ข้ามไปที่เมนูผลิตภัณฑ์
close
  • การขาย
    Press Space or Enter to display list of options
สำรวจผลิตภัณฑ์ทั้งหมด

การขาย

 
CRM

แปลงลีดและปิดการขายได้เร็วยิ่งขึ้น

CRM
 
Bigin

โซลูชันการจัดการไปป์ไลน์สำหรับทีมบริการลูกค้า

Bigin
 
Forms

สร้างแบบฟอร์มออนไลน์สำหรับทุกความต้องการทางธุรกิจ

Forms
 
SalesIQ

แอปแชทสดเพื่อดึงดูดและแปลงผู้เข้าชมเว็บไซต์

SalesIQ
 
Bookings

แอปจัดกำหนดการนัดหมายสำหรับการให้คำปรึกษากับลูกค้า

Bookings
 
Sign

แอปลายเซ็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจต่างๆ

Sign
 
ชุดแอปพลิเคชัน
CRM Plus

แพลตฟอร์มแบบครบวงจรเพื่อมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า

CRM Plus

การตลาด

 
Social

ซอฟต์แวร์จัดการโซเชียลมีเดียแบบครบวงจร.

Social
 
Campaigns

สร้าง ส่ง และติดตามแคมเปญอีเมลเป้าหมายที่กระตุ้นยอดขาย

Campaigns
 
Forms

สร้างแบบฟอร์มออนไลน์สำหรับทุกความต้องการทางธุรกิจ

Forms
 
Survey

ออกแบบแบบสำรวจเพื่อเข้าถึงและโต้ตอบกับผู้ชมของคุณ

Survey
 
Sites

ตัวสร้างเว็บไซต์ออนไลน์พร้อมตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย

Sites
 
PageSense

การเพิ่มประสิทธิภาพการแปลงเว็บไซต์และแพลตฟอร์มการปรับแต่ง

PageSense
 
Backstage

ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมแบบครบวงจร

Backstage
 
Marketing Automation

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางการตลาดแบบครบวงจร

Marketing Automation
 
SalesIQ

แอปแชทสดเพื่อดึงดูดและแปลงผู้เข้าชมเว็บไซต์

SalesIQ
 
Sign

แอปลายเซ็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจต่างๆ

Sign
 
ชุดแอปพลิเคชัน
Marketing Plus

แพลตฟอร์มการตลาดแบบรวมศูนย์สำหรับทีมการตลาด

Marketing Plus

การค้าและ POS

 
Commerce

ทแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเพื่อจัดการและทำการตลาดร้านค้าออนไลน์ของคุณ

Commerce

การสนับสนุนลูกค้า

 
Desk

ซอฟต์แวร์แหล่งความช่วยเหลือเพื่อมอบการสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

Desk
 
Assist

การสนับสนุนระยะไกลและซอฟต์แวร์การเข้าถึงระยะไกลโดยไม่ต้องอยู่หน้าเครื่อง

Assist
 
Lens

ซอฟต์แวร์ความช่วยเหลือแบบทางไกลแบบโต้ตอบได้พร้อม Augmented Reality

Lens
 
SalesIQ

แอปแชทสดเพื่อดึงดูดและแปลงผู้เข้าชมเว็บไซต์

SalesIQ
 
Bookings

แอปจัดกำหนดการนัดหมายสำหรับการให้คำปรึกษากับลูกค้า

Bookings

การเงิน

 
Sign

แอปลายเซ็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจต่างๆ

Sign
 
Commerce

ทแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเพื่อจัดการและทำการตลาดร้านค้าออนไลน์ของคุณ

