Apa itu proses bisnis?
'Proses bisnis' dan 'manajemen proses' menjadi jargon umum saat ini. Secara sederhana, proses bisnis adalah cara yang dilakukan sebuah bisnis dalam menyelesaikan sesuatu. Sebenarnya, seseorang tidak perlu menjadi lulusan bisnis untuk memahami tantangan dan masalah bisnis Anda sendiri.
Terlepas dari ukuran atau industrinya, setiap perusahaan melewati proses yang tak terhitung jumlahnya setiap hari. Mulai dari cara mereka mengelola halaman media sosial, aktivitas pemesanan, alokasi tugas, atau bahkan pencatatan—semuanya adalah proses, bahkan saat Anda tidak menyebutnya sebagai proses.
Misalnya, Anda adalah pemilik restoran di sebuah kota. Membuka toko setiap pagi, secara otomatis, adalah sebuah proses. Anda memiliki daftar hal-hal yang perlu Anda lakukan dan urutannya.
Anda membuka pintu, menyalakan lampu, mengecek sisa stok, menyiapkan bahan, dan kemudian membuka kasir untuk hari itu. Itu sebuah proses. Bagaimana Anda menangani proses pembukaan toko ini disebut manajemen proses.
Meskipun Anda tidak dapat mengotomatiskan pembukaan toko setiap hari, namun Anda dapat mengotomatiskan proses penghitungan stok. Alih-alih memeriksa secara manual berapa banyak stok beras yang tersisa, misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen inventaris dan mencarinya di aplikasi itu.
Mengapa otomatisasi proses bisnis menjadi penting?
Menetapkan proses untuk beberapa tugas akan mengurangi kesalahan dan kerugian. Misalnya, katakanlah Anda mempekerjakan lima karyawan. Jika Anda memiliki proses baku bagi karyawan dalam pengajuan cuti, Anda dapat memastikan bahwa ketika satu orang cuti, sistem secara otomatis memberi tahu orang berikutnya yang tersedia untuk mengambil alih pekerjaan itu.
Dengan otomatisasi proses ini, Anda akan selalu memiliki karyawan yang masuk setiap hari, dan juga menghemat waktu Anda dalam mengatur jadwal kerja mereka.
Ini berarti, tim dapat bekerja secara efektif dan tidak mengganggu operasional bisnis.
Demikian pula jika kita kembali ke contoh proses pembukaan toko. Bayangkan jika Anda tidak memiliki sistem yang membantu Anda dalam menghitung stok bahan. Anda harus menghitung satu per satu, setiap hari. Sebuah tugas remeh namun penting yang memakan banyak waktu serta tenaga Anda.
Daripada menghabiskan waktu untuk tugas-tugas kecil seperti itu, alangkah baiknya jika Anda lebih fokus pada tugas yang lebih strategis untuk pengembangan bisnis.
5 Proses bisnis yang dapat Anda otomatisasi hari ini
Memang kita masih belum bisa mengotomatisasi seluruh proses bisnis. Namun proses-proses bisnis utama saat ini sudah banyak yang dapat kita serahkan kepada teknologi. Contohnya seperti di bawah ini:
1. Penjualan dan dukungan pelanggan
Menjual dan menjawab pertanyaan adalah fungsi penting dari semua bisnis. Namun, untuk menjual dan membantu pelanggan, tim harus melakukan lebih banyak tugas seperti menganalisis riwayat pembelian, mengelola pipeline channel, menilai dan memelihara leads, mencari pelanggan baru, hingga mengelola pelanggan utama.
Dengan softwareCRM dan softwareuntuk customer support yang efisien, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar aktivitas tersebut sehingga proses penjualan dan bantuan berjalan lancar.
Ini contoh sederhana bagaimana teknologi membantu Anda dalam penjualan.
Ada dua pelanggan melakukan pemesanan, tapi sisa stok hanya untuk satu orang. Software CRM dapat memberi tahu Anda bahwa salah satu dari mereka telah menjadi pelanggan lama yang setia dan yang lainnya mungkin mengunjungi toko Anda untuk kedua kalinya dalam dua tahun.
Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk memutuskan pelanggan mana yang ingin Anda prioritaskan. Ini disebut lead scoring, di mana CRM mengevaluasi lead Anda dan memberi tahu mana yang punya potensi lebih besar untuk dikonversi.
