Chuyển đến
Công cụ lập kế hoạch dự án
Công cụ lập kế hoạch dự án giúp bạn trực quan hóa và lập kế hoạch dự án trực tuyến một cách dễ dàng. Phần mềm này sẽ sao chép mọi thông tin trong kế hoạch dự án, từ quy định dự án và cơ cấu phân chia công việc đến danh sách rủi ro và lịch tài nguyên.
Kế hoạch dự án là gì?
Kế hoạch dự án là một công cụ quan trọng để quản lý dự án hiệu quả. Kế hoạch dự án là hướng dẫn dành cho quản lý dự án, thành viên nhóm, đối tác, khách hàng cũng như các bên liên quan khác và là yếu tố then chốt để đảm bảo tất cả thành viên cùng làm việc với một mục tiêu chung. Kế hoạch dự án ghi lại mọi chi tiết đơn lẻ trong dự án để thực hiện dự án suôn sẻ và trong tầm kiểm soát trong trường hợp xảy ra bất kỳ sai lệch nào.
Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là giai đoạn thứ hai trong vòng đời dự án. Giai đoạn này đưa ra tất cả các chi tiết của dự án, bao gồm tiến độ, ngân sách, các mốc quan trọng, rủi ro, nguồn lực, phạm vi, kết quả và thời hạn.
Tại sao kế hoạch dự án lại quan trọng?
Khi áp dụng một kế hoạch dự án vững chắc, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ được thông báo về mọi điều giúp dự án hoàn thành thành công. Khi luôn kiểm soát được chất lượng, các nhiệm vụ quan trọng sẽ nhanh chóng được giải quyết và phát hiện nút thắt từ sớm để cung cấp các dự án chất lượng cao nhất.
Một kế hoạch dự án có những thành phần nào?
Với tư cách là quản lý dự án, bạn sẽ không muốn dự án của mình bị tạm dừng do lập kế hoạch không hiệu quả. Lập kế hoạch trước luôn là một ý hay và thậm chí còn tốt hơn nếu chuẩn bị sẵn tất cả các thành phần lập kế hoạch để bạn và nhóm của bạn không gặp rắc rối khi thực hiện một dự án kém hiệu quả. Dưới đây là danh sách các thành phần chính mà một kế hoạch dự án phải bao gồm:
- Dòng thời gian
Dòng thời gian mà bạn có thể lập ra sau khi tham khảo ý kiến của các bên liên quan phải bao gồm thời hạn thực hiện nhiệm vụ. Vạch ra các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện sẽ đảm bảo theo dõi chính xác tiến độ của dự án và năng suất của nhóm.
- Mục tiêu và mục đích
Các nhóm sẽ làm việc tốt hơn khi họ có mục tiêu và mục đích cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Mục đích phải thực tế và có thể đo lường được để đạt được kết quả nhanh chóng, có chất lượng vượt trội.
- Phạm vi
Để thiết lập phạm vi dự án, cần phải xác định rõ ràng mục tiêu, mục đích và tiến độ của dự án.
- Ngân sách
Mỗi dự án phải tiến hành trong phạm vi ngân sách được phân bổ. Lưu ý rằng các dự án khác nhau sẽ có các yêu cầu khác nhau, nhưng quy trình đánh giá nguồn vốn nhân lực, bối cảnh và tài nguyên cho mọi dự án đều như nhau.
- Giao tiếp
Công việc sẽ hoàn tất nhanh chóng khi mọi người tham gia đều được thông báo liên tục về diễn biến của dự án và khi các nhóm thường xuyên tham dự cuộc họp. Giao tiếp chủ động sẽ loại bỏ rào cản, thu hẹp nhiều khoảng cách và giúp các nhóm luôn gắn kết.
- Đánh giá chất lượng
Đặt ra các nguyên tắc chất lượng mà nhóm của bạn phải tuân thủ và kết quả dự án xuất sắc sẽ tự tìm đến.
- Rủi ro
Làm việc với nhóm và các bên liên quan khác để tìm hiểu những rủi ro tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải khi hoàn thành dự án của mình.
Cách viết kế hoạch dự án
Đã qua rồi cái thời bạn cần giấy bút để ghi lại kế hoạch của mình. Ngày nay, bạn có thể sử dụng công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến. Nội dung cập nhật như sau:
01. Tạo cơ cấu phân chia công việc
Khi đã xác định phạm vi, bạn sẽ cần chia dự án thành các phần dễ quản lý. Trong công cụ lập kế hoạch dự án, bạn có thể dễ dàng ghi lại và theo dõi các giai đoạn này. Có thể tạo các mốc quan trọng, nhiệm vụ riêng lẻ và nhiệm vụ phụ chỉ trong vài phút.
