Một quyển sổ nhật ký cần được lấp đầy những con chữ, một bức vẽ trắng tinh cần tô màu, một khu đất trống chờ xây cất; đó đều là những dự án nếu như bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành chúng trong một khung thời gian cụ thể.
Một dự án có thể là bất kỳ hoạt động nào có thời hạn. Hay nói cho rõ hơn thì dự án có thể là một mục tiêu, giải pháp, nhiệm vụ hoặc đơn giản là điều bạn muốn làm để tạo ra một kết quả nhất định.
Hãy xem xét trường hợp một bức vẽ trắng tinh. Kết quả hoặc sản phẩm mong muốn là một bức tranh hoàn chỉnh. Nếu người nghệ sĩ quyết định hoàn thành bức tranh trong vòng một tuần bằng cách chỉ sử dụng các vật liệu nghệ thuật sẵn có, thì đây chính là những hạn chế dự kiến của dự án này.
Phạm vi bao gồm những công việc bạn làm để tạo ra kết quả dự kiến cho dự án. Nếu người nghệ sĩ quyết định rằng họ sẽ đóng khung bức tranh, trưng bày nó trong các triển lãm nghệ thuật và đấu giá bức tranh trong dự án này, thì điều đó có nghĩa là dự án đã vượt quá phạm vi của nó.
Hầu hết các dự án đều được lên kế hoạch cụ thể về tài nguyên, thời gian, chi phí và mục tiêu, nhưng chúng vẫn chưa được sắp xếp có tổ chức. Người từng làm việc trong các môi trường thiếu trật tự có thể tin rằng mọi thứ sẽ cho ra kết quả tuyệt vời và đây là một hệ thống có thể hoạt động nhưng có thể với những người khác lại là một mớ hỗn độn.
Đó là lý do chúng ta cần có một hệ thống quản lý dự án. Quản lý dự án đảm bảo bạn không chỉ đạt được mục tiêu dự án của mình mà còn hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách và trong phạm vi dự kiến. Quy trình này sẽ cho bạn biết cách bắt đầu, các bước tiến hành và cách kết thúc dự án. Giống như khi bạn sử dụng tài liệu mẫu vậy. Tất cả những gì bạn cần biết đều có sẵn để bạn tham khảo. Bạn chỉ cần áp dụng nó cho dự án riêng của mình.
Bạn sẽ biết được cách làm việc của mình có hiệu quả không. Bạn sẽ được cung cấp các giải pháp thay thế, nếu có điều gì đó không ổn. Bạn sẽ có thể thẳng bước đi tới mục tiêu cuối cùng của mình. Về cơ bản, quản lý dự án không sắp sẵn món ăn mời bạn, thay vào đó quy trình này sẽ hướng dẫn bạn cách nấu ăn theo cách dễ dàng hơn và thông minh hơn so với việc bạn tự mình thực hiện. Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu quản lý dự án là gì và các bước trong quy trình này.
Mỗi dự án đều trải qua khoảng năm giai đoạn trong quá trình thực hiện, được gọi là các nhóm quy trình, hay chính là các quy trình quản lý dự án. Các nhóm quy trình này được áp dụng cho mọi giai đoạn của vòng đời dự án. Các bước quản lý dự án như sau:
Đây là bước tạo một dàn bài chung trước khi bạn viết “câu chuyện” của mình. Một câu hỏi quan trọng cần được trả lời ở bước này là “Phạm vi dự án là gì?” Bạn phải hiểu rõ mục tiêu của mình trong giai đoạn này. Nếu bạn đang xây dựng một văn phòng thì phạm vi dự án là xây dựng một môi trường làm việc cho 10 người có thể thuận lợi thực hiện công việc của mình. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án, bạn lại tiếp tục thêm vào các phòng phụ một cách tức thời. Khi đó, bạn sẽ khó đạt được kết quả cuối cùng là một văn phòng làm việc đúng nghĩa và nhiều khả năng sẽ là một đống hỗn độn vượt quá ngân sách.
