Làm thế nào để tạo mẫu chữ ký email?

Trong thời đại số, email không chỉ là phương tiện giao tiếp thông thường mà còn là công cụ giúp khẳng định thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp.

Một mẫu chữ ký email có thể nâng cao uy tín, tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng tốt cho người nhận.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là phần thông tin được thêm tự động vào cuối mỗi email mà bạn gửi đi. Thông thường, chữ ký email chứa các thông tin liên hệ quan trọng như họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, tên công ty, và đôi khi bao gồm cả logo, liên kết tới trang web hoặc tài khoản mạng xã hội của người gửi. Chữ ký email giúp người nhận dễ dàng nhận diện bạn và tiếp cận các thông tin liên quan nhanh chóng.

Các loại chữ ký email

Chữ ký email có thể được chia thành một số nhóm chính:

• Chữ ký cá nhân: Dành cho người dùng cá nhân, bao gồm tên, thông tin liên hệ, và đôi khi là một câu châm ngôn cá nhân.
• Chữ ký doanh nghiệp: Thường được sử dụng bởi các tổ chức, có thêm logo công ty, thông tin doanh nghiệp, liên kết mạng xã hội và đôi khi là các CTA (Call-to-Action).
• Chữ ký tạm thời: Sử dụng trong các trường hợp cụ thể như khuyến mãi, sự kiện, hoặc các thông báo quan trọng.
• Chữ ký phản hồi (Reply signature): Đơn giản hơn chữ ký chính, thường chỉ bao gồm tên và thông tin liên hệ.
• Chữ ký email bán hàng: Thêm lời kêu gọi hành động (CTA) như "Đăng ký dùng thử miễn phí" hoặc "Xem thêm sản phẩm".
• Chữ ký email dành cho Marketer: Liên kết đến bài viết blog, mạng xã hội, hoặc trang đích chiến dịch.
• Chữ ký email cá nhân hóa: Thêm ảnh chân dung để tăng tính cá nhân và chuyên nghiệp.
• Chữ ký có QR Code: Đây là xu hướng mới, cho phép người nhận quét mã để truy cập trực tiếp vào trang web hoặc hồ sơ cá nhân.
• Ngành luật: Phải bao gồm các điều khoản pháp lý, thông tin bảo mật.
• Ngành y tế: Chứa thông tin cấp cứu, số điện thoại liên hệ khẩn cấp.
• Ngành bất động sản: Đính kèm hình ảnh dự án, liên kết tới các bất động sản mới đang chào bán.

Tại sao nên sử dụng chữ ký email?

Chữ ký email không chỉ giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại mà còn là một công cụ tiếp thị mạnh mẽ, hỗ trợ xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính khiến bạn nên sử dụng chữ ký email:

• Tạo dấu ấn cá nhân hoặc thương hiệu: Chữ ký email chuyên nghiệp giúp thể hiện bạn là ai và làm việc ở đâu, từ đó tạo ra sự tin cậy.
• Cung cấp thông tin dễ dàng: Thay vì phải viết thông tin liên hệ mỗi lần gửi email, chữ ký tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
• Tiếp thị không tốn kém: Bạn có thể thêm các liên kết đến website, trang mạng xã hội hay các chương trình khuyến mãi.
• Tăng khả năng kết nối: Chữ ký email giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu thêm về bạn hoặc doanh nghiệp của bạn.

Ưu điểm và nhược điểm của chữ ký email

Ưu điểm:

• Tăng tính chuyên nghiệp: Một chữ ký email chuyên nghiệp thể hiện sự nghiêm túc trong giao tiếp qua email.
• Xây dựng thương hiệu: Logo và các thông tin doanh nghiệp trong chữ ký giúp tạo sự nhất quán trong thương hiệu.
• Tiết kiệm thời gian: Chữ ký tự động giúp bạn không phải nhập lại thông tin liên hệ mỗi lần gửi email.
• Tạo ấn tượng lâu dài: Một chữ ký đẹp và gọn gàng dễ tạo thiện cảm với người nhận.

