O investimento na planilha de vendas por sua facilidade e baixo custo é comum, mas ela não é a forma ideal de armazenar e administrar informações em empresas. No mercado competitivo e acelerado, com desafios diversos, é preciso investir em técnicas otimizadas.
A sua empresa cresce, e os desafios de gerenciar uma equipe de vendas e aumentar os resultados geram a necessidade de repensar modelos de gestão, buscando formas de otimizar o trabalho, evitando erros e prejuízos.
Então, chega o CRM, que automatiza a captura e distribuição de leads, centraliza informações, evita o processo manual, repetitivo e repleto de possíveis erros por armazenar dados sobre clientes em planilhas.
Tire as suas dúvidas sobre esse processo a seguir!
Está na hora de abandonar a sua planilha de vendas
Antes, as planilhas vieram para ajudar empresas com as suas abas, funções e fórmulas. Na época, as horas de trabalho começaram a ser poupadas nos mais diversos segmentos empresariais.
Afinal, por mais que as planilhas não sejam tão automatizadas quanto softwares de CRM, ainda são melhores do que as metodologias anteriores.
O problema é que o mercado cresceu, acelerou, e as empresas passaram a precisar de novas soluções. O conjunto de dados analisado passou a ser maior, a gestão de leads passou a ser necessária, e a segurança das informações guardadas também.
Atualmente, a planilha de vendas afeta negativamente os resultados da sua empresa por armazenar de forma inadequada os dados em comparação com sistemas mais avançados. Ela tem ou pode conter:
Limitações
Tanto em escala quanto em complexidade, as planilhas são limitadas. São ótimas para tarefas simples e pequenas quantidades de informações, mas, à medida que a empresa cresce e cria operações complexas, a gestão pode alimentar documentos desorganizados, falhos e confusos.
Erros humanos
Ao contrário dos softwares automatizados, as planilhas estão sujeitas aos erros humanos. Elas são alimentadas manualmente, o que aumenta a probabilidade de falhas. E um simples problema nas informações pode levar a empresa a tomar decisões erradas e ter prejuízos.
Falta de atualização em tempo real
As informações nas planilhas não costumam ser atualizadas em tempo real. Elas dependem da adição de dados humana, tornando difícil monitorar o status das vendas e reagir às mudanças no comportamento do consumidor, no mercado e na demanda.
Falta de integração
Planilhas não se integram facilmente com outros sistemas, como CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) ou e-commerce, por exemplo. Essa falta de integração gera lacunas na visibilidade dos dados, o que dificulta a tomada de decisões e a otimização de processos.
Menos eficiência operacional
O uso de planilhas pode ser demorado, gerar retrabalhos e ser menos eficiente em comparação com outras soluções de gestão automatizadas.
Falta de análises avançadas
Planilhas fornecem informações básicas, mas não possuem recursos de análise avançada. Mais do que nunca, as empresas precisam de funcionalidades mais sofisticadas para entender o desempenho das vendas e não perder oportunidades.
Risco de perda de dados
Planilhas não possuem os recursos de segurança, criptografia e controle de acessos de outros softwares. Por isso, são mais vulneráveis a perdas de dados tanto por falhas de hardware, software ou problemas técnicos.
De fato, as planilhas são uma ferramenta útil para várias tarefas, mas é importante entender as suas limitações para que a sua empresa não seja prejudicada.
Para aproveitar todas as vantagens que os dados podem te entregar, considere o uso de sistemas de gestão de vendas mais abrangentes e especializados, que podem otimizar a eficiência e a precisão das operações da sua corporação.
Soluções de CRM, por exemplo, oferecem recursos robustos para gestão de vendas, automação, análise de dados e integração, ajudando inclusive na tomada de decisões diária dos gestores, e, por fim, impulsionando o sucesso.
Conheça o CRM perfeito para o seu pequeno negócio!
Por que adotar um CRM em vez da planilha de vendas?
Por quais motivos você deveria adotar um CRM (Customer Relationship Management) em vez de utilizar a planilha de vendas?
As vantagens dessa troca são imensas!
O CRM tem benefícios significativos para uma empresa. Além disso, permanecer com o uso da planilha de vendas pode ser um risco para a integridade do negócio. Como você viu, as planilhas não possuem toda a automatização e segurança dos softwares mais avançados.
Você pode estar perdendo oportunidades, pecando no gerenciamento de clientes, nas vendas e na gestão de relacionamentos comerciais. Conheça agora algumas das principais razões para optar por um CRM em vez da planilha de vendas:
Automatização e eficiência
Embora seja muito tentador abrir várias planilhas e simplesmente manter os mesmos métodos antigos, elas não conseguem te entregar a automatização necessária, gerando muitas dores de cabeça.