Trong quá trình lập kế hoạch, bạn sẽ đi vào chi tiết từng phần. Lập các kế hoạch có cấu trúc để quản lý tài nguyên, chi phí, thời gian, rủi ro và hoạt động giao tiếp. Nếu bạn thấy rằng nhắn tin tức thời là cách giao tiếp phù hợp cho dự án, hãy quyết định ai sẽ giữ liên lạc với ai, tần suất liên lạc, kênh liên lạc và nội dung cần liên lạc. Mặc dù nghe có vẻ rất bao quát, việc lập kế hoạch phù hợp sẽ giúp cho công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Đây là lúc thực hiện tất cả những kế hoạch mà bạn đã tỉ mỉ lập ra. Một điểm quan trọng cần nhớ trong quá trình thực hiện dự án là quản lý các mối quan hệ, cả trong nhóm dự án và với bất kỳ khách hàng nào. Việc phối hợp và giao tiếp phù hợp giữa các nhóm sẽ đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và không bị gián đoạn.
Việc này cần được tiến hành song song với giai đoạn thực hiện. Nhóm này đúng hơn nên được gọi là nhóm kiểm soát, chứ không phải là nhóm quy trình. Yêu cầu thay đổi sẽ đến từ mọi hướng, từ khách hàng hoặc từ các bên liên quan. Một mặt, bạn không thể thay đổi dự án quá nhiều so với kế hoạch dự kiến và mặt khác, bạn cũng không muốn làm phật lòng một bên liên quan quan trọng. Tìm kiếm sự cân bằng và lập kế hoạch kiểm soát là mục tiêu chính của giai đoạn này.
Giai đoạn này, đỉnh điểm của tất cả các giai đoạn quản lý dự án, bao gồm việc giải quyết những gì còn tồn đọng và hoàn thành dự án. Bạn sẽ xem lại tất cả các giai đoạn và đảm bảo mọi thứ đã được thực hiện để giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng. Cuối cùng, bạn sẽ tiến hành bước đánh giá sau khi hoàn thành dự án để phân tích những việc đã được thực hiện và những việc có thể đã được thực hiện tốt hơn.
Có một số tính năng chính mà mọi hệ thống quản lý dự án đều cần có để giúp quản lý dự án một cách hiệu quả. Sau đây là một số tính năng như vậy:
Việc quản lý dự án mang lại một số lợi ích và lợi ích lớn nhất trong số đó đơn giản chính là cơ hội thành công của bạn trong các dự án sẽ được cải thiện rất nhiều. Nhiều dự án bị tai tiếng vì không thể đạt được mục tiêu ban đầu. Trên thực tế, theo báo cáo CHAOS (năm 1994), 31,1% các dự án CNTT bị hủy bỏ trước khi có thể hoàn thành. Quản lý dự án giúp cải thiện những điều kiện này. Theo một nghiên cứu của PwC, có tới 97% tổ chức tin rằng việc quản lý dự án là rất quan trọng đối với hiệu suất kinh doanh và thành công của tổ chức. Một số lợi ích chính là:
Việc quản lý dự án thường sẽ có sự tham gia của một số thành viên từ các nhóm khác nhau. Việc giao tiếp tốt cũng như mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm có thể cải thiện đáng kể năng suất và giúp giữ cho dự án đi đúng hướng. Trong quản lý dự án, điều này trở thành ưu tiên chứ không phải là vấn đề xã giao đơn thuần, giúp tạo ra sự thay đổi văn hóa tích cực trong tổ chức của bạn.
Mọi tài nguyên mà bạn có, nhân viên, tài sản hay thời gian làm việc, đều cần được sử dụng để đạt được giá trị tốt nhất. Quản lý dự án đúng cách là khi bạn đảm bảo được rằng không có bất kỳ tài nguyên nào bị bỏ sót. Một dự án thành công không chỉ đơn thuần là hoàn thành đúng công việc, đúng thời hạn mà còn phải đảm bảo rằng những người tham gia cảm thấy gắn kết và có động lực. Điều này có nghĩa là không có tình trạng mất cân bằng theo cách này hay cách khác - không có cá nhân nào làm việc quá sức hoặc quá ít, và không có tài nguyên vật chất nào bị sử dụng quá mức hoặc dưới công suất.
Mối quan hệ với các bên liên quan là yếu tố giữ cho toàn bộ dự án của bạn được cân bằng. Một số bên có thể muốn được cập nhật về mọi thay đổi, trong khi những bên khác có thể chỉ muốn lâu lâu cập nhật trạng thái dự án một lần. Việc quản lý dự án có thể đáp ứng được đến từng chi tiết như vậy, cho phép bạn tương tác với tất cả các bên liên quan một cách phù hợp.
