Inzicht in e-mailbounces

Wanneer u e-mails verzendt vanuit Zoho CRM, kan het voorkomen dat e-mails worden geweigerd en daardoor niet bij de ontvangers terechtkomen. Hieronder volgen enkele veelgestelde vragen over geweigerde e-mails en hoe u dit kunt ondervangen.

Wat is een bounce?

Bounce is de Engelse term voor een e-mailadres waarnaar Zoho CRM uw e-mail niet kan bezorgen. Er kunnen vele redenen zijn waarom dit gebeurt. Op basis van deze redenen worden e-mailadressen grotendeels geclassificeerd als permanente weigeraars (hard bounces) en tijdelijke weigeraars (soft bounces).

Een e-mailadres wordt gemarkeerd als hard bounce wanneer Zoho CRM concludeert dat e-mails permanent niet kunnen worden afgeleverd op dat adres. In een dergelijk geval wordt dit hard bounce e-mailadres geblokkeerd. Dit betekent dat u vanuit Zoho CRM geen e-mails meer naar dat adres kunt verzenden.

Een e-mailadres wordt gemarkeerd als soft bounce wanneer Zoho CRM concludeert dat e-mails slechts tijdelijk niet kunnen worden bezorgd op dat adres. In dat geval kunt u vijf keer achter elkaar een e-mail verzenden naar het soft bounce e-mailadres. Als de e-mail na de vijfde keer nog altijd wordt geweigerd, wordt dit beschouwd als een hard bounce en wordt het e-mailadres geblokkeerd.

Waarom wordt mijn e-mail geweigerd?

Hieronder volgen de meest voorkomende redenen waarom uw e-mail mogelijk is geweigerd.

• Het e-mailadres van de ontvanger is ongeldig.
• De mailserver van het e-mailadres van de ontvanger is uitgevallen.
• Het postvak van de ontvanger is vol.
• De domeinnaam van de ontvanger bestaat niet.
• Uw e-mail is door de ontvanger herhaaldelijk gemarkeerd als spam.

Wat is een hard bounce?

Een e-mailadres waarnaar een e-mail om verschillende redenen permanent niet kan worden afgeleverd door Zoho CRM, wordt een hard bounce genoemd. Enkele mogelijke redenen zijn:

• Het e-mailadres van de ontvanger bestaat niet.
• De domeinnaam bestaat niet.
• De mailserver van de ontvanger heeft de levering volledig geblokkeerd.

Wanneer een e-mailadres is aangemerkt als hard bounce, wordt dit permanent geblokkeerd door Zoho CRM.

Wat is een soft bounce?

Een e-mailadres waarnaar een e-mail om verschillende redenen tijdelijk niet kan worden afgeleverd door Zoho CRM, wordt een soft bounce genoemd. Enkele mogelijke redenen zijn:

• Uw e-mail is te groot.
• Postvak van ontvanger is vol.
• De server van de ontvanger is uitgevallen of offline.

Wanneer een e-mailadres is aangemerkt als soft bounce, kunt u nog tot vijf maal e-mails ernaar verzenden. Als Zoho CRM na de vijfde achtereenvolgende keer de e-mail niet kan bezorgen, wordt de soft bounce omgezet in een hard bounce, zodat het e-mailadres permanent wordt geblokkeerd.

Worden soft bounce e-mailadressen permanent geblokkeerd?

Als een e-mailadres is gemarkeerd als soft bounce, kunt u de e-mail nog vijf keer naar de ontvanger verzenden. Als na de vijfde achtereenvolgende keer de e-mail niet bezorgd kan worden, wordt het adres aangemerkt als hard bounce. Het is dan niet meer mogelijk er e-mails naar te versturen.

Mijn e-mail naar een geldig e-mailadres is gemarkeerd als hard bounced. Waarom?

Als uw e-mail naar een geldig e-mailadres is gemarkeerd als hard bounced, kan dit met name gebeurd zijn doordat Zoho CRM is geblokkeerd door spamfilters of een firewall van de geadresseerde. Dit gebeurt in twee gevallen:

• Spamfilters hebben uw e-mails aangemerkt als spam.
  Soms kunnen spamfilters zoals Spamhaus de inhoud van uw e-mail aanmerken als spam en Zoho CRM blokkeren. Dit heeft niet alleen invloed op uw toekomstige e-mails, maar ook op die van andere Zoho CRM-klanten. In dat geval is het raadzaam om correcte e-mailmarketingprocedures te hanteren, zodat uw e-mails door de spamfilters komen. Enkele algemene richtlijnen zijn:
  • Zorg dat de e-mail relevant is voor de ontvanger.
  • Verzend geen e-mails die te groot zijn.
  • Neem geen aanstootgevende media op in de e-mail.
  • Verzend niet te veel e-mails tegelijk.
  • Zorg ervoor dat de onderwerpregel van de e-mail betrekking heeft op de inhoud van de e-mail en de ontvanger niet misleidt.
• Spamfilters hebben uw e-mails NIET als spam aangemerkt, maar ze zijn desondanks geweigerd.
  Soms kan uw e-mail naar een geldig e-mailadres buiten uw schuld worden geweigerd. Dit komt mogelijk omdat Zoho CRM is geblokkeerd door spamfilters en e-mailservers van ontvangers vanwege misbruik door andere gebruikers. Schrijf in dat geval naar Zoho CRM Support via support@zohocrm.com met de relevante gegevens en we nemen de noodzakelijke maatregelen om Zoho CRM op de witte lijst te zetten. U kunt ook rechtstreeks een verzoek schrijven naar de IT-beheerder van de ontvanger om Zoho CRM op de witte lijst te zetten.

Kan ik een hard bounce e-mailadres deblokkeren?

Als u ervan overtuigd bent dat het e-mailadres geldig is, kunt u Zoho CRM Support een verzoek sturen via support@zohocrm.com om een hard bounce e-mailadres te laten controleren en deblokkeren.

Wat als Zoho CRM wordt geblokkeerd?

Als Zoho CRM wordt geblokkeerd, zullen we onmiddellijk de noodzakelijke stappen nemen om ons IP-adres op de witte lijst te laten zetten. Als uw e-mail is geweigerd omdat Zoho CRM is geblokkeerd, voert u een van de volgende handelingen uit:

• Vraag de IT-beheerder van het ontvangersdomein rechtstreeks om de blokkering van Zoho CRM op te heffen.
• Of schrijf naar Zoho CRM Support via support@zohocrm.com met de gegevens van het e-mailadres van de ontvanger. We doen wat nodig is om Zoho CRM op de witte lijst te laten zetten.