Commerce

อีเมลและการร่วมมือ

 
Mail

บริการอีเมลที่ปลอดภัยสำหรับทีมงานทุกขนาด

Mail
 
Meeting

จัดสัมมนาทางเว็บและจัดการประชุมอย่างปลอดภัย

Meeting
 
Writer

ตัวประมวลผลคำสำหรับการเขียนและการอภิปรายที่ได้รับการมุ่งเน้นโดยเฉพาะ

Writer
 
Sheet

ซอฟต์แวร์สเปรดชีตสำหรับทีมที่ทำงานร่วมกัน

Sheet
 
Show

สร้าง แก้ไข และแชร์สไลด์ด้วยแอปนำเสนอที่สวยงาม

Show
 
Notebook

แหล่งความรู้อันงดงามที่จัดเก็บบันทึกย่อทั้งหมดไว้

Notebook
 
Cliq

เชื่อมต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

Cliq
 
Connect

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของทีมที่นำผู้คนมารวมกัน

Connect
 
Bookings

แอปจัดกำหนดการนัดหมายสำหรับการให้คำปรึกษากับลูกค้า

Bookings
 
WorkDrive

การจัดการไฟล์แบบออนไลน์สำหรับทีม

WorkDrive
 
Sign

แอปลายเซ็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจต่างๆ

Sign
 
Office Integrator

ตัวแก้ไขเอกสารในตัวสำหรับ Web App

Office Integrator
 
Calendar

ปฏิทินธุรกิจออนไลน์เพื่อการจัดการเหตุการณ์และกำหนดการนัดหมาย

Calendar
 
Learn

แพลตฟอร์มการจัดการความรู้และการเรียนรู้

Learn
 
ชุดแอปพลิเคชัน
Workplace

ชุดแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันของทีม

Workplace

ทรัพยากรบุคคล

 
People

จัดระเบียบ สร้างระบบอัตโนมัติ และลดความยุ่งยากของงาน HR

People
 
Recruit

แพลตฟอร์มการสรรหาบุคลากรที่ใช้งานง่าย สร้างขึ้นเพื่อโซลูชันการจ้างงาน

Recruit
 
Workerly

จัดการการจัดหาพนักงานชั่วคราวด้วยโซลูชันการจัดตารางเวลาของพนักงาน

Workerly
 
Sign

แอปลายเซ็นดิจิทัลสำหรับธุรกิจต่างๆ

Sign
 
ชุดแอปพลิเคชัน
People Plus

แพลตฟอร์มด้านทรัพยากรบุคคลที่ครอบคลุมเพื่อประสบการณ์ของพนักงานที่ราบรื่น

People Plus

การจัดการความปลอดภัยและไอที

 
Creator

สร้างแอปที่ปรับแต่งเองเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น

Creator
 
Vault

ผู้จัดการรหัสผ่านออนไลน์สำหรับทีม

Vault
 
Lens

ซอฟต์แวร์ความช่วยเหลือแบบทางไกลแบบโต้ตอบได้พร้อม Augmented Reality

Lens
 
Assist

การสนับสนุนระยะไกลและซอฟต์แวร์การเข้าถึงระยะไกลโดยไม่ต้องอยู่หน้าเครื่อง

Assist

BI และการวิเคราะห์

 
Analytics

แพลตฟอร์ม BI และการวิเคราะห์แบบบริการตนเองที่ทันสมัย

Analytics
 
Embedded BI

การวิเคราะห์แบบฝังตัวและโซลูชัน BI ไวท์เลเบลที่ปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ

Embedded BI
 
DataPrep

บริการเตรียมข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลของคุณ

DataPrep

การจัดการโครงการ

 
Projects

จัดการ ติดตาม และทำงานร่วมกันในโครงการกับทีมต่างๆ

Projects
 
Sprints

เครื่องมือการวางแผนและการติดตามสำหรับทีม Scrum

Sprints
 
BugTracker

ซอฟต์แวร์การติดตามข้อผิดพลาดอัตโนมัติสำหรับการจัดการข้อผิดพลาด

BugTracker

แพลตฟอร์มผู้พัฒนา

 
Creator

สร้างแอปที่ปรับแต่งเองเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้น

Creator
 
Flow

ปรับให้เวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติโดยการสร้างการผสานรวมอัจฉริยะ

Flow
 
Office Integrator

ตัวแก้ไขเอกสารในตัวสำหรับ Web App

Office Integrator
 
Embedded BI

การวิเคราะห์แบบฝังตัวและโซลูชัน BI ไวท์เลเบลที่ปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ

