La colaboración es de vital importancia en el lugar de trabajo de la actualidad, y la colaboración en equipo es el combustible que impulsa el crecimiento de una compañía. Con cada vez más organizaciones aceptando trabajo remoto (especialmente en el contexto de la pandemia causada por el virus COVID-19), los negocios están buscando soluciones para asegurar una colaboración fluida, que no disturbe la integridad del equipo.
Por eso decidimos crear esta pequeña guía acerca de cómo puede usar Zoho WorkDrive para crear un espacio de trabajo compartido para que su equipo trabaje en conjunto y sin restricciones, ya sea que lo hagan en la oficina o en la comodidad de su casa.
Importe sus archivos a WorkDrive
Cargue sus archivos y carpetas en masa desde su computadora u otros servicios en la nube, al instante:
- De click en el botón +NEW, ubicado en el lado derecho de la barra de menú, y seleccione la opción Importar desde la nube (import from cloud).
- Seleccione el servicio de almacenamiento deseado, por ejemplo Google Drive. Inicie sesión y autorice a Zoho WorkDrive para acceder a sus documentos.
- Seleccione los archivos que desea importar y de click en el botón Attach.
Cree un espacio de trabajo compartido
Reúna a su equipo y archivos bajo un mismo techo. Cree Carpetas de Equipo (Team Folders) para una función en particular, departamento o proyecto, y añada a todos los miembros a quienes les sea relevante. De esta manera, todos tienen acceso a la información que necesitan, los participantes pueden acceder a la información que necesitan, ver en lo que los demás están trabajando y consultar los documentos en todo momento.
Puede crear un folder de equipo fácilmente:
- Dé click en el botón +, ubicado en la barra lateral.
- Nombre el folder, seleccione el tipo de folder de equipo que desea crear y escriba una descripción.
Si decide crear una carpeta pública, cualquier miembro en su organización será capaz de unirse y ver los archivos. Por otro lado, si elige una carpeta privada, solo podrán verla las personas que hayan sido añadidas. De esta forma puede mantener la confidencialidad de los documentos importantes.
Cree toda clase de documentos y colabore en equipo
WorkDrive incluye una suite completa de oficina: Writer (procesador de texto), Sheet (hojas de cálculo) y Show (presentaciones de diapositivas). Incluso trabajando desde casa, su equipo puede trabajar en documentos de manera colaborativa, en tiempo real y dar seguimiento a los cambios, revisiones y ediciones hechos a los documentos sin problemas o retrasos.
Para crear cualquiera de estos documentos, haga click en el botón +NEW, ubicado en el lado derecho del menú y seleccione el tipo de documento que desea. Así de simple.
Comparta su trabajo
Ya sea que esté trabajando con un miembro de otro equipo, o con un aliado externo, la función para compartir de Zoho WorkDrive le permite trabajar con cualquier persona. Colabore con vendedores, aliados o clientes con la función de compartir a externos, sin preocuparse acerca de la seguridad de los datos o pérdida de información.
Para compartir un documento o carpeta:
- Seleccione el archivo o carpeta que desea compartir y dé click en la opción Share o Compartir ubicada en el menú de la parte superior.
- Elija si desea compartir el archivo por medio de una dirección de correo o si desea crear un nuevo enlace.
Puede crear diferentes enlaces para compartir una misma carpeta o archivo con diferentes grupos y tener un mayor control de los accesos.
Decida si pueden ver o editar documentos, si pueden añadir archivos a la carpeta o descargarlos. Proteja las carpetas con contraseña o configure una fecha de expiración para que solo puedan ver los archivos por un tiempo limitado.
Consulte nuestro centro de ayuda para conocer más acerca de la función de compartir archivos de Zoho WorkDrive.
Añada comentarios a los documentos
Puede añadir comentarios a cualquier archivo, etiquetar a usuarios y tener conversaciones en los documentos para añadir mayor contexto a las conversaciones, todo dentro de WorkDrive:
- Seleccione el archivo en el que desea dejar un comentario y de click en el botón de puntos suspensivos ubicado en el menú de la parte superior.
- Seleccione la opción Añadir comentario. Se abrirá una vista previa del documento con los comentarios.
- Escriba su comentario y de click en Publicar.
Trabaje sin conexión
¿Sin internet? No hay problema. WorkDrive Ofrece una aplicación de sincronización de escritorio para que pueda trabajar sin conexión y que su trabajo se sincronice cuando vuelva a tener internet. Descargue la aplicación para Windows, Mac o Linux aquí.
Conecte sus aplicaciones de negocio con WorkDrive
Con nuestras integraciones con Zapier y Zoho Flow, puede conectar WorkDrive con las aplicaciones que usa cada día. Cree flujos de trabajo (workflows) personalizados, para automatizar o eliminar las tareas manuales repetitivas que retrasan la productividad de su equipo y eficiente su flujo de información a través de todas sus aplicaciones de negocio.
Comience gratis con Zoho WorkDrive
Con sus equipos trabajndo desde locaciones remotas, la seguridad de los datos será la preocupación de todos. No se preocupe: con WorkDrive, puede monitorear la actividad de su equipo de cerca, establecer políticas de contraseñas estrictas, y activar la autenticación de dos factores para asegurar el acceso a la cuenta. También puede restringir el acceso de los usuarios a su cuenta de WorkDrive desde IPs específicas.
Si aún no es un usuario de WorkDrive, puede crear una cuenta gratis aquí. WorkDrive ofrece opciones de migración para que pueda traer sus archivos desde DropBox o Google Drive fácilmente.
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