Nhược điểm:

• Kích thước tệp lớn: Nếu bạn sử dụng hình ảnh có độ phân giải cao, chữ ký email có thể khiến email tải lâu hơn.
• Không tương thích trên mọi thiết bị: Một số chữ ký phức tạp hoặc có nhiều hình ảnh có thể không hiển thị tốt trên các thiết bị hoặc ứng dụng email khác nhau.
• Quá tải thông tin: Nếu chữ ký chứa quá nhiều thông tin hoặc liên kết, người nhận có thể cảm thấy lộn xộn và không quan tâm.

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp với Zoho Mail

Việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp không hề khó, đặc biệt với sự hỗ trợ từ các công cụ như Zoho Mail. Dưới đây là hướng dẫn để tạo một chữ ký email hiệu quả:

1. Đăng nhập vào Zoho Mail
2. Nhấn vào Cài đặt
3. Tìm mục Chữ ký (Signature) và chọn
   
4. Nhấp vào biểu tượng dấu + để thêm Chữ ký mới
   
5. Cửa sổ mới sẽ hiện ra với tùy chọn Thêm chữ ký (Add New Signature)
6. Đặt tên cho chữ ký của bạn trong phần Tên chữ ký (Signature Name)
7. Tùy chỉnh nội dung và định dạng chữ ký theo ý thích, bao gồm chèn hình ảnh như logo, hoặc thêm liên kết đến hình ảnh.
   

Bạn có thể chèn hình ảnh (như logo) vào chữ ký của mình, dán hình ảnh đã sao chép và cũng có thể dán siêu liên kết (hyperlink) đến các hình ảnh đó nếu cần.
 

*Hình ảnh có thể ở định dạng GIF/ JPG/ PNG và có kích thước tối đa là 3 MB.

8. Sau khi Chèn (Insert) hình ảnh, bạn có thể sắp xếp lại chữ ký của mình. Nhấp vào Save.

Chọn “Liên kết địa chỉ thư” để có thể liên kết với email Bên gửi trong khi tạo chữ ký hoặc nhấp vào biểu tượng + trong mục Chữ ký có sẵn để liên kết chữ ký với email được yêu cầu.

*Thực hiện các bước tương tự với các thông tin khác nhau để thêm nhiều Chữ ký.

Cài đặt chữ ký mặc định

Trong trường hợp bạn quản lý nhiều hơn một email và mỗi email đều cần có chữ ký riêng, tính năng Associate maill address sẽ giúp bạn cấu hình theo đúng yêu cầu.

Theo đó, sau khi tạo chữ ký, bạn hãy di chuyển đến phần Associate mail address để liên kết chữ ký với các địa chỉ email của bạn.

Tại đây, bạn có thể chọn địa chỉ email muốn sử dụng chữ ký này làm mặc định.

Trong quá trình soạn email, bạn có thể thay đổi chữ ký bằng cách nhấp vào biểu tượng Chữ ký và chọn chữ ký mong muốn cho email cụ thể.

Bạn có thể thay đổi chữ ký trong khi soạn email bằng chọn biểu tượng Chữ ký hoặc tùy chọn Chèn chữ ký.

Chữ ký trong email Trả lời

Nếu muốn thêm chữ ký vào các email trả lời, hãy vào trang cài đặt chữ ký và bật tùy chọn Chữ ký trong trả lời (Signature in Replies). Bạn cũng có thể quyết định vị trí chèn chữ ký, phía trên hoặc dưới nội dung thư trích dẫn.

Bạn có thể chọn vị trí chèn chữ ký vào email khi trả lời email. Vị trí chữ ký có thể đặt ở cuối phần soạn thảo thư (bên dưới nội dung được trích dẫn) hoặc ở phần dưới của thư trả lời (phía trên nội dung được trích dẫn).