Embedded BI
 
DataPrep

บริการเตรียมข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลของคุณ

DataPrep
 
CRM Plus

แพลตฟอร์มแบบครบวงจรเพื่อมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า

ดลองตอนนี้
CRM Plus
 
People Plus

แพลตฟอร์มด้านทรัพยากรบุคคลที่ครอบคลุมเพื่อประสบการณ์ของพนักงานที่ราบรื่น

ดลองตอนนี้
People Plus
 
Workplace

ชุดแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันของทีม

ดลองตอนนี้
Workplace
 
Marketing Plus

แพลตฟอร์มการตลาดแบบรวมศูนย์สำหรับทีมการตลาด

ดลองตอนนี้
Marketing Plus
 
ชุดแบบครบวงจร

Zoho One

ระบบปฏิบัติการสำหรับธุรกิจ

ดำเนินธุรกิจทั้งหมดของคุณบน Zoho ด้วยซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์แบบครบวงจรของเรา ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณลดระเบียบที่วุ่นวายระหว่างแผนก และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

ลองใช้ ZOHO ONE
Zoho One
Zoho Marketplace

ด้วยส่วนขยายที่มีให้เลือกใช้กว่า 2,000 รายการในมากกว่า 40 หมวดหมู่ คุณสามารถเชื่อมต่อเครื่องมือธุรกิจที่คุณชื่นชอบเข้ากับผลิตภัณฑ์ Zoho ที่คุณใช้อยู่ได้ทันที

ดูรายละเอียด MARKETPLACE
Marketplace
ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

เครื่องมือวางแผนโครงการ

เครื่องมือวางแผนโครงการเป็นแพลตฟอร์มที่ให้คุณแสดงภาพและวางแผนโครงการของคุณแบบออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย โดยจะจำลองทุกแง่มุมของแผนโครงการของคุณ ตั้งแต่คำอธิบายเกี่ยวกับโครงการและโครงสร้างแยกย่อยงานไปจนถึงการลงทะเบียนความเสี่ยงและปฏิทินทรัพยากร

แผนโครงการคืออะไร

แผนโครงการเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นคู่มือสำหรับผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม คู่ค้า ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ และเป็นหลักสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนทำงานร่วมกันโดยมีวัตถุประสงค์เดียวกัน แผนโครงการจะบันทึกทุกรายละเอียดของโครงการของคุณเพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่นและสามารถควบคุมได้ในกรณีที่มีการเบี่ยงเบนใดๆ

การวางแผนโครงการคืออะไร

การวางแผนโครงการเป็นระยะที่สองในวงจรการทำโครงการ โดยจะระบุรายละเอียดโครงการทั้งหมด รวมถึงกำหนดการ งบประมาณ เหตุการณ์สำคัญ ความเสี่ยง ทรัพยากร ขอบเขต สิ่งที่ส่งมอบ และกำหนดเวลา

ทำไมแผนโครงการถึงมีความสำคัญ

ด้วยแผนที่ออกแบบมาเป็นอย่างดี สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะรับทราบถึงข้อมูลทุกอย่างที่จะทำให้โครงการประสบความสำเร็จ คุณภาพจะได้รับการควบคุม งานที่สำคัญได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว และปัญหาคอขวดจะถูกพบตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้คุณสามารถส่งมอบโครงการที่มีคุณภาพสูงสุด

องค์ประกอบของแผนโครงการมีอะไรบ้าง

ในฐานะผู้จัดการโครงการ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการให้โครงการของคุณหยุดชะงักเนื่องจากการวางแผนที่ไม่มีประสิทธิภาพ การวางแผนล่วงหน้าให้ดีนั้นเป็นสิ่งที่ควรทำเสมอ และควรเตรียมองค์ประกอบการวางแผนทั้งหมดให้เรียบร้อย เพื่อช่วยให้ตัวคุณเองและทีมของคุณพ้นจากปัญหาในการดำเนินโครงการที่ไม่มั่นคง ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบหลักที่แผนโครงการต้องมี:

  • ไทม์ไลน์

    ไทม์ไลน์ ซึ่งสามารถกำหนดขึ้นมาได้หลังจากปรึกษากับผู้มีส่วนได้เสีย จะประกอบด้วยกำหนดเวลาในการส่งมอบโครงการ การวางแผนหลักเป้าหมายไปพร้อมกันช่วยให้มั่นใจในการติดตามการเดินทางของโครงการและประสิทธิภาพในการทำงานของทีมอย่างเหมาะสม

  • เป้าหมายและวัตถุประสงค์

    ทีมจะปฏิบัติงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขามีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น วัตถุประสงค์ควรเป็นไปได้จริงและสามารถวัดผลได้เพื่อการส่งมอบที่มีคุณภาพดีเยี่ยมและผลิตได้อย่างรวดเร็ว

