E-mailgroepen of distributielijsten

Groepen of distributielijsten zijn algemene e-mailadressen, gedeeld door een groep gebruikers voor een gemeenschappelijk doel. Wanneer een e-mail naar het groepsaccount wordt verzonden, wordt er een kopie van de e-mail afgeleverd in het postvak van alle leden van de groep. U kunt beslissen wie e-mails naar de groep kan verzenden of de verzonden e-mails stroomlijnen met behulp van instellingen voor moderatie en machtigingen.

Groepsoverzicht

Groepen zijn een set gebruikers met een algemeen e-mailadres. Een klassiek voorbeeld kan bestaan uit de leden van het salarisadministratieteam van een bedrijf die zijn toegevoegd aan één groep waaraan een e-mailadres is gekoppeld (bijvoorbeeld salarisadmin@domein.com). Een beheerder kan beslissen wie e-mails naar de groep kan verzenden of de e-mails stroomlijnen met behulp van instellingen voor moderatie en machtigingen. Groepen kunnen worden ingedeeld in twee typen:

• Distribution List (DL)
• Shared Mailbox

Distribution Lists

Een DL is een groep gebruikers met één e-mailadres voor een groep. Een gebruiker kan deel uitmaken van meerdere groepen, waarbij elke groep een algemeen e-mailadres heeft. De groepsleden kunnen hun berichten plaatsen via Streams als dit is ingeschakeld door de beheerder. Een beheerder kan bepalen of een DL met of zonder streams is.

Niet alleen de leden van het bedrijf, maar ook de e-mailadressen van externe leden kunnen aan een DL worden toegevoegd. Wanneer een e-mail naar een DL wordt verzonden, wordt er een kopie van de e-mail afgeleverd in het postvak van alle leden van de groep.

Shared Mailbox

Shared Mailbox is een groep die vergelijkbaar is met een distributielijst (DL) en die een gemeenschappelijk e-mailadres heeft dat wordt gedeeld door een set gebruikers binnen uw bedrijf. In tegenstelling tot DL's kunnen externe leden niet worden toegevoegd aan een gedeeld postvak en worden streams niet ondersteund. De e-mails die naar een gedeeld postvak worden verzonden, worden niet weergegeven in het postvak van de individuele gebruiker, waardoor e-mailduplicatie wordt verminderd.

Groepsmachtigingen

Zoho Mail biedt verschillende soorten groepen om te voldoen aan verschillende vereisten van een bedrijf. Een groep kan meerdere leden en moderators hebben. Moderators van een groep kunnen nieuwe leden toevoegen nadat ze als moderators zijn toegevoegd door een Zoho Mail-beheerder.

Openbare e-mailgroepen (B2B/B2C)

Openbare e-mailgroepen zijn algemene e-mailadressen die toegankelijk zijn voor iedereen binnen of buiten het bedrijf. Wanneer een groep is ingesteld op Everyone, kan iedereen een e-mail naar het groepsadres verzenden. Dit soort groep is ideaal voor rollen met externe communicatie zoals HR, PR, marketing, ondersteuning enz., waarbij het e-mailadres van de groep extern moet worden weergegeven zodat iedereen contact kan opnemen met en kan communiceren met het bedrijf.

Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf een verkoopteam heeft waar uw potentiële klanten hun vragen naartoe sturen. In plaats van een e-mailadres van één persoon te geven, kunt u de openbare groep sales@zylker.com aanmaken en uw hele klantteam toevoegen als leden. Nu wordt een kopie van alle e-mails die naar de groep worden verzonden, doorgestuurd naar alle leden van de groep.

Bedrijfs-e-mailgroepen (C2E/E2C)

Bedrijfsgroepen zijn ideaal voor interne communicatie tussen de medewerkers binnen uw bedrijf. Alleen gebruikers die deel uitmaken van uw Zoho Mail-bedrijf kunnen e-mails verzenden naar deze groep. U kunt deze groep gebruiken voor functies zoals loonadministratie of andere functies waarvoor overdracht binnen het gehele bedrijf is vereist.

