Hoe u uw interne maatwerk apps een gebruikersgericht ontwerp kunt geven

Voor sommige bedrijven kan elk aspect van hun interne workflow eenvoudig en gemakkelijk worden afgehandeld met een professionele, zakelijke app van een derde partij. Helaas zijn er veel organisaties die niet perfect aansluiten op de mainstream bedrijfssoftware. Aan de andere kant hebben low-code platforms voor app-ontwikkeling het mogelijk gemaakt voor bedrijven om hun eigen interne maatwerk apps te bouwen die geschikt zijn voor hun unieke processen, zelfs voor bedrijven met beperkte resources.

Hoewel deze interne apps een veelbelovend alternatief zijn voor bedrijven die hun workflow willen stroomlijnen, schieten veel van deze maatwerkoplossingen uiteindelijk tekort op één belangrijk gebied: gebruikerservaring (user experience, UX). Dat is niet zo vreemd. De meeste maatwerk apps worden immers niet ontworpen door professionele ontwikkelaars, en als dat wel zo is, worden ze meestal zo snel samengesteld dat er niet veel tijd is om het hele ontwikkelingsproces te plannen, onderzoeken, testen en herhalen. Hierdoor richten low-code ontwikkelaars zich vaak meer op functionaliteit dan op de specifieke behoeften, voorkeuren en verwachtingen van hun gebruikers.

Dit is een grote gemiste kans. De gebruikers van uw maatwerk app zijn uw eigen collega's (en waarschijnlijk ook uzelf), waardoor het eenvoudiger dan ooit is om specifiek te ontwerpen voor de eindgebruikers van uw oplossing. Door gebruikers centraal te stellen tijdens het ontwerpen, zijn de tools die u maakt eenvoudiger te gebruiken en te begrijpen. Als u zich te veel richt op functionaliteit en onvoldoende op het menselijke element van het app-ontwerp, kan dit leiden tot meer gebruikersfouten, meer frustratie en meer miscommunicatie tussen teams en collega's.

Wat is gebruikersgericht ontwerp? 

In de afgelopen 10 jaar is de lat voor gebruikerservaring aanzienlijk verhoogd. Ontwerpmethoden die 5 jaar geleden standaard waren, worden nu als onaanvaardbaar beschouwd door ervaren technische gebruikers. De hogere normen zijn goed nieuws voor consumenten, omdat het betekent dat softwarebedrijven meer zijn gaan investeren in de gebruikerservaring voor hun producten. Een van de belangrijkste drijfveren voor deze revolutie binnen de branche is een methodologie die gebruikersgericht ontwerp wordt genoemd.

Zoals de naam al aangeeft, dwingt gebruikersgericht ontwerp ontwikkelaars om zich bij elke fase van het ontwerpproces in de eindgebruiker te verplaatsen. Wie gaan dit product gebruiken? Wat zijn hun verwachtingen? Wat zijn hun pijnpunten? Welke gedachten hebben ze? Bij een gebruikersgericht ontwerp worden deze vragen, en nog vele andere, steeds opnieuw gesteld, vanaf de eerste dag van de ontwikkeling tot de productlancering en daarna.

Gebruikersgericht ontwerp is gebaseerd op frequente, rigoureuze iteraties tijdens het hele ontwikkelingsproces om ervoor te zorgen dat de oplossingen die u bouwt daadwerkelijk aan de behoeften van gebruikers voldoen. Teams werken in korte sprints die worden aangevuld met testen door echte gebruikers om de veronderstellingen van het ontwikkelingsteam over de manier waarop mensen elke nieuwe functie gebruiken, te valideren of te weerleggen.

De waarde van deze aanpak lijkt nu misschien vanzelfsprekend, maar dat was niet altijd het geval.

Want hoewel gebruikersgericht ontwerp veel voordelen kan bieden, kan het als te veel tijd of moeite klinken als u alleen of met één collega een interne maatwerk app ontwikkelt. Maak u geen zorgen. Gebruikersgericht ontwerp gaat evenzeer over de mentaliteit voor ontwikkeling als de methoden voor ontwikkeling. Zelfs als u niet over de bandbreedte beschikt voor complexere, gebruikersgeoriënteerde ontwerpmethoden, kunt u toch veel winst boeken door te ontwerpen met de gebruikers in gedachten.

