كيفية إدارة المهام؟
في استبيان إدارة المشاريع العامة التي أجرتها مؤسسة PMI عام 2017، اتفق 37% من القادة التنفيذيين على أن المشاريع في مؤسساتهم تفشل بشكل رئيسي بسبب الافتقار إلى أهداف ومعالم محددة بوضوح، إلى جانب ضعف الانضباط عند اتباع إستراتيجية إدارة المشاريع. استنادًا إلى هذه الدراسة، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يتم اتخاذها في إدارة المهام:
تحديد الأولويات: مهما كانت الأداة التي تستخدمها لإدارة المهام—سواء أكانت قائمة مهام بسيطة أم أداة شاملة لإدارة مهام المشروع—فإن أهم جانب في إدارة المهام هو تحديد الأولويات. وهذا يساعد الفريق في إنجاز كل المهام ذات الصلة بكفاءة مع الحفاظ على القيود المخطط لها.
تتبّع المراحل الرئيسية: تظهر نتائج هذه الدراسة التي أجرتها مؤسسة PMI أيضًا أن تحديد أهداف واضحة أمر أساسي لإنجاح المشروع. وعلى الرغم من أنه ليس من الضروري تحديد هدف نهائي لإدارة المهام، إلا أن تحديد المراحل الرئيسية يساعد في تحفيز الفرق على تنفيذ المهام بنجاح.
إدارة الجدول الزمني: التأكد من إنجاز المهمة في الوقت المحدد هو أمر له تأثير في صحة المشروع ككل. هنا، يكون تحديد الإطار الزمني المناسب من خلال تقدير الجهد المبذول أمرًا بالغ الأهمية.
تخصيص الموارد: تُعدّ الإدارة المثلى للموارد الخطوة التالية لضمان إدارة المهام بشكل فعال. وفقًا للميزانية والجدول الزمني، عَيِّن المواهب والموارد المناسبة لإنجاز العمل.
التعاون: يعد التعاون أمرًا أساسيًا لجميع الخطوات المذكورة أعلاه. صحيح أن العمل ضمن فرق يعني عادة إنجاز المزيد من العمل، إلا أنه قد يكون من الصعب الحفاظ على التعاون ما بين أعضاء الفريق. إذا كانت عملية إدارة مهامك فعالة، فسيساعدك ذلك في الحفاظ على تواصل مَتِين ما بين أعضاء فريقك.
وطريقة مميزة أخرى لإدارة المهام هي تصنيفها في مصفوفة حسب الموعد النهائي أو الأولوية مع كون "الجدول" و"الأولوية" محورَين. مع هذه البنية، يجب أن يكون العمل الضروري الذي يجب تنفيذه على الفور على رأس الأولويات والجدول الزمني، بينما يجب أن يكون العمل الضروري الذي ليس هناك من حاجة إلى تنفيذه فورًا على رأس الأولويات، لكن في وقت أبعد على الجدول الزمني.