![chia nhỏ công việc bằng kế hoạch dự án đáng tin cậy](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo-images/plan-software-work-breakdown-structure.jpg)
02. Lên lịch dự án bằng sơ đồ Gantt
Bước tiếp theo là lên lịch trình dự án. Ngoài ra, điều quan trọng cần xem xét là sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các mục công việc khác nhau. Đây là lúc sơ đồ Gantt phát huy tác dụng. Có thể được sử dụng những tính năng này để lên lịch nhiệm vụ, thiết lập quan hệ phụ thuộc, phân tích đường găng và thiết lập đường cơ sở để so sánh với tiến độ thực tế.
![tạo kế hoạch dự án ngay hôm nay với sơ đồ Gantt của chúng tôi](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo-images/plan-software-gantt-chart.jpg)
03. Phân bổ nguồn lực một cách tối ưu
Đã đến lúc đào tạo đội ngũ của bạn và các bên liên quan khác của dự án. Điều quan trọng là phân công công việc cho đúng người, có xem xét đến các kỹ năng và chuyên môn của nhóm. Phần mềm lập kế hoạch dự án phân tích khối lượng công việc của từng người dùng để phân bổ nhiệm vụ tối ưu.
![phân bổ nguồn lực phù hợp với công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo-images/plan-software-allocate-resources.jpg)
04. Lập ngân sách theo kế hoạch
Ngân sách ban đầu cho các hạng mục công việc của bạn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án trực tuyến và ngoại tuyến. Lập ngân sách theo kế hoạch để so sánh với chi tiêu và chi phí thực tế của bạn. Thiết lập giới hạn ngưỡng ngân sách và theo dõi chặt chẽ chi tiêu bằng cách sử dụng dự báo ngân sách, EVM và báo cáo theo kế hoạch so với thực tế.
![lập ngân sách phù hợp với một kế hoạch dự án tốt](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo-images/plan-software-planned-budget.jpg)
05. Lên kế hoạch giao tiếp hiệu quả
Ưu điểm chính của công cụ trực tuyến là có nhiều tính năng cộng tác tương tác. Đảm bảo rằng kiến thức được truyền đến mọi bên liên quan của dự án bằng cách lên kế hoạch cập nhật trạng thái, cuộc gọi và cuộc họp trực tuyến thường xuyên. Các diễn đàn và bảng tin cũng đảm bảo các cuộc trò chuyện diễn ra một cách tự nhiên.
![lập kế hoạch dự án luôn đi đôi với giao tiếp hiệu quả](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo-images/plan-software-effective-communication.jpg)
Năm giai đoạn của dự án là gì?
Bắt đầu một dự án, tránh những trục trặc và đưa dự án đến cuối hành trình đòi hỏi phải có cấu trúc và việc chia dự án thành các giai đoạn có thể hữu ích. Năm giai đoạn chính của dự án là:
1) Khởi tạo
Giai đoạn này đánh dấu sự khởi đầu của một dự án, được xác định bằng các mục tiêu rộng hơn, mục đích và dòng thời gian của dự án. Các nhóm sử dụng giai đoạn này để thiết lập mục đích chung cho dự án cũng như giá trị kinh doanh của dự án. Đây cũng là thời điểm để chứng minh rằng kết quả cuối cùng là khả thi, vì điều này giúp đảm bảo dự án được các bên liên quan chính phê duyệt.
3) Giám sát và kiểm soát
Giai đoạn này rất quan trọng vì có rất nhiều việc phải làm và việc giám sát thường xuyên các quy trình làm việc sẽ mất nhiều thời gian. Nói chung, giai đoạn này gắn liền với giai đoạn thực hiện và đội ngũ phải không ngừng giám sát các hạng mục công việc để đảm bảo các kết quả phù hợp với mục tiêu của dự án. Sử dụng các chỉ số quan trọng của dự án (KPI) và các yếu tố thành công then chốt (CSF) để theo dõi tiến độ của dự án, xác định các mối đe dọa tiềm ẩn, đo lường tiến độ và điều chỉnh mọi thay đổi. Thường xuyên tiến hành đánh giá để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng và ngăn chặn mọi vấn đề.