Chèn hình ảnh vào chữ ký

Để thêm hình ảnh vào chữ ký, bạn có thể sử dụng tùy chọn Chèn hình ảnh và chọn tệp từ máy tính. Bạn cũng có thể điều chỉnh cách hiển thị hình ảnh theo ý thích.

Tham khảo trang này để được tìm hiểu chi tiết về cách chèn hình ảnh.

Mẹo hay nhất để tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẹo hay nhất để tạo chữ ký email hiệu quả và chuyên nghiệp mà bạn nên lưu ý:

1. Giữ cho chữ ký ngắn gọn và dễ đọc

Một chữ ký email chuyên nghiệp không cần quá dài dòng. Đôi khi, sự ngắn gọn và rõ ràng chính là chìa khóa để tạo sự ấn tượng.

Hãy chọn lọc những thông tin quan trọng nhất như họ tên, chức vụ, thông tin liên hệ cơ bản và đường liên kết tới website hoặc mạng xã hội.

Người nhận email của bạn có thể chỉ cần một vài thông tin nhất định, do đó tránh nhồi nhét quá nhiều chi tiết.

• Mẹo nhỏ: Hãy thử giữ chữ ký của bạn trong khoảng 4-6 dòng văn bản. Điều này đảm bảo nó không chiếm quá nhiều không gian trong email, mà vẫn truyền tải đủ thông tin.

2. Tích hợp nhận diện thương hiệu

Đối với những người làm việc cho một tổ chức hoặc công ty, việc tích hợp các yếu tố nhận diện thương hiệu như logo, màu sắc, và phông chữ sẽ giúp tạo sự đồng nhất trong giao tiếp.

Logo doanh nghiệp không chỉ giúp người nhận nhận diện bạn một cách nhanh chóng mà còn tăng tính chuyên nghiệp cho email.

• Mẹo nhỏ: Nếu bạn sử dụng màu sắc trong chữ ký, hãy chọn những màu sắc gắn liền với thương hiệu của bạn. Tuy nhiên, không nên sử dụng quá nhiều màu cùng lúc vì có thể làm rối mắt người xem.

3. Sử dụng phông chữ dễ đọc

Phông chữ trong chữ ký email nên được chọn sao cho dễ nhìn và tương thích trên nhiều thiết bị. Các phông chữ phổ biến và dễ đọc như Arial, Calibri, hoặc Times New Roman là những lựa chọn tốt. Tránh sử dụng các phông chữ nghệ thuật quá cầu kỳ vì có thể khiến chữ ký trở nên khó đọc hoặc bị hiển thị sai trên một số ứng dụng email.

• Mẹo nhỏ: Cỡ chữ lý tưởng cho chữ ký email nên từ 10-12pt. Đây là cỡ chữ vừa đủ lớn để dễ đọc, vừa đảm bảo không chiếm quá nhiều diện tích.

4. Chỉ đưa vào thông tin quan trọng

Một chữ ký email tốt cần cung cấp các thông tin quan trọng và liên quan như:

• Họ tên
• Chức vụ hiện tại
• Số điện thoại liên hệ
• Địa chỉ email
• Liên kết tới trang web công ty hoặc tài khoản mạng xã hội (LinkedIn, Facebook, Instagram,...)
• Mẹo nhỏ: Nếu bạn đang làm việc cho một tổ chức, hãy chắc chắn rằng chữ ký của bạn bao gồm cả logo công ty và liên kết tới trang web chính thức.

5. Tối ưu hóa cho di động

Ngày nay, phần lớn email được mở trên các thiết bị di động. Vì vậy, chữ ký email của bạn cần được tối ưu hóa để hiển thị tốt trên các thiết bị này.

Bạn nên đảm bảo rằng hình ảnh trong chữ ký có kích thước phù hợp và không bị kéo dài hoặc thu nhỏ quá mức khi hiển thị trên màn hình điện thoại.