Gebruikersgericht ontwerp voor low-code ontwikkeling 

Een van de belangrijkste voordelen van low-code ontwikkeling voor gebruikersgericht ontwerp is de mogelijkheid om uw app aan te passen en te verfijnen zodat deze zich aanpast aan uw mensen, in plaats van dat u uw mensen dwingt zich aan uw app te conformeren. Als een goede gebruikerservaring een prioriteit is (en dat zou het moeten zijn), is het van cruciaal belang om snel verbeteringen te kunnen aanbrengen in reactie op feedback van gebruikers.

Als het gaat om het ontwikkelen van interne apps, heeft een low-code app-ontwikkelingsplatform het unieke voordeel dat het relatief eenvoudig te leren en gebruiken is voor veel van de mensen in uw bedrijf, of ze nu een technologische achtergrond hebben of niet. Wanneer low-code ontwikkeling correct wordt geïmplementeerd, kunt u belangrijke belanghebbenden uit verschillende interne teams laten bijdragen aan het ontwerpen van de apps waarmee ze dagelijks zullen werken. Wanneer de daadwerkelijke gebruikers kunnen bijdragen aan het ontwikkelen ervan, is die gebruikersgerichte aanpak geen gedachte achteraf; het wordt vanaf het begin in uw proces geïntegreerd.  Hierdoor kunt u beter geïnformeerde beslissingen omtrent gebruikerservaring nemen en uw collega's er beter bij betrekken, omdat ze het gevoel hebben dat ze persoonlijk hebben bijgedragen aan de tools die ze elke dag gebruiken.

Hoe pas ik gebruikersgericht ontwerp toe op mijn volgende maatwerk app?  

Er bestaat geen eenduidig antwoord op die vraag. Afhankelijk van de bijzonderheden van uw app, de grootte van uw team, de cultuur van uw bedrijf en duizend andere variabelen, kan de manier waarop u gebruikersgericht ontwerp toepast sterk variëren. We kunnen echter wel een paar tips geven om de gebruikerservaring voor interne apps te verbeteren door meer gebruikersgericht te denken:

Doe onderzoek voordat u aan de slag gaat

Een van de meest nuttige methoden voor het ontwikkelen van een goede interne app moet eigenlijk worden uitgevoerd voordat u met bouwen begint: de onderzoeksfase. Een belangrijk voordeel van het intern ontwikkelen van de apps van uw teams is de mogelijkheid om constructieve input te krijgen van uw kerngebruikers. Met een relatief kleine tijdinvestering kunt u ervoor zorgen dat uw app voldoet aan de behoeften van uw gebruikers zodra deze live gaat.

Of ze het nu doorhebben of niet, de meeste ontwikkelaars, zelfs citizen developers, voeren al continu gebruikersonderzoek uit. Dit gebeurt in elke vergadering en elke strategiesessie, zelfs in korte gesprekken bij het koffieapparaat. Telkens wanneer u inzichten opdoet van uw gebruikers (uw collega's), voert u onderzoek uit. Als u al deze interacties als onderzoek beschouwt, kan dat u helpen te begrijpen hoe ze passen in een grotere, op onderzoek gebaseerde ontwikkelingsmentaliteit.

Wat vaak ontbreekt in deze werkwijzen is echter een geformaliseerd onderzoeksproces dat u, of iemand in uw organisatie, eenvoudig direct kan uitvoeren om verspilling (zowel van tijd als van resources) tot een minimum te beperken en uw resultaten te maximaliseren.