Conforme a empresa cresce, os processos ficam ainda mais desafiadores, e, por isso, o CRM automatiza processos que anteriormente eram manuais, retirando um grande peso das costas de colaboradores e gestores.
Fluxos como a captura e registro de leads, o acompanhamento de interações com clientes e a organização de informações relevantes se tornam fáceis, o que economiza tempo e torna as tarefas mais eficientes.
Centralização de dados
A planilha de vendas gera má visibilidade dos dados do cliente, duplicação de dados, repetitivas entradas manuais e muito tempo perdido. Além do alto risco de perda de dados, dificuldade de compartilhar as informações e as diversas inseguranças dessa ferramenta.
Enquanto isso, o CRM armazena todas as informações do cliente em um local centralizado, que todos os usuários com acesso autorizado podem verificar, o que evita a desinformação e o desalinhamento de estratégias.
A centralização de dados permite também que os membros da equipe acessem e atualizem informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso evita problemas de versões desatualizadas e facilita a colaboração diária.
Análise e relatórios avançados
Um CRM oferece recursos otimizados e avançados de análise e geração de relatórios que permitem uma visão detalhada do desempenho das suas vendas. Os dados auxiliam na tomada de decisões estratégicas mais embasadas, não baseadas em achismos.
Com o Zoho Bigin você aproveita uma série de relatórios que cobre diversas métricas importantes para o seu negócio, como leads gerados, oportunidades em andamento, negócios fechados e mais.
Esses relatórios já são gerados prontos para uso, o que te ajuda numa apresentação de resultados ou no estudo deles. Além disso, você conseguirá obter informações rapidamente, apenas num clique.
Além dos relatórios predefinidos, o Zoho Bigin permite a criação de relatórios personalizados para atender às necessidades específicas, com campos relevantes para você, filtros e agrupamento de dados. Os relatórios podem ser agendados.
Gestão de relacionamento com o cliente
O CRM ajuda a melhorar o relacionamento com os clientes ao fornecer informações valiosas sobre as suas interações, comportamentos, necessidades, históricos e preferências.
Isso permite um atendimento mais personalizado e eficiente, que de fato pensa nas dores do seu público-alvo. O acompanhamento das vendas também é mais apurado, facilitando qualquer intervenção.
No Zoho Bigin, é possível rastrear e analisar as mais diversas atividades de vendas, como chamadas, reuniões e e-mails enviados, o que te ajuda a entender o engajamento com os clientes, a eficiência das suas estratégias e interações.
Automação de tarefas repetitivas
Com um bom CRM, você cria facilmente fluxos de trabalho para toda a equipe e, assim, evita perdas de tempo e pode se concentrar em decisões estratégicas, criativas e decisórias, que exigem a sua atenção.
A facilidade de automatizar as mais diversas tarefas repetitivas, como envio de e-mails de acompanhamento, criação de lembretes para follow-ups e agendamento de atividades, por exemplo, permite que a equipe de vendas possa se concentrar no que importa.
O seu software CRM pode ser integrado a fontes de dados, armazenamentos de conteúdo e alguns níveis de entrega. Nele, até a comunicação com o cliente se torna mais fácil!
Segurança de dados
Os CRMs oferecem medidas de segurança avançadas para proteger os dados do cliente, evitando perdas de informações, seja por problemas com hardwares, softwares ou outras variáveis.
Os CRMs também possuem importantes mecanismos para garantir a conformidade com regulamentos de privacidade.
O Zoho Bigin trabalha com criptografia, acesso controlado, centro de dados seguro, medidas de segurança físicas e lógicas, backup e recuperação de dados, conformidade com regulamentações, auditorias e testes de segurança, controle de compartilhamento de dados e mais.
Escalabilidade
À medida que a sua empresa cresce e precisa ampliar as operações, o CRM pode acompanhar esse crescimento de forma automatizada, sem precisar perder ainda mais tempo com trabalhos manuais.
CRMs oferecem recursos e funcionalidades que atendam às necessidades de expansão da organização. São mais flexíveis, oferecem suporte, segurança, expansão de recursos, diferentes planos e preços.
Integração com outras ferramentas
Muitos CRMs podem ser integrados a outras ferramentas que a empresa já usa, inclusive soluções de terceiros, como e-mail marketing, ERPs e sistemas de suporte ao cliente, criando um ecossistema eficiente.
Adotar um CRM em vez da planilha de vendas garante maior automação, organização e ampla análise de dados.
Você está pronto para deixar a planilha de vendas de lado ou substituir antigas ferramentas de vendas para impulsionar os seus resultados? Conheça o Zoho Bigin.
Comments