Como escolher um endereço de e-mail comercial

O que é um endereço de e-mail comercial?

Com tantas atividades acontecendo online, todos nós temos uma conta de e-mail pessoal, que utilizamos para diversos tipos de comunicaçãoAlém disso, o endereço de e-mail se tornou nossa identidade on-line e uma base para todos os serviços pessoais e profissionais que usamos. Portanto, é essencial que tenhamos contas de e-mail diferentes ou, no mínimoa, endereços de e-mail diferentes para fins de comunicação pessoal e profissional. Nosso endereço de e-mail comercial deve ser usado somente para comunicações de negócios e relacionamentos profissionais.

Um endereço de e-mail comercial é aquele que você usa principalmente para se comunicar com seus associados, colegas, clientes e parceiros. O endereço de e-mail comercial será um e-mail profissional só se ele incluir o domínio personalizado que você registrou para sua empresa. Um endereço de e-mail comercial é o endereço de e-mail usado para comunicações comerciais baseadas no seu domínio personalizado. Em outras palavras, um endereço de e-mail profissional é aquele que tem o nome da sua empresa, na forma de um nome de domínio.

Quais são os benefícios de ter um endereço de e-mail profissional?

Ao criar uma conta de e-mail em provedores de serviços de e-mail populares com um domínio genérico, você pode até escolher um nome sofisticado ou um acrônimo engraçado para seu endereço de e-mail. Mas, quando o assunto são comunicações comerciais, seu endereço de e-mail e o endereço de e-mail de seus funcionários não devem ser casuais. Seguir regras de etiqueta de e-mail, além de ter um endereço de e-mail comercial, ajuda a escrever um e-mail eficaz, projetando seu profissionalismo e promovendo sua marca.

Seu endereço de e-mail deve ser baseado em seu domínio e também ter um toque profissional. Um endereço de e-mail profissional oferece os seguintes benefícios:

• Marca
• Gera confiança
• Autenticidade
• Confiabilidade
• Facilidade de recuperação
• Melhor capacidade de entrega e reputação

Como escolher um endereço de e-mail profissional?

Para manter a consistência durante a criação das contas de e-mail e para garantir que cada funcionário tenha um endereço de e-mail profissional, você precisa planejar e determinar o formato de e-mail que deseja que os endereços de e-mail dos utilizadores sigam. 

Exemplos de endereços de e-mail comercial

Alguns dos formatos de endereços de e-mail mais populares e usados são os seguintes:

primeironome.segundonome@dominio.com

Exemplo: peter.parker@zylker.com

Esse é um dos formatos de e-mail mais usados em todo o mundo. Esse tipo de endereço de e-mail parece profissional, pois contém nome e sobrenome. Em uma organização, mesmo que haja várias pessoas com o mesmo nome, a possibilidade de ter o mesmo sobrenome é muito menor e, assim, o usuário e o endereço de e-mail ficam menos ambíguos. Esse formato é adequado para organizações de todos os tamanhos. Mesmo no caso de startups ou pequenas empresas, isso ajudará no planejamento de longo prazo e ajudará a evitar conflitos se a organização crescer muito.

primeironome.inicial@dominio.com

Exemplo: peter.p@zylker.com

Esse é outro formato popular que está sendo usado por organizações em todo o mundo. Esse formato de endereço de e-mail é preferido porque é pessoal e fácil de lembrar, já que é curto e contém o nome do utilizador. Mas, pode haver conflitos quando mais de uma pessoa tem um sobrenome que começa com a mesma letra. A maioria dos administradores prefere esse formato e usa a forma abreviada do sobrenome ou duas letras do sobrenome para evitar conflitos.

Por exemplo: peter.pk@zylker.com e

peter.pa@zylker.com quando há mais duas pessoas chamadas Peter Parker na mesma organização.

primeironome@dominio.com

Exemplo: peter@zylker.com

Os clientes e os contatos comerciais poderão identificar com facilidade a pessoa que enviou o e-mail e se conectar a ela. Isso é ideal e extremamente adequado para startups e pequenas empresas com até 10 utilizadores. Mas, à medida que a empresa/organização cresce, pode haver nomes de usuário conflitantes e essa confusão fica ainda mais complexa quando ambos têm cargos voltados para o cliente. Isso também causa confusão em e-mails internos quando há várias pessoas com o mesmo nome. Esse formato é muito popular somente porque os endereços são fáceis de lembrar.

No caso de organizações maiores, em vez de atribuir endereços de e-mail nesse formato a todos os usuários, esses endereços de e-mail podem ser atribuídos como aliases de e-mail a pessoas proeminentes na organização. Ter um endereço de e-mail como um alias ajudará a manter a privacidade de seu endereço de e-mail principal e, assim, diferenciar facilmente quais são os e-mails internos e importantes e quais são lixo eletrônico.

Como criar um endereço de e-mail comercial para todos os usuários usando o Zoho Mail?

