E-mailbeleid aanpassen

Met e-mailbeleid kunnen de beheerders de parameters van het bedrijf voor het verzenden en ontvangen van e-mail regelen. In Zoho Mail kunt u meerdere e-mailbeleidsregels definiëren en deze toepassen op verschillende sets gebruikers en groepen. U kunt e-mailbeleidsregels definiëren om e-mailtoegang te beperken vanaf andere apparaten en andere netwerken, en ook accountbeperkingen toevoegen aan de e-mailbeleidsregels.

Bovendien kan de beheerder in beleidsregels verschillende rechtenniveaus en beperkingen definiëren en toepassen op gebruikers en groepen op basis van hun rol, vereisten en bevoegdheden in het bedrijf. De verschillende soorten beleidsregels die kunnen worden ingesteld via het beveiligde e-mailbeleid van Zoho Mail, kunnen worden geclassificeerd op basis van beperkingen voor e-mail en domein, toegang, account en het doorsturen van e-mail.

Bij het maken van gebruikers en groepen past Zoho Mail het standaard Zoho Mail-bedrijfsbeleid toe. U kunt nieuwe beleidsregels maken op basis van de vereisten van uw bedrijf en deze toepassen op specifieke gebruikers en groepen.

Stappen om een nieuw e-mailbeleid te definiëren:

1. Maak een nieuw e-mailbeleid.
2. Configureer de algemene beperkingen voor het beleid.
3. Voeg een e-mail- en domeinbeperking toe.
4. Voeg een accountbeperking toe.
5. Voeg een toegangsbeperking toe.
6. Voeg een beperking voor het doorsturen van e-mail toe.
7. Pas de relevante beperkingen toe op het beleid.
8. Pas het geconfigureerde beleid toe op gebruikers en groepen.

Een nieuw e-mailbeleid maken:

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin-console.
2. Ga naar het menu Mail Settings in het linkerdeelvenster en selecteer Email Policy.
3. U ziet het standaard Zoho Mail-bedrijfsbeleid in de lijst.
4. Klik op Create om een nieuw beleid aan te maken.
5. Voer een naam in voor het beleid dat u gaat maken en klik op Create.
6. U moet nu de beperkingen definiëren die u in dit beleid wilt toepassen.

Algemene beperkingen:

1. Op het tabblad General van een beleid dat u hebt gemaakt, kunt u zo nodig de naam van het beleid wijzigen.
2. Voer de maximale grootte voor inkomende en uitgaande e-mail in die u voor dit beleid wilt toewijzen. Er is maximaal 40 MB toegestaan.
3. Voer vervolgens in dit beleid het aantal inkomende e-mails in dat per minuut is toegestaan. Er zijn maximaal 100 e-mails per minuut toegestaan.
4. U kunt ervoor kiezen om de Mailbox delegation access in of uit te schakelen voor de gebruikers aan wie het beleid is toegewezen.

E-mailbeperkingen

In dit gedeelte kunt u de geblokkeerde of toegestane domeinen, e-mailadressen, typen bijlagen en de onderwerptekst voor inkomende en uitgaande e-mails definiëren.

Stappen om nieuwe e-mailbeperkingen te definiëren:

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar het gedeelte Email Restrictions .
3. Klik op Create en voer een nieuwe naam in voor de beperking.
4. In dit gedeelte kunt u beperkingen definiëren voor domeinen, e-mailadressen, bijlagen en e-mailonderwerpen.

Domeinen

De beschikbare opties voor domeinbeperkingen zijn:

• No restrictions
• Org Domains only - om alleen e-mails binnen het bedrijf toe te staan
• Blocked domains
• Allowed

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomende e-mails, uitgaande e-mails of voor beide. U kunt bepaalde domeinen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.

Allow: wanneer u opgeeft dat een domein een toegestaan domein is voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers en groepen op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen naar die domeinen. Wanneer ze e-mails versturen naar andere domeinen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Block: wanneer u opgeeft dat een domein een geblokkeerd domein is, kunnen e-mails worden verzonden naar alle domeinen, behalve naar de domeinen die in de lijst met geblokkeerde domeinen zijn opgegeven.
Org Domains only: U kunt het verzenden of ontvangen van e-mails ook alleen binnen de bedrijfsdomeinen toestaan. Wanneer deze beperking wordt toegepast, kunnen e-mails niet worden verzonden buiten de bedrijfsdomeinen of worden ontvangen van externe accounts.

U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder domeinbeperkingen.

E-mailadres

De beschikbare opties voor onderwerpbeperkingen zijn:

• No restrictions
• Blocked email addresses
• Allowed email addresses

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomende e-mails, uitgaande e-mails of voor beide. U kunt bepaalde e-mailadressen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.

