データ主体の要求
組織は日常的に膨大な量の機密データを扱っています。そのため組織は、法務上またはコンプライアンス上の問題の確認のために、データ主体の要求を受けることがあります。Zoho Mailでは、データを絞り込んでエクスポートし、提起された問題を明確にすることができます。ユーザーが、自分のどの個人データが保存されているかを確認するためにこれを要求することもできます。要求できるデータは、組織アカウントか外部メールアドレスのものです。また、データ主体のやり取りを組織の特定のメンバーに制限するか、組織全体を検索することができます。
DSRケースの作成
データ主体の要求は次の手順で作成します。
- Zoho Mail管理コンソールにサインインします。
- ［セキュリティーとコンプライアンス］セクションに移動します。
- ［データ主体の要求］オプションを選択します。
- ［新しいDSRの作成］ボタンをクリックします。
- 作成するDSRの名前を入力します。
- ［データ主体のメールアドレス］項目に、データ主体のメールアドレスを入力します。このメールアドレスとの間で行われたすべてのやり取りが表示されます。これは、組織ユーザーでも外部ユーザーでもかまいません。
- ［検索範囲］を組織全体にするか、特定のユーザーセットにするかを選択します。すべての組織アカウントを選択した場合、データ主体と組織内のすべてのアカウントとの間のやり取りが対象となります。特定のアカウントを選択した場合、データ主体と特定のアカウントとの間のやり取りのみが対象となります。
- 組織に複数の管理者がいる場合は、［通知するユーザーの選択］項目に、このDSRについて通知を受け取る管理者の名前を入力します。DSRを作成している管理者の名前は初期設定で追加されています。
- 繰り返されているメールを特定する場合は、［重複識別子の追加］チェックボックスを選択します。これは、データ主体のメールアドレスがグループのメールアドレスである場合に特に便利です。
- すべての詳細項目を選択したら、［HTML形式でエクスポート］オプションまたは［PDF形式でエクスポート］オプションを選択します。
- 指定した管理者に、PDFファイルまたはHTMLファイルへのzipリンクを含むメールが届きます。このPDFファイルまたはHTMLファイルには、メールヘッダーが含まれます。［重複識別子の追加］を有効にした場合は、CSVエクスポートオプションのみが使用可能です。
- エクスポートするファイルをパスワードで保護することもできます。
エクスポートしたリストにおける重複の特定
CSVファイルをダウンロードしたら、次の手順に従って重複を特定します。
- 認証情報を使用してZoho Sheetにサインインします。
- こちらに示す手順に従い、ダウンロードしたファイルをZoho Sheetにインポートします。
- インポートしたファイルを開き、［一意のメッセージID］列を選択します。
- 列を昇順で並べ替えます。メニューセクションの［データ］をクリックし、［並べ替え］、［昇順に並べ替え］の順に選択します。
- ［一意のメッセージID］列を再度選択します。メニューで［書式］をクリックし、［条件付き書式］を選択して、［クラシック］に移動して［重複する値］を選択します。
- セル範囲を選択し、［OK］をクリックします。
- ［メッセージID］項目で重複するすべての値が強調表示されます。
重複する値は、グループのメールアドレスに送信された同じメールを示します。
DSRリスト
過去60日間に組織アカウントで作成されたすべてのDSRのリストが、［データ主体の要求］セクションに表示されます。DSRの名前、範囲、データ主体のメール、DSRのステータスなど、DSRに関するすべての詳細をここで確認できますページの［フィルター］ボタンを使用して、DSRのステータス別にDSRを表示できます
特定のDSRケースを再実行する場合は、対応するDSRの［ケースの再作成］アイコンをクリックしますこれにより、DSR操作が再度実行され、関連する管理者に、更新された結果が通知されます