Uma reunião remota bem-sucedida não tem início só quando o botão "Entrar" é clicado.
Ao invés disso, os líderes devem se preparar proativamente para os participantes. A primeira é comunicar o tema sugerido com mais ou menos 48 horas antes de começar a reunião remota, possibilitando que os participantes se programem e capacitando-os a participar com confiança, sem medo de ficar atolado.
Esta é uma reunião de atualização? É uma sessão de brainstorming? Isso pode variar de reunião para reunião, ou até mesmo dentro da mesma reunião - por esse motivo é importante começar com um propósito e depois criar uma agenda para servir a esse propósito.
Uma vez que o objetivo da reunião remota tenha sido definido e a agenda preparada, é uma boa ideia limitar o tempo de cada item da agenda e vinculá-los ao seu próprio objetivo pessoal, seja uma discussão ou um plano de ação.
Os líderes da reunião também podem considerar compartilhar o que eles gostariam que o grupo lesse ou participasse antes da reunião para construir ainda mais um senso de compromisso e incentivar a participação desimpedida.
Um erro comum que os líderes de equipe remota cometem é abordar tópicos que não se aplicam a toda a equipe, desejando que as informações fossem melhor abordadas individualmente. Isso é uma séria perda de tempo e distancia os membros da equipe para os quais a reunião ou tópico não se aplica.
Saiba quais são as expectativas de envolvimento
Assim como todos os participantes de uma reunião remota devem concordar com seus objetivos, definir expectativas claras para a equipe é fundamental para o sucesso da reunião.
Definir regras básicas é especialmente importante quando enfrentamos esse ambiente de trabalho único. Esta definição estabelece as bases para o que é conhecido como segurança psicológica. Em uma época em que as pessoas não se sentem necessariamente completamente à vontade em suas vidas cotidianas, entender o que acontece durante essas interações únicas no local de trabalho pode definir o tom da segurança, confiança e produtividade.
Um exemplo de expectativa que podemos citar é quando todos estão com o vídeo ligado durante a reunião, ou todos estão no mudo, ou melhor, no mudo. Pode não ser a escolha óbvia, mas é uma boa ideia pedir a todos que silenciem porque as pessoas ficarão mais engajadas se souberem que não estão silenciadas.
Digamos que uma ideia surja em sua cabeça - sua pequena hesitação em se inclinar para frente e não se mover... No momento em que você toma uma decisão, esse momento já passou. Assim como a falta de vídeo, é uma receita para limitar a participação da equipe.
Mantenha o contato humanizado com os colegas
Nestes tempos incrivelmente únicos, onde a interação pessoal com colegas de equipe é temporariamente impossível, é mais importante do que nunca colocar as pessoas antes dos colegas.
No início da reunião, é recomendável adicionar elementos humanos e emocionais. Um exemplo seria, em vez de dizer casualmente "Como você está?", faça perguntas mais específicas, perguntas que demonstrem interesse genuíno na outra pessoa.
Fazer isso realmente abre as portas para o compartilhamento para pessoas que podem ter tido uma noite difícil na noite anterior ou tiveram uma ligação desafiadora com um cliente - novamente levando a uma sensação de segurança no compartilhamento que, por sua vez, cria uma equipe de empatia.
Você também pode deixar perguntas no chat para quebrar o gelo, evitar expor outras pessoas e incentivar sua equipe a entrar na sala mais cedo para responder suas perguntas no chat. Uma vez que a reunião tenha começado, você pode ter uma discussão breve, sincera e até bem-humorada de algumas das respostas.
Organizar os perfis
Em qualquer reunião, seja presencial ou remota, surgem diversas personalidades. Para gerenciar o que provavelmente será uma mistura de extrovertidos e introvertidos, recomenda-se o seguinte:
● Quando ocorrer um debate, use a visualização da galeria e vá de uma pessoa para outra, pedindo que sejam firmes e focados. Essa é outra razão pela qual é construtivo enviar informações da reunião com antecedência.
● Os introvertidos não gostam de fazer perguntas no local, enquanto os extrovertidos ficarão felizes em conversar, mas podem não fornecer suas respostas mais racionais e ponderadas no local sem antes refletir.
● A capacidade de se preparar ajudará bastante a garantir que as vozes de todos sejam ouvidas e mantê-los focados quando for a vez deles.
● Outra maneira de envolver todas as vozes e garantir que os líderes não se tornem oradores chatos é designar pessoas diferentes para liderar determinados itens da agenda.
● Os líderes de equipe muitas vezes acreditam erroneamente que as reuniões são apenas sua responsabilidade. Se o fizerem, todos aparecem na reunião esperando se divertir ou se reservam o direito de ser desatentos e multitarefas. Uma abordagem colaborativa incentivará diferentes perspectivas e capacitará diferentes membros da equipe.
Faça um estudo do que deu certo e o que não deu
Sua reunião de equipe pode ter terminado, mas os líderes focados nas pessoas são aconselhados a não apertar o botão "encerrar reunião" cedo demais. Tenha a certeza de que você ou alguém de sua equipe capture itens de ação para cada componente de sua agenda até o final da reunião.
O "quem", "o que" e "até quando" podem ser registrados em um documento contínuo ativo. Esse é um modo de se certificar que cada reunião tenha lições objetivas e ajuda a reforçar o uso eficiente do tempo.
Além disso, é altamente recomendável que você realize uma avaliação mais aprofundada no final de cada sessão. Reserve alguns minutos para perguntar o que realmente fizemos bem nesta sessão e o que gostaríamos de melhorar nas próximas sessões.
Este também é um bom momento para descobrir como será a próxima reunião, incluindo quem será responsável por diferentes aspectos dessa agenda e o que será enviado.
Este é um território novo para todos os envolvidos, portanto, reserve um tempo para descobrir o que está funcionando bem na produtividade e no engajamento de sua reunião e continue fazendo isso. Envolver sua equipe na melhoria da entrega dessas reuniões os ajudará a se envolver mais.
Lembre-se, este é um trabalho em andamento. A liderança e o cuidado que você demonstrou ao reunir sua equipe dessa maneira serão lembrados muito depois que essa crise passar.
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