Stel bijvoorbeeld dat u wilt dat uw medewerkers met iedereen in het HR-team communiceren om het compensatiebeheer te vereenvoudigen. U kunt het bedrijfsgroepsadres compensatie-hr@zylker.com aanmaken. Omdat het een bedrijfsgroep is, worden alleen e-mails van uw medewerkers in het postvak in van het groepslid afgeleverd.

Gesloten/privé-e-mailgroepen (G2G)

Gesloten groepen zijn bedoeld voor communicatie binnen de leden van de groep zelf. Als iemand geen lid is van de groep (zelfs als hij of zij deel uitmaakt van het bedrijf), kan hij of zij geen e-mail verzenden naar dit soort groep. Deze groepen zijn bedoeld voor communicatie binnen teams - voor het instellen van waarschuwingen, brainstormen enz. U kunt ook e-mails beheren/afwijzen die zijn verzonden door niet-leden van de groep.

Het marketingteam van uw bedrijf wil bijvoorbeeld intern communiceren om een blogkalender enzovoort bij te houden. U kunt de privégroep marketing@zylker.com aanmaken en communicatie binnen het team mogelijk maken zonder externe storingen.

Gemodereerde/beperkte e-mailgroepen (C2E)

Als u wilt dat de e-mails die naar een groep worden verzonden door iemand worden gecontroleerd voordat ze aan de groep worden geleverd, kunt u een groep met beperkte toegang maken. U kunt deze groepen aanpassen om e-mails van moderators en bepaalde leden direct te accepteren, terwijl alle andere e-mails worden gemodereerd. Zoho Mail-beheerders en groepsmoderators kunnen de e-mails controleren die door de groep zijn ontvangen en ervoor zorgen dat alleen legitieme e-mails naar het postvak in van het lid worden verzonden.

U kunt meerdere aangepaste groepen hebben met bevoegdheden om e-mails te versturen namens het e-mailadres van de groep, zodat bepaalde leden zonder controle e-mails kunnen verzenden, externe leden kunnen toevoegen enz. in de Geavanceerde instellingen van de groep.

Groepen aanmaken

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin Console.
2. Ga naar Groups in het linkerdeelvenster en selecteer Distribution List.
3. Klik op Create om een nieuwe groep toe te voegen. U wordt doorgestuurd naar de pagina Add Group.
   
4. Voer een groepsnaam en e-mailadres van uw keuze in. U kunt ook een beschrijving en een profielfoto toevoegen als u dat nodig vindt.
5. Nadat u de benodigde gegevens hebt ingevuld, kiest u de soort groep die u wilt aanmaken door Who can send emails to your group te kiezen.
   • Everyone - openbare groep
     • Iedereen kan e-mail naar de groep versturen.
     • Alle e-mails worden afgeleverd aan alle groepsleden.
   • Organization Members - bedrijfsgroep
     • Alleen de leden van hetzelfde bedrijf kunnen e-mails versturen naar de groep.
     • Wanneer anderen e-mails naar deze groep verzenden, kan het e-mailbericht worden gemodereerd/teruggestuurd naar afzenders, op basis van de gekozen optie in het gedeelte Email Moderation.
   • Group Members - privégroep
     • Alleen de groepsleden kunnen e-mails versturen aan de groep.
     • Wanneer anderen e-mails naar deze groep verzenden, kan het e-mailbericht worden gemodereerd/teruggestuurd naar afzenders, op basis van de gekozen optie in het gedeelte Email Moderation.
   • Only Moderators - beperkte groep
     • Alleen de groep moderators kan rechtstreeks e-mails versturen naar de groep.
     • Wanneer anderen e-mails verzenden naar deze groep, wordt de e-mail beheerd. De individuele lid/moderator-bevoegdheden kunnen echter ook worden aangepast in het gedeelte Members. Klik hier voor meer informatie over moderators
6. U hebt de optie om Streams in of uit te schakelen voor uw groep.
7. Als u gereed bent, klikt u op Proceed.
   
8. U wordt doorgestuurd naar de pagina Add members. Klik op + Add om de leden van uw bedrijf te selecteren die u wilt toevoegen aan uw groep.
   
9. Als u gereed bent, klikt u op Create.

Er verschijnt een bevestigingspagina met het bericht Group created successfully. Op deze pagina kunt u de volgende acties uitvoeren:

• Op het pictogram Kopiëren klikken en het e-mailadres van de groep delen
• Op Go to created group klikken om de groepsgegevens te bewerken
• Op Add more groups om een nieuwe groep aan te maken.

Importeren met CSV-bestand

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin Console.
2. Ga naar Groups en selecteer Distribution List in het linkerdeelvenster.
3. Selecteer het vervolgkeuzemenu Import en kies Import using CSV file.
   
4. Selecteer het domein waarin de groepen moeten worden aangemaakt en klik op Choose File.
5. Upload het CSV-bestand vanaf uw apparaat. Alle groepen in het CSV-bestand worden weergegeven.
6. Selecteer de groepen in de lijst en klik op Proceed.
   
7. Voer een naam in voor de import en klik op Start.
   

De pagina met de status van de groepsimport wordt weergegeven. Klik op het pictogram Vernieuwen om de voortgang van het importeren bij te werken.

Groepen importeren vanuit cloudservices

Als de groepen van uw bedrijf zijn opgeslagen in een cloudservice, kunt u ze rechtstreeks importeren in Zoho Mail. Selecteer de cloudservice waarin uw groepen zijn opgeslagen:

• Google Workspace
• Microsoft 365

Importeren vanuit Google Workspace

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin Console.
2. Ga naar Groups en selecteer Distribution List in het linkerdeelvenster.
3. Klik op Import en kies Import from cloud services. De geschiedenis van de groepsimport (indien van toepassing) wordt weergegeven.
   
4. Selecteer Google Workspace in de vervolgkeuzelijst Add.
5. Als u uw Zoho Mail-account niet hebt geverifieerd voor toegang tot Google Workspace, volgt u de onderstaande stappen:
   1. Meld u aan bij uw Google Workspace-beheerdersaccount en volg de verificatiegegevens zoals vermeld op de link naar de Help-pagina.
   2. Zodra de verificatie is voltooid, voert u het e-mailadres van de hoofdbeheerder van Google Workspace en het e-mailadres van het serviceaccountin de desbetreffende velden in. Upload het gedownloade bestand naar uw systeem in het veld met het productsleutelbestanden klik op Verifiëren.​
      
6. Als u uw Google Workspace-account al hebt geverifieerd met Zoho Mail, klikt u op het toets Add
7. Wijs de domeinen in Google Workspace toe aan de geverifieerde domeinen in Zoho Mail en klik op Proceed. Alle groepen die zijn aangemaakt met het geverifieerde domein onder het Google Workspace-account worden weergegeven.
   
8. Selecteer de groepen die u wilt importeren en klik op Proceed
9. Geef een naam voor de import op.
10. Selecteer indien nodig de optie E-mailaliassen migreren met groeps-e-mailadres en klik op Start.
    

Groepen importeren vanuit Microsoft 365

Volg deze stappen om groepen te importeren uit uw Microsoft 365-account:

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin Console.
2. Ga naar Groups en selecteer Distribution List in het linkerdeelvenster.
3. Klik op Import en selecteer Import from cloud services. De geschiedenis van de groepsimport (indien van toepassing) wordt weergegeven.
   
4. Selecteer Microsoft 365 in de vervolgkeuzelijst Import.
5. Klik op Sign In en verifieer met uw Microsoft 365-aanmeldgegevens voor beheerders.
6. Als u uw Microsoft 365-account al hebt geverifieerd bij Zoho, klikt u op Add.
   
7. Wijs de domeinen in het Microsoft 365-hostdomein toe aan de geverifieerde domeinen in Zoho Mail en klik op Proceed. Alle groepen die met het geverifieerde domein zijn aangemaakt, worden hier weergegeven.
8. Selecteer de groepen die u wilt importeren en klik op Proceed.
   
9. Voer een naam in voor de import en klik op Start.
   

Indien nodig kunt u ervoor kiezen om de aliasadressen van uw groep te migreren door de optie Migrate email aliases along with group email address te selecteren.

Groepen exporteren

1. Meld u aan bij de Zoho Mail Admin Console.
2. Ga naar Groups en selecteer Distribution List in het linkerdeelvenster.
3. Selecteer het vervolgkeuzemenu Export en kies Export all groups.
4. Standaard worden groepsgegevens zoals de naam, beschrijving, e-mailadres, alias-adressen, toegangsniveau, het totale aantal leden enz. geëxporteerd. Dit omvat echter niet de e-mailadressen van uw groepsleden.
   • U kunt uw groepen met leden exporteren door de optie Export with members in te schakelen. Wanneer u exporteert met leden, kunt u exporteren als meerdere bestanden met individuele groepsgegevens (ZIP) of exporteren als één bestand met alle groepsgegevens (CSV).
   • U kunt uw downloadbestand ook versleutelen door de optie Encrypt with password in te schakelen en het wachtwoord in te voeren dat u wilt gebruiken voor versleuteling.
5. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, klikt u op Export.
   
6. U kunt ook de gewenste groepen selecteren en de optie Export selected groups selecteren in het bovenste menu.

Als u gereed bent, wordt uw export gepland. Na voltooiing ontvangt u een e-mail met de downloadkoppeling van het exportbestand.

Overige opties

Groepen filteren

U kunt de e-maillijst filteren op de pagina Groups. Klik op de optie Filter in het bovenste menu om de lijst met groepen te verfijnen op basis van:

• Openstaande uitnodiging (alleen van toepassing wanneer externe e-mailaccounts worden toegevoegd)
• Inactieve groepen
• Groepen in afwachting van moderatie
• Niet-e-mailgroepen
• Geblokkeerde groepen
• Domeinen

Groepen verwijderen

U kunt één groep of meerdere groepen verwijderen van de pagina met de groepslijst. Als u één groep wilt verwijderen, beweegt u de muis over de groep die u wilt verwijderen en klikt u op het pictogram Delete.

U kunt meerdere groepen verwijderen door ze te selecteren en op de knop Delete in het bovenste menu te klikken.

Groepen blokkeren/deblokkeren

U kunt de inkomende en uitgaande machtigingen van een groep blokkeren door deze te selecteren en op Block te klikken. Selecteer op dezelfde manier de groepen met geblokkeerde machtigingen (u kunt ook de filteroptie ‘Blocked’ gebruiken) in de lijst en klik op Unblock in het bovenste menu om inkomende en uitgaande e-mails voor de groep toe te staan.

Kolommen beheren

1. U kunt de kolommen die worden weergegeven in het gedeelte Groups aanpassen met behulp van de optie Manage columns. De volgende kolommen kunnen standaard niet van de weergave worden verwijderd:
   • Name & Email
   • Meer acties
     
2. Klik op het pictogram Manage column in de rechterbovenhoek en selecteer of deselecteer de kolommen in de lijst om deze aan te passen.
   • Toegangsniveau
   • Aantal leden
   • Modereren
   • Blokkeringsstatus

Instellingen voor e-mailgroepen

U kunt andere voorkeuren van uw groep weergeven, beheren en wijzigen op de pagina Instellingen. Raadpleeg de helppagina Group Settings voor gedetailleerde instructies.