Om te beginnen moet u de teamleden identificeren die de app het vaakst zullen gebruiken. Vervolgens moet u de handmatige processen die ze momenteel gebruiken in plaats van uw app in kaart brengen. Als u bijvoorbeeld een app bouwt om belangrijke financiële gegevens bij te houden voor een groot aantal commerciële eigendommen, moet u in kaart brengen hoe uw teams momenteel spreadsheets gebruiken, samen met hun protocollen voor het organiseren en delen van die spreadsheets met hun collega's.

Vervolgens moet u deze belangrijke belanghebbenden vragen om de grootste knelpunten binnen deze bestaande processen te identificeren, samen met eventuele ideeën die ze hebben om deze te stroomlijnen. Ze zouden u bijvoorbeeld kunnen vertellen waar er redundante categorieën zijn die in meerdere spreadsheets moeten worden bijgewerkt om het huidige systeem te laten functioneren. Met al die directe ervaring kunnen ze u waarschijnlijk vertellen hoe de informatie efficiënter kan worden bijgehouden binnen een nieuwe, centrale database. Dit is een oplossing die u wellicht niet had overwogen wanneer u het probleem van buitenaf had benaderd.

Het is belangrijk dat u gedurende deze informatieverzameling een centraal strategiedocument bijhoudt dat de zorgen en opmerkingen koppelt aan specifieke belanghebbenden en hun rol in het proces. Hierdoor kunt u uw onderzoek ordenen met een soort roadmap die eventueel gedeeld kan worden met een samenwerkende partij, zodat deze verder kan gaan waar u gebleven was. U kunt ook het aantal vergaderingen en strategiesessies verminderen doordat u eenvoudig kunt controleren wie u moet raadplegen voor een specifiek probleem, vooral als u niet rechtstreeks bij het team betrokken bent.

Zelfs de meest ervaren app-ontwikkelaar wordt beperkt door diens eigen perspectief en ervaringen. Door veel input te verzamelen voordat u aan de slag gaat en gedurende het proces de vinger aan de pols te houden, kunt u geïnformeerde ontwerpbeslissingen nemen die uw gebruikers zullen waarderen.

Zoek naar manieren om de gebruiker meer te laten doen 

Een belangrijk principe van gebruikersgericht ontwerp is om de gebruiker bij elke ontwerpbeslissing voorop te stellen. Routinetaken die veel tijd opslokken, vormen een goed beginpunt. Elke afdeling heeft zijn eigen set van alledaagse, repetitieve taken waar medewerkers verantwoordelijk voor zijn. HR-medewerkers zijn bijvoorbeeld meestal verantwoordelijk voor het bijhouden van medewerkersgegevens in hun administratie. Zelfs als de medewerkers strategieën vinden om meer taken in minder tijd uit te voeren, kan elke minuut die wordt besteed aan gegevensinvoer waarschijnlijk beter worden besteed aan activiteiten met een hogere waarde, waardoor grotere en complexere problemen kunnen worden opgelost. Door te veel handmatige taken bij één persoon neer te leggen, verspilt u niet alleen bandbreedte, maar creëert u ook onnodige en frustrerende afhankelijkheden. Waarom zou elke medewerker altijd contact moeten opnemen met een HR-medewerker voor verzoeken om eenvoudige informatie, zoals het aantal resterende vakantiedagen? Is er een beter model?

Als u tijd wilt vrijmaken en frustratie bij uw personeel wilt wegnemen, zoek dan naar mogelijkheden om self-serviceontwerp in uw interne apps te implementeren. In het algemeen stelt self-serviceontwerp een gebruiker in staat een taak uit te voeren zonder dat iemand anders als tussenpersoon optreedt. Als u een aantal workflows in uw eigen organisatie goed bekijkt, zult u waarschijnlijk merken dat de enige reden waarom een eenvoudige taak niet is omgezet in een direct beschikbaar self-serviceproces, is dat het gewoon 'altijd op die manier is gedaan'. Deze denkwijze stelt verouderde processen boven de betrokken mensen. Als ontwikkelaar kunt u uw hele aanbod meer op mensen gericht maken door af te rekenen met oude en inefficiënte handelswijzen.

