O tempo é um recurso empresarial limitado. Para entregar os melhores resultados, é preciso que a equipe saiba aproveitar o melhor dele, tendo produtividade, vencendo prazos e evitando desperdícios. O gerenciamento de tempo é essencial para a entrega das soluções diárias.
Se feito corretamente, o gerenciamento de tempo faz com que toda a execução de um projeto seja otimizada, permitindo que as equipes se concentrem no que importa, eliminando distrações e focando em resultados.
Por isso, neste conteúdo você vai encontrar técnicas de gerenciamento de tempo, o que é essa gestão, os principais desafios e como um sistema de gerenciamento de tempo pode te ajudar.
Confira!
O que é gerenciamento de tempo no trabalho?
O gerenciamento do tempo é o processo de organizar e planejar a divisão entre atividades. De forma mais estratégica, inteligente e fácil, para que a equipe seja capaz de fazer mais em menos tempo.
Ele planeja, organiza e acompanha o uso do tempo para torná-lo mais eficiente, concluir tarefas e projetos com eficiência. A definição parece simples, mas a sua execução pode ser complexa.
A produtividade deve se manter, mesmo quando o tempo é curto e as pressões são altas. O que deve ser feito é priorizado, e isso só é possível com uma análise de cada atividade empresarial e de quantas horas são necessárias para finalizá-la.
O gerenciamento do tempo vai te ajudar a estabelecer prazos mais viáveis, também serve como base para precificação, observação da performance dos colaboradores e muito mais.
Essa ferramenta é essencial, principalmente quando as rotinas são dinâmicas e cada vez é exigido mais. Mas não se engane: não significa que a equipe deve trabalhar sem parar, pois o gerenciamento de tempo conta com pausas e outras necessidades na sua otimização.
O gerenciamento de tempo atua contra o estresse e a sobrecarga, maximiza a produtividade e a qualidade do trabalho realizado. E, quando bem aplicado, permite o cumprimento estável de prazos e o alcance de metas.
Principais desafios da gestão de tempo em projetos
Em entrevista com 500 funcionários de uma ampla variedade de setores, foi possível entender que:
- Menos de 1 a cada 5 pessoas (18%) tem um sistema adequado de gerenciamento de tempo.
- 82% das pessoas não têm um sistema de gerenciamento de tempo.
- A técnica de gerenciamento de tempo menos bem-sucedida é apenas lidar com o que aparecer.
A maioria das pessoas não tem um bom gerenciamento de tempo, e perdem bons resultados - e por vezes até dinheiro - por causa disso.
De fato, a gestão de tempo de projetos apresenta uma série de desafios que podem dificultar a sua execução, mas que podem ser superados.
Primeiro, conheça aqui alguns desses principais desafios enfrentados:
Estimativas de tempo imprecisas
Determinar com precisão o tempo que é preciso para concluir uma atividade pode ser um obstáculo para a produtividade. As estimativas de tempo dependem de variáveis, como a complexidade da atividade, os recursos disponíveis e a experiência da equipe. Erros na estimativa geram atrasos e problemas.
Mudanças de escopo
Alterações no escopo do projeto são comuns, mas capazes de impactar o cronograma. Se não forem bem gerenciadas, podem criar atrasos, falta de recursos e prejuízos. É essencial ter processos eficientes de controle de mudanças para essas situações.
Dependência de recursos
Os projetos envolvem várias equipes, por vezes insumos e equipamentos, e a disponibilidade desses recursos pode ser escassa. Pode haver conflitos de agendas, sobrecarga, indisponibilidade e mais. A gestão desses recursos é fundamental para garantir que eles estejam sempre disponíveis para um projeto.
Riscos e incertezas
Os projetos possuem riscos e incertezas, como atrasos de fornecedores, problemas técnicos ou alterações imprevistas. Esses fatores afetam o cronograma do projeto, exigem maior planejamento e medidas de mitigação de riscos.
Conheça os 5 passos para desenvolver um cronograma de projetos eficiente.
Falta de priorização
É geralmente desafiador determinar quais atividades são prioridade e quais podem ser adiadas. A falta de priorização adequada pode gerar imensos prejuízos, então é preciso estudar as atividades para criar o foco nas tarefas mais importantes.
Conflitos de agendamento
Projetos são executados em paralelo com outras atividades. Conflitos de agendamento podem ocorrer quando essas demandas compartilham recursos, colaboradores, equipamentos ou espaços, e é preciso gerenciar esses conflitos com uma boa coordenação de prazos.
Falta de acompanhamento e controle
A gestão de tempo eficiente requer acompanhamento regular do progresso do projeto e, se preciso, ajustes. A falta de monitoramento pode gerar atrasos e dificuldades, então, a empresa deve ter controle e fornecer relatórios para garantir o sucesso.
Qual é a importância do gerenciamento do tempo na gestão de projetos?