• Mẹo nhỏ: Kiểm tra chữ ký của bạn trên nhiều thiết bị khác nhau, từ máy tính đến điện thoại di động để đảm bảo nó hiển thị hoàn hảo ở mọi nơi.

6. Sử dụng hình ảnh một cách khéo léo

Hình ảnh có thể là yếu tố giúp chữ ký của bạn nổi bật hơn, nhưng cần được sử dụng một cách thông minh.

Logo doanh nghiệp hoặc hình ảnh cá nhân sẽ giúp cho chữ ký của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Tuy nhiên, các hình ảnh này cần có độ phân giải cao và kích thước nhỏ để không làm email tải chậm.

• Mẹo nhỏ: Đảm bảo rằng hình ảnh trong chữ ký được lưu dưới định dạng phù hợp như PNG hoặc JPEG với dung lượng nhỏ nhưng vẫn giữ chất lượng hiển thị tốt.

7. Đảm bảo tính nhất quán

Nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, việc đảm bảo tất cả các nhân viên sử dụng cùng một mẫu chữ ký email sẽ tạo ra sự nhất quán trong giao tiếp để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thống nhất cho công ty.

Bạn có thể tạo một mẫu chữ ký chung để tất cả nhân viên cùng áp dụng.

• Mẹo nhỏ: Sử dụng các công cụ tạo chữ ký email tự động để giúp toàn bộ đội ngũ dễ dàng áp dụng mẫu chữ ký giống nhau.

8. Chèn liên kết mạng xã hội

Chèn các liên kết đến mạng xã hội là một cách tuyệt vời để tạo sự kết nối với người nhận email ngoài việc chỉ cung cấp thông tin liên hệ cơ bản.

Tuy nhiên, hãy chọn lựa những mạng xã hội phù hợp với mục tiêu của bạn. LinkedIn thường là lựa chọn tốt cho môi trường công việc, trong khi Facebook hoặc Instagram phù hợp hơn với các hoạt động kinh doanh tiếp thị hoặc bán lẻ.

• Mẹo nhỏ: Sử dụng các biểu tượng nhỏ của mạng xã hội thay vì viết toàn bộ tên mạng xã hội, điều này giúp chữ ký của bạn trông gọn gàng hơn.

9. Kiểm tra thường xuyên và cập nhật khi cần thiết

Chữ ký email cần được kiểm tra và cập nhật thường xuyên, đặc biệt khi thông tin liên hệ hoặc chức vụ của bạn thay đổi.

• Mẹo nhỏ: Đặt lời nhắc định kỳ (mỗi 3-6 tháng) để kiểm tra lại chữ ký email của bạn và cập nhật nếu có thay đổi trong thông tin liên hệ hoặc chức vụ.

10. Không làm quá tải thông điệp với nhiều CTA (Call to Action)

Việc sử dụng lời kêu gọi hành động (CTA) trong chữ ký email có thể rất hữu ích để thu hút khách hàng vào trang web của bạn hoặc theo dõi trên mạng xã hội.

Tuy nhiên, không nên quá lạm dụng. Bạn nên chọn một hoặc hai CTA quan trọng nhất và tránh việc nhồi nhét quá nhiều yêu cầu trong chữ ký.

• Mẹo nhỏ: Nếu bạn muốn quảng bá nhiều chiến dịch khác nhau, hãy thay đổi CTA theo thời gian thay vì nhồi nhét tất cả vào cùng một chữ ký.

11. Thêm các yếu tố pháp lý nếu cần thiết

Một số công ty yêu cầu thêm các điều khoản pháp lý vào chữ ký email, đặc biệt là trong những ngành liên quan đến tài chính, bảo hiểm hoặc y tế. Điều này có thể là các tuyên bố bảo mật hoặc thông tin miễn trách nhiệm pháp lý.

• Mẹo nhỏ: Đặt các tuyên bố pháp lý dưới phần chữ ký chính và sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn để không làm rối mắt người nhận.