Terug naar het eerdere voorbeeld: als u een eenvoudig toegankelijke app zou maken waarin aanwezigheidsgegevens van medewerkers worden opgeslagen en beheerd, kunnen medewerkers de informatie die ze nodig hebben bekijken, terwijl HR-medewerkers meer tijd krijgen voor ander werk. Als u dat systeem eenmaal hebt geïmplementeerd, kunt u nog meer self-servicefuncties toevoegen, zoals een scherm waarop werknemers belangrijke beleidsdocumenten van het bedrijf kunnen raadplegen of downloaden.

Als u app-ontwikkeling benadert vanuit het idee van self-service, en dus met het oog op gebruikers, zult u versteld staan van hoeveel problemen u kunt oplossen voor de mensen met wie u werkt.

Evalueer hoe app-oplossingen onderlinge relaties beïnvloeden

Alle software die uw bedrijf gebruikt, bestaat uit een soort web dat alle verschillende branches en belanghebbenden in uw organisatie met elkaar verbindt, zodat ze als team kunnen communiceren en samenwerken. Als u de gebruikerservaring over het hoofd ziet bij het maken van maatwerkversies van deze apps, kunt u uiteindelijk efficiëntie op gespannen voet brengen met harmonieuze werkrelaties. Als dit uit de hand loopt, kan dit leiden tot minder communicatie en zelfs tot een lager moreel. Het is de taak van de ontwikkelaar om na te denken over de impact die diens apps kunnen hebben op dit web van relaties.

Stel dat u een app ontwerpt om uw IT-voorraad te beheren en hardwareaanvragen van de rest van het bedrijf te volgen. Hoewel deze app medewerkers kan helpen om beter georganiseerd te blijven, zijn ze nu ervoor verantwoordelijk dat elk apparaat dat wordt uitgecheckt tijdig wordt geretourneerd. Ze bevinden zich nu in de ongemakkelijke positie dat ze regelmatig hun collega's aan het hoofd moeten zeuren. Relaties met andere teams die eerder goed waren, worden nu gespannen. Door functionaliteit boven de gebruikerservaring te plaatsen, hebt u een probleem opgelost en tegelijk een nieuw probleem gecreëerd.   

Maar door gebruikersgericht te ontwerpen, blijft u alert op de zorgen van uw gebruikers en kunt u op dit soort problemen anticiperen, zodat u een app kunt bouwen die deze problemen minimaliseert of elimineert.

Naast de voorraadtracker kunt u een eenvoudig geautomatiseerd systeem opzetten dat herinneringen en follow-ups per e-mail verzendt zodra een medewerker een apparaat gedurende een bepaalde periode heeft uitgecheckt. Het IT-team hoeft dan alleen in randgevallen persoonlijk in te grijpen. En wanneer dat het geval is, heeft het IT-team een record van de genegeerde herinneringen die de zaak verduidelijken. Door dit proces te automatiseren, komt de verantwoordelijkheid voor de taak en eventuele wrijving bij de app te liggen in plaats van bij individuele IT-medewerkers, waardoor hun werklast afneemt en ze betere relaties met hun collega's kunnen onderhouden.

U moet uw maatwerk app zien als een project zonder vervaldatum. Neem na de lancering de tijd om zowel de impact op de directe prestaties als op de teamrelaties te evalueren. Als het niet gaat zoals gepland, probeer dan met de betrokken mensen te brainstormen over een oplossing die voor iedereen werkt.

Het grote plaatje 

Met krachtige low-code platforms voor app-ontwikkeling is het veel eenvoudiger geworden om uw eigen interne softwareoplossingen te maken die uw teams kunnen gebruiken en aanpassen. Met het interessante potentieel van het ontwikkelen van nieuwe, kostenbesparende apps, komt echter ook de verantwoordelijkheid om goede, op de gebruiker gerichte ontwerpmethoden toe te passen. Een slecht geïmplementeerde app kan de productiviteit en teamrelaties schaden, terwijl een app die is afgestemd op de behoeften van uw gebruikers, het moreel kan verbeteren en de groei van uw bedrijf op de lange termijn kan stimuleren.