ドキュメント管理機能とは
製品カタログや提案書、比較資料、マニュアルなどの販促資料はもちろん、
契約書や請求書、見積書など営業活動で使用するあらゆるドキュメントを管理します。
このドキュメント管理は最新版をわかりやすく管理することで「探す時間」やミスを削減します。
Zoho CRM のドキュメント管理は、営業利用に特化したドキュメント管理を実現することで、使いやすい環境を整備します。
営業活動におけるドキュメント
管理ツール導入の必要性
製品カタログなどの営業資料をはじめ、契約書や製品マニュアルなど、営業活動で使用する文書は多岐にわたります。そうしたドキュメントをクラウドで管理・共有することで、必要な資料を簡単に探し出すことができ、業務効率が大きく向上します。
ドキュメント管理ツールを導入することで、 すべての営業担当者が常に最新のドキュメントを使って営業活動を行える環境を構築できます。
探す時間は年間150時間
営業のドキュメント管理の重要性
営業部門で取り扱う資料は多岐に渡ります。
どこにあるかわからない、また類似ファイルの乱立など、ドキュメント管理の課題は多く、探すことに時間を消耗しています。
実際、ビジネスパーソンは、探しものに年間150時間も費やしていると言われています（大塚商会調べ）。
ドキュメント管理を一元集約させ、簡単に探せる環境を整えることで、日々の活動が大きく効率化されます。
ドキュメント管理のメリット
- あらゆる営業ドキュメントを
一元管理 - バージョン管理ミスによる
トラブルを回避 - 役職や担当に応じて、
共有範囲を設定 - ドキュメントのバージョン管理
営業ドキュメントの一元管理
すべての営業資料をZoho CRM 内で一元管理することで、営業担当者が最新の資料に
アクセスしたり、資料と案件を関連付けたりすることができます。
フォルダ分類はもちろん、検索により欲しいドキュメントがすぐに見つかります。
画像や音声データ、動画ファイルなどにも対応。
共有範囲を設定
ドキュメントのアクセス権限をファイル、フォルダ単位で設定。
アクセス権限を管理することで、ドキュメントの共有範囲をコントロールできます。
Zoho CRM における役職に応じたアクセスコントロールの設定を使用して、
ドキュメントのメンバー共有を管理できます。
スマート検索
ファイル名が不明でも、ドキュメントに記載されたテキストも含めて検索。
探す時間を大幅に短縮します。
ドキュメントを案件に関連付け
顧客や案件に関連する資料を関連付け。
その案件に関わるメンバーが閲覧することができます。
また、CRMから送信するメールに添付ファイルとして設置することも可能です。
ドキュメントのバージョン管理
誰がいつ、どのように更新したのかを時系列で確認。
過去のバージョンは自動でバックアップされます。
必要に応じて、過去のバージョンの資料にアクセスすることも可能です。
これまで『足で稼ぐ営業』が中心だったミツバにとっては、Zoho CRM の導入が
DX（デジタル・トランスフォーメーション）の足掛かりとなっています。
価格の安さもあり気軽にはじめられるので、まずは試してみることをおすすめします。
株式会社ミツバ
鈴木 氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。