الدليل لتحديد أفضل برنامج مكتب المساعدة
يُعدّ دعم العملاء الجيد عبر قنوات متعددة أمرًا فائق الأهمية للحفاظ على مستوى عالٍ من رضا العملاء، والأهم من ذلك، لتكرار التعامل معك.
الأمر الذي يجعل الشركات تعتمد بشكل أكبر على أفضل برامج مكتب المساعدة. ومن المهم جدًا التنبّه لنوعية هذا البرنامج، لذا من الأفضل أن تبحث كثيرًا قبل القيام بأي عملية شراء.
سيساعدك هذا الدليل في العثور على ما تريده تحديدًا وسيرسم طريق الوصول أمامك.
"لقد سمعتُ عن استخدام برنامج إصدار التذاكر الخاص بمكتب المساعدة للتعامل مع دعم العملاء. ولكن هل سيحل مشكلاتي بالتأكيد؟"
أنت في المكان المناسب.
ما الذي يجب عليك التنبّه له قبل الشراء؟
قبل شراء أي برنامج دعم للعملاء يكون ملائمًا لشركتك، عليك:
- التركيز على متطلباتك
- تحديد الميزانية التي تريد إنفاقها
- تقييم البرنامج من خلال استخدام الإصدار التجريبي
- قياس مدى تأثير البرنامج في فريقك
1. التركيز على متطلباتك
خذ الوقت الكافي لتحليل عمليات الدعم الحالية:
منذ متى والشركة التي تشتري منها منخرطة في مجال العمل؟ كلما طالت فترة خبرتها، زادت مصداقيتها.
ما هو وقت تشغيل البرنامج الخاص بها؟
اسرد المجالات التي تريد تطبيق الأتمتة وخفض التكرار فيها.
أَعِد زيارة نقاط الاتصال الخاصة بالعميل (مثل البريد الإلكتروني والمنتديات وأرقام الهواتف وما إلى ذلك) واعرف ما إذا كان بإمكانك إضافة بضع نقاط أخرى لتسهيل الوصول.
على الرغم من أن حلول برامج مكتب المساعدة تقدم عددًا من الميزات المدهشة، فستضطر إلى إجراء بحث خاص بك لاختيار الأنسب لك.
2. تحديد الميزانية التي تريد إنفاقها
عندما تكون مستعدًا لشراء برنامج مكتب المساعدة، عليك اختيار تطبيق مستدام يُتيح لك توسيع النطاق في الوقت نفسه. لا ترتبط جودة المنتج بسعره الباهظ؛ فقد تتمكن شركتك من الارتقاء بمستوى عملها بفضل حل مفتوح المصدر. لمساعدتك على اتخاذ قرار مستنير حول شراء مكتب مساعدة، قمنا بتجميع قائمة تحقق سريعة لتطلع عليها قبل الإقدام على الشراء:
بعد أن تحدد عدد أفراد فريقك، يمكنك اختيار الخطة التي توفّر لك العدد الأكبر من الميزات التي تحتاج إليها بتكلفة منخفضة لكل شخص. وإذا كنت قد بدأت بالعمل مع فريق صغير، فقد ترغب في إيجاد خطة قادرة على استيعاب عمليات التوظيف في المستقبل أيضًا.
حلِّل أداء عملك وحدد مدى أهمية الدعم بالنسبة إلى نظامك، وتوخَ الحذر عند تخصيص الميزانية لبرنامج مكتب المساعدة.
تأكد من معرفتك لعمليات التكامل التي تحتاج إليها لتشغيل برنامج مكتب المساعدة بسلاسة، ومن تحديد ميزانيتك لتغطية تكلفة عمليات التكامل تلك أيضًا.
تحقق من أن الجهاز الذي ستختاره يعمل بشكل جيد مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها في شركتك.
3. تقييم البرنامج من خلال استخدام الإصدار التجريبي
الكثير من مكاتب المساعدة تعلن عن ميزات إدارة تذاكر قوية. تُقدّم بعض الأنظمة أكثر من غيرها في طريقة إدارة التذاكر. تأكد من أن الإمكانات المُقدَمة مطابقة لمتطلباتك:
ابدأ بتحديد نطاق الخدمة الذي تود توفيرها.
احتسب الكلفة المتوقعة.
احصل على فترة تجريبية مجانية لاستخدام المنتج والاطّلاع عما إذا كان ملائمًا لشركتك.
تمكّن من الوصول إلى المواد التعليمية الخاصة بالمنتج واكتشف الوظائف كافة.
نصيحة احترافية
إذا كنت جاهزًا للتجربة، فسجل للحصول على فترة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا من برنامج Zoho Desk الآن. وتصفح الميزات واستكشف الأتمتة المتقدمة وتعرّف على Zia، المساعِدة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، وارسم مخطط Blueprint لتطوير أتمتة العمليات واستمتع بواجهة المستخدم السهلة ثم حدد الإصدار الذي تريد شراءه.
4. قياس مدى تأثير البرنامج في مكتب المساعدة
بعد إجراء تقييم شامل وشراء برنامج مكتب المساعدة ووضعه قيد العمل، سترغب في معرفة الطريقة التي أدّى من خلالها إلى تحسين خدمة العملاء. بهذه الطريقة، يمكنك معرفة ما إذا كان مكتب المساعدة يؤدي مهامه بفعالية. ليس من الصعب معرفة المعلمات التي تحدد التأثير الموجودة في مكتب المساعدة نفسه:
أعِر تعليقات العملاء أهميةً
اعمد إلى مراقبة متوسط وقت استجابة الوكيل ومتوسط مدة تفاعلات العملاء.
دوّن متوسط وقت الاستجابة الأولى ووقت حل التذكرة.
اطّلع على عدد التذاكر المتأخرة قبل تطبيق اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) ومهام سير الأعمال وبعدها.
اعمد إلى متابعة عدد التذاكر المفتوحة والمشاكل التي تم تصعيدها.
دليل مناسب للمبتدئين من أجل أعمالك
اطلع على دليل مكتب المساعدة الخاص بنا للحصول على مزيد من التفاصيل واتخاذ قرار مدروس.
أول برنامج مكتب مساعدة مستند إلى السياق في المجال، يتمتع بقدرات متعددة القنوات توفّر دعمًا ذكيًا متعدد اللغات. ابدأ باستخدام الخطة المجانية الآن، وقم بالتبديل إلى إصدار مدفوع بسهولة مع نموّ شركتك. يمكنك الحصول على فترة تجريبية مجانية لمدة 15 يومًا لأي خطة.
يحظى Desk بثقة المستخدمين حول العالم، ويوفر عمليات أتمتة متقدمة ومساعِدة تعمل بالذكاء الاصطناعي (Zia) وواجهة مستخدم بسيطة وسهلة وإمكانية التعاون بين عدة أقسام وتحليلات في الوقت الحقيقي ومركز مساعدة ذاتي الخدمة وإصدارات متعددة لتلبية احتياجاتك.