Entenda a importância de escrever as lições aprendidas em projetos

A capacidade absorver as lições aprendidas é uma grande vantagem no mundo dos negócios. Afinal, ao concluir um projeto, você terá passado por lições únicas, que se tornam oportunidades valiosas de crescimento e melhoria.

 

As lições aprendidas podem ser sobre os seus clientes, o mercado, otimizações no marketing, nas vendas… São práticas ideais, estratégias e investimentos que te fazem evitar erros - e os prejuízos causados por eles.

 

Assim, você reforça apenas as práticas que levam ao sucesso. Então, quer saber como registrar e aproveitar bem as lições aprendidas em projetos, evitando dores de cabeça com falhas repetidas? Continue a leitura!

O que são as lições aprendidas em um projeto?   

As lições aprendidas em um projeto, como o nome indica, é o conhecimento adquirido durante as etapas - seja com os sucessos, erros ou os desafios enfrentados.

 

As lições servem para ajudar a equipe a melhorar seus processos, evitar repetição de erros e replicar práticas que já se provaram bem-sucedidas.

 

Ou seja, o conceito, com transparência, fala sobre analisar os processos, reconhecer o que não funcionou e o porquê, identificar práticas que geraram bons resultados ou que não seguiram o PMBOK, registrar as situações, interpretá-las, pensar sobre como otimizá-las e mais.

 

As lições aprendidas geram sugestões práticas e acionáveis que possam ser aplicadas em projetos futuros, economizando tempo e recursos e ajudando na cultura de melhoria contínua.

 

Além disso, ao refletir sobre experiências passadas, é possível celebrar os sucessos, reconhecer talentos e incentivar as equipes a pensar criativamente, desenvolvendo novas soluções para desafios antigos.

Como fazer lições aprendidas de um projeto em 5 etapas   

Ao documentar as lições aprendidas em projetos, você facilita a evolução dos métodos de trabalho e fortalece a equipe para lidar com o ambiente de negócios em constante mudança.

 

Então, agora, conheça cada uma das etapas para registrar as lições que importam para gerar os projetos bem-sucedidos na sua empresa:

 

1. Identificar as lições aprendidas  

Nesta etapa, a equipe do projeto se reúne para discutir e identificar os principais pontos de aprendizado ao longo do ciclo, sejam os sucessos ou os desafios. É uma descoberta ativa do que aconteceu para identificar o que pode ser replicado ou evitado.

 

Ferramentas como reuniões, entrevistas e questionários podem ser utilizados para coletar dados. As reuniões podem ser com a equipe do projeto, stakeholders e outras partes interessadas, após marcos importantes ou no final de todo o projeto.

 

As pesquisas e entrevistas para captar feedbacks ajudam a garantir diferentes perspectivas e aspectos do projeto. Também é importante revisar métricas, indicadores-chave de desempenho e outros dados.

 

2. Documentar as lições aprendidas  

Então, as lições devem ser documentadas de forma clara e detalhada. Inclua informações sobre o contexto, as ações tomadas, os resultados obtidos e as recomendações para o futuro.

 

Garanta que o conhecimento seja facilmente acessível e compreensível para outras equipes ou futuros projetos, inclusive para o onboarding de novos colaboradores.

 

As lições devem ser registradas de forma estruturada, padronizada, e, de preferência, em boas plataformas de gestão de projetos, para armazenar os dados com segurança e disponibilidade para os colaboradores.

 

3. Analisar as lições aprendidas  

Passe a analisar as lições aprendidas para entender as causas dos problemas e o impacto das soluções. Assim, é possível extrair bons insights e formular estratégias eficientes para evitar problemas semelhantes no futuro.

 

A equipe deve identificar padrões, tendências e insights que podem ser usados para melhorar processos. Classifique as lições conforme o tema do que foi aprendido, como riscos corridos, problemas relacionados ao tempo do projeto, comunicação, qualidade, colaboração e mais.

 

Nem todas as lições terão o mesmo peso - na realidade, algumas têm muito maior impacto ou recorrência. Então, priorize aquelas que têm o maior potencial de melhorar futuros projetos.

 

4. Registrar as lições aprendidas  

Registrar as lições aprendidas envolve inserir as informações em um sistema, de preferência uma boa plataforma de gestão de projetos, como o Zoho Projects.

 

Assim, você assegura que as lições estejam disponíveis para consulta futura e que possam ser utilizadas nos projetos.

 

A plataforma deve centralizar os dados, ser de fácil consulta, padronizar os registros para garantir a organização e, se possível, integrar esses dados às metas, entregas, marcos de projetos e outros dados das suas operações, contextualizando e alinhando informações.

 

5. Revisar as lições aprendidas  

A revisão das lições aprendidas deve ser contínua. As equipes precisam voltar às lições armazenadas para garantir que ainda sejam relevantes e para adicionar novas informações ou experiências.

 

Isso mantém o conhecimento atualizado e aplicável ao contexto atual. Então, antes de iniciar novos projetos, revise as lições e aplique as melhorias. E, depois de terminar projetos, capture os dados adicionais e insights sobre novas lições.