Para criar um endereço de e-mail profissional com seu domínio, primeiro você precisa configurar seu domínio com o Zoho. Depois que você terminar de verificar seu domínio com o Zoho Mail, você precisará adicionar os utilizadores para que cada um crie sua conta de e-mail. Caso você ainda não tenha um domínio, você pode comprar um domínio na Zoho. Os domínios registrados pelo Zoho já estão totalmente configurados e podem ser usados instantaneamente. Você pode começar a adicionar utilizadores diretamente.

O Zoho Mail oferece suporte a várias maneiras de criar e escolher endereços de e-mail profissionais para os usuários

1. Você pode adicionar os usuários individualmente, fornecendo o nome, o sobrenome e o endereço de e-mail a serem criados para cada usuário, juntamente com a senha que deve ser usada para eles efetuarem o login. Esse método é melhor e bem preferido quando você precisa criar até 10 usuários.
   
2. No entanto, mesmo se houver mais de cinco contas de usuário a serem criadas, é recomendável usar "Importar do CSV" para criar usuários a partir dos detalhes carregados de um arquivo CSV.
3. Você pode usar as opções de "Importar" disponíveis para importar usuários do CRM ou de outros Zoho Services ou importar diretamente do GSuite.

Agrupar endereços de e-mail profissionais baseados em função/finalidade

Outro aspecto importante que muitas vezes é negligenciado ao criar um endereço de e-mail é o endereço de e-mail baseado em "finalidade". À medida que a organização cresce, é recomendável usar endereços de e-mail genéricos ou baseados em finalidade, como contato@domínio.com, suporte@domínio.com, info@domínio.com etc., que se adequam aos propósitos específicos. Isso garantirá que, mesmo se os funcionários deixarem a organização, os endereços de e-mail para fins importantes, como contato, ainda funcionarão. Nos estágios iniciais de uma organização, a responsabilidade do suporte, das vendas etc. está em um nível individual, e a comunicação ocorre entre o cliente ou lead diretamente com a pessoa. No entanto, para tornar a comunicação mais padrão e profissional, é melhor garantir que esses endereços de e-mail sejam endereços de grupo genéricos gerenciados por uma equipe em vez de indivíduos.

Prática comum para e-mails em grupo:

Para ter uma prática de comunicação profissional, é recomendável ter contas de e-mail genéricas com base em vários grupos de funções na organização, com base na natureza de trabalho dessas funções. A seguir estão algumas das contas de e-mail genéricas padrão que cada organização usa para várias funções da organização.

Público – Contas de e-mail de grupo externo:

Os endereços de e-mail externos ou públicos são geralmente usados para fornecer opções para que os contatos externos das organizações se comuniquem com as diferentes funções da organização. Ao configurar essas contas, os administradores devem garantir que as contas de e-mail do grupo tenham permissão para receber e-mails de contas externas. Além disso, os e-mails para o grupo devem ser canalizados corretamente para a equipe em questão.

Exemplos:

• suporte@dominio.com
• vendas@dominio.com
• info@domain.com
• carreiras@dominio.com
• duvidas@dominio.com
• novidades@dominio.com

Organização – Contas de e-mail do grupo interno:

Os endereços de e-mail da organização ou do grupo interno são usados para que os funcionários internos da organização entrem em contato com grupos internos e funções internas destinadas aos funcionários. Essas contas podem ser configuradas com moderação para receber e-mails somente dos funcionários da organização.

Exemplos:

• pagamento@dominio.com
• duvidasrh@dominio.com
• admindosistema@dominio.com
• atend-funcionarios@dominio.com

Como criar um endereço de e-mail comercial para todas as contas genéricas ou listas de distribuição usando o Zoho Mail?

Para criar um endereço de e-mail profissional com seu domínio para contas genéricas ou listas de distribuição para seu domínio, você precisa criar um grupo de e-mail com acesso público. Consulte aqui para obter instruções detalhadas sobre como criar e gerenciar contas de e-mail de grupo com endereços de e-mail profissionais no Zoho Mail.

A seguir estão alguns dos recursos mais úteis ao criar contas de grupo baseadas em domínio no Zoho Mail:

• Você pode adicionar vários membros e atribuir vários moderadores para cada grupo.
• O moderador terá as permissões do grupo e poderá adicionar mais utilizadores ou alterar as configurações desse grupo. O moderador também pode moderar os e-mails enviados ao grupo e aprovar ou rejeitá-los.
• Os utilizadores podem enviar e-mails usando o endereço do grupo. Esse recurso pode ser estendido pelo administrador para todos os membros do grupo ou apenas para membros específicos.
• Quando os usuários enviam e-mails usando um endereço de e-mail de grupo, seu endereço de e-mail individual não é exposto ao destinatário.
• O administrador pode ativar o recurso "Transmissões" para o grupo, selecionando quais membros do grupo podem colaborar e se comunicar dentro do grupo diretamente da caixa de entrada do seu e-mail,