Para alcançar efeitos, é necessário entender o que é gestão de tarefas e como aplicá-la.
Se essa gestão de tarefas for utilizada de forma estruturada, as empresas só poderão colher benefícios em alguns níveis, melhorando o fluxo de trabalho. Portanto, não há tempo a perder na aplicação de tecnologias que podem mudar a forma como o seu negócio opera.
Quer saber como obter melhores resultados? Então confira tudo o que você deve saber sobre a gestão de tarefas neste artigo!
Mas antes, do que se trata o fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é uma lista de atividades funcionais em sua empresa, organizada por prioridade e ordem de ocorrência. É como um mapa, cada etapa é um processo que precisa ser executado para atingir um determinado objetivo estratégico.
O mapa serve como guia para funcionários e departamentos da empresa. Deve indicar quais tarefas precisam ser executadas, em que ordem devem ser executadas e quais recursos são necessários para concluir essas tarefas.
Como funciona a gestão de tarefas?
Todo negócio tem tarefas. Toda tarefa tem prazos. Todo prazo tem responsáveis. Entender para que serve a gestão de tarefasnum empreendimento é fundamental para que as vantagens de praticá-la sejam tão perceptíveis quanto os seus desafios.
Existem diversos benefícios e utilidades em gerir tarefas profissionalmente, e separamos 4 motivos para te encorajar a revolucionar hoje mesmo a gestão de tarefasna sua empresa. Acompanhe os tópicos explicados abaixo:
1. Aumento de performance e otimização de rotina
A ideia de profissionais multitarefas está cada vez mais se revelando um mito. Na realidade de muitas tarefas, os profissionais costumam estar muito ocupados e ineficientes. No entanto, quando um profissional se vê envolvido em uma rotina com uma boa gestão de tarefas, as chances de otimizar sua produtividade aumentam.
O aumento da produtividade é resultado de processos que envolvem a gestão de tarefas: atribuição de horários, separação de blocos de atividades, etc., que adaptam as necessidades dos colaboradores à sua capacidade de execução.
Pela mesma lógica, quando a gestão de tarefas permite que um funcionário ajuste as atividades de acordo com seu tempo disponível, o desempenho aumenta porque ele passa a realizar atividades que realmente produzem resultados.
2. Ajuda na melhora da comunicação e no clima organizacional
Quando todos na equipe sabem o que fazer e o que não fazer, a comunicação entre os envolvidos melhora automaticamente.
Um exemplo clássico de problema que a gestão de tarefas evita é o funcionário se incomodar com a rejeição de solicitações, pois com tarefas bem gerenciadas, a própria equipe entende as responsabilidades e não as responsabilidades dos colegas.
A comunicação entre as equipes afeta diretamente o clima organizacional - como o funcionário se sente em relação à empresa e quais perspectivas ele pode trazer para o trabalho. O clima organizacional, por sua vez, é o responsável direto pelos resultados da empresa – é apenas o resultado do envolvimento das pessoas envolvidas.
3. Cumprimento de prazos e conhecimento detalhado
Há dois motivos fatores essenciais para atrasos na entrega de atividades:
● Desorganização no momento de executar as atividades;
● Falta de clareza com relação aos objetivos de curto, médio e longo prazo.
A vantagem da gestão de tarefas é conhecer os prazos e permitir que eles sejam organizados da maneira mais realista possível.
Infelizmente, é muito comum ficar frustrado com o cronograma (prazo) porque toda a equipe não está clara, ou mesmo porque o escopo de ação não está bem apresentado.
4. Delegação de tarefas
Existem diferentes categorias de tarefas. Além da categoria de emergência, é importante considerar que existem tarefas mais e menos importantes. Uma vantagem imediata do gerenciamento de tarefas é a priorização de tarefas muito importantes e a delegação de tarefas menos importantes.
Sem a gestão de tarefas, muitas vezes os profissionais acabam tentando lidar com tarefas sem importância (e podem ser delegadas), deixando tarefas altamente relacionadas que exigem mais atenção.
Como fazer gestão de tarefas?
O processo de gestão de tarefas inclui o uso de métodos para gerenciar bem os principais aspectos da tarefa (tempo, esforço, objetivos). Existem várias etapas possíveis (e necessárias) para um bom gerenciamento que coordene os aspectos humanos, técnicos e organizacionais das tarefas dentro de um projeto.
Reunimos um guia passo a passo com 4 etapas para começar a otimizar hoje mesmo a gestão de tarefas da sua equipe. Acompanhe a seguir o passo a passo, anote e veja como você pode colocar em prática logo de cara:
1. Organize suas tarefas e estipule prazos
Tarefas sem prazos podem acabar ficando sem sentido e não produzindo todos os resultados esperados. Portanto, organize suas tarefas de acordo com prazos e divida tarefas muito grandes em partes menores para que você possa sistematizar o andamento das etapas.
Ainda tomando como exemplo o desenvolvimento de software, dividir uma tarefa em partes menores deixa tudo mais claro para que todos possam usar suas habilidades para realizar determinada parte da tarefa.
2. Defina e categorize todas as suas tarefas que necessitam de atenção
O primeiro passo para o gerenciamento eficaz de tarefas é identificar tudo o que precisa ser feito. Primeiro liste todas as tarefas pendentes para uma operação. Depois de ter uma visão clara de todas as tarefas pendentes, categorize-as como Emergentes, Urgentes, No prazo e Planejadas. A partir daí, comece a delegar e fazer o que for necessário.
3. Mantenha sua equipe informada
A gestão de tarefas só faz sentido se todos os envolvidos entenderem como funciona. Assim, depois de listar e categorizar as tarefas e organizá-las de acordo com os prazos, informe à equipe como elas serão gerenciadas. Uma equipe de sucesso é aquela que entende bem o gerenciamento de tarefas da empresa e trabalha de acordo.
4. Escolha um bom sistema para fazer sua gestão de tarefas
A gestão de tarefas sempre foi um desafio. Por enquanto, no entanto, a velocidade com que as mudanças estão ocorrendo tornou essa prática ainda mais drástica. Gestores e líderes estão abandonando cada vez mais o uso de múltiplas planilhas para ter um sistema de gerenciamento de tarefas com todos os processos relevantes.
Hoje já existem sistemas que integram equipes inteiras, tarefas e projetos diversos. Escolher um sistema para a sua gestão de tarefasé uma parte essencial. O Zoho Bigin, por exemplo, é um ótimo exemplo de ferramenta para quem quer fazer a gestão de tarefas da forma adequada, em que você pode otimizar todo o seu processo.
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