Allow: Wanneer u opgeeft dat een e-mailadres een toegestaan e-mailadres is voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers en groepen op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen naar die e-mailadressen. Wanneer ze e-mails versturen naar andere e-mailadressen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender. Hetzelfde kan ook worden toegepast op inkomende e-mails. Wanneer de beperking wordt toegepast op inkomende e-mails, worden deze alleen afgeleverd vanaf de toegestane e-mailadressen. E-mails van andere e-mailadressen die niet zijn vermeld in de lijst worden geweigerd (teruggestuurd).
Block: Wanneer u een e-mailadres opgeeft als een geblokkeerd e-mailadres, kunnen de e-mails worden verzonden naar alle e-mailadressen, behalve naar de e-mailadressen die in de lijst met geblokkeerde e-mailadressen zijn opgegeven.

U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder e-mailadresbeperkingen.

Bijlage

De beschikbare opties voor bijlagebeperkingen zijn:

• No restrictions
• Blocked attachments
• Allowed attachments

U kunt de beperkingen voor type bijlage definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide. U kunt bepaalde typen bijlagen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.

Allow: Wanneer u opgeeft dat sommige typen bijlagen toegestane typen zijn voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers en groepen op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen met het opgegeven type bijlage. Wanneer ze e-mails versturen met andere typen bijlagen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Block: Wanneer u opgeeft dat een type een geblokkeerd type bijlage is, kunnen de e-mails worden verzonden met elk ander type bijlage, maar niet met het geblokkeerde type.

U kunt ervoor zorgen dat bijlagen met specifieke bestandsnamen worden geblokkeerd of toegestaan voor zowel de inkomende als de uitgaande e-mails.

Als u bijvoorbeeld bestanden met de naam check wilt opgeven, volgt u de onderstaande instructies:

1. Selecteer of u de bijlagevoorwaarden wilt toepassen op inkomende of uitgaande e-mail.
2. Wanneer u op Incoming of Outgoing klikt, selecteert u de voorwaarde die u wilt toepassen.
3. U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder bijlagebeperkingen.
4. Als u de optie Allowed of Blocked kiest, voert u de bestandsnaam in die u wilt opgeven.
5. Volg de onderstaande conventie voor het opgeven van de bestandsnamen:
   • Geef check op als het bestand mogelijk de naam ‘check’ bevat.
   • Geef "check" op als de bestandsnaam misschien ‘check’ is.
   • Geef *check op als de bestandsnaam mogelijk eindigt op ‘check’.
   • Geef check* op als de bestandsnaam misschien begint met ‘check’.
6. De beperking wordt toegepast volgens uw specificaties.

Onderwerp

De beschikbare opties voor onderwerpbeperkingen zijn:

• No restrictions
• Blocked subjects
• Allowed subjects

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide. U kunt bepaalde onderwerpen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.

Allow: Wanneer u opgeeft dat sommige onderwerpen toegestane onderwerpen zijn voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers en groepen op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen met dat onderwerp. Wanneer ze e-mails versturen met andere onderwerpen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Block: Wanneer u opgeeft dat een onderwerp een geblokkeerd e-mailonderwerp is, kunnen de e-mails worden verzonden met elk ander onderwerp, maar niet met het geblokkeerde onderwerp.

Bijv.: Als u het woord 'apotheek' opgeeft in het onderwerp, worden de e-mails geblokkeerd, ongeacht waar het woord verschijnt in het onderwerp.
U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder onderwerpbeperkingen.

Accountbeperkingen

U kunt de accountgebaseerde beperkingen opgeven in dit gedeelte. In dit gedeelte kunt u bevoegdheden opgeven om externe accounts toe te voegen zoals POP in Zoho en opties voor het aanpassen van hun handtekeningen in Zoho Mail. U kunt ook het importeren/exporteren van e-mails door de gebruikers en groepen beperken.

Stappen om nieuwe accountbeperkingen te definiëren:

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar het gedeelte Account Restrictions.
3. Klik op Create en voer een nieuwe naam in voor de beperking.
4. In dit gedeelte kunt u accountgebaseerde beperkingen definiëren, zoals toegang tot externe accounts, het importeren/exporteren van e-mails, enz.

Toegang externe accounts

Standaard kunnen gebruikers in Zoho Mail hun externe accounts configureren via POP of IMAP. Als u niet wilt dat gebruikers toegang hebben tot hun andere accounts via POP, kunt u als beheerder deze optie uitschakelen in dit gedeelte. Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, de externe accounts niet toevoegen via POP.

Handtekening aanpassen

In Zoho Mail kunnen gebruikers meerdere handtekeningen voor hun accounts configureren en gebruiken. Als beheerder kunt u de functie uitschakelen. Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, hun handtekeningen niet aanpassen vanuit de webmailconsole.

