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Payroll

給与計算ソフトウェア(日本非対応)

 
 
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開発者プラットフォーム

 
Creator

ローコードカスタムアプリ開発プラットフォーム

 
 
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自社アプリに組み込めるオフィスエディター

 
 
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テスト自動化ソフトウェア

 
 
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営業日報とは

営業日報とは、営業担当者が日々の営業活動や商談の進捗状況、顧客とのコミュニケーション内容などをまとめた報告書のことを指します。企業によっては営業報告書と呼ぶことも。
営業担当者が1日のうちにどのような営業活動を行ったか、どの顧客とどのようなやり取りを行ったかを詳細に報告することで、活動状況の可視化や育成などにつながる重要な業務の一つです。

営業日報の目的

営業日報を作成する目的として、営業活動の把握と管理、営業戦略の改善、顧客サービスの向上などが挙げられます。上司やチームメンバーが営業活動の状況を把握し、必要な指導やサポートを行ったり、顧客からのフィードバックや要望を収集して顧客サービスの向上につなげたりすることができます。

営業日報に必要な項目

営業日報には、以下のような情報が含まれます。

活動内容

・訪問先や商談の内容、提案内容などの活動内容いつ・どこで・誰に・どのような活動を行ったかをなるべく具体的に記載します。

成果

営業目標の達成状況や、活動成果などを記載します。ここでは、個人の主観ではなくできるだけ定量的な情報を記載することが望ましいです。

所感

活動の振り返りや、知見を記載します。フィードバックを受けやすくなるよう、反省点や課題、対策を含められると良いでしょう。

今後の予定

次回の商談日程やネクストアクションなどを記載します。

営業日報の例

エクセルを用いた営業日報の例

チャットツールを用いた営業日報の例

営業日報のメリット

営業日報を運用するメリットとして、チーム全体の営業活動の可視化や、
営業戦略の改善などが挙げられます。主なメリットは以下の通りです。

sfadradvantages

上司や他の関係者からの
フィードバックが受けられる

営業活動の
把握と管理が容易になる

営業成績の向上につながる

営業戦略の改善ができる

新しいアイデアの発見や知識の共有ができる

営業日報の課題と解決策

営業日報の課題

出典:「営業日報管理に関する調査」

日本の営業組織で浸透している営業日報ですが、運用に課題を抱える企業も。
株式会社給与アップ研究所が2022年11月に行った調査によると、「日報提出自体が目的となっており、形骸化している」が56.6%、「日報記載時間そのものが業務時間の圧迫や残業に繋がっている」が26.3%、「日報提出がまばらであり、ルールが守られていない」が21.1%という結果になりました。

こうした課題は、日報のフォーマットや提出ルール、活用方法を明確にし、かつできる限りシンプルな入力形式にすることである程度改善が見込めます。一方、日報の管理方法自体に問題があるケースも。たとえば、エクセルなどのスプレッドシートで日報管理を行うと、検索性や共有性が低く、非効率な状態になります。
日報管理を効率化したい場合は、SFA(営業支援ツール)の導入を検討するといいでしょう。

営業日報特有の課題を解決するSFA

SFAとは「Sales Force Automation 」の略称で、営業支援ツールを指します。営業活動の可視化やルーチンワークの自動化など、営業担当者の業務を支援するITツール として 多くの企業で導入されています。

SFAで日報管理を行うメリット

SFAで日報管理を行うメリットは以下のようになります。

営業担当者の活動状況がリアルタイムで可視化されるため、フォローアップや分析が迅速に行える

営業担当者が手軽に活動を記録できるため、日報の提出率が上がる

日報の提出フォーマット・ルールが統一されるため、精度が向上する

SFA上で活動データを一元管理できるので、管理の手間が減る

蓄積されたデータを自動で集計・グラフ化できるので、営業活動の効果や課題を把握し、改善に役立てることができる

SFAで日報を有効活用するコツ

データの正確性を確保する

営業担当者が提出する日報のデータは正確でなければ意味がありません。入力ルールを定めて入力漏れや表記ゆれを事前に防ぐことで、営業活動の実績や課題を正確に把握することができます。

目標設定とフィードバックを行う

担当者ごとに営業目標を設定し、日報データを用いて達成度合いを確認することで、営業担当者のモチベーションアップや営業成績の向上につながります。また、進捗に関して適宜フィードバックを行うことで、営業担当者のスキルアップを促します。