  • ขอบเขต

    จะต้องมีการกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และระยะเวลาที่ชัดเจนเพื่อที่จะสามารถกำหนดขอบเขตของโครงการ

  • งบประมาณ

    ทุกโครงการจะต้องดำเนินภายในงบประมาณที่กำหนดไว้ จำไว้ว่าโครงการต่างๆ มีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน แต่ขั้นตอนการประเมินทุนมนุษย์ ภาพรวม และทรัพยากรยังคงเหมือนเดิมสำหรับโครงการใดๆ

  • การสื่อสาร

    งานจะเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วเมื่อทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับแจ้งข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความเกิดขึ้นของโครงการ และเมื่อทีมมาประชุมเป็นประจำ การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอช่วยลดการแยกส่วนกันของฝ่ายต่างๆ ลดช่องว่างมากมาย และทำให้ทีมรับทราบข้อมูลเหมือนกัน

  • การประเมินคุณภาพ

    กำหนดหลักเกณฑ์ด้านคุณภาพที่ทีมของคุณต้องปฏิบัติตาม และผลลัพธ์ของโครงการที่ยอดเยี่ยมของคุณจะพิสูจน์ให้เห็นเอง

  • ความเสี่ยง

    ทำงานร่วมกับทีมและผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ เพื่อทำความเข้าใจความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งคุณอาจพบในขณะที่ทำโครงการของคุณ

วิธีการเขียนแผนโครงการ

หมดยุคที่คุณต้องการปากกาและกระดาษเพื่อร่างแผนของคุณแล้ว วันนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือวางแผนโครงการแบบออนไลน์ได้ โดยมีวิธีการทำงานดังนี้:

01. สร้างโครงสร้างแยกย่อยงานของคุณ

เมื่อกำหนดขอบเขตแล้ว คุณจะต้องแบ่งขอบเขตของงานออกเป็นส่วนที่สามารถจัดการได้ ในเครื่องมือวางแผนโครงการ คุณสามารถบันทึกและติดตามขั้นตอนเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างหลักเป้าหมาย งานแต่ละงาน และงานย่อยทั้งหมดได้ในไม่กี่นาที

แบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนๆ โดยใช้แผนโครงการที่มีประสิทธิภาพ

02. จัดกำหนดเวลาโครงการโดยใช้แผนภูมิแกนต์

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดกำหนดการไทม์ไลน์ของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาความเชื่อมโยงระหว่างงานต่างๆ ด้วย แผนภูมิแกนต์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ โดยจะช่วยในการจัดกำหนดเวลางาน ตั้งค่าความเชื่อมโยง วิเคราะห์เส้นทางวิกฤต และกำหนดเส้นฐานเพื่อเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริง

สร้างแผนโครงการตอนนี้ด้วยแผนภูมิแกนต์ของเรา

03. จัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม

คราวนี้ถึงเวลาที่เราจะเตรียมความพร้อมทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอื่นๆ แล้ว การจัดสรรงานให้กับบุคคลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ โดยการพิจารณาทักษะและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของทีม ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการจะวิเคราะห์ปริมาณงานของผู้ใช้แต่ละคนเพื่อการจัดสรรงานที่เหมาะสมที่สุด

การจัดสรรทรัพยากรทำได้โดยตรงด้วยเครื่องมือวางแผนโครงการแบบออนไลน์

04. กำหนดงบประมาณที่วางแผนไว้

งบประมาณเริ่มต้นสำหรับรายการงานของคุณมีความสำคัญในการวางแผนโครงการทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ จัดทำงบประมาณที่วางแผนไว้เพื่อเปรียบเทียบกับการใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายจริง กำหนดขีดจำกัดสำหรับงบประมาณ และติดตามการใช้จ่ายของคุณอย่างใกล้ชิดโดยใช้การคาดการณ์งบประมาณ, EVM และรายงานค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้เทียบกับค่าใช้จ่ายจริง

จัดสรรงบประมาณได้ดีด้วยแผนโครงการที่ดี

05. แผนสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของเครื่องมือเสมือนคือฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบโต้ตอบที่หลากหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการถ่ายทอดข้อมูลและความรู้ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทุกรายโดยการวางแผนการอัปเดตสถานะ การโทร และการประชุมเสมือนเป็นประจำ ฟอรัมและฟีดยังช่วยให้แน่ใจว่าการสนทนานั้นเกิดขึ้นแบบออร์แกนิก

