Já se foi o tempo em que falar de gerenciamento de arquivosera falar de um armazém cheio de caixas e pastas. Saiba mais!
Hoje, todos os documentos da empresa são armazenados digitalmente. Mas isso não quer dizer que não existam desafios. Sem dúvida, perder arquivos digitais é tão fácil quanto perder arquivos físicos. Existem pastas e muito mais, e sem bons padrões de organização, tudo acaba virando uma bagunça.
Você sabe como anda o gerenciamento de arquivos do seu negócio? Descubra porque é tão importante e aprenda 5 dicas perfeitas para você que quer arrumar sua bagunça.
Saiba quais são as 5 dicas para o gerenciamento de arquivos eficiente
Pensando em tornar os processos de gestão da sua empresa o mais funcional possível, separamos 5 dicas simples e práticas.
A ideia é tornar todos os documentos acessíveis, priorizando sempre aqueles dos arquivos mais consultados. Dessa forma, você gastará menos tempo procurando informações e evitará a perda de arquivos importantes.
1. Conte com um sistema de gestão integrado
Quando se trata de melhorar o gerenciamento de arquivos, sua prioridade zero deve ser centralizar o fluxo de informações. Só assim você e sua equipe poderão centralizar, compartilhar e normalizar todas as informações relevantes sobre o seu negócio em um só lugar. Isso definitivamente economiza muito tempo e recursos financeiros.
Sistemas inteligentes de gerenciamento de trabalho com o Workplace da Zoho oferecem essa possibilidade. Especialmente porque a ferramenta nasceu dos problemas reais que os gerentes de TI enfrentam quando se trata de gerenciar tarefas de equipe, coordenar comunicações e compartilhar arquivos.
Assim, o Workplace da Zoho foi criado não apenas para distribuir requisitos, mas também para organizar arquivos e otimizar o tempo e o desempenho da equipe. Todas as informações trocadas são registradas no sistema, por isso é de fácil acesso e divulgação.
2. Oficialize a comunicação
De um modo geral, os problemas de gestão documental em uma empresa são causados pelos diversos métodos de comunicação que os funcionários utilizam. Mensagens cruzadas, desinformação, rumores, falta de liderança na plataforma... Existem vários contratempos nessa área que atrapalham o fluxo de trabalho - aliás, estamos falando de comunicação neste artigo.
Segundo Peter Drucker, o "pai da gestão moderna", 60% dos problemas corporativos são causados por barreiras de comunicação e ruídos. Para minimizar esses riscos, você deve ter uma conversa formal usando ferramentas de gerenciamento como o próprio Zoho.
Com o sistema, você pode abrir mão dos mecanismos do WhatsApp, Messenger, etc. que esmagam o gerenciamento de arquivos e criam conflitos de comunicação. O resultado é que você evitará informações ambíguas e seus arquivos estarão sempre no mesmo local, disponíveis a qualquer hora, em qualquer lugar.
Chega de procurar e-mails com planilhas enviadas por alguém. Usando a plataforma, você tem um repositório de arquivos associados a cada tarefa.
3. Defina políticas claras de comunicação
Uma dica essencial é a importância de padronizar o processo. Isso é muito útil porque organiza o fluxo de comunicação e ajuda a definir regras claras sobre o fluxo de informações.
Para isso, defina quais arquivos todos na empresa podem acessar e quais arquivos devem ter acesso restrito. Também não deixe de escalar uma ferramenta apropriada para que o controle possa ser feito da melhor maneira possível.
4. Faça a digitalização e organize os arquivos físicos
Tudo isso tem a ver com o gerenciamento de arquivosdigitais. Mas para empresas que ainda usam muitos arquivos físicos, a situação é enorme. Isso piora o armazenamento.
Antes de começar a digitalizar tudo, porém, é preciso definir o que pode e o que não pode ser um arquivo digital. Portanto, é recomendável fazer uma lista ou tabela para facilitar o gerenciamento de arquivos. Digite o seguinte nele:
● Devem ser mantidos em forma física, como contratos e outros documentos assinados;
● podem ser armazenados digitalmente: por exemplo, registros e relatórios;
● Não existe a necessidade de salvar uma cópia do documento após digitalizado.
Depois de fazer isso, configure uma rotina de verificação. Uma dica útil é ter uma pasta para cada departamento da organização. Dessa forma, cada funcionário separa os arquivos que precisam ser digitalizados ao longo do dia. Você também pode definir um período de tempo específico para que isso seja feito (por exemplo, no final do dia). Portanto, você pode manter a produtividade e evitar que os funcionários interrompam as operações de digitalização que estão realizando.
5. Utilize o salvamento de arquivos em nuvem
Quando você tem uma ferramenta de gestão integrada como o Zoho Workplace, todo o armazenamento de arquivos é feito na nuvem. Então você pode e deve aproveitar todos os benefícios que ela traz. Por exemplo, comunicação, atribuição de tarefas e gerenciamento de projetos podem ser feitos e compartilhados em um ambiente virtual. E o melhor de tudo: Toda segurança e proteção dos seus dados "em nuvem".
A importância de ter uma boa gestão de arquivos
Não importa que tipo de negócio você é, toda empresa eventualmente tem que lidar com muita papelada. Há um monte de contratos aqui, uma pasta de contas ali, sem mencionar uma infinidade de planilhas orçamentárias e organizacionais.
Com o tempo, os documentos que deveriam manter a empresa no caminho certo ficaram confusos. Em breve você estará trabalhando em um ambiente completamente caótico.
O caos leva a mais erros, reduz a eficiência dos processos, dificulta a gestão, compromete a qualidade do serviço prestado e atrapalha o crescimento da empresa.
Não tem como uma empresa ter escalabilidade sem um bom gerenciamento de arquivos. Seu negócio pode crescer por um tempo, mas em algum momento ele é vítima de sua própria turbulência interna.
Nossas dicas foram pensadas para ajudar você a ter um bom controle sobre tudo o que acontece na sua empresa, organizar seus arquivos de forma realmente prática, facilitar o dia a dia do seu negócio e se preparar para crescer.
E não se preocupe, não estamos falando de prateleiras grandes ou gavetas numerosas, mesmo que você ainda esteja fazendo o arquivamento físico, é aconselhável começar a usar a tecnologia.
Comece hoje mesmo a se organizar com o Zoho Workplace!
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