O que é um software de gerenciamento de documentos no gerenciamento de projetos?
Quando se trata de gerenciamento de projetos, o software de gerenciamento de documentos ajuda no armazenamento, rastreamento, compartilhamento e gerenciamento de arquivos de texto eletrônicos, PDFs, imagens, planilhas, áudio, e vídeo. Esses documentos estão disponíveis para usuários com acesso ao projeto.
Qual é a necessidade de um sistema de gerenciamento de documentos de projeto?
Com o modelo de trabalho híbrido ganhando mais importância na maioria dos setores, o gerenciamento e a colaboração em documentos tornaram-se uma necessidade. Sejam híbridas ou remotas, equipes precisam de acesso às versões mais recentes dos documentos. Um local central para todos os documentos permite aprovações rápidas. Para empresas com inúmeros processos e departamentos variados, a classificação de documentos por categoria elimina a confusão e as visitas de vários usuários. Cada visita a um documento cria um registro de auditoria, que pode ser usado posteriormente para fins de auditoria.
Anotar, comentar ou revisar documentos em conjunto traz uma sensação de colaboração e cooperação ativa dentro da equipe, o que é possível com um bom sistema de gerenciamento de documentos. Além disso, quaisquer alterações podem ser rastreadas e executadas prontamente, sem nenhum incômodo, mantendo todos informados.
Como escolher o software de gerenciamento de documentos
Todas as empresas têm várias necessidades. Considere suas metas de curto e longo prazo e crie uma lista de todos os desafios que gostaria que o software abordasse. Reúna insights da sua equipe também. Assim que tiver suas opções de software, opte por uma demonstração do produto para cada um. Você também pode fazer com que os membros da equipe avaliem algumas ferramentas pré-selecionadas para facilitar o trabalho. Amplie todos os prós e contras; lembre-se de que qualquer fornecedor que escolher precisa oferecer o melhor custo-benefício, portanto, reserve seu tempo até que esteja confiante e tenha escolhido dois ou três concorrentes. Um bom software de gerenciamento de documentos deve ter uma interface de usuário intuitiva, integrações perfeitas com todos os seus aplicativos favoritos, protocolos robustos de segurança e proteção de dados, recursos adequados de armazenamento, permissões de usuário personalizáveis e recursos colaborativos. Em seguida, faça pesquisas sobre seu fornecedor em potencial. O que os sites de avaliação têm a dizer? Há quantos anos o fornecedor existe? Quais são os preços e planos disponíveis? Entre em contato com a equipe de suporte da empresa e avalie sua qualidade de serviço e conhecimento do produto.
Vantagens de usar um software de gerenciamento de projeto
Levante seu polegar verde
Dê adeus às intermináveis folhas de papel, pastas físicas, armários, fechaduras e aos custos que os acompanham. Aqui, a sustentabilidade leva a melhor. A digitalização de seus documentos simplifica o acesso de equipes remotas aos dados do projeto em notebooks e dispositivos móveis.
Proteja seus documentos
Seja granizo, incêndio ou tempestade, o software de gerenciamento de documentos de projeto protege todos os seus documentos. Com seus recursos de backup e recuperação, seus documentos estão seguros e salvos, portanto, nem é preciso se preocupar com a perda de dados cruciais.
Levante a cabeça, olhe para cima
Pesquise e acesse arquivos facilmente inserindo uma palavra-chave ou tags vinculadas aos documentos. Isso significa que é possível encontrar documentos associados a qualquer projeto ou tarefa, sem ter que esperar que alguém os envie.
Permaneça sempre na mesma página e na mesma versão
Elimine a confusão e os dados desorganizados. mantendo-se informado, acompanhando todas as alterações, edições de última hora e trilhas de auditoria para permanecer na direção certa.
Tudo o que você pode proteger
Uma boa solução de software de gerenciamento de documentos de projeto oferece segurança indispensável, mantendo um registro de todas as atividades de documentos e restringindo as permissões do usuário em documentos confidenciais.
Seja amigo de todos os seus aplicativos
Garanta uma produtividade máxima e fluxos de trabalho sem sobressaltos, integrando seu software de sistema de gerenciamento de documentos com seus aplicativos existentes.
Por que o Zoho Projects é o melhor software de gerenciamento de tarefas?
Desde armazenamento central e pesquisa fácil até segurança inflexível, o Zoho Projects faz tudo isso e muito mais.
Gerencie arquivos em um único local
Documentos, clipes de vídeo, gráficos, planilhas, relatórios: um projeto mediano consiste em centenas de arquivos diferentes, muitas vezes em dezenas de computadores diferentes. Com o Zoho Projects, todos os arquivos são armazenados e organizados centralmente, de modo que cada membro da equipe fique sempre informado.
Compartilhe arquivos em qualquer lugar
Compartilhe arquivos com sua equipe a partir de um único local. Também é possível associar arquivos a tarefas e organizá-las em pastas hierárquicas, que refletem a estrutura e o fluxo de trabalho. Obtenha controle total com muita simplicidade.
Monitore as versões dos arquivos
O Zoho Projects automatiza os principais processos de documentos, como rastreamento de revisão, controle de acesso e pesquisa e recuperação. Todas as alterações são apresentadas com notas, datas e informações sobre o autor. Assim, todos sempre estarão trabalhando com a versão mais recente e mais precisa de cada arquivo.
Encontre arquivos facilmente
A potente ferramenta de pesquisa do Zoho Projects permite localizar facilmente os seus documentos nos projetos. Pesquise arquivos usando palavras no título ou no conteúdo e exiba os resultados instantaneamente.
Integração com o Zoho Workdrive
Por meio da integração com o Zoho Workdrive, usuários podem criar e organizar pastas de equipe e, assim, colaborar com outras equipes de forma mais eficiente. Você também pode atribuir diferentes funções a membros das pastas de equipe com permissões de acesso específicas.