O apontamento de horas vai te ajudar a entender onde estão concentrados os esforços de tempo da sua equipe. Afinal, com tantas demandas, projetos e compromissos, é preciso gerenciar o tempo para equilibrar responsabilidades e ganhar produtividade.
O tempo é um recurso valioso, que deve ser usado de forma estratégica para que tanto a empresa como coletivo quanto o colaborador individualmente possam alcançar objetivos sem ter prejuízos no dia a dia.
Então, vamos lá? Continue no post para entender o que é a ferramenta de apontamento de horas, quais são os seus benefícios, ferramentas, métodos e dicas imperdíveis. Você vai descobrir que ela pode ser muito útil para a performance da sua equipe!
Boa leitura!
O que é apontamento de horas na gestão de projetos?
Quanto tempo a equipe leva para concluir demandas isoladas ou projetos inteiros? O tempo é um recurso e precisa ser medido. É difícil saber tudo isso de memória, então você precisa do apontamento de horas como um método eficiente para te ajudar.
O apontamento de horas é uma ferramenta que registra o tempo gasto. Com ele, é possível saber quanto tempo é gasto em simples tarefas do dia a dia ou em projetos mais complexos.
Você pode ainda organizar a mensuração por tipo de tarefa, responsável ou qualquer outro parâmetro. Ele mensura e entrega uma noção sobre performance, produtividade, obstáculos, quais tarefas demandam mais ou menos… Enfim, dados essenciais.
Como fazer o apontamento de horas?
Como você viu, o apontamento de horas permite visualizar o tempo consumido em cada atividade. É uma compreensão mais realista de prazos, custos e esforços. Mas, para que o apontamento possa de fato te ajudar a melhorar o planejamento do tempo, precisa ser feito com a ferramenta certa. Por isso, trouxemos abaixo duas opções que você pode utilizar. Confira quais são.
1. Planilha
Os colaboradores podem planilhas para registrar manualmente o tempo dedicado a cada atividade realizada. Embora a planilha seja muito usada para essa tarefa, e seja uma solução acessível, conhecida e fácil, é preciso ter atenção.
Isso porque as planilhas podem consumir tempo de trabalho para serem atualizadas e mantidas, além de estarem sujeitas a erros humanos durante a inserção manual de dados. Fica mais difícil rastrear o tempo real gasto, detalhar relatórios e monitorar equipes grandes.
Geralmente, as planilhas também não se integram bem com outras ferramentas de gerenciamento de tempo e de projetos, o que torna os dados mais fragmentados. Então, o que parecia uma solução rápida apenas pode dificultar o trabalho da equipe.
2. Software de gestão de projetos
O uso de um software de gestão de projetos para o apontamento de horas é uma solução moderna e com vantagens significativas.
Esses softwares são projetados para otimizar o registro do tempo e dos esforços da equipe. Eles eliminam os processos manuais e repetitivos, já que são automatizados, o que otimiza o tempo e evita imprecisões.
O rastreamento é feito em tempo real, relatórios detalhados podem ser gerados para te ajudar com insights valiosos e toda a colaboração da equipe fica mais fácil. Afinal, softwares de gestão de projetos costumam ser projetados para facilitar a comunicação entre colaboradores.
O Zoho Projects é uma ferramenta de gestão de projetos e apontamento de horas que pode te ajudar nessa jornada.
Além de fornecer todos os recursos falados e te ajudar na execução de projetos diariamente, o software se integra bem a outras ferramentas e plataformas, ajudando a criar um fluxo de trabalho mais eficiente, com as informações centralizadas e acessíveis.
Todos podem acessar e atualizar o status de suas tarefas, ver o progresso do projeto e colaborar.
O Zoho Projects conta com o módulo Timesheets, que permite que os membros da equipe registrem as horas dedicadas a cada tarefa, além do rastreamento das atividades e a visão detalhada do tempo para análises.
Com o Timesheets, os gerentes de projeto conseguem entender mais facilmente como os recursos estão alocados, podendo fazer uma distribuição equitativa de carga de trabalho, manter relatórios personalizados e otimizar a colaboração.
Com uma interface amigável, o Zoho Projects ajuda a minimizar possíveis obstáculos para a sua prática diária de apontamento de horas.
Vantagens do apontamento de horas para o sucesso do projeto
Com o apontamento de horas, você consegue uma gestão mais transparente, com visão clara sobre quais demandas priorizar, como manter tudo dentro do cronograma e mais.
Como você viu, é possível ter rastreamento preciso do tempo com o apontamento de horas, entendendo como ele está sendo usado e onde pode haver espaço para melhorias. Assim, todos ficam mais conscientes de quais prazos as demandas podem ter.
Você passa a entender quanto tempo as tarefas demoram e o quanto a sua equipe vai precisar para cumprir tudo de forma eficiente. Então, ganha um melhor planejamento de projetos, cronogramas mais realistas e metas mais alcançáveis.
Os gerentes podem alocar recursos de forma mais eficaz, garantindo que os membros da equipe tenham tempo suficiente para concluir projetos sem ficar sobrecarregados.
Os fluxos passam a ser feitos com registros precisos, documentados, de forma mais responsável. Assim, os faturamentos feitos por hora também passam a ser mais eficientes.
Conclusão
O apontamento de horas é uma prática valiosa para quem quer uma boa gestão de projetos. Ele fornece uma visão clara de como o tempo está sendo gasto e onde pode haver oportunidades para aumentar a eficiência e a produtividade.
Como você viu, ele também funciona de forma muito simples, com a descrição das atividades do projeto e uma contagem de quanto tempo demora para cada demanda ser feita.
Essa tarefa pode - e preferencialmente deve - ser feita de forma automatizada, para que nenhum minuto seja perdido, e a sua empresa não perca dados valiosos sobre uso de recursos, esforços, cronogramas, prazos e orçamentos.
Além disso, ao manter os registros de tempo devidamente estruturados, torna-se viável monitorar o avanço de cada empreendimento, compreender quais requisitos foram solicitados, avaliar o rendimento e elaborar relatórios mais abrangentes para a administração do seu grupo.
Aproveite para construir uma base de dados e identificar como os fluxos da sua empresa operam, podendo depois padronizar etapas, desenvolver escopos de projeto otimizados, encontrar áreas de melhoria e tomar decisões mais estratégicas.
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