Usar o plug-in para Microsoft Outlook
Como posso...
Usando o plug-in do Zoho CRM para Microsoft Outlook, você pode:
- Adicionar registros à categoria Zoho
- Remover os registros da categoria do Zoho
- Sincronizar automaticamente (unidirecional) Contatos, Tarefas e Eventos de calendário do MS Outlook com o Zoho CRM
- Exportar Contatos, Tarefas e Calendário (Eventos) do MS Outlook para o Zoho CRM
- Adicionar e-mails a Leads, Contatos ou Potenciais no Zoho CRM
- Adicionar e-mails como Casos no Zoho CRM
Categorizar registros como Zoho
No Microsoft Outlook, os contatos, tarefas e eventos de calendário podem ser agrupados em categorias. A atribuição de registros a categorias ajuda você a classificar e a visualizar os registros por categoria. Com o plug-in do Zoho CRM, você obtém uma categoria adicional denominada Zoho. Você pode usar essa categoria ao sincronizar registros com o Zoho CRM. Consulte também Definir configurações do plug-in
Para marcar os registros na categoria Zoho
- Selecione os Contatos, Tarefas ou Eventos de calendário.
Observe que os registros devem ser selecionados a partir da pasta correspondente que você especificou nas Configurações de pasta. Consulte também Definir Sincronizar configurações - Clique em Início > Categorizar.
- Marque a caixa de seleção Zoho na lista de categorias.
O registro será marcado na categoria Zoho.
Da mesma forma, você pode remover a categoria desmarcando a caixa de seleção.
Sincronizar contatos, tarefas e calendário
A opção de sincronização unidirecional envia contatos, tarefas, eventos de calendário do MS Outlook para o Zoho CRM. Ela ajuda a manter seus dados atualizados no Zoho CRM e no MS Outlook e você pode evitar a duplicação de dados. A sincronização de dados pode ser feita manualmente ou automaticamente.
Sincronização de contatos - Mapeamento de campo
| MS Outlook | Zoho CRM | Tamanho do campo no Zoho CRM |
| Nome | Nome | 40 |
| Sobrenome | Sobrenome | 80 |
| E-mail 1 | Endereço de e-mail | |
| Cargo profissional | Cargo | 100 |
| Nome da empresa | Nome da conta | 200 |
| Departamento | Departamento | 50 |
| Telefone comercial | Telefone | 50 |
| Telefone residencial | Telefone residencial | 30 |
| Telefone adicional | Telefone adicional | 30 |
| Fax comercial | Fax | 30 |
| Telefone celular | Dispositivo móvel | 30 |
| Nome do assistente | Assistente | 50 |
| Telefone do assistente | Telefone assist | 30 |
| Nome do gerente | Subordinado a | 50 |
| Rua do endereço comercial | Rua para correspondência | 250 |
| Cidade do endereço comercial | Cidade para correspondência | 30 |
| Estado do endereço comercial | Estado para correspondência | 30 |
| CEP do endereço comercial | CEP para correspondência | 30 |
| País do endereço comercial | País para correspondência | 30 |
| Rua do endereço adicional | Rua adicional | 250 |
| Cidade do endereço adicional | Cidade adicional | 30 |
| 21. Estado do endereço adicional | Estado adicional | 30 |
| CEP do endereço adicional | CEP adicional | 30 |
| País do endereço adicional | País adicional | 30 |
| Descrição | Descrição | 32000 |
| Aniversário | Aniversário | - |
Nota:
- A verificação de Contatos duplicados é baseada principalmente no ID de e-mail dos contatos. Na ausência de um endereço de e-mail, as duplicidades são identificadas com base no Nome e no Sobrenome.
Sincronização de tarefas - Mapeamento de campo
| MS Outlook | Zoho CRM | Tamanho no Zoho CRM |
| Assunto | Assunto | 255 |
| Data de vencimento | Data de vencimento | - |
| Data de início | - | - |
| Prioridade | Prioridade | - |
| Status | Status | - |
| Descrição | Descrição | 32000 |
Nota:
- A verificação de Tarefas duplicadas é baseada no Assunto e na Data de Término.
Sincronização do calendário - Mapeamento de campo
| MS Outlook | Zoho CRM | Tamanho no Zoho CRM |
| Assunto | Assunto | 255 |
| Hora de início | Data e hora de início | - |
| Hora de término | Data e hora de término | - |
| Localização | Local | 255 |
| Descrição | Descrição | 32000 |
| Participantes | Participantes | - |
Nota:
- A verificação de Eventos duplicados é baseada no Assunto, na Data e Hora de Início e na Data e Hora de Término, bem como no ID de e-mail dos participantes.
Sincronização de participantes do evento
Quando você sincroniza eventos do Microsoft Outlook com o Zoho CRM, os participantes do evento do Outlook são sincronizados automaticamente como participantes do evento no Zoho CRM. Os participantes assim sincronizados são associados ao evento como contatos, leads ou usuários do Zoho CRM, conforme o caso. Se os participantes não pertencerem a nenhuma dessas opções, apenas o endereço de e-mail do participante será exibido na seção Participantes.