การวางแผนโครงการควบคู่ไปกับการสื่อสารที่ดี

ห้าระยะของการทำโครงการมีอะไรบ้าง

การเริ่มโครงการ การหลบหลีกการหยุดชะงัก และการนำโครงการไปสู่จุดสิ้นสุดของการเดินทางนั้นจำเป็นต้องมีโครงสร้าง และการแบ่งโครงสร้างออกเป็นระยะ ๆ ก็สามารถช่วยได้ ห้าระยะหลักของโครงการประกอบด้วย:

1) การเริ่มต้น

ระยะนี้เป็นจุดเริ่มต้นของโครงการ ซึ่งกำหนดโดยเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และระยะเวลาของโครงการแบบคร่าวๆ ทีมใช้ขั้นตอนนี้เพื่อสร้างวัตถุประสงค์โดยรวมของโครงการ รวมถึงมูลค่าทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังเป็นเวลาพิสูจน์ว่าผลลัพธ์สุดท้ายนั้นเป็นไปได้ เนื่องจากช่วยให้ได้รับการอนุมัติโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

3) การตรวจสอบและการควบคุม

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากมีงานหลายอย่างรออยู่ และการตรวจสอบกระบวนการทำงานบ่อยๆ จะช่วยได้มาก โดยทั่วไป ระยะนี้จะควบคู่ไปกับระยะการดำเนินการ และทีมยังคงต้องติดตามรายการงานเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบนั้นตรงกับเป้าหมายของโครงการ ตัวชี้วัดโครงการหลัก (KPI) และปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ (CSF) ใช้ในการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น วัดความคืบหน้า และรองรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ มีการตรวจสอบบ่อยครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน และสามารถขจัดปัญหาใดๆ ก็ตามที่เกิดขึ้นได้

2) การวางแผน

ลำดับถัดไปคือการวางแผน โดยทีมจะกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน ประมาณการงบประมาณ จัดหาทรัพยากร และสร้างไทม์ไลน์ที่เป็นรูปธรรม ผู้จัดการโครงการจะมอบหมายงานเฉพาะและวันครบกำหนดให้กับสมาชิกในทีม และความรับผิดชอบส่วนบุคคลจะกลายเป็นที่ต้องมุ่งเน้นเป็นหลัก การสื่อสารที่ดีในการประชุมเป็นกุญแจสำคัญในการแลกเปลี่ยนไอเดีย เช่น เมื่อพูดถึงอุปกรณ์ ช่วงเวลา งบประมาณ และสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบงานแต่ละงาน

4) การดำเนินการ

ในระยะนี้ ทีมจะใช้ข้อมูลที่รวบรวมระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นและการวางแผนเพื่อดำเนินการให้โครงการเสร็จสิ้น มีการประชุมบ่อยครั้ง สมาชิกในทีมทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย และผู้จัดการโครงการคอยดูแลขั้นตอนการทำงาน

5) ปิดโครงการ

เพื่อเป็นการแสดงถึงการสิ้นสุดของโครงการ ระยะนี้มีการลงนามในสัญญา การปล่อยผลิตภัณฑ์ และการส่งมอบที่เสร็จสมบูรณ์ ทีมงานจัดการประชุมย้อนหลังเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ไปได้ด้วยดีและสิ่งที่อาจปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ เพื่อขยายความสามารถในการผลิตและเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการในอนาคต

ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการคืออะไร

ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการจะช่วยผู้จัดการโครงการในการดำเนินโครงการให้ไปถึงจุดหมายปลายทาง โดยไม่มีความวุ่นวายใดๆ ในระหว่างทาง ด้วยฟีเจอร์ที่ใช้งานง่ายเป็นจำนวนมาก เช่น แดชบอร์ด วิดเจ็ต แผนภูมิแกนต์ และรายงาน ซอฟต์แวร์นี้จึงช่วยสรุปสถานภาพโดยรวมของโครงการ พร้อมด้วยการติดตามรายการงานโดยละเอียด

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการออนไลน์

  • การติดตามโครงการ

    ติดตามสถานะโครงการโดยใช้เครื่องมือวางแผนโครงการออนไลน์เพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถรายงานต่อฝ่ายบริหารได้ทันเวลา

