Ao fazer um escopo de projeto, ninguém quer estimar metas irrealistas, prever um uso incorreto dos recursos, ou contratar a quantidade errada de colaboradores. O projeto deve ter a medida certa para alcançar o sucesso.
Portanto, o escopo do projeto deve ser feito por etapas, com cuidado, com objetivos entregáveis, bons prazos e sem sobrecarregar a equipe. Nesse post, você vai conferir tudo o que precisa saber para criar o melhor escopo de projetos. Boa leitura!
O que é um escopo de projeto
O escopo do projeto é um documento que serve para estabelecer limites, determinar metas, prazos e outras questões essenciais para a entrega coesa do projeto. Ao esclarecer esses tópicos, fica mais fácil entregar um resultado preciso, que cumpra as expectativas de todos.
A criação do escopo do projeto não é feita por apenas um gestor, mas por vários colaboradores envolvidos e outros departamentos interessados, tudo depende de qual é o tema do projeto em questão.
Por exemplo, se o que está em causa é o lançamento da campanha sobre um novo produto, estarão envolvidos os departamentos de vendas, marketing e financeiro, normalmente.
O escopo do projeto irá definir tudo o que é necessário para chegar ao resultado esperado, e até mesmo quais as responsabilidades e atribuições dos colaboradores, as suas tarefas, os critérios de validação dos resultados e o orçamento disponível.
Diferença entre escopo de projeto e escopo de produto
O escopo de projeto e o escopo de produto são conceitos distintos, mas que muitas vezes são confundidos ou relacionados durante um gerenciamento.
Escopo de Projeto
O escopo de projeto, como você já viu, é um documento que se refere a tudo o que precisa ser realizado para entregar o resultado final desejado.
Esse registro abrange todos os detalhes, como um verdadeiro guia que engloba as “regras” que a equipe deve seguir para o andamento correto do projeto.
Ele é claro e detalhado sobre o trabalho que deve ser executado para concluir o projeto com sucesso.
Escopo de Produto
O escopo de produto é diferente, pois define as características, funcionalidades e requisitos do produto ou serviço final criado pelo projeto. Nesse documento, está o que o produto será capaz de fazer, os limites e características.
Ao contrário do escopo de projeto, o escopo de produto foca no resultado em si que será entregue ao cliente, dentro do que o consumidor espera receber.
Ou seja, enquanto o escopo de projeto trata do trabalho a ser realizado para entregar o produto, o escopo de produto trata das características e especificações do próprio resultado esperado.
Ambos são essenciais para o sucesso da empreitada, pois garantem que as atividades estejam alinhadas com os objetivos de todos os envolvidos.
Qual é a importância do escopo em um projeto?
O escopo de um projeto é essencial para que ele ande como o esperado e para que todos os colaboradores saibam o que fazer para atingir os bons resultados. O escopo deve definir o que é incluído e excluído do projeto.
Ele faz a definição dos objetivos, ajudando para que todas as metas fiquem claras para os envolvidos. No escopo, também fica o propósito, as expectativas, as direções, o foco, e mais, permitindo uso eficiente de recursos e evitar desperdícios.
O escopo de projeto bem delimitado evita mudanças não planejadas e errôneas, a expansão ou diminuição descontrolada do projeto, o aumento de custos e a insatisfação das partes interessadas.
Essa ferramenta define limites claros, evitando conflitos de responsabilidades, colaboradores sobrecarregados ou ociosos, expectativas mal alinhadas, e planejando de forma precisa cronogramas, uso dos recursos, orçamentos e a melhor forma de lidar com riscos.
Como fazer um escopo de projeto eficiente
É importante seguir algumas etapas para garantir que todos os elementos essenciais sejam abordados no seu escopo de projetos. Aqui está um guia básico:
1. Defina os objetivos do projeto
É preciso definir claramente o propósito do projeto e seus objetivos, pois eles irão guiar os demais passos do seu escopo. Identifique o problema a ser resolvido, a necessidade a ser atendida e/ou os resultados desejados.