Da mesma forma, quando você sincroniza eventos do Zoho CRM com o Microsoft Outlook, os participantes do evento são automaticamente incluídos como participantes do evento no Outlook após a sincronização.
Caso existam duplicidades nos endereços de e-mail sincronizados do Microsoft Outlook com o Zoho CRM, o problema é solucionado com base na seguinte ordem de prioridade:
- Contatos
- Leads
- Usuário do Zoho CRM
Se existir um ID de e-mail de um participante no Zoho CRM como contato, bem como um lead, o Zoho CRM associa o contato ao evento como participante e ignora o lead. Isso ocorre porque um contato recebe a prioridade mais alta.
Se dois contatos no Zoho CRM tiverem o mesmo endereço de e-mail de um participante, o contato que foi criado primeiro no Zoho CRM será associado ao evento como participante.
Nota:
- Convites de eventos por e-mail não são enviados automaticamente para os participantes no Zoho CRM quando um evento é criado após a sincronização do Microsoft Outlook. Isso ocorre porque a decisão referente aos convites por e-mail já foi tomada no momento da criação do evento no Microsoft Outlook. Portanto, o usuário não receberá a solicitação para enviar um convite por e-mail para eventos que forem criados como resultado da sincronização no Zoho CRM. O mesmo se aplica a eventos sincronizados a partir do Zoho CRM com o Microsoft Outlook.
- Se necessário, é possível enviar convites por e-mail aos participantes do evento com a edição manual de um evento e o envio do e-mail, da forma como ocorre para qualquer evento normal no Zoho CRM e no Microsoft Outlook.
Para ativar a sincronização automática
- No Microsoft Outlook, clique em Zoho CRM > Configurações.
- Na caixa de diálogo Configurações, clique na guia Contatos/Tarefas/Calendários.
- Marque a caixa de seleção Sincronizar automaticamente as alterações feitas aos contatos/tarefas/compromissos do Outlook no Zoho CRM.
- Clique em Salvar.
As alterações feitas nos registros antes de você ativar a opção para sincronizar automaticamente precisam ser sincronizadas manualmente.
Para sincronizar manualmente contatos, tarefas e eventos de calendário
- Entre no Zoho CRM a partir do Microsoft Outlook.
- No Plug-in do Zoho CRM, clique em Sincronizar Contato/Tarefa/Calendário.
A sincronização será iniciada automaticamente. Com base em Sincronizar Configurações, os registros serão atualizados.
Nota:
- Você pode clicar no link Exibir Detalhes para obter a lista detalhada de alterações.
- Os detalhes de sincronização de Contatos/Tarefas/Calendário são exibidos em três categorias - Para adicionar, Para atualizar e Para excluir.
- Durante a sincronização de contatos, tarefas ou eventos, os registros que não foram sincronizados durante uma sincronização anterior são automaticamente desmarcados e marcados como Ignorados durante sincronização anterior na coluna Informações.
Dessa forma, você pode ver facilmente quais registros não foram sincronizados anteriormente. Além disso, se você decidir incluí-los na sincronização atual, tudo o que você precisa fazer é selecionar os registros e sincronizá-los. - A capacidade do usuário em editar registros sincronizados com o Outlook depende de suas regras de permissão de perfil e de compartilhamento de dados.
- No caso de permissão de perfil restrita, um usuário receberá um aviso de Permissão Negada quando tentar modificar o registro.
- Caso um usuário tente modificar um registro compartilhado com ele baseado nas regras de compartilhamento de dados, as alterações ao registro serão refletidas no Zoho CRM com base no Tipo de Acesso definido na regra de compartilhamento de dados. Isso ocorrerá mesmo se o usuário tiver a permissão de perfil necessária para acessar o registro. Por exemplo, se o Tipo de Acesso de um registro estiver definido como Somente Leitura, o usuário não poderá fazer as alterações de registro entrarem em vigor, mesmo se tiver as permissões de perfil necessárias para editar o registro.
- No caso de permissão de perfil restrita, um usuário receberá um aviso de Permissão Negada quando tentar modificar o registro.
Adicionar e-mails como casos ao Zoho CRM
Você pode adicionar mensagens de e-mail específicas do cliente do Microsoft Outlook ao Zoho CRM como um Caso. Antes de adicionar as mensagens de e-mail, certifique-se de que o contato de e-mail correspondente existe no Zoho CRM.
Para adicionar mensagens de e-mail como Casos no Zoho CRM
- Selecione Caixa de entrada na barra lateral ou na Pasta que contém os e-mails que precisam ser adicionados ao Zoho CRM.
- Selecione o E-mail específico do cliente na Caixa de entrada ou na pasta de e-mail personalizada.
- A partir do Plug-in do Zoho CRM, clique em Adicionar Caso.
- Na caixa de diálogo Adicionar Caso, selecione um Status na lista suspensa.
- Marque a caixa de seleção Anexos, se desejar que os anexos também sejam adicionados ao e-mail.
- Pesquise os registros com base em um determinado critério e adicione o e-mail como Caso aos registros selecionados.