 

A revisão das lições pode fazer parte de auditorias internas, por exemplo, para que sejam seguidas de forma padronizada.

Exemplos de lições aprendidas em projetos   

As etapas que você conferiu formam um ciclo de aprendizado e melhoria, mas, para que sejam entendidas, é bom consultar alguns exemplos práticos. Confira:

 

1. Exemplo: Lição aprendida sobre comunicação  

Durante um projeto de desenvolvimento de software, aconteceram falhas de comunicação entre a equipe de desenvolvimento e o cliente, resultando em entregas que não atenderam às expectativas.

 

Documentação:

  • Situação: As especificações do cliente não foram compreendidas adequadamente pela equipe de desenvolvimento, levando a retrabalho e atrasos.

  • Impacto: Atrasos de duas semanas no cronograma e aumento de 15% no custo total.

  • Causa: Falta de uma reunião de alinhamento formal.  

  • Solução: Instituir reuniões semanais obrigatórias com o cliente para discutir o progresso e ajustar expectativas.

 

Análise:

A falha na comunicação causou impactos significativos. Uma análise da causa raiz revelou que a falta de alinhamento inicial e de reuniões regulares criou uma lacuna entre as expectativas do cliente e as entregas feitas.

 

Registro:

"Projetos futuros devem incluir uma reunião de kick-off detalhada com todos os stakeholders e a implementação de reuniões semanais para feedback e alinhamento contínuo."

 

Revisão:

Nos projetos futuros, essas reuniões foram implementadas e a comunicação com o cliente foi melhorada, resultando em entregas mais alinhadas e sem retrabalho.

 

2. Exemplo: Lição aprendida sobre gestão de riscos  

Em um projeto de construção, uma série de chuvas intensas causou atrasos porque os riscos relacionados ao clima não foram adequadamente considerados no planejamento.

 

Documentação:

  • Situação: Chuvas inesperadas e prolongadas durante a fase de construção resultaram em várias semanas de atrasos.

  • Impacto: O projeto foi entregue com três meses de atraso, e os custos aumentaram em 20% devido a despesas adicionais de mão de obra e materiais.

  • Causa: O plano de projeto não incluiu contingências para riscos climáticos, e as previsões meteorológicas não foram revisadas.

  • Solução: Para futuros projetos de construção, incluir uma análise de riscos climáticos e desenvolver planos de contingência.

 

Análise:

A falha na gestão de riscos resultou em atrasos e aumento de custos. Um plano de contingência teria permitido que a equipe mantivesse parte das atividades em andamento durante o mau tempo.

 

Registro:

"Incluir análises de risco climático detalhadas em todos os projetos de construção e garantir que planos de contingência estejam preparados para minimizar os impactos de condições meteorológicas adversas."

 

Revisão:

No próximo projeto de construção, a equipe implementou planos de contingência para o clima e, apesar de ocorrerem chuvas similares, as atividades foram bem planejadas, permitindo que o cronograma fosse mantido.

 

Para evitar erros em projetos, descubra as causas do desvio do escopo ou Scope Creep!

Processo de lições aprendidas concluído: e agora?   

Depois que as lições aprendidas de um projeto foram identificadas, documentadas, analisadas, registradas e revisadas, você deve garantir que esse conhecimento seja aplicado.

 

As lições devem ser compartilhadas com as partes interessadas, discutidas para gerar insights, reunidas numa base de conhecimento, usadas em treinamentos e para melhorar os processos.

 

Então, se, por exemplo, lições relacionadas a cronogramas ou controle de qualidade foram identificadas, revise planejamentos e documentos padrões para gerar novas práticas.

 

Antes do início de cada projeto, a equipe deve consultar as lições aprendidas em projetos anteriores, ajustando as diferentes áreas.

 

Durante cada etapa, é essencial contar com a tecnologia certa para te ajudar. Como falamos, o Zoho Projects é um sistema de gestão de projetos que permite a construção de uma verdadeira base de conhecimentos para a sua equipe.

 

 Conheça o Zoho Projects 

Com o Zoho Projects, você pode colaborar e comunicar livremente com a sua equipe e com stakeholders, integrar departamentos e monitorar KPIs (indicadores-chave de desempenho) em tempo real para identificar erros (antes que causem prejuízos) e medir a eficiência das ações implementadas com base nas lições.

 

As lições aprendidas também podem ser incluídas nos relatórios gerados, com dados precisos que poderiam ser perdidos caso você não usasse a tecnologia certa.

 

Com a proteção de dados avançada, as informações ficam disponíveis apenas para quem tem a permissão, com controle de acessos baseados em funções.

 

Assim, você permite uma cultura de transparência, inovação e aprendizado contínuo, onde a equipe pode compartilhar suas experiências com agilidade, acessar os dados das mais diversas operações e até mesmo monitorar o tempo gasto nas demandas.

 

Armazene as lições aprendidas e crie um ciclo de melhoria contínua com o Zoho Projects!

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