2. Saiba quem são as partes interessadas
Identifique todas as partes interessadas nesse projeto, como clientes, investidores, patrocinadores, líderes, a equipe do projeto e os usuários finais. Assim, será mais fácil alinhar expectativas, requisitos e o uso dos recursos disponíveis.
3. Descreva as principais entregas esperadas
É preciso que toda a equipe entenda quais são as expectativas dos envolvidos quanto ao projeto em questão. Então, liste as principais entregas e resultados que serão produzidos, sejam produtos, serviços, documentos ou quaisquer outros resultados tangíveis, em todas as etapas.
4. Defina o escopo dos produtos ou serviços
Descreva detalhadamente o escopo dos produtos ou serviços a serem desenvolvidos ou entregues pelo projeto. Isso pode incluir funcionalidades, características, especificações técnicas ou requisitos específicos.
5. Liste as exclusões do projeto
Identifique e liste os elementos que estão explicitamente fora do escopo do projeto. Isso estabelecerá limites, evitará desperdícios, saídas do orçamento e expectativas não realistas.
6. Determine as restrições
Registre as restrições de tempo, colaboradores disponíveis, orçamento, uso dos recursos, espaço, equipamentos, regulamentações e outros fatores que limitam o escopo do projeto.
7. Estabeleça as premissas e dependências
Identifique as premissas que regem o projeto e as dependências necessárias para serem seguidas. Como, por exemplo, as cooperações essenciais, os resultados dos quais certas etapas dependem para começar, as informações imprescindíveis e mais.
8. Defina os critérios de aceitação
Estabeleça critérios como padrões de qualidade, metas, métricas, indicadores de desempenho, requisitos técnicos ou outros requisitos específicos que precisam ser cumpridos para demonstrar que o projeto está sendo cumprido com eficiência.
9. Descreva os procedimentos para mudanças
Defina os procedimentos que as equipes devem seguir para lidar com mudanças no escopo do projeto. Descreva como as mudanças serão identificadas, analisadas, solicitadas, avaliadas, aprovadas e implementadas.
10. Documente o escopo do projeto
Finalmente, reúna todas as informações acima em um documento formal que é o escopo do projeto. O documento deve ser claro, conciso e compreensível para que todas as partes envolvidas entendam.
Exemplo de escopo de projeto
Para que você entenda esse documento de forma prática, aqui abaixo está um exemplo simplificado de escopo de projeto. Nesse caso, é para um desenvolvimento de um site.
Objetivo do projeto: O objetivo do projeto em questão é desenvolver um novo site corporativo para a empresa XYZ Ltda. O site deve ser moderno, responsivo e fornecedor de uma experiência otimizada aos usuários.
Descrição: O projeto envolve a criação de um site corporativo para a empresa XYZ Ltda, uma plataforma online para fornecer informações sobre a empresa em questão, a sua missão, visão, valores, o blog, os seus produtos e serviços.
O site terá páginas principais, como Home, Sobre Nós, Produtos/Serviços/Soluções, Portfólio, Fale Conosco, além da seção de blog para publicação de artigos.
Entregas e resultados: A entrega esperada é o design do site com uma identidade visual moderna e atraente, de acordo com a identidade já existente da própria empresa. O desenvolvimento de páginas estáticas, como Home, Sobre Nós, Produtos/Serviços/Soluções, Portfólio e Fale Conosco.
Também é preciso fazer a integração de um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) para permitir que a equipe da empresa faça atualizações e adicione conteúdos novos com facilidade.
Por fim, deve ser feita implementação de um formulário de contato funcional para permitir que os visitantes adicionem dados e entrem em contato com a empresa, além da configuração de uma seção de blog para artigos relevantes e a garantia de um site responsivo.
Escopo dos produtos ou serviços: Design de interface do usuário (UI) e design visual do site. Páginas do site utilizando linguagens HTML, CSS e JavaScript. Configuração de um sistema de gerenciamento de conteúdo, como o WordPress.
Integração de formulário de contato funcional, configuração da seção de blog para publicação e gerenciamento de artigos.