- Pesquise os registros com base em um determinado critério e adicione o e-mail como Caso aos registros selecionados.
- Clique em Adicionar.
O e-mail será adicionado como um caso no Zoho CRM.
Nota:
- Você pode pesquisar e adicionar o e-mail como um caso apenas aos contatos selecionados, se necessário.
- Ao adicioná-lo aos Contatos, se você selecionar o status e apenas clicar em Adicionar, um novo registro será criado e os seguintes valores serão adotados no Zoho CRM:
No MS Outlook No Zoho CRM Endereço de e-mail Endereço de e-mail Nome do contato Nome do contato Assunto do e-mail Assunto do caso Conteúdo do e-mail Descrição do caso
Adicionar e-mail ao Zoho CRM
Você pode associar as mensagens de e-mail recebidas no Microsoft Outlook aos Leads, Contatos ou aos registros Potenciais no Zoho CRM. Antes de adicionar as mensagens de e-mail, certifique-se de que o contato de e-mail correspondente existe no Zoho CRM. Se não existir, com base nas Configuraçõesde Correio, os e-mails serão associados aos registros no CRM. Há quatro maneiras pelas quais você pode adicionar e-mails ao CRM:
Opção Adicionar e-mail
- Ao clicar nessa opção, o e-mail selecionado (recebido ou enviado) será adicionado ao lead/contato com base nas Configurações de Correio especificadas.
Opção Pesquisar e adicionar e-mail
- Você pode pesquisar registros por critérios e adicionar o e-mail (recebido ou enviado) aos registros correspondentes.
- Essa opção pode ser usada para associar e-mails a potenciais.
- Os e-mails não são associados com base nas Configurações de Correio. Aqui você tem a opção de selecionar o módulo.
Adicionar automaticamente e-mails enviados
- Quando um e-mail é enviado do MS Outlook, ele é automaticamente adicionado ao contato correspondente no Zoho CRM.
- O e-mail enviado será adicionado ao Zoho CRM somente se estiver disponível na pasta Enviadas especificada nas Configurações de Correio. Consulte também Definir configurações de correio
- O contato para o qual o e-mail é enviado deve estar listado na Pasta e na Categoria especificadas nas Configurações de contato. Consulte também Definir configurações de categoria e de pasta
- Para usuários da conta IMAP, os e-mails podem não ser associados automaticamente aos registros no Zoho CRM caso a opção "Salvar itens enviados na pasta Itens enviados neste computador" não esteja selecionada nas configurações do MS Outlook. Para ativar:
- Abra as configurações de conta do MS Outlook.
- Clique em Mais Configurações > Itens Enviados.
- Selecione "Salvar itens enviados na pasta Itens enviados neste computador".
- Clique em OK.
Opção Enviar e Adicionarna janela Compor
- Você pode fazer o rascunho de um e-mail para o seu cliente e adicioná-lo ao Zoho CRM sempre que enviar um e-mail.
- Essa opção pode ser usada para associar e-mails a potenciais.
Para adicionar e-mails ao Zoho CRM (Opção Adicionar e-mail)
- Selecione a Pasta que contém os e-mails que precisam ser adicionados ao Zoho CRM.
- Selecione o E-mail específico do cliente na pasta.
- A partir do Plug-in do Zoho CRM, clique em Adicionar E-mail.
Com base nas configurações de correio, o e-mail selecionado será adicionado ao lead/contato no Zoho CRM.
Para adicionar e-mails ao Zoho CRM (Opção Pesquisar e adicionar e-mail)
- Selecione a Pasta que contém os e-mails que precisam ser adicionados ao Zoho CRM.
- Selecione o E-mail específico do cliente na pasta.
- A partir do Plug-in do Zoho CRM, clique em Pesquisar e Adicionar E-mail.
- Na caixa de diálogo Adicionar E-mail, selecione um Módulo (Leads, Contatos ou Potenciais) da lista suspensa.
Quando você selecionar Potenciais, outro campo, denominado Critérios (para registros de pesquisa) ficará disponível.
Você precisa selecionar o Endereço de e-mail ou o Nome do potencial de pesquisar os registros. Ao selecionar o Endereço de e-mail, os Contatos com o endereço de e-mail correspondente serão pesquisados no Zoho CRM e os registros Potenciais associados aos contatos correspondentes serão listados. - Marque a caixa de seleção Anexos, se desejar que os anexos também sejam adicionados ao e-mail. Você pode também fazer o seguinte:
- Pesquisar registros com base em um determinado critério. Os registros correspondentes serão listados.
- Pesquisar registros com base em um determinado critério. Os registros correspondentes serão listados.
- Clique em Adicionar.
O e-mail será adicionado aos leads/contatos/potenciais selecionados.
Nota:
- Ao adicioná-lo aos Leads ou Contatos, se você selecionar o módulo e apenas clicar em Adicionar, um novo registro será criado e os seguintes valores serão adotados no Zoho CRM:
- O endereço de e-mail no MS Outlook será o endereço de e-mail no Zoho CRM
- O nome do contato no e-mail será o nome do Contato ou do Lead no Zoho CRM.
