أهم المقالات
كيفية اختيار عنوان بريد إلكتروني مهني
ما هو البريد الإلكتروني المهني؟
مع كل ما يحدث عبر الإنترنت وفي السحابة، لكل منا حساب بريد إلكتروني خاص به ويستخدم عنوان بريده الإلكتروني لجميع اتصالاته، وعلاوةً على ذلك، أصبح عنوان بريدنا الإلكتروني يمثّل هويتنا على الإنترنت وقاعدة لجميع الخدمات الشخصية والمتعلقة بالعمل التي نستخدمها، ولذا فمن الضروري أن يكون لدينا حسابات بريد إلكتروني مختلفة، أو على الأقل عناوين بريد إلكتروني مختلفة لأغراض الاتصال الشخصي والمهني، ويجب أن يتم استخدام عنوان بريدنا الإلكتروني الخاص بالأعمال فقط للاتصالات المتعلقة بالعمل وللاتصالات المهنية.
عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو الذي تستخدمه بشكل أساسي للتواصل مع شركائك التجاريين، وزملائك، وعملائك، وشركائك، وإذا كان عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل يتضمن النطاق المخصص الذي قمت بتسجيله لأعمالك، سيكون عنوان بريد إلكتروني مهني، كما أن عنوان البريد الإلكتروني المهني هو عنوان البريد الإلكتروني المستخدم للمراسلات التجارية، والذي يعتمد على نطاقك المخصص. وبعبارة أخرى، عنوان البريد الإلكتروني المهني هو الذي يحتوي على اسم عملك فيه، في شكل اسم نطاق.
ما هي فوائد عنوان البريد الإلكتروني المهني؟
عند إنشاء حساب بريد إلكتروني من مزودي خدمات البريد الإلكتروني الشهيرين باستخدام نطاق عام، يمكنك اختيار اسم مميز أو حتى اختصار فُكاهي لعنوان بريدك الإلكتروني الشخصي. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية، يجب أن لا يكون عنوان بريدك الإلكتروني وعنوان بريد موظفيك عشوائيًا. يساعد اتباع قواعد البروتوكول في البريد الإلكتروني بالإضافة إلى وجود عنوان بريد إلكتروني مهني في كتابة بريد إلكتروني فعّال، وعرض مهنيتك، وتعزيز علامتك التجارية.
يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني مستندًا إلى نطاقك وأيضًا أن يحتوي على لمسة مهنية. يوفر لك عنوان البريد الإلكتروني المهني الفوائد التالية:
- العلامة التجارية
- يبني الثقة
- الأصالة
- الموثوقية
- سهولة التذكر
- تواصل أفضل وسمعة قوية
كيفية اختيار عنوان بريد إلكتروني مهني؟
من أجل الحفاظ على الاتساق أثناء إنشاء حسابات البريد الإلكتروني، وللتأكد من أن كل موظف لديه عنوان بريد إلكتروني مهني، انت بحاجة إلى التخطيط وتحديد الشكل الذي تريد فيه عناوين البريد الإلكتروني للمستخدمين.
بعض الأمثلة عن عناوين البريد الإلكتروني المهني:
بعض أكثر صيغ عناوين البريد الإلكتروني شيوعًا واستخدامًا:
الاسم الأول.الاسم الثاني@domain.com
مثال: peter.parker@zylker.com
هذا هو أحد أكثر أنواع البريد الإلكتروني استخدامًا حول العالم، ويبدو هذا النوع من عناوين البريد الإلكتروني مهنياً حيث يتضمن الاسم الأول والاسم الأخير. وفي المؤسسات، حتى لو كان هناك أشخاص متعددون بنفس الأسماء الأولى، فإن احتمالية وجود نفس الاسم الأخير أقل بكثير، وبالتالي يجعل الاتصال بين المستخدم وعنوان البريد الإلكتروني أقل غموضًا، وهذا التنسيق مناسب للمؤسسات من جميع الأحجام، حتى في حالة الشركات الناشئة أو الشركات الصغيرة، وسيساعد هذا في التخطيط على المدى الطويل وأيضاً في تجنب النزاعات في حال نمو المؤسسة بشكل كبير.