2) Lập kế hoạch
Tiếp theo là lập kế hoạch, trong đó nhóm đặt ra các mục tiêu và mục đích rõ ràng, ước tính ngân sách, đảm bảo nguồn lực và tạo một mốc thời gian cụ thể. Quản lý dự án phân công các nhiệm vụ cụ thể và thời hạn cho các thành viên trong nhóm và trách nhiệm của cá nhân sẽ trở thành trọng tâm chính. Quan trọng là phải truyền đạt hiệu quả trong các cuộc họp để khơi gợi ý tưởng, cụ thể là về thiết bị, thời gian, ngân sách và các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
4) Thực hiện
Trong giai đoạn này, nhóm sử dụng dữ liệu đã thu thập trong giai đoạn khởi tạo và lập kế hoạch để hướng tới việc hoàn thành dự án. Họp định kỳ, các thành viên trong nhóm làm việc không mệt mỏi và người quản lý dự án giám sát quy trình công việc.
5) Kết thúc
Đánh dấu sự kết thúc của dự án, giai đoạn này là lúc đã ký kết hợp đồng, sản phẩm đã phát hành và đã hoàn tất bàn giao sản phẩm. Nhóm tổ chức một cuộc họp để nhìn lại, thảo luận về những gì đã diễn ra suôn sẻ và những gì có thể làm tốt hơn để nâng cao năng suất cũng như hiệu suất trong các dự án trong tương lai.
Phần mềm lập kế hoạch dự án là gì?
Phần mềm lập kế hoạch dự án hỗ trợ người quản lý dự án đưa dự án của họ đến đích mà không gặp bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thực hiện. Với một loạt các tính năng trực quan như bảng chỉ số, widget, sơ đồ Gantt và báo cáo, phần mềm này cung cấp tóm tắt về tình trạng tổng thể của dự án, cùng với việc theo dõi tỉ mỉ các hạng mục công việc.
Lợi ích của phần mềm lập kế hoạch dự án trực tuyến
Theo dõi dự án
Theo dõi trạng thái dự án bằng cách sử dụng công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến để đảm bảo báo cáo kịp thời cho ban quản lý.
Quản lý phạm vi
Đảm bảo hiểu rõ ai làm công việc gì, khi nào và làm bao nhiêu.
Quản lý lịch biểu
Thiết lập lịch trình phù hợp, đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn và hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Phân bổ nguồn lực
Phân công nhiệm vụ nhanh chóng, phân bổ nguồn lực và xác định trách nhiệm cụ thể.
Làm việc hiệu quả
Không cần phải ghi nhớ tất cả các nhiệm vụ và đặt lời nhắc kịp thời để có năng suất cao hơn.
Đảm bảo chất lượng
Tích hợp mọi công việc giúp bạn đảm bảo sản phẩm dự án chất lượng cho khách hàng với mức giá hấp dẫn.
Các tính năng chính của phần mềm lập kế hoạch dự án
Thiết lập mục tiêu dự án
Hiệu suất của toàn bộ dự án được đánh giá dựa trên ba điểm mốc: phạm vi, lịch trình và chi phí. Những điểm mốc đặt ra cơ sở và được sử dụng để xác định dự án có đang đi đúng tiến độ trong quá trình thực hiện không.
Phát triển phạm vi dự án
Bản kê phạm vi được xem là phần quan trọng nhất trong kế hoạch dự án và nên bao gồm: yêu cầu công việc, mục tiêu, phạm vi và lợi ích của việc hoàn thành dự án. Bản mô tả này có thể tương đương với bản hợp đồng giữa quản lý dự án và bên liên quan và chỉ có thể được sửa đổi khi có sự đồng thuận của các bên liên quan.
Lên lịch mục tiêu dự án
Kết quả dự án cần được triển khai thành một cấu trúc phân tích công việc (WBS) theo dạng thức có thể bàn giao sau khi được xác nhận trong bản kê phạm vi. Phạm vi dự án bao gồm toàn bộ kết quả dự án cần được đảm bảo thực hiện nên từ đó bạn có thể xác định tất cả công việc cần hoàn thành.
Quản lý tài nguyên dự án
Bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch dự án là chia nhỏ ngân sách và các nguồn lực khác của dự án. Điều này cũng bao gồm việc phân bổ công việc một cách tối ưu cho tất cả các thành viên trong nhóm để không ai làm việc quá nhiều hoặc quá ít. Giai đoạn này có liên quan đến quá trình lên lịch dự án và cả hai có thể ảnh hưởng lẫn nhau.