E-mails importeren en exporteren

In de webmail en in de Admin-console beschikken gebruikers en beheerders over een functie om e-mails in EML- of ZIP-indeling te migreren via de optie Import/Export Emails. Om beveiligings- en privacyredenen kunt u deze functie uitschakelen voor de gebruikers via e-mailbeleid.

Als de functie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers geen e-mails importeren in Zoho Mail of e-mails exporteren uit Zoho Mail.

Toevoegen aan cloud

Gebruikers kunnen inkomende bijlagen opslaan in Zoho Docs en ook in andere cloudservices zoals Google Drive, Dropbox, enzovoort. De beheerder kan de optie Add to Cloud echter uitschakelen via het e-mailbeleid, zodat gebruikers geen bijlagen mogen opslaan in cloudopslag.

Bijlagen uit cloud

Gebruikers kunnen bestanden uit Zoho Docs of andere cloudservices zoals Google Drive, Dropbox, enz. als bijlage toevoegen aan de e-mails die ze verzenden. De beheerder kan de optie Attach from Cloud echter uitschakelen via het e-mailbeleid, zodat gebruikers geen bijlagen mogen toevoegen vanuit cloudservices.

BCC weergeven

Tijdens het opstellen van e-mails hebben gebruikers de mogelijkheid om e-mails te verzenden als BCC (Blind Carbon Copy). De beheerder kan de optie Display BCC echter uitschakelen, om ervoor te zorgen dat gebruikers geen optie voor BCC-e-mailadressen in hun e-mails hebben.

Toegangsbeperkingen

In dit gedeelte kunt u de toegangsbeperkingen definiëren. U kunt machtigingen opgeven voor toegang tot het account via POP, IMAP en/of ActiveSync. Bovendien kunt u beslissen of de gebruiker het doorsturen van e-mail vanuit het account kan instellen of niet.

Stappen om nieuwe e-mailbeperkingen te definiëren:

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar het gedeelte Access Restrictions.
3. Klik op Create en voer een nieuwe naam in voor de beperking.
4. In dit gedeelte kunt u beperkingen definiëren voor domeinen, e-mailadressen, bijlagen en e-mailonderwerpen.

POP-toegang

In Zoho Mail kunnen gebruikers hun POP-toegang inschakelen en e-mails ophalen via POP in e-mailclients zoals Outlook, Thunderbird, enzovoort. Als u toegangsbeperkingen wilt instellen, kunt u de POP-toegang uitschakelen voor een specifieke groep gebruikers. Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers op wie het beleid is toegepast, geen toegang tot het Zoho-account via POP. Als ze proberen POP in te schakelen in webmail, ontvangen ze een foutmelding.

IMAP-toegang

In Zoho Mail kunnen gebruikers hun IMAP-toegang inschakelen en e-mails ophalen via IMAP in e-mailclients zoals Outlook, Thunderbird, enz. Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers voor wie het beleid is toegepast geen toegang tot het Zoho-account via IMAP in andere clients zoals iPhone, K9, enz.

ActiveSync

Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers op wie het beleid is toegepast, geen toegang tot het Zoho-account via Active Sync in andere clients zoals iPad, Android, enzovoort.

Emails doorsturen

Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, het doorsturen van e-mails vanuit de Zoho-accounts naar externe accounts niet configureren.

POP/IMAP-instellingen weergeven

De POP/IMAP-opties zijn zichtbaar voor de gebruikers op hun instellingenpagina. Als de beheerder de optie Display POP&IMAP Settings echter uitschakelt in e-mailbeleid, kunnen gebruikers hun POP/IMAP-status niet wijzigen. Alleen beheerders kunnen de POP/IMAP-toegang voor de gebruikersaccounts in- en uitschakelen.

Instellingen voor doorsturen van e-mails weergeven

De opties voor het doorsturen van e-mails zijn zichtbaar voor de gebruikers op hun instellingenpagina. Als de beheerder de optie Display Mail Forward Settings echter uitschakelt in e-mailbeleid, kunnen gebruikers hun instellingen voor het doorsturen van e-mails niet wijzigen. Alleen beheerders kunnen het doorsturen van e-mails toevoegen of verwijderen voor de gebruikersaccounts.

U kunt ook eventuele IP-beperkingen opgeven voor de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast.

Max. aantal sessies

Het maximum aantal open sessies voor een bepaalde gebruikersaccount kan worden ingesteld. Schakel de optie Max Session Count in en voer de gewenste limiet in. De minimale limiet is 1 en de maximale limiet is 25. Wanneer de maximale limiet is overschreden, kunnen gebruikers zich niet aanmelden bij hun account in een nieuwe sessie. De gebruiker kan de huidige sessies afsluiten en zich aanmelden in een nieuwe sessie.

