É provável que a sua empresa use diversas soluções tecnológicas para os diferentes departamentos. Elas são grandes aliadas das empresas, mas, se estão em desarmonia, podem gerar um descompasso entre equipes. Para ganhar eficiência, você deve investir na integração de sistemas.
A integração de sistemas é capaz de otimizar cada trabalho feito diariamente, mantendo dados organizados, evitando falhas e dificuldades de comunicação entre equipes. Ela irá entregar as informações necessárias para que todos possam manter a produtividade.
Tem interesse nessas vantagens? Então, continue neste post, onde vai entender o que é a integração de sistemas, os seus benefícios, melhores práticas e mais.
Antes de tudo: O que é a integração de sistemas
A utilização de softwares empresariais de maneira separada pode gerar erros na empresa. A equipe de vendas pode não ter as informações da equipe de marketing, perdendo dados sobre o seu lead - e o financeiro pode ter sérios prejuízos por não acompanhar pagamentos, por exemplo.
A integração dos sistemas, como o próprio nome indica, é a união de sistemas diferentes que a sua empresa usa para diversos setores, como marketing, gestão de estoque, vendas, atendimento, produto, desenvolvimento e mais.
A integração é automatizada: ela centraliza dados que irão circular pelos sistemas da empresa de forma rápida e eficiente. Assim, se uma equipe inserir um determinado dado em um software, ele estará disponível para outros setores que precisam da informação de forma instantânea.
Benefícios de uma Integração de sistemas eficiente
A integração de sistemas é usada para otimizar a experiência de todas as partes envolvidas: clientes e colaboradores. Confira os benefícios:
1. Melhoria na visibilidade e rastreabilidade dos projetos
Com a integração dos sistemas de um projeto, é possível ter uma visão ampla e detalhada sobre ele. Fica mais fácil identificar erros, gargalos e riscos, reunindo dados para tomar decisões embasadas.
2. Aumento da eficiência e produtividade das equipes
As informações são centralizadas e passam a ser acessadas de forma rápida. Assim, as equipes têm acesso aos recursos necessários para produzir sem alternar entre diferentes sistemas. Há economia de tempo e redução das tarefas manuais e repetitivas, o que aumenta a eficiência e a produtividade.
3. Redução de erros e retrabalhos
A integração elimina a necessidade de inserir manualmente os dados em diferentes sistemas, reduzindo a chance de erros. A comunicação passa a ser feita de forma automatizada, garantindo maior integridade dos dados.
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4. Agilidade no compartilhamento de informações
O método é capaz de gerar agilidade no compartilhamento de informações, já que é automatizado, permite acesso dos dados em tempo real, reduz a redundância, evita o trabalho manual, gera colaboração e eficiência.
Como a integração de sistemas auxilia na coesão entre plataformas
A integração de sistemas é uma ferramenta poderosa para melhorar a coesão entre plataformas. Entenda as vantagens:
1. Melhoria na comunicação e colaboração entre equipes
A integração facilita o trabalho diário de compartilhar dados. Esse fluxo de informações passa a ser automatizado, facilitando a comunicação e a colaboração entre profissionais.
2. Fluxo de dados contínuo e consistente
O método ajuda os dados a fluir de forma contínua e consistente entre os diferentes departamentos empresariais. Além de aumentar a produtividade, o fluxo tende a evitar erros, atrasos e inconsistências nas soluções produzidas pelas equipes.
3. Melhor acompanhamento do progresso do projeto
A integração é fundamental para o acompanhamento do desempenho dos seus projetos. O método centraliza dados em tempo real, de forma que as informações relevantes sobre o projeto ficam disponíveis sem a necessidade de alternar entre interfaces.
Melhores práticas para implementar uma boa integração entre sistemas
Como você viu, a integração de sistemas cria um ambiente empresarial mais harmônico e eficiente, com informações fluidas entre as plataformas e equipes. Isso facilita o acompanhamento do projeto, melhora a colaboração e otimiza a gestão.
Confira as práticas que não podem faltar para garantir essas vantagens:
Avaliação das necessidades e objetivos da empresa
Antes de implementar uma integração entre sistemas, é preciso ter um foco inicial. Qual é o objetivo da empresa com esse projeto? Economizar tempo? Otimizar processos? Evitar retrabalhos?
É possível alcançar todas essas opções caso a integração seja bem-sucedida, mas o foco inicial irá guiar as expectativas e estratégias da equipe. Então, identifique quais sistemas precisam ser integrados, que tipo de dados precisam ser compartilhados e quais processos devem ser automatizados.
Mesmo com uma integração de sistemas bem planejada, tenha um plano de contingência para lidar com falhas, como backups de dados, processos de recuperação e procedimentos de suporte.
Escolha das ferramentas e tecnologias adequadas
Parta para a escolha das tecnologias para implementar a integração de sistemas. Escolha as ferramentas com base nos objetivos e necessidades que já avaliou: entenda as funcionalidades que a sua empresa precisa e quais tipos de dados serão trocados.
Considere fatores como funcionalidades, escalabilidade, segurança e custo. Uma boa sugestão de ferramenta é o Zoho Projects.
A plataforma oferece uma variedade de integrações com diversas ferramentas para a gestão de projetos. Ajudam na colaboração, comunicação e eficiência da equipe, integrando com Zoho Cliq, Slack, Microsoft Teams e Google Hangouts, por exemplo.
O Zoho Projects também é ideal para equipes de desenvolvimento de software, pois oferece integração com ferramentas de controle de versão e repositórios de código. Além disso, a plataforma se integra com ferramentas de gerenciamento de tarefas, como o Zoho Tasks, o Zoho CRM, o Zoho Sprints e o Zoho Analytics.
Para te ajudar no controle do tempo e recursos, também há integração com o Zoho Calendar, Zoho Invoice (para faturamento), Zoho Expense (para controle de despesas) e Zoho TimeTracker. Para armazenar e trocar documentos, sincronize com o Zoho Docs, Google Drive, Dropbox e mais.
Planejamento e execução da integração
Existem diferentes abordagens para planejar e implementar uma integração: ponto a ponto, por meio de um barramento de serviços ou por meio de uma plataforma de integração, por exemplo. Escolha a que melhor se adequa à empresa.
Para que os sistemas possam se comunicar, padronize os formatos de dados, definindo estruturas de dados comuns, regras de validação e consistência para a troca entre sistemas.
Testes e monitoramento contínuo
Após implementar a integração entre sistemas, mantenha a plataforma atualizada, monitore e teste regularmente os fluxos de dados para identificar e corrigir erros. Mas, se não quer dores de cabeça com dúvidas ou erros, facilite o dia a dia da sua equipe com a eficiência que você só vai encontrar no Zoho Projects!
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