Bạn luôn phải có một kế hoạch dự phòng khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng và đưa ra một kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch này bao gồm việc xác định các thành tố quan trọng làm nên thành công cho dự án và liệt kê mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến những thành tố đó. Việc ưu tiên các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra kế hoạch phản hồi cũng là một phần rất quan trọng của kế hoạch này. Bạn không thể cứ cố tìm cách xử lý vòi nước bị hỏng, trong khi bạn còn chưa nghĩ ra phải làm gì nếu ngôi nhà của mình bị cháy.
Có nhiều loại hệ thống quản lý dự án, từ công cụ hỗ trợ quản lý dự án miễn phí cho đến phần mềm quản lý dự án dành cho doanh nghiệp. Trước tiên, bạn cần xác định xem mình cần một hệ thống nền tảng đám mây hay là một hệ thống tại cơ sở. Ngoài ra, tùy thuộc vào loại phương pháp quản lý dự án mà tổ chức của bạn áp dụng, bạn có thể chọn một công cụ theo mô hình thác nước truyền thống hoặc một công cụ quản lý dự án linh hoạt. Bên cạnh đó còn có các hệ thống phục vụ cho các ngành cụ thể như xây dựng, giáo dục, CNTT và nhiều ngành khác với các tính năng được thiết kế riêng tương ứng.
Các nhóm không làm việc theo cách truyền thống nữa. Giờ đây, họ sử dụng các công cụ ảo để cộng tác với nhau. Đối với nhiều công ty làm việc từ xa, các công cụ này là phương tiện duy nhất để giữ liên lạc. Trong những tình huống này, hệ thống quản lý dự án trực tuyến là giải pháp phù hợp nhất khi giúp duy trì quy củ và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ.
Cách chúng ta cộng tác đã thay đổi. Chúng ta không nhất thiết phải in biểu mẫu và chờ quản lý ký tên khi xin phê duyệt. Các cuộc họp không có nghĩa là ngồi với nhau hàng giờ đồng hồ quanh bàn họp và nghe đi nghe lại một người nói. Một mục công việc đơn giản có thể yêu cầu ý kiến đóng góp của nhiều nhóm và nhiều người khác nhau. Những ý tưởng tuyệt vời không nhất thiết là phải đến từ cấp cao. Ngày nay, hầu hết mọi người đều có khả năng tiếp cận thông tin đáng kinh ngạc. Nhân viên mới có thể đưa ra một đề xuất tuyệt vời và khả năng đó nay cao hơn bao giờ hết.
Dữ liệu cũng được mọi người nhìn nhận khác nhau. Khả năng xem dữ liệu linh hoạt nghe có vẻ đơn giản nhưng lại rất có ý nghĩa khi bạn đang quản lý các dự án lớn. Các tính năng báo cáo và lập biểu đồ nâng cao sẽ trợ giúp đắc lực về vấn đề này. Việc đào bới một khối lượng lớn dữ liệu để tìm tài liệu là một công việc nặng nhọc. Một hệ thống quản lý dự án có thể mang lại cho bạn một lợi thế lớn khi cung cấp khả năng theo dõi thông tin cho tất cả những ai liên quan, đồng thời giúp bạn truy cập chính xác những gì bạn cần.
Zoho Projects giúp cho mọi công sức bạn bỏ ra cho công việc đều đáng giá với các tính năng lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác toàn diện. Đây là một công cụ đầy tiện ích với giao diện đơn giản, dễ sử dụng với một ứng dụng di động hỗ trợ các dự án của bạn từ mọi nơi, mọi lúc. Với các tính năng như bảng tin tương tác và diễn đàn, biểu đồ và báo cáo toàn diện, theo dõi thời gian, theo dõi sự cố, tự động hóa quy trình nhiệm vụ và tích hợp mở rộng, đây là một ứng dụng cần thiết cho trải nghiệm quản lý dự án toàn diện.
Chúng tôi cũng quan tâm sâu sắc đến quyền riêng tư của bạn. Chúng tôi đã xây dựng một bộ thông lệ, công nghệ và chính sách toàn diện để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn. Nếu bạn hiện đang lưu trữ dữ liệu của mình trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ của riêng bạn, chúng tôi có thể đảm bảo cấp độ bảo mật tốt hơn so với những gì bạn hiện đang có.
Zoho Projects giúp bạn xử lý mọi thứ một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ khởi tạo đến kết thúc dự án, quản lý tài nguyên và xử lý sự cố.