2. Marketing komunikasi
Begitu banyak kegiatan marketing didasarkan pada tugas repetitif dan analisis data. Jika Anda mengelola bisnis ritel, Anda mungkin akan mengirim buletin mingguan, membangun hubungan dan berbagi informasi dengan komunitas di media sosial, membuat survei kepuasan, membuat event, dan banyak lagi.
Anda dapat menyederhanakan sebagian besar prosesnya dengan software marketing automation seperti Zoho Campaigns, Zoho Social, dan Zoho Survey. Selain itu, tim marketing juga dapat menganalisis dan berinteraksi dengan pengunjung situs web menggunakan alat pemantauan situs web seperti Zoho SalesIQ.
3. Keuangan
Baik itu biaya operasional sehari-hari seperti penggantian dan penggajian, atau tugas yang lebih besar seperti memproses pembelian, memverifikasi persediaan, memperbarui jurnal akuntansi, dan pembuatan faktur, ada banyak softwarekeuangan yang dapat mengotomatiskan tugas berulang seperti itu.
Misalnya, jika Anda membeli beras secara rutin dari pedagang grosir, Anda dapat mengatur pesanan dan faktur saat stok beras mencapai batas paling rendah yang Anda telah Anda tetapkan sebelumnya.
Kemudian, aplikasi manajemen inventaris akan memberi tahu pemasok dan secara otomatis melakukan pemesanan sehingga Anda tidak perlu repot memesannya secara manual.
4. Sumber daya manusia
Salah satu proses yang paling umum dan mudah diotomatisasi adalah feedback dan keluhan karyawan. Alih-alih meminta tim manajemen SDM Anda bertemu dengan setiap karyawan secara pribadi untuk menyelesaikan tiap masalah, lebih baik otomatiskan dengan formulir sehingga karyawan dapat menyampaikan masalah secara langsung.
Hanya jika menemukan masalah besar, staf manajemen SDM Anda dapat bertemu dan menyelesaikan masalah itu secara langsung.
Rekrutmen juga cukup mudah untuk diotomatisasi. Karena melibatkan banyak proses yang lebih kecil seperti memasang iklan, melihat resume untuk mencari pengalaman, dan mengatur jadwal wawancara, Anda dapat memanfaatkan kemampuan softwareHR untuk mengidentifikasi kandidat potensial.
Anda bahkan dapat mengotomatiskan seluruh proses tes dengan membuat tes online yang telah Anda buat kriteria penilaian sebelumnya. Semakin banyak Anda mengeksplorasi fitur di software HR, semakin banyak hal yang dapat Anda otomatisasi.
5. Operasional admin
Jika Anda berasal dari sebuah bisnis besar dengan kantor yang luas, kemungkinan besar Anda akan memiliki ruang rapat, area makan siang, dan mungkin transportasi untuk karyawan.
Semua ini melibatkan banyak alokasi waktu dan tempat. Melalui softwareuntuk pemesanan, Anda dapat membuat formulir dan menetapkan ketentuan untuk setiap permintaan.
Artinya, jika seseorang membuka sistem pemesanan ruang rapat, mereka hanya akan melihat tanggal dan waktu yang tersedia. Segera setelah mereka memesan ruangan, slot waktu tersebut akan menjadi "tidak tersedia".
Sebagai sistem layanan mandiri, sistem ini menghemat banyak email atau panggilan yang harus ditangani oleh admin, hanya untuk urusan remeh.
Anda juga dapat memperluas otomatisasi ini untuk mengelola aset bisnis Anda seperti komputer, ponsel, televisi, dan perlengkapan lainnya. Anda dapat melacak setiap aset di seluruh perusahaan Anda dan memantaunya dari jarak jauh jika ada koneksi jaringan yang buruk atau ancaman lain.
Ini penting saat Anda menyimpan dan memproses informasi sensitif pelanggan di perangkat tersebut.
Penutup
Bagian penting dari otomatisasi adalah mengidentifikasi apa yang ingin Anda otomatisasi. Kami harap tulisan ini memberi Anda pengenalan tentang bagaimana mengotomatiskan berbagai proses setiap hari dapat mengurangi waktu untuk pekerjaan manual dan memberi Anda lebih banyak kebebasan untuk fokus mengembangkan bisnis.
Comments