Agendasynchronisatie gebruiken via CalDAV
Hoe kan ik...inklappen
De synchronisatie van afspraken instellen en weergeven
Nadat u CalDAV-toegang hebt ingeschakeld in Zoho CRM en het CalDAV-account hebt geconfigureerd op uw iOS-apparaat, worden de afspraken die u maakt in de Zoho CRM-agenda gesynchroniseerd met de iOS-agenda en vice versa. Nadat de afspraken op de twee agenda's zijn gesynchroniseerd, kunt u ook herinneringen voor afspraken ontvangen in Zoho CRM en op de iOS-apparaten waarop het CalDAV-account is geconfigureerd, in overeenstemming met de instellingen voor herinneringen.
Hieronder vindt u instructies voor het maken van afspraken op uw iOS-apparaat en in de Zoho CRM-agenda. U kunt ook bekijken hoe de afspraken in beide agenda's worden gesynchroniseerd.
Van iOS-agenda naar Zoho CRM-agenda
Een afspraak maken op uw iPhone
- Open de Agenda-app op uw iPhone.
- Ga naar de gewenste datum en tik op het pictogram+ om een nieuwe afspraak toe te voegen.
- Voer de vereiste afspraakgegevens in.
- Selecteer in het veld Agenda de juiste agendacategorie.
De categorie voor alle CalDAV-afspraken in Zoho CRM wordt standaard genoemd naar uw e-mail-ID in Zoho CRM. Bijvoorbeeld Patriciab@zillum.com. Zorg ervoor dat deze categorie is geselecteerd zodat alle aan Zoho CRM gerelateerde afspraken hier worden gemaakt en gesynchroniseerd.
U kunt op uw iPhone soortgelijke agendacategorieën maken met de naam Persoonlijk, Thuis enzovoort om afspraken op verschillende terreinen gescheiden te houden. Afspraken die in deze andere 'niet-CalDAV-categorieën' zijn gemaakt, worden niet gesynchroniseerd met Zoho CRM. Als u geen enkele categorie hebt gemaakt op uw iOS-apparaat, kunt u geen categorie selecteren omdat de CalDAV-categorie standaard is geselecteerd.
De gesynchroniseerde afspraak in Zoho CRM bekijken
De afspraken die u op de iPhone hebt gemaakt, worden direct gesynchroniseerd met Zoho CRM.
Zoho CRM herkent bovendien leads en contactpersonen in de verzameling genodigden voor een afspraak en koppelt deze vervolgens automatisch als deelnemers aan de afspraak die in Zoho CRM is gesynchroniseerd.
Als een genodigde geen deel uitmaakt van de CRM-database, wordt alleen het e-mailadres van de genodigde weergegeven in het gedeelte Deelnemers.
Van Zoho CRM-agenda naar iOS-agenda
Zodra de CalDAV-configuratie is ingeschakeld, worden alle bestaande afspraakrecords die toekomstige afspraken aanduiden van Zoho CRM naar de iOS-agenda gepusht. Tijdens deze eerste synchronisatie kunnen er maximaal 2000 records (afspraken waarvoor de begindatum valt binnen de vorige maand vanaf de datum van de CalDAV-configuratie) naar de iOS-agenda worden gepusht. Na deze eerste synchronisatie kan een willekeurig aantal afspraken worden gemaakt of gesynchroniseerd tussen Zoho CRM en uw iOS-agenda. Houd er ook rekening mee dat alleen de afspraken in de lijstweergave 'Mijn afspraken' worden gesynchroniseerd. Met andere woorden: alleen afspraken waarvoor u recordeigenaar bent, worden naar de iOS-agenda gepusht.
Een afspraak maken in de Zoho CRM-agenda
- Klik op Agenda en ga naar de gewenste datum.
- Klik op het datumgebied en selecteer Nieuwe afspraak.
- Voer de afspraakgegevens in.
- Klik op Opslaan.
Zie ook: De Zoho CRM-agenda gebruiken
De gesynchroniseerde afspraak op de iPhone bekijken
- Open de Agenda-app op uw iPhone.
U kunt de afspraak bekijken die is gesynchroniseerd van Zoho CRM naar de iOS-agenda.
Opmerking
- CalDAV voor iOS biedt geen support voor synchronisatie van terugkerende afspraken.
- Wanneer een afspraak wordt gemaakt in de iOS-agenda-app met meerdere herinneringen voor de afspraak, gebruikt CalDAV de eerste herinnering en wordt deze ingesteld als een pop-upherinnering in Zoho CRM. Alle volgende herinneringen worden niet gesynchroniseerd.
- Na voltooiing van de CalDAV-configuratie wordt een maximum aantal van 2000 records (afspraken waarvoor de begindatum binnen de vorige maand na de CalDAV-configuratie valt) als onderdeel van de eerste synchronisatie van Zoho CRM naar de iPhone-agenda gepusht. Zodra de eerste synchronisatie van bestaande records is voltooid, kan een willekeurig aantal afspraken worden gemaakt of gesynchroniseerd tussen Zoho CRM en uw iOS-agenda.
- De verwijdering van deelnemers wordt slechts op één manier gesynchroniseerd: van Zoho CRM naar het iOS-apparaat. Als een deelnemer eerst op het iOS-apparaat wordt verwijderd, wordt dit niet weergegeven in Zoho CRM.
Herinneringen voor afspraken weergeven in Zoho CRM en op iOS-apparaten
Pop-upvensters met een herinnering voor een afspraak worden weergegeven op basis van de instellingen voor afspraken op zowel de iPhone als in Zoho CRM. U kunt maximaal 20 herinneringen voor één afspraak maken. Hieronder ziet u schermafbeeldingen van de herinneringen voor afspraken in Zoho CRM en op een aantal iOS-apparaten.
Herinnering voor een afspraak in Zoho CRM
Herinnering voor een afspraak op de iPhone
Het synchronisatieschema configureren
U kunt ook een synchronisatieschema opstellen voor afspraken die van Zoho CRM naar de iOS-agenda worden gepusht. Als u bijvoorbeeld 'Eenmaal per 15 minuten' selecteert, worden er elke 15 minuten afspraken opgehaald uit Zoho CRM en naar de iPhone gepusht.
Het synchronisatieschema configureren
- Tik op Instellingen op uw iPhone.
- Selecteer op de pagina Instellingen de optie Mail, Contacten, Agenda.
- Klik op de pagina Mail, Contacten, Agenda op Haal nieuwe gegevens op.
- Selecteer op de pagina Haal nieuwe gegevens op in het gedeelte Ophalen een schema in de lijst. Bijvoorbeeld Elke 15 minuten.
In dit geval worden afspraken uit Zoho CRM elke 15 minuten opgehaald en gesynchroniseerd in de iOS-agenda. Afspraken die zijn gemaakt in de iOS-agenda worden direct doorgestuurd naar Zoho CRM.