Hace unos años trabajaba en una ONG dedicada al voluntariado internacional. Tener que manejar el proceso migratorio de todos los voluntarios y darles servicio a distancia, así como el tener que coordinar los procesos de back office era... complicado, por decir lo menos.
Esta complejidad se traducía en que nuestro personal a veces no sabía exactamente en qué fase del proceso iba cada interesado, en quejas por la calidad de la experiencia, en pérdidas de tiempo para actualizar los distintos sistemas y para verificar que la información de las distintas bases de datos coincidiera.
¿La peor parte?
¡Esto le pasa a muchas organizaciones cada día!
Por eso se requieren herramientas que nos ayuden a administrar la complejidad de todos los procesos y operaciones. En esta nota te hablamos de una de ellas: Zoho One.
¿Qué es Zoho One?
Zoho One es una suite de aplicaciones basadas en la nube. Es conocida como el sistema operativo para las empresas, puesto que sus más de 45 aplicaciones permiten manejar los procesos de todas las áreas del negocio:
- Ventas
- Marketing
- Servicio al cliente
- Finanzas y facturación
- Recursos humanos
- Existencias y envíos
- Comunicación y operaciones
- Etc.
Esta gran varidad de software ofrece múltiples ventajas:
¿Por qué usar Zoho One? 8 ventajas
Zoho One ofrece ocho principales ventajas:
- Procesos completos en una sola plataforma.
- Base de datos centralizada.
- Procesos claros mediante Blueprints.
- Siempre actualizado a la versión más reciente.
- Automatización.
- Mejor comunicación.
- Roles y control de acceso.
- Crece con tu empresa si aumentar sus costos.
1. Todos tus procesos en un solo lugar
Cada app de Zoho One, al igual que los órganos del cuerpo humano, desempeña una función específica, pero trabaja en conjunto con el resto para crear un sistema robusto. Al integrar las distintas apps entre sí, se podrá compartir información entre ellas y entre los equipos de trabajo.
Esto quiere decir que podrás llevar a cabo procesos completos fácilmente, en una sola plataforma, pese a que involucren a distintas áreas.
2. Base de datos centralizada
Otra ventaja de que las aplicaciones de Zoho One se encuentran interconectadas, es que comparten la base de datos. La información que se actualice en una aplicación, se actualiza al mismo tiempo en el resto. Esto asegura que siempre cuentes con los datos que necesitas para trabajar, sin retrasos y sin tener que verificar que distintas bases de datos coincidan.
3. Procesos claros
El entrenamiento para el personal puede ayudar en gran medida a que se sigan los procesos, sin embargo, siempre queda lugar para los olvidos o los errores. Zoho One te ayuda a prevenirlo.
Algunas de las aplicaciones, como Zoho CRM, incluyen Blueprints. Los Blueprints te permiten definir un proceso y obligan al usuario a seguir sus pasos al pie de la letra.
Tomemos como ejemplo el proceso para convertir leads en clientes. Si el primer paso es llamar a los leads, el usuario no podrá avanzar en el proceso hasta que se haya registrado una llamada en el sistema. De igual manera, si el requisito es subir el documento del contrato al CRM para cerrar la venta, no podrá avanzar sino hasta haber subido dicho documento.
4. Siempre actualizado a la versión más reciente
Tener que invertir en actividades como instalar y actualizar programas en los equipos de los usuarios, quita recursos de lo que de verdad importa: dar valor a tus clientes.
Puesto que Zoho One se encuentra basado en la nube, no es necesario instalar ni actualizar ningún programa. Basta abrir tu navegador y empezar a trabajar. Zoho se encargará de actualizarlo y siempre tendrás la última versión lista para usarse. De esta forma puedes reducir la complejidad de las operaciones y concentrarte en tus procesos clave.
5. Automatización
Las aplicaciones de Zoho One permiten automatizar tareas rutinarias como la creación de reportes mensuales y trimestrales, el envío de correos y la asignación de actividades. Esto resulta en ahorro de tiempo, procesos más eficientes y en poder enfocarse en actividades de alto impacto.
6. Mejor comunicación
En muchos casos, la diferencia entre un proceso bien ejecutado y uno fallido es la comunicación. Por ello Zoho One incluye aplicaciones que permiten tener una comunicación oportuna y clara, aún trabajando a distancia:
Cliq: Una poderosa aplicación de chat que permite organizar las conversaciones por equipo, realizar llamadas de audio y video.
Meeting: Ideal para juntas y conferencias en línea.
Connect: Una intranet empresarial ideal para compartir avisos y documentos importantes con toda la empresa o equipos específicos.
Mail: Aplicación de correo electrónico empresarial segura, con aplicaciones integradas, como calendario, agenda de contactos y notas.
7. Roles y control de acceso
La confidencialidad de tu información es muy importante. Por ello puedes asignar permisos, roles y aplicaciones desde el panel de control de Zoho One.
De esta forma, las personas solo pueden acceder a las apliacaciones autorizadas. Por ejemplo, solo las personas de finanzas podrán ver la información de las aplicaciones de contabilidad y facturación, como Zoho Books.
De igual manera, puede asignar distintos roles para que solo las personas con permisos de administrador puedan configurar las herramientas y que el resto de los usuarios pueda usarlas sin riesgo de cambiar dichas configuraciones.
8. Crece con su empresa sin incrementar sus costos
Como ya mencionamos, Zoho One cuenta con más de 45 apps distintas. Aunque esto no significa que debas usarlas todas, sí quiere decir que puedes elegir las necesarias para que tu negocio funcione e ir integrando nuevas aplicaciones conforme las necesites.
Por ejemplo, quizá en un inicio solo usabas CRM para manejar las ventas. Posteriormente podrías integrar Commerce para crear una tienda en línea, Campaigns para hacer campañas de email marketing, o Analytics para analizar datos y pronosticar las ventas. ¡Todo por el mismo costo!
¡Inicia tu prueba gratuita ahora!
Zoho One te permite administrar procesos complejos de manera más eficiente. Las automatizaciones, bases de datos integradas, controles de seguridad y herramientas de comunicación te permiten concentrarte en lo que de verdad importa: tus clientes.
Deja de lado la confusión y convierte la complejidad en claridad. Da clic en el botón y comienza tu prueba gratuita de 30 días de Zoho One.
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