الاسم.الحرف الأول@domain.com
مثال: peter.p@zylker.com
هذا تنسيق آخر شائع يتم استخدامه من قبل المؤسسات في جميع أنحاء العالم، وهذا التنسيق لعنوان البريد الإلكتروني مُفضّل لأنه شخصي وسهل التذكر - كما أنه قصير ويتضمن الاسم الأول للمستخدم. ومع ذلك، قد تكون هناك تعقيدات عندما يكون لدى الأشخاص أسماء عائلة تبدأ بنفس الحروف الأولى، ويُفضِّل معظم المسؤولين هذا التنسيق ويستخدمون الشكل المختصر للاسم الثاني أو حرفين من الاسم الثاني لتجنب هذه التعقيدات.
مثال: peter.pk@zylker.com,
peter.pa@zylker.com عندما يكون هناك اكثر من بيتر باركرز في نفس المؤسسة.
الاسم الأول@domain.com
مثال: peter@zylker.com
سيتمكن العملاء وجهات الاتصال التجارية من التعرف بسهولة على الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني والتواصل معه، وهو مثالي ومناسب جداً للشركات الناشئة والشركات الصغيرة التي لديها 10 مستخدمين أو أقل. مع ذلك، ومع نمو الشركة/المؤسسة، قد تكون هناك تعقيدات بناءً على أسماء المستخدمين ويصبح هذا الالتباس أكثر تعقيدًا وخصوصاً عندما يكون لدى بعضهم دوراً يتطلب لقاء العملاء، كما يسبب الالتباس في الرسائل الإلكترونية الداخلية عندما يكون هناك عدة أشخاص بنفس الاسم الأول، وهذا التنسيق شائع للغاية فقط لأن العناوين سهلة التذكر.
في حالة المؤسسات الأكبر حجماً، بدلاً من تعيين عناوين البريد الإلكتروني بهذا التنسيق لجميع المستخدمين، يمكن تعيين عناوين البريد الإلكتروني بهذا التنسيق كأسماء مستعارة للبريد الإلكتروني للأشخاص البارزين في المؤسسة، وسيساعد امتلاك عنوان بريد إلكتروني من هذا النوع كاسم مستعار في الحفاظ على خصوصية عنوان البريد الإلكتروني الأساسي لهم وبالتالي التمييز بسهولة بين الرسائل الإلكترونية الداخلية والهامة ورسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها التي يتلقونها.
كيفية إنشاء عنوان بريد إلكتروني مهني لجميع المستخدمين باستخدام Zoho Mail؟
لإنشاء عنوان بريد إلكتروني مهني باستخدام نطاقك، يجب عليك أولاً إعداد نطاقك مع Zoho. بمجرد الانتهاء من التحقق من نطاقك باستخدام Zoho Mail، يتعين عليك إضافة المستخدمين لإنشاء حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. في حالة عدم امتلاكك لنطاق بعد، يمكنك شراء نطاق منZoho . تكون النطاقات المسجلة عبر Zoho مُعدّة تمامًا بالفعل ويمكن استخدامها فوراً. ويمكنك بدء إضافة المستخدمين مباشرة.
يدعم Zoho Mail طُرقًا متعددة لإنشاء واختيار عناوين البريد الإلكتروني المهنية للمستخدمين
- يمكنك إضافة المستخدمين واحدًا تلو الآخر مع تقديم اسمهم الأول واسمهم الأخير، وعنوان البريد الإلكتروني الذي سيتم إنشاؤه لهم بالإضافة إلى كلمة المرور التي يجب استخدامها لتسجيل الدخول، وهذه الطريقة الأفضل والمفضلة عندما يتعين عليك إنشاء 10 مستخدمين أو أقل.
- ومع ذلك، حتى إذا كان هناك 5 حسابات مستخدمين أو أكثر يجب إنشاؤها، فمن المستحسن استخدام "استيراد من ملف CSV" لإنشاء المستخدمين من التفاصيل المحمّلة من ملف CSV.
- يمكنك استخدام خيارات "استيراد" المتاحة لاستيراد المستخدمين من CRM أو خدمات Zoho الأخرى أو الاستيراد مباشرة من GSuite.
