Melhorar as operações dentro de uma empresa pode alavancar os resultados de forma significativa, trazendo agilidade e praticidade às atividades. A grande verdade é que a otimização dos processos manuais pode trazer diversas vantagens para o seu negócio, pois facilita as tarefas diárias da organização e leva a uma maior qualidade de produção para os profissionais
A automação conjunta melhora muito o desempenho de todos os departamentos e simplifica os procedimentos, trazendo maior eficiência aos projetos, pois os processos manuais nas empresas podem atrasar ou até impedir a instalação de novas soluções. Isso afeta negativamente diferentes aspectos do negócio.
Para evitar isso, foram desenvolvidos softwares, programas e ferramentas para automatizar os processos do seu negócio e melhorar as condições de trabalho. Confira agora neste artigo dicas práticas e soluções que você pode adotar para reduzir ou até mesmo eliminar processos manuais. Boa leitura!
Conheça algumas táticas para sair dos processos manuais!
Ferramentas para desenvolvimento de estratégias
Como em qualquer transição, a automação de processos deve ser bem planejada durante sua implementação. É importante desenvolver um roteiro para garantir o sucesso da operação, com um planejamento das ferramentas de treinamento e reconhecimento que ajudarão nessa fase.
A estratégia é criada para executar planos de ação de forma inteligente, designando pessoas para funções-chave com base em suas qualificações. Além disso, eles detalham uma lista de atividades específicas desde a preparação do sistema para implementação até a obtenção dos resultados desejados.
Esses programas estabelecem com mais assertividade um possível cronograma de implantação de novidades sem interferir nas demais atividades da empresa, se tornando indispensável para os negócios.
Aplicativos móveis de relacionamento
Independentemente do nicho da sua pequena empresa, um plano estratégico deve incluir um aplicativo móvel, ou um aplicativo que possa ser acessado de um smartphone ou tablet. Geralmente os aplicativos móveis são mais fáceis de instalar e possuem um custo-benefício atraente, permitindo a integração de múltiplas funcionalidades, viabilizando soluções de comunicação e troca de arquivos.
Os aplicativos móveis são utilizados para desenvolver uma rede segura entre os colaboradores de uma empresa, garantindo a privacidade dos dados trocados. Esses aplicativos são executados no próprio sistema operacional do dispositivo e podem ser desenvolvidos internamente ou por WebApps.
Muitos aplicativos internos são elaborados especificamente, personalizados para funcionalidades desenvolvidas por profissionais da área.
Softwares de gestão comercial
Para organizar melhor as informações relacionadas à gestão da empresa, um software de gestão é essencial para reduzir o tempo e o custo do processo. As funções do programa incluem preparação de folha de pagamento, controle de estoque, agendamento de contas a pagar e receber, faturamento, etc.
Na verdade, o que torna essa solução um diferencial é que ela centraliza todas as funções em uma mesma plataforma, o que facilita a comunicação entre todos os departamentos da empresa e o controle unificado de todos os recursos.
Utilizando software de gestão, logística, produção, administração, recursos humanos, e finanças são navegados em um mesmo sistema, trazendo áreas específicas para cada departamento de acordo com as necessidades da empresa.
Sistemas de automação para processos manuais industriais
Para conseguir organizar diversas tarefas, os sistemas de automação industrial são instruídos a lidar com demandas em escala industrial. Implementados em conjunto com todas as aplicações fabris, esses sistemas promovem soluções quase que imediatas de infraestrutura e tornam-se importantes colaboradores na organização das etapas de produção.
Esses softwares de automação industrial aumentaram significativamente a produtividade, o que possibilita a passagem de processos de transações de demanda sem impacto significativo na empresa. O sistema fornece controladores lógicos para armazenar informações, controlar tarefas e identificar falhas.
Rastreadores de cargas e produtos
O rastreamento de cargas e objetos permite localizar os produtos da sua empresa desde o estoque até a entrega aos clientes. Os sistemas que fazem rastreamento podem desempenhar um papel no planejamento de rotas, evitando desperdício de combustível e reduzindo a carga de trabalho dos funcionários.
O pós-rastreamento também auxilia na segurança da carga, com a possibilidade de rastrear todo o trajeto em tempo real e configurar alertas caso a porta do veículo de entrega seja aberta antes do prazo de autorização.
O sistema é extremamente importante para melhoria da qualidade do atendimento ao cliente, garantindo ao consumidor uma solução prática e transparente. O sistema também pode ser combinado com questionários e sistemas de análise de satisfação para gerar indicadores úteis para o desenvolvimento da empresa.
Automação para negócios de ouvidoria
Medir a qualidade dos serviços e produtos de uma empresa é uma das medidas para alcançar o crescimento inteligente. Conectar todas as informações recebidas ao longo do processo é fundamental para desenvolver melhorias, tanto nos processos internos quanto na divulgação e atendimento ao cliente.
O software de Ouvidoria desempenha com eficiência funções desde o monitoramento do tempo de atendimento de cada consumidor até o registro de reclamações e sugestões. Esses sistemas trazem um método de cálculo do desenvolvimento de cada setor e podem ser uma importante ferramenta no desenho de medidas estratégicas.
Aplicativos para sistemas de vendas
Cada vez mais sistemas de vendas estão sendo integrados às redes online, seja por meio de e-commerce ou por meio de publicidade em redes sociais e redes afins. Entender e utilizar soluções que otimizam seu sistema de vendas pode eliminar tarefas que antes eram realizadas manualmente.
A tecnologia facilita a interação entre consumidores e departamentos corporativos, aumentando a produtividade na direção de desenvolvimento de produtos e campanhas de marketing. Esses aplicativos esclarecem o número de clientes por região e o desempenho de um determinado produto no lançamento.
Com a tendência mundial, processos manuais dão lugar a soluções dotadas de inteligência. Aumentando a produtividade da empresa, a automação de processos leva à otimização de tarefas, reduz os custos globais da empresa e proporciona um planejamento estratégico mais eficaz.
Ao permitir que as equipes sejam mais integradas e colaborativas, a tecnologia capacita ativamente os funcionários a produzir produtos e serviços mais alinhados às necessidades do consumidor.
Por isso a Zoho desenvolveu ferramentas CRM específicas para gerenciamento de processos empresariais. E para as pequenas empresas, a Zoho Bigin é ideal com soluções adaptadas.
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