添付ファイルの管理

Zoho Mailには、メールで受信した添付ファイルを管理するための複数のオプションがあります。互換性のある形式のファイルについては、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、画像、PDF、テキストファイルなど、さまざまな種類の添付ファイルをブラウザーまたはZohoアプリケーションで直接表示できます。受信したファイルは、クラウドストレージにアップロードしたり、ローカルにダウンロードしたり、その他の操作を実行したりできます。 

メールのすべての添付ファイルは、添付ファイルビューアーで確認できます。添付ファイルビューアーでは、クイック操作やフィルターなどもサポートされているため、ファイルが添付されているメールをかんたんに検索できます。 

添付ファイルの表示

Zoho Mailでは、受信する一般的な添付ファイルのほとんどをすばやく表示できます。ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルは、Zoho Docsスイートアプリを使用して表示できます。使用するブラウザーでサポートされている内蔵のプレビューオプションに基づいて、PDF、画像、テキストファイル、動画、その他のメディアなどの一般的なファイルをブラウザー単体でプレビューすることもできます。 

これにより、ファイルをダウンロードしたり、専用のソフトウェアを検索したりせずに、同じファイルを表示できます。さらに、受信した添付ファイルのOfficeの種類を変更する場合は、［Zoho Docsに追加］オプションを使用できます。これにより、インストールしたソフトウェアアプリケーションが複雑になることなく、どのデバイスからでも添付ファイルを表示できます。 

メール一覧からでも、添付ファイルアイコンをクリックするだけで、メールの添付ファイルを直接表示できます。会話のヘッダー行の添付ファイルアイコンをクリックすると、会話全体のすべての添付ファイルが一覧表示されます。 

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メールプレビュー画面のヘッダー領域の［添付ファイル］アイコンをクリックすると、メールの［添付ファイル］領域に直接移動してください。

次の表は、添付ファイルの種類と表示するために使用するZohoでの表示方法の一覧です。さらに、受信したファイルに変更を加えて他のユーザーに送信する場合は、これらのファイルをZoho Docsに保存できます。 

添付ファイルのダウンロード

必要な添付ファイルをローカルシステムにダウンロードできます。メールに複数の添付ファイルがある場合は、それぞれのチェックボックスを使用して添付ファイルの一部を選択し、ZIPとしてダウンロードできます。選択した添付ファイルはzipファイルとしてダウンロードされます。後で、目的のダウンロード先フォルダーにファイルを個別に解凍できます。

添付ファイルを選択して、［添付先］メニューのオプションの一覧から選択することもできます。

.EMLと.MSG形式の添付ファイルは、［プレビュー］の［HTMLファイルとして保存］と［EMLファイルとして保存］オプションを使用して、EMLまたはHTMLファイルとしてダウンロードできます。

［その他のオプション］には、［クラウドに追加］、［ストリームに添付して投稿］、［新しいメールに添付］、［添付して新しいメールを送信］のオプションがあります。［ストリームに添付して投稿］オプションを使用すると、選択した添付ファイルとともに新しいメッセージをストリームに投稿できます。同様に、［添付して新しいメールを送信］オプションを使用すると、選択したファイルを添付ファイルとして新しいメールを作成できます。

［クラウドに追加］オプションを使用すると、Zoho Docs、Dropbox、Google Docs、One Drive、または任意のクラウドストレージにファイルを直接アップロードして、共同作業したり、共有したりできます。

Zoho Docsへのアップロード

添付ファイルはZoho Docsに直接アップロードできます。これにより、どこからでもファイルにアクセスしたり、ファイルを共有したりできます。インストールしたソフトウェアにも依存しないため、移動中にこれらのファイルにアクセスしたり、操作したりできます。 

1. ［メールの表示］欄で、カーソルを添付ファイルの上に移動してください。
2. ［その他のオプション］をクリックし、一覧から［クラウドに追加］を選択してください。
3. ［Zoho Docs］タブで、任意のフォルダーの種類を選択してください。
4. 選択したフォルダーの種類の下の特定のフォルダーを選択してください。
5. 右上隅の［フォルダーの作成］アイコンをクリックして、新しいフォルダーを作成することもできます。
6. ［追加］をクリックしてください。 

Zoho Docsにファイルを保存すると、Zoho Docsエディターを使用してさらに編集したり、Zoho Docsのシンプルで安全な機能を使用して他のユーザーと共有したりできます。さらに、添付ファイルをオンラインで編集して、メールに添付することもできます。

他のクラウドサービスへのアップロード

Zoho Mailには、選択したクラウドファイルサービスにファイルをアップロードするオプションがあります。添付ファイル付きのすべてのメールについて、クラウドアップローダーを使用して、クラウドファイル管理サービスにメールを追加できます。Zoho Docs、Google ドライブ、Dropboxにファイルをアップロードすることもできます。Zoho Mailでは、これらすべてのクラウドストレージサービスと双方向に連携できるため、移動中に添付ファイルをアップロードしたり、これらのサービスから添付ファイルを追加したりできます。

Google ドライブへのアップロード

クラウドアップローダーを使用すると、Zoho Docsと同様に、Google ドライブに添付ファイルをアップロードできます。Zoho DocsでGoogle ドライブを初めて使用する場合は、Zoho Mailを認証して、アクセス権を付与する必要があります。

Dropboxへのアップロード

クラウドアップローダーを使用すると、Zoho MailからDropboxに添付ファイルをアップロードできます。DropboxでZoho Mailを初めて使用する場合は、Zoho Mailを認証して許可する必要があります。 

Dropboxアカウントからメールに添付ファイルを追加することもできます。