O gerenciamento do tempo é crucial na gestão de projetos. Mas, além das razões faladas antes, há muito mais:
Cumprimento de prazos
O gerenciamento eficiente do tempo gera projetos concluídos dentro dos prazos definidos, o que é essencial para atender às expectativas dos clientes, evitar atrasos e garantir a entrega dos resultados.
Otimização de recursos
Ao gerenciar o tempo, todo o uso dos recursos é otimizado, como os colaboradores, equipamentos, espaços e materiais, que podem ser alocados de forma adequada para evitar desperdícios, evitar prejuízos e dores de cabeça.
Identificação de atividades críticas
A ferramenta também vai te ajudar a identificar as atividades críticas do projeto, ou seja, aquelas essenciais para cumprir o prazo final. Ao entender quais são essas atividades, você deve priorizá-las e tomar medidas para evitar atrasos.
Antecipação de problemas e riscos
O gerenciamento do tempo conta com a análise e a antecipação de problemas e riscos que possam surgir no projeto. Assim, você pode tomar medidas corretivas ou preventivas para evitar problemas no fluxo.
Melhoria da eficiência
Ao priorizar tarefas, estabelecer prazos precisos e acompanhar o progresso do projeto, o gerenciamento do tempo irá otimizar a eficiência geral da empresa. Você terá o uso mais produtivo do tempo e dos recursos, a redução de retrabalho e prejuízos.
Como fazer gerenciamento do tempo da sua equipe?
Finalmente, para realizar o gerenciamento de tempo, siga o passo a passo separado para você:
Planejamento do projeto
Primeiro, você deve definir os objetivos, metas e o escopo do seu projeto. Nesse escopo, você deve entender quais são as principais entregas necessárias, as atividades essenciais, sem as quais a demanda jamais será entregue.
Esses são os marcos importantes, para os quais você irá definir prazos antes de delimitar o período final para a entrega.
Estruturação do cronograma
Para um bom gerenciamento de tempo, você deve criar um cronograma detalhado que liste todas as atividades essenciais para o projeto. Entenda as dependências entre atividades, ou seja, aquelas que precisam dos resultados das anteriores para acontecer.
Essas são as sequências lógicas. Como você já definiu prazos anteriormente, elenque aqui eles, determinando a duração estimada entre cada atividade.
Atribuição de recursos
Identifique os recursos necessários para cada fluxo. Quais os membros da equipe irão atuar na atividade? Quais materiais, insumos e equipamentos serão usados? Os recursos, se limitados, precisam ser organizados entre atividades, de forma a não gerar conflitos, levando em conta a disponibilidade de todos.
Estimativa de esforço
É essencial entrevistar a equipe para estimar o esforço necessário para cada atividade. Eles são as principais fontes para te contar sobre a complexidade da tarefa, os gargalos para ela e o uso dos recursos. Então, calcule o tempo para cada demanda.
Desenvolvimento do cronograma
O cronograma está estruturado, mas é preciso usar boas ferramentas de gerenciamento de projetos para executá-lo de forma assertiva, com durações de atividades, caminhos críticos, marcos e mais.
Monitoramento do progresso
Acompanhe o progresso do projeto em relação ao cronograma, registrando resultados, verificando se estão como o esperado, realizando reuniões para monitoramento e discussões sobre erros e acertos.
Gerenciamento de mudanças
É essencial poder lidar com mudanças e adaptações diante de qualquer imprevisto. Avalie o impacto dessas mudanças no cronograma, tome medidas para realinhar o fluxo, e comunique à equipe quaisquer alterações. Se preciso, redefina prazos e metas.
Comunicação e colaboração
Estabeleça os canais efetivos de comunicação entre os colaboradores para facilitar a colaboração e a precisão das estratégias. No canal, devem estar as informações relevantes sobre o progresso dos projetos para que a equipe fique sempre atualizada.
Sistema de gerenciamento de tempo para equipes
Time Tracker é uma funcionalidade integrada ao software de gerenciamento de projetos Zoho Projects. Esse recurso é o seu grande aliado para acompanhar e registrar (de forma automática ou manual) o tempo gasto nas atividades.
Ele serve para monitorar progressos, gerenciar o tempo, realizar a faturação de clientes com base no tempo trabalhado, atribuir horas, gerar relatórios detalhados que mostram esse tempo e o projeto em questão.
O Time Tracker pode ser integrado ao sistema de faturamento do Zoho Projects. Assim, as horas registradas são facilmente convertidas em faturas. A equipe pode acompanhar o tempo e colaborar em tempo real, além de integrar a ferramenta a várias outras.
Há muito mais de onde esses recursos vieram! Conheça todas as funcionalidades do Zoho Projects.
Entenda, afinal,por que fazer o gerenciamento de tempo com o Zoho Projects!
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