  • การจัดการขอบเขต

    ทำให้มั่นใจถึงความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าใครทำอะไร ตอนไหน และมากเท่าไร

  • การจัดการกำหนดเวลา

    จัดทำกำหนดเวลาที่เหมาะสม รับประกันขั้นตอนการทำงานที่ไม่หยุดชะงัก และดำเนินโครงการให้เสร็จทันเวลา

  • การจัดสรรทรัพยากร

    มอบหมายงานอย่างรวดเร็ว จัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสม และกำหนดความรับผิดชอบ

  • การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

    ขจัดความจำเป็นในการจดจำงานทั้งหมดและตั้งการเตือนที่ทันท่วงทีเพื่อประสิทธิผลที่ดียิ่งขึ้น

  • การประกันคุณภาพ

    รวมงานทั้งหมดเพื่อให้มั่นใจว่าคุณได้ส่งมอบโครงการคุณภาพให้กับลูกค้าของคุณด้วยต้นทุนที่ลดลง

ฟีเจอร์หลักของซอฟต์แวร์วางแผนโครงการ

  • กำหนดเส้นฐานของโครงการ

    ประสิทธิภาพของโครงการทั้งหมดวัดผลเทียบกับสามจุดเริ่มต้นของโครงการ เช่น ขอบเขต กำหนดเวลา และต้นทุน ซึ่งเป็นรากฐานและใช้เพื่อกำหนดว่าโครงการดำเนินไปตามที่วางแผนหรือไม่ระหว่างดำเนินโครงการ

  • พัฒนาขอบเขตของโครงการ

    เป็นที่โต้แย้งกันว่าคำอธิบายขอบเขตเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในแผนโครงการและต้องมีความต้องการทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ ขอบเขต และประโยชน์ของการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ซึ่งสามารถใช้เป็นเหมือนสัญญาระหว่างผู้จัดการโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเท่านั้น

  • กำหนดเส้นฐานโครงการ

    เมื่อผลงานโครงการได้รับการยืนยันในข้อความขอบเขต จะต้องมีการพัฒนาโครงสร้างรายการงานย่อย (WBS) ของผลลัพธ์ทั้งหมด ขอบเขตประกอบด้วยผลลัพธ์ทั้งหมดที่ต้องผลิตในโครงการ และต้องระบุงานทั้งหมดที่ต้องทำ

  • จัดการทรัพยากรสำหรับโครงการ

    ขั้นตอนต่อไปของกระบวนการวางแผนโครงการของคุณคือการแบ่งงบประมาณและทรัพยากรอื่นๆ ของโครงการ นอกจากนี้ยังรวมถึงการจัดสรรงานให้กับสมาชิกในทีมทุกคนอย่างเหมาะสม เพื่อไม่ให้ใครทำงานหนักเกินไปหรือน้อยเกินไป ขั้นตอนนี้ทำงานร่วมกับการกำหนดเวลาโครงการ และทั้งสองขั้นตอนอาจมีอิทธิพลต่อกันและกัน

  • สื่อสารถึงแผนโครงการ

    ส่วนสำคัญของการวางแผนโครงการคือ แผนการสื่อสาร แผนการสื่อสารต้องระบุว่า บุคคลใดในโครงการต้องการรายงานใดในโครงการและบ่อยแค่ไหน จะแจ้งปัญหาอย่างไร ใครจะแก้ไขปัญหา ข้อมูลโครงการจะถูกจัดเก็บเมื่อใด ที่ไหนและในรูปแบบใด และใครสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้บ้าง

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ

ทุกโครงการไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ต่างก็ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทุกธุรกิจ แต่ขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการยังคงเหมือนเดิม ต่อไปนี้คือเจ็ดขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามขณะวางแผนโครงการ:

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ
  • ดึงขอบเขตออกมา

    ขอบเขตของโครงการจะให้ภาพรวมแก่ทีมและธุรกิจของคุณโดยรวม เนื่องจากจะกำหนดแผนการดำเนินการของคุณ โดยคำนึงถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการที่คุณได้กำหนดไว้ คุณสามารถใช้คำสั่งหรือเอกสารเกี่ยวกับขอบเขต เพื่อที่คุณจะได้มีสิ่งที่ต้องดำเนินการในกรณีที่โครงการไม่เป็นไปตามแผนเดิม ขอบเขตของโครงการยังช่วยแยกแยะองค์ประกอบที่ไม่จำเป็น และรับประกันเวลาที่จะไปสู่การสร้างสิ่งที่มีคุณค่า

  • ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

    เป้าหมายคือผลลัพธ์ที่สามารถบรรลุได้ ในขณะที่วัตถุประสงค์คือการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ทั้งสองอย่างนี้เป็นรากฐานของโครงการ หากกำหนดไว้ถูกต้อง ก็จะสามารถยกระดับโครงการให้สูงขึ้นได้ แต่ถ้าไม่ ก็อาจทำให้โครงการพังทลายลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทราบถึงเป้าหมาย เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าควรคาดหวังอะไร และต้องทำอย่างไรจึงจะไปถึงจุดนั้นได้เร็วที่สุด

  • เชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้เสียของคุณ

    เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณควรปรึกษาผู้มีส่วนได้เสียที่เหมาะสม ซึ่งหมายถึงการประชุมกับผู้ที่รับผิดชอบในทุกสิ่งที่โครงการเกี่ยวข้อง ตั้งแต่การเริ่มต้นและการวางแผน ไปจนถึงการดำเนินการ รวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญที่หลากหลาย เนื่องจากมุมมองที่แตกต่างกันมีส่วนช่วยในการขัดเกลาโครงการและขับเคลื่อนโครงการไปสู่ความสำเร็จ

  • รวบพลและมอบหมายงาน

    เมื่อคุณมีทีมของคุณพร้อมที่จะเริ่มงาน สิ่งที่เหลือก็คือการมอบหมายงาน โดยคำนึงถึงปริมาณงานปัจจุบันของทีม วิธีการทำงาน และชุดทักษะ กำหนดเวลาการประชุมและระดมความคิดใหม่ๆ เพื่อดูว่าอะไรที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและสไตล์การทำงานของทีม เมื่อผ่านระยะนี้ได้แล้ว จะมีความชัดเจนมากขึ้นว่ามีอะไรเป็นเดิมพันและอะไรสามารถเก็บไว้ทำภายหลังได้

  • ตั้งงบประมาณ เตรียมทรัพยากรให้พร้อม

    งานทุกงานต้องการชุดทรัพยากรที่ต้องจัดหา ณ เวลาที่เริ่มโครงการ ซึ่งจำเป็นต้องมีการประมาณการงบประมาณโครงการที่เหมาะสม ซึ่งสามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรทั้งหมด สมาชิกในทีม อุปกรณ์ เอกสารในการฝึกอบรม และรายการเบ็ดเตล็ดอื่นๆ เป็นทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่างานคืออะไร ผู้ที่เกี่ยวข้องมีทักษะที่จำเป็นหรือไม่ โดเมนคืออะไร ต้นทุนทรัพยากรจำนวนมาก และไม่ว่าคุณจะต้องการผู้รับเหมาที่มีใบอนุญาตในการจัดหางานให้กับคุณหรือไม่

  • รู้ความเสี่ยงของคุณ

    โครงการทุกประเภทมักจะพบกับความเสี่ยง ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการรักษาบันทึกความเสี่ยงจึงอาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณเปรียบเทียบความเป็นไปได้ต่างๆ และทดสอบความสามารถในการรองรับความเสี่ยงของโครงการ บันทึกความเสี่ยงคือเอกสารที่ระบุความเสี่ยงที่สามารถคาดการณ์ได้ ซึ่งเชื่อมโยงกับแนวทางปฏิบัติของแต่ละรายการ การติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่องและการศึกษารายงานโครงการเชิงวิเคราะห์ก็สามารถช่วยคุณได้ เนื่องจากคุณสามารถรับรู้ถึงความเสี่ยงและข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นภัยคุกคาม

  • สื่อสารตั้งแต่ต้นจนจบ

    การโทรตามกำหนดเวลา การอัปเดตผ่านช่องทางสื่อสารต่างๆ บ่อยครั้ง และการประชุมรายสัปดาห์ควรเป็นบรรทัดฐานสำหรับการสื่อสารที่ราบรื่น นอกจากนี้ยังเป็นการพบปะที่เกิดขึ้นตามทางเดิน งานเร่งด่วนที่กินเวลานานหลายชั่วโมง หรือยูเรก้า โมเมนต์ที่คุณแบ่งปันผ่านช่องทางเครือข่ายที่สามารถทำให้กลายเป็นสิ่งมหัศจรรย์และยกระดับโครงการให้สูงขึ้นได้ ไม่ว่าคุณจะทำอะไร ก็ให้ทุกคนทราบข้อมูลอยู่เสมอ