入力を徹底する

SFAの導入後によくあるトラブルとして、営業担当者がデータを入力してくれない場合があります。導入後しばらくは入力状況を確認し、SFAへのデータ入力を繰り返し促すことで、ツールの利用率を高め、営業日報の効果的な活用を図ることができます。

日報データを分析すること

日報データを分析することで、営業担当者の活動状況や商品別の売り上げ状況、顧客の反応などを把握することができます。これによって、営業活動の改善点や課題を把握し、営業成績の向上につなげることができます。

これらのコツを実践することで、SFAで日報を有効活用し、営業成績の向上につなげることができます。

SFA導入時の注意点

日報機能に固執
しない

日報管理を目的としてツールを検討すると、どうしても日報機能の有無に目が行きがち。しかし、SFA市場で高いシェアを占める海外製SFAツールの多くは、文化の違いから日報機能は存在せず、タスク・スケジュール管理機能を活用して活動管理を行うことが一般的です。日報機能の有無だけで判断せず、コストと機能のバランスが取れたツールを選定しましょう。

現場の営業担当者の
利便性を重視する

SFAは、営業担当者がデータを入力してくれるかどうかで定着の成否が分かれます。大半のツールは試用版を提供しているので、現場の担当者にも実際に触ってもらい、画面の見やすさや操作性を評価してもらいましょう。

要件定義を行った上でツールを選定する

SFAを選定する際は、高価で多機能な製品に価値があると考えがちですが、自社にとって最適な選択肢とは限りません。要件定義を行い、必要な機能はなにかを洗い出した上でツールを選定することが、長期的に運用するためのコツです。

これらのポイントを考慮し、導入前にしっかりと調査・検討を行うことで、失敗せずにSFAを導入することができます。

日報管理におすすめのCRM/SFAツール「Zoho CRM」

Zoho CRM は、世界25万社に導入されているCRM/SFAツール。
営業活動の可視化・効率化や売上アップを目的として、様々な企業に採用されています。

日報の作成時間を削減

sfadrreducetime

Zoho CRM に日報機能はありませんが、タスク・スケジュール管理機能を用いた行動報告が可能です。入力されたデータはレポートで自動集計・リスト化されるので、作成・確認作業の効率化が期待できます。また、活動状況は常にリアルタイムで可視化されるので、提出の待ち時間もゼロに。

はじめやすく、使い続けられる価格帯

sfadrprice

Zoho CRM は月額1,680円から利用可能。初期費用やオプション料金も発生しないので、導入コストとランニングコストを抑えられます。はじめてSFAを導入する企業でも導入しやすく、かつ続けやすい価格帯が魅力です。

営業活動を効率化する機能を豊富に搭載

sfadrsalespr

Zoho CRM でできることは、日報管理だけではありません。ワークフローなどの自動化機能やAI機能など、日々の営業活動を効率化する機能を豊富に搭載。たとえば、資料請求者へのフォローアップメールを自動送信したり、リードが興味を持ちそうな商品・サービスを提案したりすることができます。

株式会社ミツバ 

二輪・汎用営業部営業第二課 
チームリーダー 鈴木顕太氏

Zoho CRM で日報の作成時間を1/3
に短縮した事例

導入前の課題

エクセルで営業報告書を作成。報告書のフォーマットが細かく、作成に1時間程度の時間を要することも。営業マネージャーも、チームが抱える案件の全体像を把握できないという課題を感じていた。

活用状況

タスク管理機能を使って営業報告書を作成。簡略して要点のみを記載できるので、入力がかんたんで、報告書の作成時間を1/3に削減。また、案件情報と連動した管理ができるので、誰がいつ、どの案件に対してどのような活動を行ったのかを網羅的に把握できる点にメリットを感じている。登録された報告内容を自動で集計し、週次レポートとして上長に自動送信する設定も併せて行うことで、集計・報告作業の効率化も実現。

会社名

株式会社ミツバ

業種

製造業

商材

自動車、輸送用機器部品の研究
・製造・販売

ビジネス

BtoB

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Zoho CRMの評判

  • BOXIL SaaSセクション
    SFA(営業支援システム)部門1位

  • 2020
    もっとも信頼できるベンダーに選出

  • ユーザーが選ぶ
    2020 ベストSFAソフトウェア賞 受賞

  • 2020冬 G2Crowdのユーザーによって、大企業と中堅企業市場におけるリーダーの評価を獲得

  • 4.5/5

  • 4.0/5

  • 4.2/5

  • 4.0/5

  • 4.0/5

BOXIL SaaS AWARDの受賞:「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各部門で総得点がもっとも高いサービス(対象期間:2022年1月1日〜同12月31日)

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