IP-beperking mailclient

Als u een IP-beperking voor uw gebruikers hebt ingesteld, kunt u de IP-beperking van de mailclient inschakelen om het IP-bereik toe te passen als externe e-mailclients worden gebruikt. Gebruikers op wie dit beleid is toegepast, hebben alleen toegang tot hun postvak vanuit dit IP-bereik, ongeacht of ze zich aanmelden via webmail of externe e-mailclients. Als er geen IP-bereik is ingesteld, wordt deze IP-beperking niet van kracht.

Toegestane IP-adressen

Als u de IP-adressen wilt beperken waarmee gebruikers zich kunnen aanmelden bij hun accounts, kunt u het IP-bereik instellen in het gedeelte Allowed IP Addresses. Gebruikers kunnen zich niet bij hun accounts aanmelden buiten dit IP-bereik.

Beperkingen voor doorsturen

Als u wilt dat alle uitgaande e-mails die worden verzonden door gebruikers op wie dit beleid is toegepast, worden doorgestuurd naar een ander e-mailadres in het bedrijf, kunt u dit hier configureren.

Stappen om nieuwe beperkingen voor doorsturen te definiëren:

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar het gedeelte Forward Restrictions .
3. Klik op Create en voer een nieuwe naam in voor de beperking.
4. Voer in het veld Outgoing Email Forwarding Policy het e-mailadres in waarnaar alle uitgaande e-mails moeten worden doorgestuurd.

De uitgaande e-mails kunnen alleen worden doorgestuurd naar een ander bedrijfsaccount en niet naar een extern account.

Beperkingen toepassen op het beleid:

Nadat u alle benodigde beperkingen hebt ingesteld, moet u deze toepassen op het relevante beleid.

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar Policy en selecteer het beleid waaraan u de beperkingen wilt koppelen.
3. Selecteer Email Restriction in de vervolgkeuzelijst Restrictions.
4. In de vervolgkeuzelijst Email Restriction Applied selecteert u de beperking die u aan dit beleid wilt koppelen.
5. Controleer de instellingen en klik op Change.
6. Selecteer Account Restriction in de vervolgkeuzelijst Restrictions.
7. In de vervolgkeuzelijst Account Restriction Applied selecteert u de beperking die u aan dit beleid wilt koppelen.
8. Controleer de instellingen en klik op Change.
9. Selecteer Access Restriction in de vervolgkeuzelijst Restrictions.
10. In de vervolgkeuzelijst Access Restriction Applied selecteert u de beperking die u aan dit beleid wilt koppelen.
11. Controleer de instellingen en klik op Change.
12. Selecteer Forward Restriction in de vervolgkeuzelijst Restrictions.
13. In de vervolgkeuzelijst Mail Forward Restriction Applied selecteert u de beperking die u aan dit beleid wilt koppelen.
14. Controleer de instellingen en klik op Change.

De relevante beperkingen worden nu toegepast op het beleid dat u hebt aangemaakt.

Beleid koppelen aan gebruikers en groepen:

Vervolgens moet u dit beleid koppelen aan de desbetreffende gebruikers en groepen.

Stappen voor het koppelen van beleid aan gebruikers en groepen:

1. Ga in de Admin Console naar het menu Mail Settings.
2. Ga naar Policy en selecteer het beleid waaraan u gebruikers en groepen wilt koppelen.
3. Ga naar het tabblad Associated Users.
4. Klik op Add om de gebruikers voor dit beleid handmatig te selecteren. Selecteer de gebruikers die u wilt toevoegen en klik op Proceed.
5. Klik op Import als u gebruikers voor dit beleid wilt importeren met behulp van een CSV-bestand. Blader naar het CSV-bestand met de gebruikerslijst, selecteer het bestand en klik op Import.
6. Ga op dezelfde manier naar het tabblad Associated Groups.
7. Klik op Add om de groepen voor dit beleid handmatig te selecteren. Selecteer de groepen die u wilt toevoegen en klik op Proceed.
8. Klik op Import als u groepen voor dit beleid wilt importeren met behulp van een CSV-bestand. Blader naar het CSV-bestand met de groepslijst, selecteer het bestand en klik op Import.
9. U kunt het beleid van gebruikers in dit gedeelte ook wijzigen door op het pictogram Change Policy van de desbetreffende gebruiker te klikken. U kunt ook meerdere gebruikers selecteren, op het pictogram Change Policy klikken en het beleid selecteren dat u wilt toepassen op alle geselecteerde gebruikers.

U kunt het e-mailbeleid ook toepassen op gebruikers en groepen in de gebruikersspecifieke of groepsspecifieke instellingen, of zelfs op het moment dat u de gebruiker of groep aanmaakt.