عناوين البريد الإلكتروني للمجموعة: عناوين البريد الإلكتروني المهنية القائمة على الوظيفة / الغرض
هنالك جانب آخر مهم غالبًا ما يتم تجاهله عند إنشاء عنوان بريد إلكتروني، وهو العنوان القائم على الغرض. فمع نمو المؤسسة، يُنصح باستخدام عناوين بريد إلكتروني عامة أو قائمة على الوظائف مثل contact@domain.com، support@domain.com، info@domain.com، وما إلى ذلك والتي تتناسب مع الغايات المحددة. حيث سيعمل ذلك على التأكيد بأنه في حال مغادرة الموظفين للمؤسسة، فإن عناوين البريد الإلكتروني للغايات الهامة مثل contact@ ستبقى قائمة. في المراحل الأولية لكل مؤسسة، تكون مسؤولية الدعم، والمبيعات، إلخ على مستوى فردي، ويتم التواصل من العميل أو العميل المحتمل مباشرة مع الموظف. ومع ذلك، ولجعل التواصل أكثر قياسية ومهنية، فمن الأفضل التأكد من أن مثل هذه العناوين الإلكترونية هي عناوين مجموعات عامة تُديرها فرق بدلاً من أفراد.
الممارسة الشائعة لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية:
للحصول على ممارسة اتصال مهنية، يوصى بتوفير حسابات بريد إلكتروني عامة تعتمد على مجموعات وظيفية مختلفة في المؤسسة، بناءً على طبيعة عملهم، وفيما يلي بعض الحسابات البريدية الإلكترونية العامة القياسية، التي تستخدمها كل الجهات لمختلف وظائف الجهة.
العام - حسابات البريد الإلكتروني للمجموعات الخارجية:
عادةً ما تُستخدم عناوين البريد الإلكتروني الخارجي أو العام لتوفير خيارات لجهات الاتصال الخارجية للجهات للتواصل مع الوظائف المختلفة للمؤسسة، عند إعداد هذه الحسابات، يجب أن يتأكد المسؤولون بأن لدى حسابات البريد الإلكتروني الجماعي الإذن لتلقي رسائل البريد الإلكتروني من الحسابات الخارجية، علاوةً على ذلك، يجب توجيه الرسائل الإلكترونية إلى المجموعة بشكل صحيح إلى الفريق المعني.
أمثلة:
- support@domain.com
- sales@domain.com
- info@domain.com
- careers@domain.com
- enquiries@domain.com
- news@domain.com
المؤسسة - حسابات البريد الإلكتروني الداخلية للمجموعة:
تُستخدم عناوين البريد الإلكتروني للمؤسسة أو المجموعة الداخلية للموظفين داخل المؤسسة للوصول إلى المجموعات الداخلية والوظائف الداخلية المخصصة للموظفين، يمكن إعداد هذه الحسابات من خلال التوازن لتلقي رسائل البريد الإلكتروني فقط من الموظفين داخل الجهة.
أمثلة:
- payroll@domain.com
- hrqueries@domain.com
- systemadmin@domain.com
- employee-care@domain.com
كيفية إنشاء عنوان بريد إلكتروني مهني لجميع الحسابات العامة أو قوائم التوزيع باستخدام Zoho Mail؟
لإنشاء عنوان بريد إلكتروني مهني مع نطاقك للحسابات العامة أو قوائم التوزيع لنطاقك، ستحتاج إلى إنشاء مجموعة بريد إلكتروني ذات وصول عام، القِ نظرة هنا للحصول على تعليمات مفصّلة حول إنشاء وإدارة حسابات البريد الإلكتروني للمجموعة مع عناوين بريد إلكتروني مهنية في Zoho Mail.
فيما يلي بعض من أكثر الميزات المفيدة عند إنشاء حسابات المجموعة القائمة على النطاق في Zoho Mail:
- يمكنك إضافة أعضاء متعددين وتعيين مشرفين متعددين لكل مجموعة.
- سيكون لدى المشرف صلاحيات المجموعة، ويمكنه إضافة المستخدمين أو تغيير إعدادات تلك المجموعة، ويمكن للمشرف أيضًا الإشراف على الرسائل الإلكترونية المرسلة إلى المجموعة والموافقة عليها أو رفضها.
- يمكن للمستخدمين إرسال رسائل البريد الإلكتروني باستخدام عنوان المجموعة، كما يمكن توسيع هذه الميزة من قبل المسؤول لجميع أعضاء المجموعة أو فقط لأعضاء محددين.
- عندما يقوم المستخدمون بإرسال رسائل بريد إلكتروني باستخدام عنوان بريد إلكتروني جماعي، لن يتم عرض عناوين بريدهم الإلكتروني الفردية للمستلم.
- يمكن للمسؤول تمكين ميزة "التدفقات" للمجموعة التي يمكن من خلالها أعضاء المجموعة التعاون والتواصل داخل المجموعة مباشرة من صندوق الوارد الخاص بهم،