Truyền đạt kế hoạch dự án
Một phần quan trọng trong quá trình lập kế hoạch dự án là kế hoạch trao đổi thông tin. Kế hoạch trao đổi thông tin phải nêu rõ ai trong dự án muốn báo cáo nào và tần suất báo cáo, vấn đề sẽ được báo cáo tắng cấp như thế nào, ai sẽ giải quyết những vấn đề này, khi nào, ở đâu và ở định dạng nào, thông tin dự án sẽ được lưu trữ và ai có thể truy cập thông tin này.
Các bước lập kế hoạch dự án
Mỗi dự án dù lớn hay nhỏ đều được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bước khác liên quan đến dự án về cơ bản vẫn giống nhau. Dưới đây là danh sách bảy bước cần tuân thủ khi lập kế hoạch cho một dự án:
![Các bước lập kế hoạch dự án](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/projects/seo/project-planning-steps.png)
Mở rộng phạm vi
Phạm vi dự án hỗ trợ toàn bộ nhóm và doanh nghiệp của bạn vì phạm vi này xác định kế hoạch hành động của bạn, có cân nhắc đến các mục tiêu và mục đích của dự án mà bạn đã xác định. Nên sử dụng một tuyên bố hoặc tài liệu về phạm vi để bạn có tài liệu tham khảo trong trường hợp dự án đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu. Phạm vi dự án cũng giúp phân định các yếu tố không cần thiết và đảm bảo thời gian dành cho những việc tạo ra giá trị.
Đặt ra mục tiêu và mục đích rõ ràng
Mục tiêu là kết quả có thể đạt được, trong khi mục đích là hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Cả hai đều đặt nền tảng cho một dự án. Nếu thiết lập đúng, cả hai có thể đưa dự án lên tầm cao mới; ngược lại, chúng có thể khiến dự án sụp đổ. Đảm bảo nhóm của bạn hiểu rõ mục tiêu để họ biết điều gì sẽ xảy ra và phải làm gì để đạt được mục tiêu đó nhanh nhất có thể.
Kết nối với các bên liên quan
Để hành trình dự án diễn ra suôn sẻ, điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến của các bên liên quan phù hợp. Điều này có nghĩa là gặp gỡ những người chịu trách nhiệm về mọi yêu cầu của dự án, từ việc bắt đầu, lập kế hoạch đến thực hiện. Thu thập thông tin chi tiết từ nhiều chuyên gia khác nhau, vì những góc nhìn khác nhau sẽ góp phần rất lớn vào việc hoàn chỉnh dự án và hướng tới thành công.
Tập hợp và phân công
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho nhóm của mình, tất cả những gì còn lại cần làm là phân công nhiệm vụ, lưu ý đến khối lượng công việc hiện tại của nhóm, cách làm việc và bộ kỹ năng. Lên lịch họp và suy nghĩ tìm những ý tưởng mới để xem điều gì phù hợp với doanh nghiệp của bạn và phong cách làm việc của nhóm bạn. Sau khi đã làm được những việc này, bạn sẽ thấy rõ hơn về những gì đang cấp bách và điều gì có thể gác lại.
Lập ngân sách, tìm nguồn tài nguyên
Mỗi nhiệm vụ đều yêu cầu phải mua một bộ tài nguyên vào thời điểm bắt đầu dự án. Điều này đòi hỏi phải ước tính ngân sách dự án phù hợp có thể trang trải mọi chi phí cho tài nguyên. Nhân viên, thiết bị, tài liệu đào tạo và các hạng mục khác là những nguồn lực cần thiết cho dự án. Đảm bảo bạn biết nhiệm vụ là gì, liệu những người liên quan có đủ kỹ năng cần thiết hay không, lĩnh vực là gì, chi phí về tài nguyên lớn đến mức nào và liệu bạn có cần một nhà thầu được cấp phép để cung cấp nguồn tài nguyên hay không.
Hiểu rõ rủi ro
Mọi loại dự án đều chắc chắn sẽ gặp rủi ro, đó là lý do tại sao việc lưu danh sách rủi ro có thể hữu ích khi bạn cân nhắc các khả năng khác nhau và thử khả năng chấp nhận rủi ro của dự án. Danh sách rủi ro là một tài liệu gồm những rủi ro có thể dự đoán liên kết với các phương án hành động cho từng rủi ro. Liên tục theo dõi tiến độ của dự án và nghiên cứu các báo cáo phân tích của dự án cũng có thể giúp ích vì bạn có thể phát hiện rủi ro và hạn chế tiềm ẩn trước khi trở thành mối đe dọa.