Ví dụ về mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Mẫu 1: Chữ ký cá nhân

XYZ Nguyễn
Chuyên viên Marketing
Công ty XYZ
Email: nguyenvana@example.com
Điện thoại: 0123456789
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana

Mẫu 2: Chữ ký doanh nghiệp

Nguyễn Văn B
Giám đốc Kinh doanh | Công ty ABC
0123456789 | nguyenvanb@abc.com
www.abc.com | 123 Đường ABC, Hà Nội
Theo dõi chúng tôi

Mẫu 3: Chữ ký với CTA

Nguyễn Văn C
Digital Marketer | Công ty DEF
nguyenvanc@def.com
www.def.com
Đăng ký nhận tin mới nhất từ chúng tôi!

Tính bảo mật trong chữ ký email

Bảo mật trong chữ ký email là một khía cạnh mà nhiều người thường bỏ qua.

Tuy nhiên, vì chữ ký email chứa thông tin cá nhân và công ty, nên việc đảm bảo rằng thông tin này được bảo vệ là rất quan trọng để tránh rủi ro về an ninh mạng.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn duy trì tính bảo mật trong chữ ký email:

Không công khai quá nhiều thông tin cá nhân

Chữ ký email nên cung cấp các thông tin cần thiết nhất như tên, chức vụ và địa chỉ email liên hệ chính thức.

Tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm như địa chỉ nhà riêng, hoặc các chi tiết có thể bị khai thác cho mục đích lừa đảo. Hạn chế việc tiết lộ những thông tin không cần thiết giúp giảm nguy cơ lộ thông tin cá nhân.

Sử dụng địa chỉ email bảo mật 

Nếu bạn đang đại diện cho một công ty hoặc tổ chức, hãy sử dụng địa chỉ email công ty thay vì email cá nhân.

Địa chỉ email bảo mật từ các nền tảng chuyên nghiệp như Zoho Mail, Gmail for Business, hay Outlook thường được mã hóa và bảo vệ mạnh mẽ hơn. Điều này giúp bảo vệ bạn khỏi các cuộc tấn công mạng hoặc email giả mạo (phishing).

Tùy chỉnh quyền hiển thị 

Một số nền tảng email cho phép bạn tùy chỉnh cách chữ ký email hiển thị cho từng đối tượng nhận email. Bạn có thể giới hạn hiển thị chữ ký email với các liên hệ bên ngoài hoặc không hiển thị chữ ký cho những email nhạy cảm, nhằm tăng cường bảo mật. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với thông tin quan trọng hoặc với đối tác chưa quen thuộc.

Tránh thêm quá nhiều liên kết bên ngoài 

Liên kết đến các trang mạng xã hội hoặc trang web có thể là điểm mạnh trong chiến lược marketing, nhưng nó cũng có thể trở thành lỗ hổng bảo mật. Các liên kết không an toàn có thể dẫn đến việc khách hàng bị lừa đảo hoặc bị tấn công phần mềm độc hại. Hãy đảm bảo rằng các liên kết trong chữ ký được kiểm tra kỹ và đến từ nguồn đáng tin cậy.

Sử dụng HTTPS cho liên kết 

Khi bạn thêm các liên kết trong chữ ký email, hãy đảm bảo rằng tất cả các liên kết đều sử dụng giao thức HTTPS để tăng tính bảo mật. HTTPS mã hóa dữ liệu truyền tải giữa trình duyệt và máy chủ, giúp bảo vệ người dùng khỏi các cuộc tấn công trung gian (man-in-the-middle).

Theo dõi bảo mật và quản lý tập trung 

Đối với các tổ chức lớn, có thể quản lý bảo mật của chữ ký email tập trung thông qua các công cụ chuyên nghiệp. Có thể kể đến Zoho Mail với tính năng quản lý tập trung cung cấp tính năng quản lý tập trung cho phép bộ phận IT giám sát và cập nhật chữ ký cho toàn bộ nhân viên, đảm bảo rằng tất cả thông tin chia sẻ đều đúng chuẩn và bảo mật.