Exclusões do projeto: Funcionalidades personalizadas além das especificadas, integração com sistemas externos ou plataformas de terceiros não mencionados anteriormente.
Restrições do projeto: Orçamento limitado a R$15.000.
Prazo para entrega de 12 semanas a partir da data de início do projeto.
Premissas e dependências: Acesso aos recursos da empresa, como logos, imagens e demais informações. Cooperação da empresa para revisar o projeto em progresso.
Critérios de aceitação: O design do site deve ser aprovado pela empresa antes do desenvolvimento. Todas as páginas devem estar funcionais e sem erros. O site deve ser responsivo e a seção de blog deve permitir criar, publicar e exibir os artigos.
Procedimentos de gerenciamento de mudanças: As mudanças no escopo devem ser solicitadas por escrito e serão avaliadas antes de serem aprovadas.
Este exemplo de escopo é uma versão simplificada para demonstrar os elementos comuns. Projetos reais têm o escopo mais detalhado.
Erros comuns na definição de escopo
Durante a criação do escopo de um projeto, existem alguns erros comuns que podem impactar o sucesso do projeto.
Um bom exemplo são as descrições vagas, mal definidas, que geram expectativas confusas nos diferentes membros da equipe, com requisitos ambíguos e sem direcionamentos.
O escopo também não precisa ser amplo, com detalhes em excesso, ou irá gerar rigidez e limites demasiados. Os seus critérios de aceitação devem estar claros, pois todos devem saber o que é esperado.
A falta de envolvimento dos colaboradores também é um grande problema que causa falha nas demandas, lacunas em informações relevantes e outros problemas. Pode levar as equipes, inclusive, a ignorar riscos potenciais ou permanecer despreparados.
Quais são os benefícios de um escopo bem definido?
Um escopo bem feito traz uma série de benefícios para o gerenciamento e a execução de um projeto. Conheça alguns das principais vantagens:
Clareza de objetivos
Um escopo bem definido estabelece os objetivos do projeto para que sejam entendidos por todos, desde a equipe até a liderança e os demais interessados. Assim, todos compreendem as metas e expectativas.
Evita retrabalho e desperdícios
Com um escopo bem definido, há menos chances de erros, retrabalhos e desperdícios de tempo, recursos e demais atividades valiosas.
Maior controle de riscos
Sabendo claramente as atividades e entregas do projeto, fica mais fácil identificar e gerenciar riscos. Você terá uma compreensão detalhada do trabalho a ser realizado, e poderá tomar medidas preventivas e de mitigação.
Facilita o planejamento
Você poderá desenvolver um plano de projeto bem estruturado, com cronograma e marcos definidos, permitindo que a equipe siga um roteiro claro.
Comunicação eficaz
Um escopo bem definido é base sólida para a comunicação com todas as partes interessadas, reduzindo mal-entendidos e conflitos.
Controle de mudanças
Com um escopo, é mais fácil avaliar, gerenciar e implementar mudanças. Tudo pode ser avaliado segundo o escopo original, com a inclusão ou exclusão de requisitos.
Maior probabilidade de sucesso
O escopo de projeto aumenta a probabilidade de sucesso, pois a equipe pode se concentrar em alcançar os resultados esperados, com um verdadeiro guia do que fazer.
Como o Zoho Projects ajuda na definição de um escopo de projeto
O Zoho Projects é a sua ferramenta para gerenciamento de projetos, com recursos avançados para definição e controle do escopo. O software permite:
- Criação de tarefas e marcos.
- Divisão em etapas gerenciáveis.
- Definição da entrega esperada.
- Documentação do escopo.
- Gerenciamento de requisitos.
- Controle de mudanças.
- Monitoramento.
- Comunicação.
- Colaboração.
- Geração de relatórios.
- Uso de painéis personalizados.
Tudo de forma automatizada!
Você poderá acompanhar o escopo de projeto através de métricas relevantes e fará a documentação e controle de todo o fluxo. Conheça o Zoho Projects!
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