Trao đổi thông tin cho đến khi kết thúc
Các cuộc gọi theo lịch trình, cập nhật thường xuyên trên các kênh và các cuộc họp hàng tuần phải là tiêu chuẩn để truyền đạt thông tin suôn sẻ. Đó cũng có thể là những cuộc gặp tình cờ bên hành lang, những cuộc gọi công việc ngẫu hứng kéo dài hàng giờ hoặc những khoảnh khắc tìm ra vấn đề mà bạn chia sẻ qua các kênh mạng có thể biến thành một điều gì đó phi thường và đưa dự án lên tầm cao mới. Dù bạn làm gì, hãy nhớ luôn cập nhật cho mọi người.
Cách tạo kế hoạch dự án với Zoho Projects
Biến dự án của bạn thành câu chuyện thành công với kế hoạch hiệu quả với sự giúp sức của Zoho Projects. Sau đây là cách để bạn bắt đầu:
Tạo dự án mới hoặc sử dụng mẫu hiện có
Nếu đang tạo dự án mới, bạn có thể điền ngày bắt đầu và ngày kết thúc, gán người sở hữu, đặt thời hạn nghiêm ngặt, thêm mô tả, liên kết nhóm, chuyển đổi các tab yêu thích và đặt dự án đó là dự án riêng tư hoặc công khai. Với mẫu dự án, bạn có thể sửa đổi các chi tiết điền sẵn hoặc sử dụng nguyên mẫu đã chọn.
Kích hoạt ngân sách
Sau khi bật tính năng chuyển đổi ngân sách từ quá trình thiết lập, bạn sẽ có thể lập kế hoạch ngân sách, theo dõi ngân sách, lập hóa đơn cho khách hàng và mua các tài nguyên cần thiết.
Nhiệm vụ và người được giao phụ trách
Sau khi bắt đầu dự án, bạn có thể bắt đầu tạo danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, đồng thời chỉ định người sở hữu cho từng nhiệm vụ. Bạn cũng có thể tạo các cột mốc quan trọng giúp dự án tiến triển hơn nếu bạn đang đi vào ngõ cụt; điều này giúp bạn biết mình đang ở đâu và cần hoàn thành những gì để quay lại đúng hướng. Yêu cầu nhóm của bạn ghi lại số giờ trên bảng chấm công để biết ai đã làm việc gì và trong bao lâu.
Báo cáo
Phân tích hiệu suất của nhóm và tiến trình dự án của bạn bằng các báo cáo tùy chỉnh và nâng cao như bảng chấm công, báo cáo vấn đề, nhiệm vụ và báo cáo dự án. Bạn có thể thu thập thông tin chi tiết về dữ liệu từ nhóm của mình và điều chỉnh dự án nếu cần.
Sơ đồ Gantt
Luôn đi đúng hướng với sơ đồ Gantt của chúng tôi. Sơ đồ này sẽ thông báo về thời hạn, nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng, các chỉ số sai lệch và mọi thiếu sót. Việc sửa đổi thời lượng nhiệm vụ sẽ trở nên dễ dàng khi bạn có bản trình bày trực quan về các hạng mục công việc của mình ở định dạng đẹp mắt dễ nhìn. Vậy là bạn đã có kế hoạch dự án của riêng mình.
Mẫu lập kế hoạch dự án đơn giản
Các mẫu có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc lập kế hoạch dự án, đặc biệt nếu tổ chức của bạn liên tục làm việc trên các dự án tương tự. Trong Zoho Projects, chúng tôi cung cấp mẫu giới thiệu để bạn chỉnh sửa và tạo mẫu của riêng mình, cũng như các mẫu cụ thể theo ngành như ngành xây dựng, phát triển phần mềm, sản xuất ô tô và các mẫu khác để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch dự án.
Chúng tôi tự tin trong việc xây dựng các công cụ giúp tăng năng suất của bạn. Trong Zoho Projects, bạn có thể tạo kế hoạch dự án ngay từ đầu một lần và lưu làm mẫu để sử dụng lại bất cứ khi nào bạn cần. Đây có thể là mẫu phân chia nhiệm vụ đơn giản hoặc phân tích chi phí chi tiết, tùy ý bạn muốn! Đọc thêm về mẫu dự án