membros do time, garantindo alinhamento e facilitando o trabalho em equipe para completar as tarefas prioritárias.
A plataforma permite a integração com outras ferramentas como calendários e e-mails, enviando lembretes para evitar esquecimentos, permitindo planejar, manter a proteção dos dados, atribuir demandas aos colaboradores certos e mais.
Além de tudo, o Zoho Projects mantém você informado sobre suas tarefas críticas e dependências, mostrando imediatamente quaisquer desvios entre o progresso planejado e o real.
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