วิธีสร้างแผนโครงการด้วย Zoho Projects

เปลี่ยนโครงการของคุณให้กลายเป็นเรื่องราวความสำเร็จด้วยแผนงานที่มีประสิทธิภาพที่สร้างสรรค์โดย Zoho Projects ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเริ่มต้น:

  • สร้างโครงการใหม่หรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่

    หากคุณกำลังสร้างโครงการใหม่ คุณสามารถกรอกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด กำหนดเจ้าของ เปิดใช้งานกำหนดเวลาที่เข้มงวด เพิ่มคำอธิบาย เชื่อมโยงทีม สลับแท็บที่ต้องการ และทำให้เป็นโครงการส่วนตัวหรือสาธารณะ ด้วยเทมเพลตโครงการ คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายละเอียดที่กรอกไว้ล่วงหน้า หรือใช้เทมเพลตที่เลือกเลยก็ได้

  • เปิดใช้งานงบประมาณ

    เมื่อคุณเปิดใช้งานงบประมาณจากการตั้งค่า คุณจะสามารถวางแผนงบประมาณ ติดตาม เรียกเก็บเงินลูกค้า และรับทรัพยากรที่จำเป็นได้

  • งานและผู้รับมอบหมายงาน

    หลังจากเริ่มโครงการของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างรายการงานงานและงานย่อย และมอบหมายงานให้เจ้าของงานแต่ละคนได้ คุณยังสามารถสร้างหลักเป้าหมายที่จะทำให้โครงการของคุณมีความคืบหน้ามากขึ้นหากคุณอยู่ในภาวะลำบาก สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าคุณอยู่ที่จุดไหน และต้องทำอะไรให้สำเร็จเพื่อกลับมาสู่เส้นทางที่วางแผนไว้ ให้ทีมของคุณบันทึกชั่วโมงในไทม์ชีท เพื่อดูว่าใครทำงานอะไรและใช้เวลานานแค่ไหน

  • รายงาน

    วิเคราะห์ประสิทธิภาพของทีมและหลักสูตรของโครงการด้วยรายงานแบบกำหนดเองและรายงานล่วงหน้า เช่น ไทม์ชีท ปัญหา งาน และรายงานโครงการ คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากทีมของคุณ และปรับแต่งโครงการของคุณได้หากจำเป็น

  • แผนภูมิแกนต์

    ดำเนินการตามแผนด้วยแผนภูมิแกนต์ของเรา ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบถึงกำหนดเวลา งานที่สำคัญและไม่สำคัญ การเบี่ยงเบน และการล่าช้าทุกประเภท การปรับเปลี่ยนระยะเวลาของงานกลายเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณเห็นภาพรายการงานของคุณในรูปแบบที่สวยงามน่าพึงพอใจ ให้คุณมีแผนโครงการของคุณเอง

เทมเพลตการวางแผนโครงการอย่างง่าย

เทมเพลตสามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในการวางแผนโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากองค์กรของคุณทำงานซ้ำๆ ในโครงการที่คล้ายกัน ใน Zoho Projects เรามีเทมเพลตการเริ่มต้นใช้งานเพื่อให้คุณแก้ไขและสร้างโครงการของคุณเอง รวมถึงเทมเพลตเฉพาะอุตสาหกรรมสำหรับการก่อสร้าง การพัฒนาซอฟต์แวร์ การผลิตรถยนต์ และอื่นๆ เพื่อทำให้กระบวนการวางแผนโครงการของคุณง่ายขึ้น

นอกจากนี้ เรายังเชื่อในการสร้างเครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มผลิตผลของคุณ ใน Zoho Projects คุณสามารถสร้างแผนโครงการตั้งแต่เริ่มต้นเพียงครั้งเดียว และบันทึกเป็นเทมเพลตเพื่อนำมาใช้ซ้ำได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นเทมเพลตแยกย่อยงานแบบง่ายๆ หรือรายละเอียดค่าใช้จ่าย ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับคุณ! อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตโครงการ