Een klacht van een klant beantwoorden
Feedback van een gewaardeerde en verzorgde klant kan veel invloed hebben op het succes van een bedrijf. Klachten van klanten afhandelen is een kunst, die geduld, aandacht en toewijding vereist. Hier volgen enkele belangrijke stappen die u moet volgen wanneer u op een klacht van een klant reageert:
![Cirkeldiagram Zelfservice](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/desk/customer-complaints-1x.png)
Functies van goede software
voor klachten van klanten
Support Omnichannel
Klachten van klanten kunnen uit verschillende kanalen komen, zoals e-mail, social-mediaplatforms, livechat, webformulieren of via de telefoon. Als u een van deze kanalen over het hoofd ziet, kan een klant verloren gaan. Met goede ticketbeheersoftware kunt u alle klachten op één locatie samenbrengen. Dit helpt uw medewerkers om tickets te prioriteren, de status ervan bij te werken en de distributie via methoden als round-robin-toewijzing te automatiseren.
![Klassieke supportweergave door Zoho Desk waarbij tickets van verschillende platforms worden samengevoegd](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/desk/omnichannel-support-lazy.png)
Inzichten van klanten en teamsamenwerking
Beheersoftware voor klachten van klanten moet medewerkers effectieve tools bieden voor teamsamenwerking. De software moet supportmanagers ook tools bieden als dashboards, rapporten en analyses om klantenservice-supportprocessen te bewaken.
![Dashboardweergave in Zoho Desk markeert big data, zoals rapporten, analyses over klantsucces](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/desk/agent-roles-team-collaboration-lazy.png)
Selfservice supportkanalen
Klachtenbeheersoftware moet uw supportteams helpen om goed toegeruste en bijgewerkte selfservicekanalen te creëren, zoals een kennisdatabase en communityforums, voor klanten die liever zelf een oplossing zoeken. Dit kan ook handig zijn voor medewerkers, omdat het aantal binnenkomende tickets afneemt.
![Kennisdatabasescherm op Zoho Desk](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/desk/self-service-support-channels-lazy.png)
Automatisering en integratie
Software voor klachten van klanten moet uw supportteams automatiseringstools bieden, zoals de optie om antwoorden te automatiseren, zodat oplossingen worden versneld, tickettoewijzingen worden gestroomlijnd, workflows worden geactiveerd en nog veel meer. Uw softwareoplossing moet ook een naadloze en soepele integratie met uw bestaande technologieomgeving bieden.
![Blueprintworkflow op Zoho Desk-platform](http://www.zohowebstatic.com/sites/zweb/images/desk/automation-and-integration-lazy.png)
Antwoordsjablonen klantenservice
Klachten van klanten kunnen moeilijk en frustrerend lijken. Bovendien kan het moeilijk zijn om erop te reageren. Maar software voor klachten van klanten helpt uw medewerkers met de benodigde context en tools om behulpzame en effectieve antwoorden te geven. Zoho Desk biedt omnichannel ticketbeheer met gedetailleerde informatie over eerdere interacties en handige tools, zoals CRM-integratie, antwoordhulp en een kennisdatabase. Medewerkers hebben ook toegang tot antwoordsjablonen voor e-mail en tickets die op maat kunnen worden gemaakt voor snellere antwoorden en meer consistentie. Hier zijn enkele voorbeelden van antwoordsjablonen voor verschillende kanalen.
Voordelen van software voor klachten van klanten
Bedrijven die klachten van klanten negeren, lopen kans hun klantenbestand te verliezen. Maar met effectieve software voor klachten van klanten kunnen bedrijven feedback gebruiken als een kans om de klantrelatie te verbeteren. Met goede ticketbeheersoftware kunnen medewerkers tijdig en efficiënt tickets van klanten bijhouden en oplossen. Het helpt uw supportteams ook om:
Zoho Desk als uw softwareoplossing voor klachten van klanten kiezen
Klanten staan centraal in uw bedrijf en inzicht in hun behoeften moet prioriteit hebben. Met Zoho Desk als uw klachtenbeheersoftware mist u nooit een verzoek of vraag van een klant. Desk biedt medewerkers een functionele omnichannel ervaring met naadloze integratietools en automatiseringsfuncties. Deze oplossing is gebruiksvriendelijk en kan snel worden geïmplementeerd. Met goede klachtenbeheersoftware kunt u de operationele kosten verlagen en in uw budget inpassen. Zoho Desk biedt een gratis editie, naast verschillende meer geavanceerde edities waarmee u uitzonderlijke klantenservice kunt bieden en sterke klantrelaties kunt opbouwen.
Mis nooit een klacht met Zoho Desk als uw softwareoplossing voor klachten van klanten.
Veelgestelde vragen
Goede software voor klachten van klanten zorgt ervoor dat medewerkers nooit een klacht missen. Maar is er een kant-en-klare oplossing als het gaat om software voor klachten van klanten? Het antwoord is 'nee'. Zoho Desk is superieure software voor klachten van klanten, die abonnementen biedt die bedrijven van elke grootte (klein, middel en groot) kunnen bedienen. Het biedt ook een Altijd gratis-abonnement met basisfuncties. Zoho Desk biedt sterke selfservicemogelijkheden, zoals een kennisdatabase en communityforums, zodat klanten zelf een oplossing kunnen zoeken en het aantal tickets wordt verminderd dat medewerkers ontvangen.
Hier is een voorbeeld, waarbij de medewerker een klant helpt die het verkeerde product heeft ontvangen.
Medewerker: Wat vervelend dat u niet tevreden bent over uw aankoop. Ik begrijp uw frustratie helemaal. Kunt u meer informatie over dit probleem geven, zodat ik u kan helpen een oplossing te zoeken.
Klant: Ik heb het verkeerde artikel ontvangen. Medewerker: Ik heb uw probleem genoteerd en ga het uitzoeken. Kunt u mij uw aankoop-ID vertellen?
Klant: XOB-121
Medewerker: Bedankt voor het delen van de gegevens. Ik heb een ticket ingediend bij het managementteam en ga dit binnenkort bij hen opvolgen. Ik zal de details van het oplossingsproces zo snel mogelijk bijwerken. Kan ik u vandaag nog met iets anders helpen?
Klant: Nee
Medewerker: Bedankt dat u contact met ons hebt opgenomen, en mijn excuses voor het ongemak. We gaan het probleem oplossen en er hard aan werken om te voorkomen dat het nog eens gebeurt.
De medewerker stuurt later een opvolgingse-mail naar de klant om te controleren of deze tevreden is over het ontvangen product. Er wordt ook een supportartikel op de website gepubliceerd, waarin het proces wordt uitgelegd om contact op te nemen voor een snelle oplossing wanneer iemand de verkeerde artikelen ontvangt.
Na het oplossen van een klacht moet u zo snel mogelijk opvolgen met de klant om te controleren of deze niet nog meer problemen heeft en tevreden is over de oplossing. Het supportteam moet de klacht ook serieus nemen en actie ondernemen, zodat in de toekomst geen vergelijkbare problemen ontstaan. Bij beheersoftware voor klachten van klanten, zoals Zoho Desk, kunnen uw supportteams een sterke en goed uitgeruste kennisdatabase en communityforum opbouwen, die klanten door de stappen van beproefde oplossingen kunnen leiden.
Beheer van klanteninteracties is belangrijk, en als ze worden gemist loopt het bedrijf gevaar. Goede software voor klachten van klanten maakt support makkelijker en effectiever. Hij helpt u alle tickets die op verschillende platforms zijn ontvangen, op één locatie samen te brengen, te ordenen en erop te reageren. Zoho Desk helpt bedrijven om uitzonderlijke omnichannel support te bieden met automatiserings- en integratiemogelijkheden die snelle en effectieve oplossingen vergemakkelijken. De software biedt ook selfservicekanalen, zodat supportteams een goed uitgeruste en bijgewerkte kennisdatabase kunnen bijhouden voor klanten die zelf een oplossing willen zoeken.